de 30 de Agosto
O Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, determinou que as portarias publicadas ao abrigo do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, deveriam ser reformuladas, nos termos do citado diploma.Deste modo, a regulamentação aduaneira que permitia a eliminação do fluxo documental gerado pelos vários serviços da Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo, adiante DGAIEC, deixou de aplicar-se, o que provocou graves problemas na gestão de espaços e acrescidas dificuldades na consulta da documentação com valor administrativo.
Considerando as vantagens funcionais e económicas que para a DGAIEC representará a possibilidade de uma gestão eficaz da documentação produzida, quer pelos serviços centrais, quer pelas direcções regionais e alfândegas, permitindo desta forma avaliar, seleccionar e eliminar a documentação desprovida de valor probatório e informativo face à regulamentação nacional e comunitária, nomeadamente no que respeita à circulação e controlo das mercadorias, em matéria contra-ordenacional ou relativa à dívida aduaneira;
Considerando a necessidade de assegurar a conservação dos documentos de interesse histórico, científico, cultural ou outro atendível emergentes das alfândegas portuguesas com uma longa e rica história, o que permitirá a constituição e salvaguarda do património histórico documental das alfândegas:
Nestes termos, e ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e das Finanças e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo, o qual consta em anexo à presente portaria e dela faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 31 de Julho de 2002.
A Ministra de Estado e das Finanças, Maria Manuela Dias Ferreira Leite. - O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta.
ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL DAS ALFÂNDEGAS E DOS IMPOSTOS
ESPECIAIS SOBRE O CONSUMO.
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo, adiante designada por DGAIEC.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAIEC tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da DGAIEC a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo I ao presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiês.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAIEC.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAIEC, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção será submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGAIEC obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAIEC vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhados por um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido com as referências topográficas e demais informação pertinentes, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os constantes dos anexos II e III ao presente Regulamento.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - O processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhados de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo IV ao presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos a conservar permanentemente será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - A substituição do suporte dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser feita mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAIEC atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
(ver modelo no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)
ANEXO IV
(ver modelo no documento original)
