de 21 de Agosto
O crescente aumento da documentação arquivada na Secretaria-Geral do Ministério das Finanças justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão de espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico.Nestes termos e ao abrigo do disposto na alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pela Ministra de Estado e das Finanças e pelo Ministro da Cultura, o seguinte:
É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação.
O Regulamento e outros anexos fazem parte integrante da presente portaria.
Pela Ministra de Estado e das Finanças, Suzana Maria de Moura Alves da Silva Toscano, Secretária de Estado da Administração Pública, em 25 de Julho de 2003. - O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta, em 1 de Agosto de 2003.
ANEXO I
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO
MINISTÉRIO DAS FINANÇAS
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, adiante designada por SGMF.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SGMF tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa ou semiactiva.2 - É da responsabilidade da SGMF a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo II da presente portaria.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data do final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAT/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMF.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMF, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados, em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 6 do n.º 10.º
4.º
Tabela de selecção de documentos
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGMF obter parecer favorável do IAN/TT enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.2 - As remessas de documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMF vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos III e IV da presente portaria.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A eliminação dos documentos pode ser efectuada após a sua reprodução em microfilme, nos termos do n.º 10.º 4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O formulário consta do anexo V da presente portaria.
10.º
Substituição de suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme desde que fiquem clara, expressa e inequivocamente garantidas a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa em sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa.
3 - Os microfilmes não podem apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzem os respectivos termos de abertura e encerramento.
3.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
Local e data de execução da transferência;
Assinaturas e carimbo.
4 - A seguir aos termos de abertura, e antes dos termos de encerramento, deve constar a ficha com a descrição dos documentos reproduzidos bem como a ficha de descrição técnica, com toda a informação exigida pela normalização ISO.
5 - Deve ser efectuado o controlo de qualidade de cada suporte fílmico produzido, bem como o preenchimento da respectiva ficha de controlo de qualidade (elaborada de acordo com as normas ISO).
6 - Em caso de recurso a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a entidade prestadora do serviço obriga-se a cumprir o estipulado nos números anteriores.
7 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
8 - O IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos microfilmes referidos no número anterior.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMF atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre o disposto no presente Regulamento.
ANEXO II
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)
ANEXO IV
(ver modelo no documento original)
ANEXO V
(ver modelo no documento original)
