Regulamento 622/2015

Alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Aprovação pela Câmara Municipal

Dr. António Manuel Ascenção Mestre Bota, Presidente da Câmara Municipal de Almodôvar:

Torna público:

Nos termos e para os efeitos do disposto no Artigo 56.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua atual redação, que a Câmara Municipal de Almodôvar, na sua reunião ordinária de 02 de setembro de 2015, sob proposta oportunamente apresentada pelo Presidente da Câmara Municipal, deliberou aprovar, no âmbito da competência constante do n.º 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, conjugado com o disposto no artigo 33.º n.º 1 alínea i) da Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua atual redação, a Alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno, o qual entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

Para que não se alegue desconhecimento, é publicado o presente aviso e afixados editais de igual teor nos lugares públicos do costume, bem como na página eletrónica do Município de Almodôvar - www.cm-almodovar.pt.

03 de setembro de 2015. - O Presidente da Câmara, Dr. António Manuel Ascenção Mestre Bota.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Nota Justificativa

O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das comunidades locais.

Por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

O prosseguimento dos desideratos enunciados no ponto anterior passa, necessariamente, pela implementação do Sistema de Controlo Interno, tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.

Neste sentido, foi aprovado pela Câmara Municipal, na sua reunião de 03 de junho de 2015, o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, que se encontra atualmente em vigor.

Tendo-se detetado que o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, em vigor neste Município, encontra-se omisso no que respeita à constituição de um Fundo de Caixa que vise exclusivamente a efetivação de trocos, que permitam o normal funcionamento das bilheteiras criadas para o apoio de eventos culturais promovidos pela Câmara Municipal, pretende-se agora introduzir uma alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno, no sentido do mesmo prever, no seu articulado, a possibilidade de Constituição de um Fundo de Caixa que vise exclusivamente a efetivação de trocos, o qual será utilizado, em especial, quando tenham lugar eventos que impliquem a emissão de bilhetes ao público.

Assim:

Tendo em vista dar integral cumprimento ao disposto no n.º 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, conjugado com o disposto nos artigos 35.º n.º 1 alínea j) e 33.º n.º 1 alínea i), ambos da Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua atual redação, foi dado início ao procedimento de alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno, nos termos do Artigo 98.º n.º 1 do Código de Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 4/2015, de 07 de janeiro, tendo sido promovida a consulta a todos os serviços municipais entre os dias 14 de agosto de 2015 e 27 de agosto de 2015, para que estes pudessem apresentar os seus contributos no âmbito do presente procedimento, não tendo sido efetuadas quaisquer sugestões de alteração ao projeto submetido a participação procedimental, pelo que se apresenta agora a Proposta de Alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno, na sua versão final, tendo em vista a sua aprovação pela Câmara Municipal.

Assim:

Em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de fevereiro, a Câmara Municipal deliberou, na sua reunião de 02 de setembro de 2015, aprovar a Alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno, que entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República, e cujas normas passarão a ter a seguinte redação:

Alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Artigo 1.º

Alteração ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno

São aditados os Artigos 39-A.º, 39.º-B, 39.º-C e 39.º-D ao Regulamento do Sistema de Controlo Interno:

«Artigo 39.º-A

Utilização

1 - Os Fundos de Caixa destinam-se apenas à efetivação de trocos, sendo estritamente vedada a sua utilização para a realização de despesas.

2 - Os Fundos de Caixa têm caráter anual.

«Artigo 39.º-B

Entrega

1 - A entrega dos montantes dos Fundos de Caixa atribuídos é feita pelo Tesoureiro aos titulares designados após aprovação em reunião da Câmara Municipal.

2 - Deverá ser emitido, em duplicado, uma nota de lançamento que deve ser assinada pelos titulares do Fundo de Caixa e pelo tesoureiro, devendo um exemplar ficar na Tesouraria e outro no Posto de Cobrança, ou com o titular responsável e ser presente na reunião da Câmara Municipal seguinte.

3 - A Tesouraria deve criar para cada fundo uma conta de caixa (11.1x...) utilizando para o efeito as contas de transferências de caixa (11.9x).

Artigo 39.º-C

Reposição

1 - Os titulares dos Fundos de Caixa devem repor, junto da Tesouraria, o montante atribuído no dia útil seguinte à realização do evento.

2 - O Tesoureiro deve saldar as contas de caixa atribuídas a cada posto de cobrança ou a cada titular responsável, após a reposição dos Fundos de Caixa.

Artigo 39.º-D

Responsabilidade

1 - A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos funcionários que procedem à emissão da cobrança da receita devendo no entanto, o responsável pela Tesouraria, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues.

2 - A responsabilidade por situações de alcance são imputáveis ao Tesoureiro, quando, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, tiver procedido com dolo.

3 - Nas situações de ausência do titular do Fundo de Caixa, deve ser designado um substituto.

4 - É da responsabilidade dos trabalhadores que detêm o Fundo de Caixa procederem às diligências necessárias, quando se verifiquem situações de diferença no apuramento das contas, assegurando a reposição do valor em falta bem como a entrega do montante apurado a mais, que reverterá para os cofres do Município.»

Artigo 2.º

Aditamento

É aditada ao Capítulo V a Secção VI, sob a epígrafe "Fundo de Caixa", composta pelos Artigos 39.º-A a 39.º-D.

Artigo 3.º

Republicação

É republicado, em anexo ao presente Projeto de Alteração, o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, na sua redação consolidada.

Artigo 4.º

Entrada em Vigor

A alteração ao Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

CAPÍTULO I

Princípios Gerais

Artigo 1.º

Objeto

1 - As normas previstas no presente Regulamento visam estabelecer um conjunto de regras definidoras do plano de organização, de métodos de procedimentos e controlo interno, que permitam assegurar o desenvolvimento das atividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

2 - Com o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno pretende-se, igualmente, assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às atividades municipais e a verificação da organização dos respetivos processos e documentos.

3 - Em cumprimento do disposto no POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objetivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exatidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correta nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

4 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respetivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respetivas;

c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os sãos princípios de gestão, nomeadamente, para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos;

5 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

Artigo 2.º

Âmbito de Aplicação

As presentes normas visam disciplinar todas as operações relativas à gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial do município e aplicam-se a toda a estrutura orgânica vigente na Câmara Municipal de Almodôvar.

Artigo 3.º

Competências

1 - Compete ao Presidente da Câmara Municipal a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo nos casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir o Órgão Executivo.

2 - O Presidente da Câmara Municipal, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do sistema de controlo interno reunirá o contributo de todas as Divisões decorrentes da aplicação das presentes normas.

3 - Compete ao Presidente da Câmara Municipal manter em funcionamento o Sistema de Controlo Interno, consagrado no presente Regulamento, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

4 - Aos Chefes de Divisão, dentro da respetiva unidade orgânica, compete assegurar o cumprimento destas normas, bem como proceder à sua concretização, respeitando os demais procedimentos legais.

5 - Por atos que contrariem o preceituado no presente Regulamento e os seus princípios gerais, respondem diretamente os seus autores, perante os seus superiores hierárquicos.

6 - Compete ao Órgão Executivo aprovar e manter em funcionamento o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, cujo acompanhamento e avaliação deverá ser permanente.

Artigo 4.º

Normas gerais

1 - É da responsabilidade geral que todos os documentos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre ele forem exarados, bem como os documentos relativos à informação financeira, devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, trabalhadores e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

2 - Toda a informação financeira a preparar pela Divisão Administrativa e Financeira ou a esta destinada, deverá ter como referência fundamental as normas, princípios e critérios consagrados no POCAL, bem como os que decorram de outros preceitos legais relativos à cobrança de receitas e realização de despesas públicas, mormente o Regime Financeiro das Autarquias Locais e das Entidades Intermunicipais (Lei 73/2013 de 03 de setembro), o Código dos Contratos Públicos - CCP (Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro) e a Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso - LCPA (Lei 8/2012, de 21 de fevereiro).

3 - Toda a informação financeira acima referida deverá ter em conta as regras de competência estabelecidas no Regulamento da Organização dos Serviços Municipais da Câmara Municipal de Almodôvar, publicado no Diário da República pelo Despacho 2784/2015, de 17 de março.

4 - A sua utilidade deve ser igualmente determinada pelas características de relevância, fiabilidade e comparabilidade, no contexto expresso no POCAL.

5 - No desempenho das suas competências, os dirigentes e coordenadores e chefias dos serviços com relevância para a área financeira deverão aplicar, sempre que possível, os princípios da segregação de funções, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos, atenta a relação custo/benefício. Devem por outro lado incentivar e aplicar o princípio da rotação de trabalhadores.

CAPÍTULO II

Princípios e Regras Orçamentais e Contabilísticos

Artigo 5.º

Princípios, regras e procedimentos

1 - Na prática contabilística devem ser observados os princípios orçamentais e contabilísticos, regras previsionais e regras de execução orçamental estabelecidos no POCAL e demais legislação aplicável.

2 - A aplicação do disposto no número anterior deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Câmara Municipal.

Artigo 6.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e a execução do orçamento do município deverão ser tomados em consideração os seguintes princípios orçamentais:

1 - Princípio da Independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento do município é independente do Orçamento do Estado;

2 - Princípio da Anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

3 - Princípio da Unidade - o orçamento do município é único;

4 - Princípio da Universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

5 - Princípio do Equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

6 - Princípio da Especificação - o orçamento deverá discriminar suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

7 - Princípio da não Consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afeto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afetação for permitida por lei;

8 - Princípio da não Compensação - todas as despesas e receitas deverão ser inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 7.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais infra descritos deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental do município:

1 - Princípio da Entidade Contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente de direito público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e a apresentar contas de acordo com o POCAL. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central.

2 - Princípio da Continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

3 - Princípio da Consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

4 - Princípio da Especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitam;

5 - Princípio do Custo Histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

6 - Princípio da Prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de ativos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

7 - Princípio da Materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afetar avaliações ou decisões dos órgãos do município e dos interessados em geral;

8 - Princípio da não Compensação - os elementos das rubricas do ativo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados), são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 8.º

Regras previsionais

1 - A elaboração do orçamento do município deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento não podem ser superiores a metade das cobranças efetuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração, exceto no que respeita a receitas ou a atualizações de impostos, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objeto de aprovação, devendo-se, então, juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaboradas para determinação dos seus montantes;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento desde que estejam em conformidade com a efetiva atribuição ou aprovação pela entidade competente, exceto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os montantes das correspondentes dotações de despesa, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita do fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizados como contrapartida de alterações orçamentais para outras dotações;

c) Sem prejuízo do exposto no número anterior, até à publicação do Orçamento de Estado para o ano a que respeite o orçamento autárquico, as importâncias relativas às transferências a título de participação das autarquias locais nos impostos do Estado, a considerar neste último orçamento, não podem ultrapassar as constantes do Orçamento do Estado em vigor, atualizadas com base na taxa de inflação prevista.

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respetivo contrato.

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem considerar apenas o pessoal contratado, independentemente da modalidade de relação jurídica de emprego público, requisitado e em comissão de serviço, tendo em conta índice salarial que o funcionário atinge no ano a que o orçamento respeita, por efeitos de progressão de escalão na mesma categoria, e aquele pessoal cujos contratos ou abertura de procedimento concursal estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento

f) No orçamento inicial as importâncias a considerar nas rubricas «Remunerações de pessoal» devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor, sendo atualizada com base na taxa de inflação prevista, se ainda não tiver sido publicada a tabela correspondente ao ano a que o orçamento respeita.

2 - A taxa de inflação a considerar para efeitos das atualizações previstas nos pontos c) e f) do ponto 1, é a constante do Orçamento do Estado em vigor, podendo ser utilizada a que se encontra na proposta de Lei do Orçamento de Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico, se esta for conhecida.

Artigo 9.º

Execução orçamental

Na execução do orçamento devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objeto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efetuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efetuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respetivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento caducam em 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços no prazo improrrogável definido no número anterior devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Documentos, Correspondência e Dados

Artigo 10.º

Documentos Oficiais

1 - São considerados documentos oficiais da Câmara Municipal todos aqueles que, pela sua natureza, representem atos administrativos fundamentais necessários à prova de factos relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais, designadamente:

a) Os regulamentos municipais;

b) As atas das reuniões dos órgãos municipais;

c) Os despachos do Presidente da Câmara Municipal ou dos vereadores com competência delegada;

d) As ordens de serviço;

e) As comunicações internas do Presidente da Câmara Municipal ou dos vereadores com competência delegada;

f) Os Protocolos celebrados entre o Município e outras entidades públicas ou privadas;

g) As procurações da responsabilidade do Presidente da Câmara Municipal;

h) As certidões emitidas para o exterior;

i) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município;

j) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

k) Os livros de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas;

l) Os livros de abertura e encerramento do registo dos contratos diversos;

m) As folhas de registo dos fundos de maneio;

n) As Grandes Opções do Plano e Orçamento municipal;

o) O relatório de Contas do Município;

p) O mapa de pessoal do município;

q) As ordens de pagamento;

r) As guias de receita;

s) As requisições externas,

t) As requisições internas;

u) Pedido interno de material;

v) Os recibos de água;

w) As informações internas sobre a necessidade de realizar despesa e outras;

x) Os programas de concurso e caderno de encargos;

y) Os ofícios enviados para o exterior;

z) Os telefaxes/telecópias e correio eletrónico enviados para o exterior;

aa) Os alvarás de loteamento;

bb) As licenças de utilização, de habitação e de construção;

cc) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

dd) Os autos de receção provisória e definitiva das obras;

ee) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

ff) As atas dos júris dos concursos de recrutamento de pessoal;

gg) As atas dos júris dos concursos de fornecimento de bens, locação e aquisição de serviços;

hh) Os relatórios elaborados pelo júri de abertura e de apreciação de propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas;

ii) A correspondência recebida;

jj) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, mas que venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

2 - Constituem, ainda, documentos obrigatórios as fichas de registo do inventário do património agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e das existências, os livros de escrituração periódica e permanente, os documentos previsionais e os documentos de prestação de contas a remeter ao Tribunal de Contas.

3 - No âmbito do POCAL, os documentos obrigatórios servem de suporte ao registo das operações relativas às receitas e despesas, bem como aos pagamentos e recebimentos.

4 - Podem ser utilizados, para além dos documentos obrigatórios referidos nos números anteriores, quaisquer outros documentos considerados convenientes tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 11.º

Organização dos Documentos Oficiais

A organização dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:

a) Os originais dos documentos referidos nas alíneas a), b), c), d), e), f), e g), são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados no serviço que lhes deu origem em dossiers adequados;

b) Dos documentos da alínea f) serão arquivadas cópias no gabinete do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira;

c) Os originais dos documentos referidos na alínea h) são numerados sequencialmente em cada ano civil, devendo as respetivas cópias serem arquivadas no Serviço que os emitir;

d) Os livros referidos na alínea k), bem como as escrituras da alínea i) são arquivados no gabinete do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, sendo enviadas cópias ao Serviço de Património e Cadastro;

e) Os livros referidos na alínea l), bem como os contratos referidos na alínea j), são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no gabinete do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, sendo uma cópia dos documentos referidos na alínea j) anexados ao processo que lhes deu origem;

f) As folhas de registo de fundos de maneio referidas na alínea m) são numeradas sequencialmente e arquivadas no Serviço de Contabilidade;

g) Os originais dos documentos referidos nas alíneas n) e o) são organizados e preparados pela Divisão Administrativa e Financeira e arquivados no Serviço de Contabilidade;

h) O original do mapa de pessoal mencionado na alínea p) é organizado pela Divisão Administrativa e Financeira e arquivado no Serviço de Recursos Humanos;

i) Os originais mencionados na alínea q) e os originais e duplicados mencionados na alínea r), são numerados sequencialmente em cada exercício económico, coincidentes com o ano civil, sendo as ordens de pagamento arquivadas no Serviço de Contabilidade;

j) As requisições externas referidas na alínea s) são numeradas sequencialmente em cada ano económico e emitidas em quadruplicado, sendo o original e o triplicado enviados ao fornecedor, contendo este último a menção - a devolver com a fatura - o qual ficará arquivado no Serviço de Contabilidade junto aos documentos que titulam a despesa, o duplicado é arquivado no Serviço de Contratação Pública e o quadruplicado no Armazém;

k) As requisições internas referidas na alínea t) são numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo os originais arquivados no Serviço de Contratação Pública junto ao processo;

l) O original do pedido interno de material referido na alínea u) é arquivado no Armazém ficando o duplicado no serviço emissor. Este documento serve ao mesmo tempo de guia de saída dos materiais em armazém;

m) Os documentos referidos na alínea v) são emitidos no Serviço Administrativo de Águas e Saneamento e entregues aos leitores-cobradores para cobrança;

n) As informações internas de necessidade de realização de despesa ou outras referidas na alínea w) são emitidas por cada serviço carente, numeradas sequencialmente em cada ano económico fazendo referência clara ao código do serviço e posteriormente submetidas a despacho;

o) Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos referidos na alínea x) respeitantes a empreitadas de obras públicas são organizados pelos Serviços Administrativos segundo orientações da Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente;

p) Os originais dos documentos referidos nas alíneas y) enviados para o exterior devem ser numerados como carimbo de saída do Serviço de Expediente, Reprografia, Arquivo e Gestão Documental, sendo uma cópia arquivada neste serviço e outra nos Serviços Administrativos da Unidade Orgânica emissora. A correspondência interna também deverá ser registada e tratada no antedito serviço;

q) Os telefaxes/telecópias e correio eletrónico enviados para o exterior, mencionados na alínea z), são registados e numerados no Sistema de Gestão Documental, por iniciativa do serviço emissor;

r) Os alvarás de loteamento referidos na alínea aa) são emitidos pela Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente, são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao loteador e as cópias destinadas ao serviço emissor e ao Serviço de Património e Cadastro;

s) Os documentos referidos na alínea bb) são emitidos pelos Serviços Administrativos da Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente, sendo o original destinado ao requerente e as cópias arquivadas nos processos respetivos;

t) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de receção provisória e definitiva, referidos nas alíneas cc) e dd), são emitidos e organizados pelos Serviços Administrativos segundo orientações da Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente;

u) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL referidos na alínea ee) são emitidos pela Divisão Administrativa e Financeira, sendo organizados e arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;

v) As atas dos júris dos concursos de recrutamento de pessoal mencionadas na alínea ff) são arquivadas no respetivo processo de concurso no Serviço de Recursos Humanos;

w) As atas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços, referidos na alínea gg) são arquivadas nos processos respetivos no Serviço de Contratação Pública;

x) Os relatórios elaborados pelo júri de abertura e análise de propostas dos concursos de obras públicas referidos na alínea hh) são arquivados nos processos respetivos nos Serviços Administrativos da Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente;

y) A correspondência recebida referida na alínea ii) deve ser numerada com o carimbo de entrada, tratada informaticamente no Serviço de Expediente, Reprografia, Arquivo e Gestão Documental, devendo ser observado o mesmo para os documentos internos, sendo posteriormente enviada para despacho;

z) Outros documentos não previstos referidos na alínea jj) que venham a ser considerados oficiais devem ser organizados e arquivados pela Unidade Orgânica, Gabinete ou Serviço que lhe deu origem.

Artigo 12.º

Emissão de correspondência

1 - Nos arquivos dos serviços emissores de correspondência, deverá constar uma cópia do documento emitido, ou o original caso se trate de fax, ou confirmação no caso de correio eletrónico, sem prejuízo do disposto no artigo 11.º alínea p) do presente Regulamento.

2 - A correspondência a ser expedida via postal (CTT) deverá ser entregue diariamente no Serviço de Expediente, Reprografia, Arquivo e Gestão Documental, nos horários estabelecidos.

3 - A correspondência entregue diariamente nos CTT será registada em impresso próprio dos CTT, cujo talão após certificação daqueles serviços, será arquivado em dossier próprio organizado sequencialmente por mês.

4 - Mensalmente será assegurado o apuramento e conferência do valor da correspondência faturada pelos CTT e cuja confirmação ficará expressa através da expressão "Conferido", sendo datada e assinada. Esta conferência é efetuada pelos correspondentes serviços da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 13.º

Receção de correspondência

1 - Toda a correspondência rececionada, deverá ser obrigatoriamente registada, apondo-se no caso de suportes de papel, um carimbo, do qual constará o número e a data de entrada. Deverá proceder-se a sua digitalização e inserção no programa de gestão documental para posterior distribuição.

2 - A forma de receção será:

Via postal;

Via fax/telecópia;

Em mão;

Via correio eletrónico;

Outra forma de comunicação que permita a transmissão de dados e/ou documentos.

3 - Na receção da correspondência, o trabalhador responsável pelo respetivo registo procederá diariamente à sua seleção e distribuição.

Artigo 14.º

Dados em suporte de papel

Os dados em suporte de papel são datados e assinados ou rubricados por quem os elaborou, sendo a sua informação, se aplicável, registada em documento, devendo ser digitalizados, registados e inseridos no Sistema de Gestão Documental.

Artigo 15.º

Dados em suporte informático

1 - O desenvolvimento e implementação de medidas necessárias à segurança e confidencialidade da informação armazenada e processada são assegurados pelo Serviço de Informática.

2 - Os trabalhadores afetos ao Serviço de Informática serão os administradores do sistema e os únicos que terão acesso a todo o sistema informático implementado.

3 - Todo o sistema informático deve estar preferencialmente ligado em rede.

4 - O acesso a dispositivos de entrada e saída de dados, assim como o acesso à internet e a gestão de caixas de correio eletrónico institucionais, serão restritos e totalmente controlados pelo Serviço de Informática, que poderá, em casos de comprovada funcionalidade, atribuir acessos especiais aos utilizadores, devendo estes respeitar integralmente os procedimentos estabelecidos e atribuídos individualmente por aqueles Serviços.

5 - A gestão de todo o sistema informático é única e exclusivamente realizada pelo Serviço de Informática, nomeadamente, a recuperação de falhas, não sendo permitida a mudança de local dos equipamentos instalados, nem a tentativa ou ligação de outros equipamentos estranhos aos vários serviços.

6 - O recurso a backups, que assegurem a integridade dos dados, através da rede informática, efetuados para discos, tapes e CD, de forma predefinida, calendarizada e registada é da responsabilidade do Serviço de Informática.

7 - O sistema de antivírus implantado deverá, juntamente com os procedimentos descritos nos pontos anteriores, assegurar uma proteção total do sistema.

CAPÍTULO IV

Organização, Tramitação, Circulação e Arquivo de Processos

Artigo 16.º

Organização de processos

1 - Os processos administrativos e os dossiers técnicos do município devem ser organizados por áreas funcionais, temas e assuntos específicos, sendo constituído por pastas ou dossiers contendo pelo menos os seguintes dados:

a) Câmara Municipal de Almodôvar;

b) Designação do Unidade Orgânica/Gabinete Municipal/Serviço;

c) Número atribuído ao processo, fazendo menção ao ano a que respeita;

d) Designação do assunto que contém;

e) Entidade requerente, se aplicável;

f) Data do início da formação do processo.

2 - Cada serviço municipal deve organizar os respetivos processos (constituição do arquivo corrente), adaptando estas normas de acordo com a natureza dos mesmos.

3 - Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respetivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respetivas pastas ou dossiers. As folhas que os constituem devem ser numeradas sequencialmente por ordem crescente, sendo que a primeira folha do processo corresponde, cronologicamente, ao assunto mais recente.

4 - Todos os serviços devem assegurar a integridade dos processos administrativos, sendo somente lícito aos serviços da Divisão Administrativa e Financeira extrair deles os documentos originais destinados a proceder ao pagamento de despesas e/ou ao recebimento de receitas, devendo substituí-los pelas respetivas cópias, devidamente autenticadas.

Artigo 17.º

Tramitação e circulação de processos

1 - Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal, estes movimentos serão efetuados na base de protocolo interno entre serviços, criando uma ficha (anexo I) para cada processo, onde são registados os respetivos movimentos de circulação interna.

2 - A ficha de circulação de processos referida no número anterior deverá ser assinada com letra bem legível pelo funcionário que faz a entrega e pelo funcionário que receciona o processo ou dossiers, seguido da data de entrega e de receção.

3 - Para evitar o eventual extravio, cabe aos responsáveis de cada serviço acompanhar a circulação e tramitação dos processos.

4 - Os documentos escritos que integrem os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que neles constem, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre indicar os eleitos, dirigentes, trabalhadores e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

Artigo 18.º

Manuseamento e arquivo de processos

1 - Os processos devem ser arrumados em lugar adequado. Quando passem de arquivo ativo para inativo, poderão ser enviados para o arquivo municipal, devendo o Serviço de Expediente, Reprografia, Arquivo e Gestão Documental opinar sobre o respetivo destino.

2 - No que respeita ao arquivo permanente devem ser respeitadas as disposições em matéria de arquivo público municipal.

CAPÍTULO V

Disponibilidades

SECÇÃO I

Disposições Gerais

Artigo 19.º

Numerário em caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa não deve ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias da Câmara Municipal de Almodôvar, ou seja, não deve ultrapassar o limite de (euro) 5.000,00 (cinco mil euros).

2 - Sempre que no final do dia se apure um montante superior ao limite referido no número anterior, o mesmo deverá ser depositado em contas bancárias tituladas pelo Município no dia útil seguinte.

3 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira assegurar o depósito diário em instituições bancárias das quantias referidas no número anterior.

Artigo 20.º

Valores em caixa

1 - No Serviço de Tesouraria podem existir os seguintes meios de pagamento nacionais ou estrangeiros:

Notas de banco;

Moedas metálicas;

Cheques;

Vales postais.

2 - É expressamente proibida a existência em caixa na Divisão Administrativa e Financeira de:

Cheques pré-datados;

Cheques sacados por terceiros e devolvidos pelas instituições bancárias;

Vales à caixa.

Artigo 21.º

Abertura e movimento das contas bancárias

1 - Compete à Câmara Municipal, sob proposta do seu Presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pelo Município de Almodôvar.

2 - As contas bancárias referidas no número anterior são movimentadas, simultaneamente, com duas assinaturas ou códigos eletrónicos, sendo uma do Presidente ou de um Vereador com competência delegada para o efeito e outra do Tesoureiro Municipal ou do seu substituto legal.

Artigo 22.º

Reconciliações bancárias

1 - O Serviço de Tesouraria manterá permanentemente atualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do Município

2 - O Serviço de Contabilidade, em conjunto com o Serviço de Património e Cadastro, fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês, através de um funcionário designado rotativamente para o efeito pelo Presidente da Câmara Municipal, que não se encontre afeto ao Serviço de Tesouraria nem tenha acesso às respetivas contas correntes.

3 - Semestralmente será efetuada reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respetivas contas da autarquia.

4 - Serão efetuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com as instituições de crédito e controlados os cálculos dos respetivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

5 - Semestralmente serão efetuadas reconciliações nas contas "Outros devedores e credores" e nas contas "Estado e outros entes públicos".

6 - As diversas reconciliações serão efetuadas recorrendo-se ao método de amostragem para a realização das mesmas.

7 - Caso se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do/a Chefe da Divisão de Administração Finanças, exarado na informação do trabalhador referido no número anterior.

8 - Após cada reconciliação bancária, o Tesoureiro ou seu substituto analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respetivo cancelamento, junto das instituições bancárias respetivas, nas situações que o justifiquem, efetuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

9 - Após a sua conclusão, as reconciliações bancárias são visadas pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, digitalizadas no Sistema de Gestão Documental e, nos suportes de papel enquanto existirem, arquivadas numa pasta por cada ano contabilístico.

Artigo 23.º

Critérios de valorimetria das disponibilidades

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas, respetivamente, pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito.

2 - Os títulos negociáveis e as outras aplicações de tesouraria são expressas no balanço pelo seu custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compra).

3 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.

4 - Na situação prevista no número anterior deve constituir-se ou reforçar-se a provisão pela diferença entre os respetivos preços de aquisição e de mercado.

5 - A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.

Artigo 24.º

Cartões de débito e/ou crédito

1 - A adoção de cartões de débito e/ou crédito como meio de pagamento deve ser aprovada pela Câmara Municipal, devendo o referido cartão estar associado a uma conta bancária titulada pelo Município.

2 - As despesas pagas com o cartão de débito e/ou crédito devem respeitar as disposições legais e contabilísticas previstas no POCAL, pelo que se deve proceder à cabimentação do montante total da despesa até à qual é autorizada a utilização dos referidos cartões.

Artigo 25.º

Dependência/Responsabilidade do Tesoureiro

1 - O Tesoureiro Municipal é responsável pelos fundos, montantes e documentos à sua guarda, e responde diretamente perante o Órgão Executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.

2 - O estado de responsabilidade é verificado, na presença do Tesoureiro ou do seu substituto, através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por dois trabalhadores a designar pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, sendo indicados com caráter de rotatividade nas situações seguintes:

a) Trimestralmente, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do Órgão Executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o Tesoureiro.

3 - Deverão ser lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente do Órgão Executivo, pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo Tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do número anterior, e ainda pelo Tesoureiro cessante no caso referido na alínea d) do mesmo número.

4 - A responsabilidade por situações de alcance não é imputável ao Tesoureiro, se estranho aos factos que as originaram ou mantêm, salvo se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com negligência ou dolo.

5 - As chaves e o código do cofre encontram-se na posse de trabalhador a designar pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada, para além do Tesoureiro.

Artigo 26.º

Controlo de contas de terceiros

1 - Anualmente, será feita na Contabilidade a reconciliação entre os extratos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respetivas contas do Município, de modo a apurar eventuais desvios.

2 - A reconciliação da conta-corrente com "Estado o outros Entes Públicos" será efetuada mensalmente.

Artigo 27.º

Estado e outros entes públicos

1 - É da responsabilidade do Serviço de Recursos Humanos, o correto apuramento das retenções de IRS - trabalho dependente, a apuramento mensal das contribuições para a Segurança Social e das contribuições para a Caixa Geral de Aposentações e outros descontos obrigatórios e facultativos.

2 - É da responsabilidade do Serviço de Contabilidade o cálculo das retenções de IRS trabalho independente e a execução dos procedimentos com vista à determinação do IVA mensal.

Artigo 28.º

Ações inspetivas

Sempre que, no âmbito das ações inspetivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, o Presidente do Órgão Executivo, mediante requisição do inspetor, do inquiridor ou do auditor no caso do Tribunal de Contas, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam diretamente àquele todos os elementos de que necessite e que o habilitem ao exercício das suas funções.

SECÇÃO II

Postos de Cobrança

Artigo 29.º

Cobrança de receita e outros fundos

1 - Incumbe aos serviços municipais a emissão de guias de receita cuja cobrança é destinada aos cofres do município, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os serviços municipais.

2 - A cobrança de receitas por entidade diversa da Divisão Administrativa e Financeira é efetuada através de emissão de documento de receita com numeração sequencial que indique o serviço de cobrança, na aplicação informática POCAL, e deverá ser entregue diariamente ao Tesoureiro Municipal.

3 - A guia de receita mencionada no ponto 1 do presente artigo deve ser impressa em duplicado. O original desta guia, no qual será aposto um carimbo com a indicação de Pago, é entregue devidamente assinado aos utentes, pelo trabalhador que procede à cobrança.

4 - Os serviços emissores de guias são, nomeadamente os seguintes:

a) Divisão Administrativa e Financeira:

I. Serviços Gerais e Administrativos, quando se trate designadamente de:

Cemitérios;

Publicidade;

Táxis;

Cartões;

Máquinas de diversão;

Certidões;

Caça;

Fornecimento público de água, saneamento e recolha de resíduos sólidos

Prestação de serviços: limpeza de fossas e construção de ramais

Ruído

Multas e coimas;

Outras receitas municipais a cargo do serviço.

II. Serviço de Contabilidade, Serviço de Património e Cadastro, e Serviço de Contratação Pública, quando se trate, designadamente de:

Emolumentos, Selo de verba em contratos, e outros;

Processos de concurso, referentes a aquisição de bens e serviços;

Mercados e Feiras

Rendas e alugueres: habitação e outros edifícios;

Impostos diretos e indiretos

Passivos financeiros;

Transferências correntes e de capital;

Empréstimos;

Reposições abatidas/não abatidas nos pagamentos;

Deduções nos pagamentos

Cauções, retenções e descontos nas empreitadas e fornecimentos;

Indemnizações;

Rendas de títulos;

Comparticipações financeiras de programas de apoio;

Outras receitas municipais a cargo do serviço;

Outros fundos por operações de tesouraria a cargo do serviço.

III. Serviço de Recursos Humanos, quando se trate designadamente de:

Descontos dos vencimentos dos trabalhadores municipais;

Outras receitas municipais a cargo do serviço.

b) Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente:

I. Serviços Administrativos de Obras Particulares, quando se trate designadamente de:

Licenças e aceitação de comunicações prévias, para obras de construção, e outras;

Pedidos de informação prévia, relativos a operações Urbanísticas;

Autorizações de utilização;

Queimadas;

Certidões e fotocópias;

Ocupação de via pública por motivo de obras;

Taxa Urbanística, para infraestruturas;

Taxa de compensação;

Vistorias;

Averbamentos;

Inscrição de técnicos;

Registos de alojamento local;

Depósito de declarações prévias;

Depósito de ficha técnica de habitação;

Taxas por prestação de serviços;

Outras taxas

Outras receitas municipais a cargo da Divisão.

II. Serviços Administrativos de Obras Públicas, quando se trate designadamente de:

Declarações;

Certidões;

Fotocópias;

Fornecimento de processos de concurso de empreitadas;

Outras taxas;

Outras receitas municipais a cargo da Divisão.

c) Divisão de Intervenção Social, Educação, Cultura, Desporto e Juventude:

I. Serviços Administrativos, quando se trate designadamente de:

Prestação de serviços de venda de passes a estudantes;

Componente social;

Aluguer do autocarro;

FACAL;

Seminários;

Certidões;

Declarações;

Outras receitas municipais.

5 - Compete ao Serviço de Tesouraria a cobrança das receitas do Município.

Artigo 30.º

Postos de Cobrança

1 - A cobrança das receitas por serviços prestados pode ser efetuada por entidade diversa do Tesoureiro, mediante a emissão de documentos de receita - recibos.

2 - Para o efeito do disposto no número anterior, cada local de cobrança tem um responsável pela boa cobrança e prestação de contas.

3 - Para efetivação da cobrança, os postos de cobrança dispõem de livros de recibos identificados por série e cada série por numeração sequencial, devendo os recibos inutilizados ser entregue no Serviço de Contabilidade, que procederá ao seu arquivo.

4 - O controlo das cobranças efetuadas pelos postos de cobrança é assegurada pela Serviço de Contabilidade que manterá atualizado o livro de conta corrente de receitas cobradas por cada posto de cobrança e efetuará o balanço mensal dos mesmos.

5 - São arrecadadas receitas nos seguintes postos de cobrança:

a) Cafetaria Municipal;

b) Posto de Turismo;

c) Museu da Escrita do Sudoeste;

d) Museu Severo Portela;

e) Mercado Municipal;

f) Feiras Municipais;

g) Complexo Desportivo - Piscinas Municipais;

h) Biblioteca Municipal;

i) Cineteatro Municipal;

j) Fórum Cultural - Convento de Nossa Senhora da Conceição.

6 - Regra geral o produto das cobranças efetuadas nos termos do número anterior serão entregues diariamente no Serviço de Tesouraria, sempre que o horário o permita, ou na manhã do dia útil seguinte.

7 - Cada serviço emissor elaborará um mapa resumo diário, tendo por base as guias de receita emitidas, mapas esses que serão entregues diariamente no Serviço de Contabilidade.

8 - Qualquer outro serviço que venha a proceder à cobrança de receitas dever-se-á constituir como posto de cobrança, mediante aprovação prévia do Executivo, procedendo-se à atualização do presente Regulamento.

Artigo 31.º

Valores recebidos pelo correio

1 - A correspondência é aberta pelo funcionário designado pelo Presidente da Câmara Municipal para o efeito, que, aquando da receção de valores e tratando-se de cheques não cruzados, deverá proceder ao seu cruzamento, enviando-os de seguida para o respetivo serviço emissor de guias de receita.

2 - Os serviços competentes depois de receberem os documentos e valores, processam as guias de receita e enviam-nas para o Serviço de Tesouraria, acompanhadas dos respetivos valores.

3 - Após o recebimento pelo Serviço de Tesouraria, o original da guia de receita é enviado pelos respetivos serviços para o contribuinte/cliente, pelo correio, enquanto o duplicado irá para o Serviço de Contabilidade, para que a conta corrente daquele seja creditada, sendo posteriormente arquivado por ordem sequencial.

Artigo 32.º

Responsabilidades

A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos trabalhadores que procedem à cobrança da receita, devendo no entanto o Tesoureiro, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues.

SECÇÃO III

Endividamento

Artigo 33.º

Controlo da capacidade de endividamento

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento municipal são obtidos junto das instituições de crédito extratos de todas as contas que a autarquia é titular.

2 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá assegurar a elaboração de contas correntes com as instituições de crédito.

3 - A contração de qualquer empréstimo de curto, médio ou longo prazo deverá ser sempre obrigatoriamente precedida de consulta a, pelo menos, três (3) instituições de crédito.

4 - A proposta de decisão, a ser submetida à apreciação dos Órgãos Executivo e Deliberativo, deverá ser acompanhada de um mapa demonstrativo da capacidade de endividamento do Município, bem como de um estudo comparativo das várias propostas recebidas, justificando os critérios e a razão da opção.

5 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá manter atualizada uma conta corrente para cada empréstimo, em suporte de papel e digital, de forma a assegurar que todos os procedimentos legalmente exigíveis são cumpridos, designadamente, aplicação dos fundos escrupulosamente de acordo com a finalidade declarada do empréstimo, documentos justificativos das despesas enviados à instituição bancária para reembolso, bem como para documentos ainda por enviar, saldo da conta e outros elementos que evidenciem a conformidade legal dos procedimentos praticados.

6 - Os encargos da dívida resultantes da contratação de empréstimos devem ser conferidos antes do seu pagamento, nomeadamente na componente dos juros, após o que é emitida a respetiva ordem de pagamento.

7 - Sempre que seja efetuado o pagamento de amortização de capital ou juros, deve proceder-se à reconciliação da conta do empréstimo com o montante inscrito no documento bancário.

8 - Sempre que surjam alterações ao montante do endividamento municipal, a Divisão Administrativa e Financeira apresentará relatório que analise a situação, tendo em atenção os limites fixados na Lei das Finanças Locais, ou noutra legislação aplicável.

SECÇÃO IV

Investimentos Financeiros Temporários

Artigo 34.º

Definição

1 - Um investimento financeiro é um ativo destinado a obter proveitos municipais.

2 - Um investimento financeiro temporário é aquele que pode ser rapidamente realizável e que normalmente não tem duração superior a 1 ano.

Artigo 35.º

Natureza do risco

Não é permitido efetuar investimentos financeiros de risco, devendo tal constar das propostas das instituições consultadas.

Artigo 36.º

Aplicações Financeiras

1 - Sempre que haja disponibilidade temporária de liquidez e para uma boa gestão dos ativos municipais, deve o Município, através da Divisão Administrativa e Financeira, efetuar aplicações financeiras, consultando várias instituições de crédito, atenta a relação custo/benefício da operação.

2 - Em caso de renovação poderá ser consultada apenas a entidade junto da qual se encontra feita a operação.

3 - É responsável pelo processo negocial o Presidente da Câmara Municipal, ou quem este indique.

SECÇÃO V

Fundos de Maneio

Artigo 37.º

Constituição de fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada fundo uma parcela orçamental. Representam pequenas quantias de dinheiro atribuídas a trabalhadores para se fazer face ao pagamento de pequenas despesas urgentes, inadiáveis e imprevistas.

2 - Os Fundos de Maneio são individuais e cada titular é pessoalmente responsável pela sua utilização e reposição.

3 - A constituição de Fundos de Maneio será objeto de deliberação do Órgão Executivo, sob proposta do Presidente da Câmara Municipal, e deverá conter, de forma explícita, a justificação, sob o ponto de vista das necessidades funcionais e operativas, da sua atribuição (nome e categoria do titular), bem como o seu valor máximo disponível por mês, e as rubricas orçamentais autorizadas para suportar as respetivas despesas.

4 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá elaborar uma proposta de cabimento para cada fundo de maneio com o valor anual (12 vezes o referido no número anterior).

5 - Após o cabimento efetuado no número anterior, cada fundo de maneio deve ser objeto de compromisso pelo seu valor integral (igual ao valor anual) emitido em nome do Município.

6 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá criar para cada fundo de maneio uma conta de caixa.

Artigo 38.º

Utilização de Fundos de Maneio

1 - As despesas a serem efetuadas através de Fundos de Maneio devem enquadrar-se sempre nas rubricas orçamentais previamente autorizadas, nos termos do Artigo 37.º n.º 3 e do respetivo Regulamento.

2 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, o Órgão Executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar o Regulamento a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) A afetação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas de classificação económica, bem como o seu limite máximo;

c) O responsável pela sua posse e utilização;

d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada exercício.

3 - Em caso de incumprimento do estabelecido nos números anteriores fica o titular do fundo de maneio responsável por suportar a despesa.

Artigo 39.º

Reconstituição e reposição de fundos de maneio

1 - Cada Fundo de Maneio é mensalmente reconstituído, mediante a entrega, na Divisão Administrativa e Financeira, de impresso próprio, fornecido por esta unidade orgânica, ao qual se anexam os documentos justificativos das despesas.

2 - Os impressos de cada Fundo de Maneio deverão ser numerados, sequencialmente, por cada titular que, após os assinar, os submeterá a visto do Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competências delegadas na respetiva área de responsabilidade.

3 - Apenas serão considerados documentos de despesa válidos para efeitos de reconstituição dos Fundos de Maneio, os que contenham, nos termos do Código do IVA, os seguintes elementos:

a) Nomes, firmas ou denominações sociais, sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e respetivos Números de Identificação Fiscal (NIF);

b) Descrição da aquisição, valor respetivo e informação clara acerca do IVA e da respetiva taxa;

c) Referência de que se trata de "recibo", "fatura-recibo" ou "venda a dinheiro";

d) Denominação do destinatário ou adquirente: Município de Almodôvar e Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC), com exceção dos recibos de portagens ou outros com características semelhantes;

e) Número de ordem de acordo com o mencionado no impresso;

f) Resumo da justificação da despesa, com assinatura identificada;

4 - O compromisso existente para cada fundo de maneio, assumido nos termos do Artigo 37.º n.º 5, deve ser estornado no valor correspondente a 1/12 do valor integral, e imediatamente emitido o(s) compromisso(s) análogo(s) ao(s) valor(es) constante(s) nos documentos de despesa validados nos termos do número anterior.

5 - O pagamento dos Fundos de Maneio é efetuado, em numerário, diretamente aos titulares na Divisão Administrativa e Financeira.

6 - Os documentos justificativos da despesa devem ser entregues, para efeitos de reposição final, até ao dia 28 de dezembro (ou dia útil imediatamente anterior) e o remanescente da verba atribuída será entregue, para efeitos de saldo final, impreterivelmente, até ao penúltimo dia útil do mês de dezembro.

SECÇÃO VI

Fundo de Caixa

Artigo 39.º-A

Utilização

1 - Os Fundos de Caixa destinam-se apenas à efetivação de trocos, sendo estritamente vedada a sua utilização para a realização de despesas.

2 - Os Fundos de Caixa têm caráter anual.

Artigo 39.º-B

Entrega

1 - A entrega dos montantes dos Fundos de Caixa atribuídos é feita pelo Tesoureiro aos titulares designados após aprovação em reunião da Câmara Municipal.

2 - Deverá ser emitido, em duplicado, uma nota de lançamento que deve ser assinada pelos titulares do Fundo de Caixa e pelo tesoureiro, devendo um exemplar ficar na Tesouraria e outro no Posto de Cobrança, ou com o titular responsável e ser presente na reunião da Câmara Municipal seguinte.

3 - A Tesouraria deve criar para cada fundo uma conta de caixa (11.1x...) utilizando para o efeito as contas de transferências de caixa (11.9x).

Artigo 39.º-C

Reposição

1 - Os titulares dos Fundos de Caixa devem repor, junto da Tesouraria, o montante atribuído no dia útil seguinte à realização do evento.

2 - O Tesoureiro deve saldar as contas de caixa atribuídas a cada posto de cobrança ou a cada titular responsável, após a reposição dos Fundos de Caixa.

Artigo 39.º-D

Responsabilidade

1 - A responsabilidade por situações de alcance é imputável aos funcionários que procedem à emissão da cobrança da receita devendo no entanto, o responsável pela Tesouraria, no desempenho das suas funções, proceder ao controlo e apuramento das importâncias entregues.

2 - A responsabilidade por situações de alcance são imputáveis ao Tesoureiro, quando, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, tiver procedido com dolo.

3 - Nas situações de ausência do titular do Fundo de Caixa, deve ser designado um substituto.

4 - É da responsabilidade dos trabalhadores que detêm o Fundo de Caixa procederem às diligências necessárias, quando se verifiquem situações de diferença no apuramento das contas, assegurando a reposição do valor em falta bem como a entrega do montante apurado a mais, que reverterá para os cofres do Município.

CAPÍTULO VI

Receitas

Artigo 40.º

Elegibilidade

1 - A receita só pode ser liquidada e arrecadada se for legal e tiver sido objeto de inscrição orçamental adequada, isto é, se estiver corretamente inscrita na apropriada rubrica orçamental.

2 - Compete aos serviços emissores da receita a verificação "a priori" da legalidade da receita e da sua adequada inscrição orçamental.

Artigo 41.º

Cobrança de receitas

1 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira proceder à cobrança das receitas municipais, mediante guias de receita a emitir pelos diversos serviços emissores de receita.

2 - As guias de receita podem ser pagas por numerário, cheque, transferência bancária, terminal de pagamento automático, vale postal ou outro meio legal disponibilizado para o efeito.

3 - Diariamente, o Tesoureiro confere o total dos valores recebidos com o somatório das guias de receita cobradas. Deverá emitir da aplicação informática a folha de caixa e o resumo diário de tesouraria, devidamente assinados, remetendo-os para o trabalhador designado pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, afeto ao Serviço de Contabilidade.

4 - Os valores diariamente recebidos na Divisão Administrativa e Financeira deverão ter o tratamento estipulado no Artigo 29.º

5 - No caso em que sejam recebidos valores pelo correio, a Divisão Administrativa e Financeira - Serviço de Expediente, Reprografia, Arquivo e Gestão Documental fotocopia imediatamente os documentos e valores, cruza de imediato (caso não o sejam assim rececionados) os cheques e, remete-os para o Serviço de Contabilidade.

6 - A fotocópia dos valores mencionada no número anterior deverá ser enviada para a Divisão Administrativa e Financeira de forma a proceder à verificação posterior do integral depósito dos valores em causa.

7 - O Serviço de Contabilidade, após a receção dos valores em causa, emite a respetiva guia de receita e remete os documentos para a Divisão Administrativa e Financeira para efeitos de arrecadação da receita.

8 - A Divisão Administrativa e Financeira, após efetuar a operação acima mencionada, procede da seguinte forma:

a) Remete o original da guia de receita para o contribuinte via correio;

b) O Serviço de Contabilidade procede à conferência do crédito na conta corrente do cliente, e promove junto do serviço/sector originador da receita em causa o arquivamento do duplicado no respetivo processo.

9 - A aceitação do cheque como meio de pagamento depende dos seguintes requisitos:

a) O montante nele inscrito não pode diferir do montante correspondente à guia de receita;

b) A data de emissão deve coincidir com a data da sua entrega ou de um dos dois dias anteriores;

c) Deve ser emitido à ordem do Município de Almodôvar e cruzado;

d) Deve ser aposto no verso o número da guia de receita que lhe corresponde.

10 - Caso se verifique a devolução de cheques de utentes pelas instituições bancárias por falta de provisão, o Tesoureiro deve informar do facto o/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e dar conhecimento por correio eletrónico ao responsável do serviço emissor, contactar o contribuinte e, sendo caso disso, tomar as iniciativas adequadas prevista no regime jurídico dos cheques.

11 - Caso a situação não seja regularizada de imediato, o Tesoureiro deverá elaborar informação de forma a ser extraída certidão de dívida.

12 - Os serviços municipais devem tomar as medidas necessárias para que o Município seja ressarcido pelo emissor do cheque de todas as despesas bancárias inerentes à devolução.

Artigo 42.º

Virtualização da receita

1 - Compete à Câmara Municipal definir e aprovar a relação das receitas que devem ser objeto de cobrança virtual, a qual é apresentada sob proposta do Presidente da Câmara Municipal, mediante informação do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

2 - As receitas são cobradas virtualmente se os respetivos documentos de cobrança forem debitados ao Tesoureiro, na sequência de deliberação camarária, conforme o disposto no número anterior.

Artigo 43.º

Cobrança coerciva

A receita é cobrada coercivamente nos termos do disposto na lei geral tributária e nas circunstâncias do disposto no Código do Processo e do Procedimento Tributário. Para o efeito, o serviço emissor coloca a data de conhecimento na guia de receita, elabora certidão de dívida e comunica ao Serviço de Contratos, Execuções Fiscais e Contraordenações, responsável pelas execuções fiscais.

Artigo 44.º

Constituição de Provisões

1 - A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades, conforme designa o princípio da prudência.

2 - São consideradas situações a que estejam associados riscos as que referem, nomeadamente a:

a) Aplicações de Tesouraria;

b) Cobranças duvidosas;

c) Depreciação de existências;

d) Obrigações e encargos derivados de processos judiciais em curso;

e) Acidentes de trabalho e doenças de trabalho e doenças profissionais.

3 - Para efeito de constituição da provisão para cobranças duvidosas, consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de seis meses e cujos riscos de incobrabilidade sejam devidamente justificados.

4 - As dívidas que tenham sido reclamadas judicialmente ou em que o devedor tenha pendente processo de execução ou esteja em curso processo especial de recuperação de empresa ou de falência são tratadas como "custos e perdas extraordinárias", quando resulte do respetivo processo judicial a dificuldade ou impossibilidade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas.

5 - Não são consideradas cobranças duvidosas as seguintes dívidas:

a) Do Estado, Regiões Autónomas e Autarquias Locais;

b) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com exceção da importância correspondente à percentagem de descoberto ou descoberto obrigatório.

6 - De referir que para efeitos finais só são aceites as previsões que tiverem por fim a cobertura de créditos resultantes da atividade normal que nos termos do exercício possam ser consideradas de cobrança duvidosa e que estejam evidenciadas no Serviço de Contabilidade.

7 - Apesar da limitação patenteada no número anterior, devem constituir-se provisões para cobertura de crédito não resultantes da atividade normal, caso se mostre necessário, pois só assim é possível transmitir uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira e dos resultados das operações da Autarquia.

Artigo 45.º

Inutilização, anulação e estorno de guias de receita

1 - As guias de receita podem ser inutilizadas, anuladas ou estornadas, com devida fundamentação. Atendendo ao princípio da segregação de funções, os serviços emissores não devem inutilizar ou anular as guias de receita. Esta função cabe ao Serviço de Contabilidade, mediante informação dos respetivos serviços.

2 - O estorno de receita, que permite a regularização de uma situação de receita cobrada com erro de classificação económica/patrimonial, é emitido e conferido pelo Serviço de Contabilidade.

CAPÍTULO VII

Despesas

SECÇÃO I

Processo de Compras e Processo de Receção

Artigo 46.º

Serviços

1 - A realização de despesas, em geral, envolve os serviços financeiros e patrimoniais, nomeadamente: serviço requisitante, Serviço de Património, Contratação Pública e Armazém, Serviço de Contabilidade, e Serviço de Tesouraria.

2 - Seguem regime próprio determinadas despesas para as quais serão vocacionadas serviços especializados, tais como empreitadas de obras públicas e despesas com pessoal, devendo ser assegurado o facto de que as aquisições e contratações se efetuam de acordo com o plano plurianual de investimentos e/ou orçamento, e com base nas deliberações do Órgão Executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitidos pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

3 - Compete aos responsáveis dos serviços verificar a necessidade de aquisição de bens inventariáveis e serviços, desencadeando o processo de despesa.

Artigo 47.º

Forma das aquisições

1 - As aquisições são, regra geral, asseguradas sob o ponto de vista processual pela Divisão Administrativa e Financeira, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de cabimento e assunção de compromissos, de concursos e de contratos.

2 - Quando outros serviços, excecionalmente, adquirirem bens, deverão observar o procedimento adjudicatório adequado à realização da despesa, devendo dar conhecimento à Divisão Administrativa e Financeira, para controlo de aquisição e para registo.

Artigo 48.º

Pedido de bens armazenáveis

1 - Sempre que identificada a necessidade de bens habitualmente existentes em stock por parte de determinado serviço ou sector, deverá este proceder à respetiva solicitação emitindo para o efeito uma Requisição Interna, a qual carece de confirmação do respetivo responsável.

2 - A Requisição Interna deverá conter, de uma forma clara e inequívoca, para além da identificação da unidade orgânica correspondente ao serviço ou sector, a designação, quantidade e unidade de medida do bem e, quando aplicável e possível, as características químicas e/ou biológicas do bem.

3 - Compete ao Serviço de Contratação Pública da Divisão Administrativa e Financeira a criação e parametrização do código dos artigos.

4 - Mediante a receção da Requisição Interna, o responsável pelo Armazém promove a satisfação do pedido entregando os bens requisitados.

5 - No caso da inexistência dos bens em armazém, ou quantidade suficiente dos mesmos para a satisfação do pedido do serviço requisitante, proceder-se-á de uma das seguintes formas, por meio informático:

a) Artigos inseridos em processo/contrato de fornecimento contínuo: o responsável pelo Armazém fará chegar ao Serviço de Contratação Pública uma informação onde conste o código, designação e quantidade dos artigos necessários para a reposição de stock e satisfação das Requisições Internas pendentes;

b) Artigos que, apesar de armazenáveis, não fizeram parte da lista de artigos submetidos a processo para fornecimento contínuo: caberá ao serviço requisitante diligenciar no sentido da obtenção de despacho de concordância, em relação à necessidade de aquisição desses mesmos bens, do dirigente da respetiva unidade orgânica, para autorização de realização da despesa pelo Presidente da Câmara Municipal ou por Vereador com competência delegada ou subdelegada para tal.

Artigo 49.º

Pedido de serviços e/ou bens não armazenáveis

1 - Sempre que seja necessário proceder à aquisição de bens não armazenáveis ou à prestação de serviços que não podem ser satisfeitos pelos diversos serviços municipais, deverá o serviço requisitante proceder à respetiva solicitação emitindo para o efeito uma Requisição Interna de Aquisição, devidamente confirmada pelo respetivo responsável.

2 - A Requisição Interna de Aquisição deverá possuir impreterivelmente despacho de concordância, em relação à necessidade e oportunidade de aquisição desses mesmos bens ou serviços por parte de quem possua competência para autorização da despesa ou, sendo competência da Câmara Municipal, do seu Presidente.

3 - A Requisição Interna de Aquisição deverá conter ainda os seguintes elementos:

a) Fundamentação da necessidade de realização da despesa;

b) Indicação do local onde irá ser entregue o bem;

c) Identificação e especificações técnicas dos bens ou serviços que se pretendem adquirir;

d) Estimativa do custo dos bens ou serviços;

e) Sugestão sobre o código do Plano constante nas Grandes Opções do Plano, onde se insere a aquisição;

f) Identificação dos requisitos técnicos na seleção do fornecedor, se os houver;

g) Em caso de necessidade de elaboração de um caderno de encargos, o mesmo, sempre que possível, deve acompanhar a respetiva informação;

h) Sugestão dos critérios e subcritérios de adjudicação e ponderação dos mesmos.

4 - Após a receção da Requisição Interna de Aquisição, o Serviço de Contratação Pública verifica a sua conformidade nomeadamente no que diz respeito aos pontos mencionados no número anterior. Em caso de dúvidas ou falta de elementos será solicitado esclarecimento ao serviço requisitante.

Artigo 50.º

Processo de Aquisição

1 - Cabe ao Serviço de Contratação Pública, identificar qual o procedimento adequado a adotar de acordo com a legislação em vigor, e proceder ao seu cabimento.

2 - Se não for possível efetuar o cabimento, o Serviço de Contratação Pública informará o serviço requisitante desse facto, ficando o processo de aquisição a aguardar modificação aos Documentos Previsionais.

3 - Após a confirmação da cabimentação, deverá o Serviço de Contratação Pública encaminhar o processo para autorização da despesa de acordo com os respetivos limites de competência, após a qual deverá organizar e acompanhar o procedimento concursal.

4 - Após a adjudicação, e antes da emissão de uma Requisição Externa, a Divisão Administrativa e Financeira deve conferir a existência de fundos disponíveis que permitam a assunção do compromisso em causa.

5 - Após a verificação efetuada no número anterior, será emitida uma Requisição Externa a qual deve especificar, obrigatoriamente, o número do compromisso, as quantidades, as especificidades dos artigos a adquirir e o local de entrega. O original é assinado pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada, e remetido ao fornecedor.

6 - Pelo menos no final do ano, o Serviço de Contratação Pública (através da verificação das notas de encomenda por movimentar) em conjunto com o Serviço de Contabilidade (através da análise das requisições externas contabilísticas por faturar) deve efetuar um controlo das Requisições Externas emitidas e ainda não satisfeitas, contactando quer o fornecedor, quer o serviço requisitante, de modo a apurar a razão para os eventuais atrasos no fornecimento.

7 - Deve ser verificado o prazo de entrega do bem ou da prestação de serviços pelo fornecedor, atendendo à proposta apresentada e ao contrato celebrado.

8 - Qualquer alteração às condições acordadas com fornecedores deve ser validada e autorizada pelos mesmos intervenientes que elaboraram, validaram e autorizaram a Requisição Externa ou contrato inicialmente formalizado.

Artigo 51.º

Controlo da Receção

1 - Toda a entrega/receção de bens deve ser acompanhada de guia de remessa ou fatura ou documento equivalente, sob pena da sua receção não ser efetuada pelos serviços.

2 - A entrega de bens é efetuada preferencialmente no Armazém. Por questões de logística ou operacionalidade dos bens, pode a entrega ser efetuada noutro serviço, devendo a sua receção ser efetuada por trabalhador do serviço recetor, qual seja possível.

3 - O trabalhador deverá, aquando da sua receção, proceder à conferência física quantitativa e qualitativa, sempre que possível, confrontando para o efeito a guia de remessa, fatura ou documento equivalente. No documento que serviu de suporte à receção dos bens, deverá o trabalhador que recebeu os artigos proceder a inscrição ou colocação de carimbo de Conferido/Recebido, colocar a respetiva data de receção, cargo e identificação legíveis e assinar.

4 - Nos casos em que é detetada a não conformidade do fornecimento com o requisitado (quer em termos de qualidade, características técnicas ou quantidade superior ao requisitado) o serviço não procederá à receção do mesmo.

5 - Nos casos em que apenas é detetada a não conformidade do fornecimento em momento posterior à receção do mesmo, deverá o serviço requisitante informar o Serviço de Contratação Pública, para que esta tome diligências no sentido de regularizar a situação.

6 - Após a receção dos bens, o serviço recetor deverá efetuar o envio, para o Serviço de Contratação Pública, do original da guia de remessa ou cópia do documento que serviu de suporte para a receção dos bens.

7 - O Serviço de Contratação Pública deve manter o devido controlo sobre as encomendas enquanto estas não estiverem totalmente satisfeitas.

SECÇÃO II

Tramitação dos Documentos de Despesa

Artigo 52.º

Conferência de faturas

1 - As faturas, notas de débito, notas de crédito, vendas a dinheiro ou recibos, quer entregues em mão quer recebidos por correio, deverão ser encaminhados de imediato para o Serviço de Contabilidade.

2 - No caso de faturas que acompanhem a mercadoria entregue, deverá o trabalhador que procedeu à receção da mesma proceder de acordo com o Artigo 51.º, remetendo-a de seguida para o Serviço de Expediente, Reprografia, Arquivo e Gestão Documental, que procederá de acordo com o número anterior.

3 - A fatura deverá estar emitida de acordo com a lei e identificar sempre o tipo e o número de requisição externa - e consequente número de compromisso - ou documento que serviu de suporte à adjudicação. Caso existam faturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de Duplicado.

4 - O registo das faturas é efetuado na data da sua receção.

5 - Deve a Divisão Administrativa e Financeira proceder à sua conferência, confrontando a fatura com o documento que suportou a entrega e com a requisição externa ou pedido de fornecimento (tratando-se de artigos incluídos em contratos de fornecimento contínuo), ou nota de encomenda, ou, quando se justifique, cópia do contrato associado à requisição.

6 - Sempre que seja necessário que o serviço requisitante confirme a fatura, este dispõe de cinco dias úteis para o efeito, após o que a remete para a Divisão Administrativa e Financeira - Serviço de Contabilidade.

7 - Da confirmação deve constar informação clara e precisa da receção dos bens e sua localização inequívoca, ou que os serviços foram prestados, a data de confirmação do documento, a assinatura, o cargo e a identificação legível do trabalhador que procede à sua confirmação.

8 - O serviço que não respeitar o determinado no ponto 6 deverá providenciar todas as diligências no sentido da fatura ser processada, nomeadamente submetê-la a consideração da Câmara Municipal ou do seu Presidente.

9 - Após processamento da fatura o Serviço de Contabilidade deverá remeter ao Serviço de Património e Cadastro as faturas cujos bens sejam suscetíveis de inventariação, seguro e demais registos, nos termos da lei;

10 - A fatura deve ficar com evidência de todas as conferências e registos de que tenha sido objeto. No caso de faturas eletrónicas e não sendo possível apor as conferências e registos diretamente na fatura, devem ser colocados em campos próprios do processo.

11 - As faturas em papel devem ser arquivadas de forma ordenada, por fornecedor e por data de emissão, colocando a mais recente por cima.

Artigo 53.º

Desconformidade nos documentos dos fornecedores

1 - Os documentos de despesas que não cumpram o disposto no presente Regulamento devem ser devolvidos.

2 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira contactar os fornecedores para que estes procedam à correção das desconformidades ou proceder à sua devolução.

3 - Todas as devoluções de documentos a fornecedores são efetuadas por ofício, o qual é objeto de registo, digitalização e associação a processo eletrónico. Em caso de documentos eletrónicos, serão adotados os procedimentos tecnológicos equivalentes previstos na lei e no Sistema de Gestão Documental.

SECÇÃO III

Pagamentos

Artigo 54.º

Tramitação do processo de liquidação/pagamento

1 - Todos os pagamentos de despesas municipais são efetuados pela Divisão Administrativa e Financeira.

2 - Os pagamentos de despesa são obrigatoriamente antecedidos da autorização de pagamento e da emissão da respetiva ordem.

3 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira proceder à emissão das ordens de pagamento, se:

a) Existir fatura ou documento equivalente, devidamente conferida e confirmada pelo serviço requisitante nos termos do artigo 52.º, e respetiva requisição externa ou, quando se justifique, cópia do contrato que lhe deu origem;

b) Existir, dependendo do caso: informação interna, documentos de despesa e deliberação ou despacho competente. Quando se justifique, devem ser acompanhados de Protocolos/Acordos/Contratos-Programa, devidamente aprovados e assinados;

4 - Os documentos justificativos das despesas em suporte de papel devem ser sempre carimbados e rubricados pelo trabalhador da Divisão Administrativa e Financeira que emite a ordem de pagamento, de forma a impedir eventual utilização futura noutros pagamentos. No caso de documentos em suporte eletrónico serão adotados os correspondentes procedimentos legais.

5 - As ordens de pagamento são conferidas pelo trabalhador que as emite e pelo Gabinete de Planeamento e Gestão Financeira, visadas pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e autorizadas pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem tenha competência delegada para o efeito.

6 - Sempre que os pagamentos sejam efetuados por cheque, este é emitido pelo trabalhador referido no artigo 56.º n.º 3 e apenso à respetiva ordem de pagamento de modo a que quem autorize nos termos do número anterior, proceda à sua assinatura no momento em que autoriza o pagamento.

7 - As ordens de pagamento, depois de cumpridas as formalidades referidas nos números anteriores, são remetidas ao Tesoureiro para pagamento.

8 - Nos pagamentos deve o Serviço de Contabilidade verificar se existe declaração comprovativa da situação tributária e contributiva, nos termos legais.

9 - Nos documentos de base da despesa em suporte de papel, deve o Tesoureiro, no momento do pagamento, apor de forma legível o carimbo de Pago, com a respetiva data, a fim de evitar que os mesmos possam ser apresentados novamente a pagamento.

10 - Diariamente, o Tesoureiro confere o total dos pagamentos efetuados com o somatório das ordens de pagamento após o que deverá extrair da aplicação informática a folha de caixa e o resumo diário de tesouraria, assiná-los no campo destinado para o efeito e remetê-los para o trabalhador designado pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

11 - As ordens de pagamento caducam a 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo para isso ser estornadas; caso tenham um cheque associado este deverá ser anulado, de acordo com o ponto 8 do artigo 56.º

12 - O arquivo dos documentos de despesa em suporte de papel, que deve ser efetuado em pastas, separados, por ordem sequencial de número de ordem de pagamento, é da responsabilidade do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 55.º

Meios de Pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a (euro) 500,00 (quinhentos euros) devem ser feitos preferencialmente, por transferência bancária, via e-banking ou por ordem ao banco, ou por cheque, em função do montante a pagar.

2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores do Município será feito sempre por transferência bancária.

3 - Para os pagamentos por transferência bancária deverão ser observados os seguintes requisitos:

a) Todos os fornecedores interessados no recebimento por transferência bancária deverão fornecer a respetiva identificação bancária ao Serviço de Contabilidade;

b) Serão efetuadas listagens para se proceder à transferência bancária para as contas dos fornecedores;

c) Os pagamentos serão agrupados por entidade bancária;

d) As listagens para as transferências bancárias são assinadas pelo Tesoureiro e pelo Presidente da Câmara Municipal na presença dos respetivos documentos de suporte previamente conferidos;

e) Quem assina o cheque verifica e rubrica o documento de suporte.

4 - Para os pagamentos via e-banking deverão ser observados os requisitos constantes nas alíneas a), b) e c) do número anterior e ainda:

a) As assinaturas serão virtuais (autorização de pagamento), dadas pelo Tesoureiro e Presidente da Câmara Municipal;

b) Serão impressos os comprovativos de pagamento, numerados sequencialmente e arquivados no Serviço de Tesouraria, fazendo-se referência à numeração na respetiva ordem de pagamento, que terá anexado os documentos de despesa.

Artigo 56.º

Emissão e Guarda de Cheques

1 - É proibida a emissão de cheques em branco e/ou ao portador.

2 - Os cheques apenas devem ser assinados na presença dos documentos a pagar que os suportam, devendo ser conferidos, nomeadamente quanto ao seu valor e ao beneficiário.

3 - Os cheques serão emitidos pelo Serviço de Contabilidade e apensos à respetiva ordem de pagamento, sendo remetidos ao Serviço de Tesouraria, para pagamento, após serem devidamente subscritos pelo Tesoureiro e pelo Presidente da Câmara Municipal.

4 - Os cheques não preenchidos encontram-se à guarda do Serviço de Contabilidade, sob responsabilidade do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

5 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão ficam à guarda do responsável pelo Serviço de Contabilidade, inutilizando-se as assinaturas e arquivando-se sequencialmente por data de emissão e por banco.

6 - As cópias dos cheques emitidos devem ser arquivadas no Serviço de Contabilidade.

7 - No ato do pagamento, é aposto o carimbo na Ordem de Pagamento com a designação de "Pago", registando ao mesmo tempo o nome da entidade bancária e número do cheque na referida ordem.

8 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito (seis meses contados a partir do 8.º dia da data de emissão) deverá proceder-se ao respetivo cancelamento junto da entidade bancária, efetuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 57.º

Processamento e pagamento de remunerações

1 - O processamento das remunerações é efetuado pelo Serviço de Recursos Humanos;

2 - As folhas de processamento de vencimento devem ser assinadas pelo responsável pelo Serviço de Recursos Humanos, pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo Presidente da Câmara Municipal, devendo ser entregues no Serviço de Contabilidade, até 3 dias úteis antes do dia 21 de cada mês;

3 - As ajudas de custo, deslocações e alojamento dos trabalhadores são formalizados exclusivamente através do boletim itinerário - modelo 683 da INCM;

4 - O boletim é assinado pelo trabalhador, visado pela competente chefia e despachado pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada;

5 - As deslocações em viatura própria só poderão ser efetuadas após prévia autorização, dada pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada. A autorização deve acompanhar o boletim itinerário;

6 - As horas extraordinárias devem ser entregues no Serviço de Recursos Humanos até ao dia 5 do mês seguinte àquele em que foram efetuadas.

CAPÍTULO VIII

Existências

Artigo 58.º

Procedimentos gerais

1 - Compete ao Presidente da Câmara Municipal designar o responsável pelo Armazém e por cada local de armazenagem de existências, a quem compete o controlo e movimentação de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços municipais.

2 - O Armazém é o local de entrada, conferência, registo, gestão e encaminhamento final de bens e matérias-primas.

3 - As entregas apenas serão efetuadas mediante a apresentação de uma Requisição Interna, devidamente autorizada por quem detenha competência para o efeito.

4 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em Armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

5 - Não devem ser rececionados quaisquer materiais sem que os mesmos se façam acompanhar pela respetiva guia de remessa ou fatura.

6 - O responsável pelo Armazém deverá informar o Serviço de Património, Contratação Pública e Armazém da necessidade de constituição e/ou renovação de stocks.

7 - No caso de bens considerados "obsoletos/deteriorados" e não retomados em processos de aquisição, o controlo dos mesmos será efetuado pelo sector responsável pelo seu armazenamento, tendo como base cópias dos autos de abate fornecidos pelo Serviço de Património, Contratação Pública e Armazém.

8 - As fichas de stocks do Armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes em Armazém, e por funcionários que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências.

9 - As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, por utilização de testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e, no caso de serem detetadas eventuais irregularidades, deve proceder-se, com a maior celeridade, à sua correção e apuramento de responsabilidades.

10 - Anualmente, até 31 de dezembro, será efetuada obrigatoriamente a conferência física de todas as existências pelos funcionários afetos ao Serviço de Contabilidade, ao Serviço de Património, Contratação Pública e Armazém, e ao Gabinete de Gestão e Planeamento Financeiro, sob coordenação do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

11 - Da inventariação física anual deverá ser elaborado relatório a apresentar ao Presidente da Câmara Municipal, do qual deve constar:

a) As metodologias utilizadas;

b) Os desvios verificados;

c) As anomalias detetadas;

d) Parecer sobre os tratamentos/correções e regulações a implementar;

e) Conclusões da verificação

12 - Sempre que se entenda e impreterivelmente no final de cada ano, aquando de uma inventariação, será fornecida uma ficha de leitura de quantidades contadas retirada da aplicação informática, onde deverão ser evidenciadas as contagens efetuadas.

13 - Após a contagem, o registo das quantidades referentes à inventariação física será efetuado na aplicação informática por trabalhador designado pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, o qual, obrigatoriamente, será distinto daquele que tiver efetuado a contagem.

14 - Proceder-se-á de seguida a atualização do stock com base no registo do inventário físico. No início de cada ano as quantidades expressas na aplicação informática deverão corresponder às quantidades existentes em Armazém.

15 - Apenas têm acesso às existências do Armazém os trabalhadores afetos ao referido serviço e os autorizados ou designados pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 59.º

Gestão de stocks

1 - A gestão de stocks e controlo das respetivas fichas são efetuados através de aplicação informática.

2 - As fichas de existências em Armazém são movimentadas de forma que o seu saldo corresponda, permanentemente, aos bens nele existente.

3 - Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que não procedam ao manuseamento físico das existências em Armazém, nomeadamente:

a) Criação da ficha de bem e associação ao Armazém destinado, atribuindo um código a cada artigo;

b) Registo do movimento de stock de entrada em Armazém baseado em guia de remessa ou fatura;

c) Registo de movimento de stock de saída de Armazém baseado em Requisição Interna satisfeita parcial ou totalmente onde conste a assinatura do responsável pela entrega dos bens e de quem os rececionou.

4 - As existências são registadas na entrada de Armazém pelo custo de aquisição (incluindo as despesas incorridas até ao seu armazenamento) e na saída de Armazém pelo método do custo médio.

Artigo 60.º

Critérios valorimetria das existências

1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao de produção, sem prejuízo das exceções adiante consideradas.

2 - O custo de aquisição e o de produção das existências devem ser determinados com as definições seguidamente enunciadas:

a) Considera-se com custo de aquisição a soma do respetivo preço de compra com os gastos suportados direta ou indiretamente para o colocar no seu estado atual e no local de armazenagem;

b) Considera-se como custo de produção a soma do custo das matérias-primas e outros materiais diretos consumidos, da mão-de-obra direta, dos custos variáveis e fixos necessários para produzir e colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem;

c) Os custos de distribuição, de administração geral e os financeiros não são incorporáveis no custo de produção.

3 - Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.

4 - Quando na data do balanço haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preço, bem como outros fatores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no ponto 3.

5 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério mais adequado, pelo valor venda realizável líquido.

6 - Entende-se como o preço de mercado o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.

7 - Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.

8 - Considera-se como um valor realizável líquido de um bem o seu esperado preço de venda deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.

9 - Relativamente às situações prevista nos pontos 3 e 4 do presente artigo, as diferenças serão expressas pela provisão para apreciação das existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.

10 - O método de custeio a adotar nas saídas de Armazém é o do custo médio ponderado.

11 - Nas atividades de caráter plurianual, designadamente empreitadas, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou, alternativamente, mediante a manutenção dos respetivos custos até ao acabamento.

12 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma destes com os estimados para complementar a sua execução.

CAPÍTULO IX

Imobilizado

SECÇÃO I

Disposições Gerais

Artigo 61.º

Âmbito da aplicação

1 - O inventário e cadastro do Imobilizado Corpóreo municipal compreende todos os bens de domínio privado, disponível e indisponível, de que o Município de Almodôvar é titular, e todos os bens de domínio público de que seja responsável pela sua administração e controlo, estejam ou não afetos à sua atividade operacional.

2 - Para efeitos do presente Regulamento, consideram-se:

a) Bens de domínio privado - bens imóveis, móveis e veículos que estão no comércio jurídico-privado e que o Município utiliza para o desempenho das funções que lhe estão atribuídas ou que se encontram cedidos temporariamente e não estão afetos ao uso público geral;

b) Bens de domínio público - os bens do Município ou sob administração deste, que estão afetos ao uso público e não estão no comércio jurídico-privado, por natureza, insuscetíveis de apropriação individual devido a sua primacial utilidade coletiva e que qualquer norma jurídica os classifique como coisa pública.

3 - Estão sujeitos a inventário e cadastro os bens referidos nos números anteriores, bem como o Imobilizado Incorpóreo, Investimentos Financeiros e os Títulos Negociáveis.

4 - Considera-se imobilizado corpóreo, os bens materialmente acabados que apresentem durabilidade, que se presuma terem vida útil superior a um ano, que não se destinem a serem vendidos, cedidos ou transformados no decurso normal da atividade municipal, quer sejam da sua propriedade ou estejam sobre sua administração e controlo.

5 - Considera-se imobilizado incorpóreo os imobilizados intangíveis, nomeadamente direitos e despesas de constituição, arranque e expansão.

Artigo 62.º

Objeto

1 - O presente capítulo visa estabelecer os princípios gerais de inventário e cadastro, nomeadamente aquisição, afetação, valorimetria, registo, seguros, transferência, cessão, alienação e abate dos bens móveis, imóveis e veículos do Município, assim como as responsabilidades dos diversos serviços municipais envolvidos na gestão do património municipal.

2 - Considera-se gestão patrimonial uma correta afetação dos bens pelas diversas divisões, serviços, sectores e gabinetes municipais e estabelecimentos de ensino, tendo em conta não só as necessidades dos diversos serviços face às atividades desenvolvidas e responsabilidades, mas também a sua adequada utilização, salvaguarda, conservação e manutenção de modo a garantirem o bom funcionamento e a segurança.

3 - Para efeitos de gestão patrimonial entende-se por:

a) Inventário - relação dos bens que fazem parte do ativo imobilizado do Município, devidamente classificados, valorizados e atualizados de acordo com os classificadores e critérios de valorimetria definidos no POCAL;

b) Cadastro - relação dos bens que fazem parte do ativo imobilizado do Município, permanentemente atualizado de todas as ocorrências que existam sobre estes, desde a aquisição ou produção até ao seu abate.

4 - Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais, elaborados e mantidos atualizados mediante suporte informático, são:

a) Fichas de Inventário;

b) Mapas de Inventário;

c) Outros considerados convenientes pela Câmara Municipal.

SECÇÃO II

Processo de Inventário e Cadastro

Artigo 63.º

Fases de inventário

1 - A gestão patrimonial compreende o registo da aquisição, da administração e do abate.

2 - A aquisição dos bens de imobilizado do Município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais da contratação pública em vigor. Após a sua aquisição dever-se-á proceder ao respetivo inventário, que compreende os seguintes procedimentos:

a) Classificação, agrupamento dos elementos patrimoniais pelas diversas contas e classes, tendo por base a legislação em vigor;

b) Registo e descrição em fichas individuais em suporte informático, evidenciadas das características técnicas, medidas, cores, qualidade, quantidade, entre outros, de modo a possibilitar a identificação inequívoca dos elementos patrimoniais, de acordo com o Artigo 61.º;

c) Valorização, atribuição de um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis;

d) Identificação do bem como propriedade do Município e seu número de inventário. Este procedimento, denominado etiquetagem, corresponde a colocação de etiquetas de código de barras geradas pela própria aplicação, colocação de placas metálicas e colocação de marcos, nos bens inventariados, conforme se trate de um bem móvel ou imóvel, respetivamente;

e) Verificação física do bem no local, de acordo com a confirmação do responsável e com os documentos que determinam a posse a favor do Município.

3 - A administração compreende a afetação (ficheiro informático ou pasta com os bens existentes), a transferência interna, a conservação e atualização de dados na ficha de cadastro, até ao abate do bem.

4 - O abate compreende a saída do bem do inventário e cadastro do Município. As situações suscetíveis de originarem abates são as definidas no Artigo 82.º deste Regulamento.

Artigo 64.º

Identificação do imobilizado

1 - Em comum, os bens do imobilizado corpóreo são identificados pelo número de inventário e número de ordem (sequencial na base de dados), código de compartimento (espaço físico), orgânica, código do Cadastro de Inventário dos Bens do Estado - CIBE e classificação do POCAL, que compreende a classificação económica e patrimonial.

2 - Individualmente:

a) Bens móveis - são ainda identificados com a designação, medidas, referências, tipo de estrutura, cor, marca, modelo, materiais, funcionalidade, ano e valor da aquisição, produção ou avaliação ou outras referências;

b) Bens imóveis - são ainda identificados com a posição geográfica do distrito, concelho e freguesia e, dentro desta, morada, confrontações, denominação do imóvel, se a tiver, domínio (público ou privado), espécie e tipologia do imóvel (urbano, rústico ou misto/construção ou terreno), natureza dos direitos de utilização, caracterização física (áreas, número de pisos, estado de conservação), ano de construção das edificações, inscrição matricial, registo na conservatória do registo predial e custo de aquisição, de construção ou de avaliação;

c) Veículos - são ainda identificados com a matrícula, marca, modelo, ano de aquisição, categoria, número de quadro e motor, combustível, cor, peso bruto, cilindrada e lotação.

Artigo 65.º

Operações de controlo do Imobilizado

1 - Todos os funcionários do Município são responsáveis pela manutenção das boas condições de funcionamento e correto manuseamento dos bens a seu cargo.

2 - O Serviço de Património, Contratação Pública e Armazém será responsável pela manutenção do inventário dos bens do Município devidamente atualizado.

3 - As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente atualizadas no Serviço de Património, Contratação Pública e Armazém, identificando a todo o momento o responsável, local e estado do bem.

4 - As aquisições do imobilizado são efetuadas de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do Órgão Executivo através de requisições ou de documento equivalente, designadamente contrato emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos.

5 - Devem ser realizadas reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas.

6 - Periodicamente devem ser efetuadas verificações físicas para avaliar a correspondência entre os registos informáticos e a realidade, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.

Artigo 66.º

Regras gerais de inventariação

1 - As regras gerais de inventariação a prosseguir são as seguintes:

a) A identificação de cada bem faz-se nos termos do disposto no Artigo 64.º, devendo a etiqueta de código de barras a que corresponde o número de inventário ser afixada nos próprios bens sempre no mesmo local. Para cada bem etiquetado, o registo no inventário faz-se através do preenchimento de uma ficha inicial de identificação, em suporte informático, prevista no POCAL, com informação e escrita uniformizadas;

b) Aos bens duradouros, que dada a sua estrutura e utilização não seja conveniente a afixação da etiqueta de identificação, ser-lhe-ão atribuídos números de inventário e controlados por suporte informático;

c) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição, até ao seu abate, prolongando-se em termos de histórico cadastral.

2 - De forma a reter o histórico dos elementos patrimoniais, o número de inventário, após o abate, não será atribuído a outro bem.

Artigo 67.º

Inventariação de Prédios

1 - Cada prédio, rústico ou urbano, deve dar origem a um processo de inventário, preferencialmente eletrónico, o qual deve incluir entre outros, deliberações, despachos, escritura, auto de expropriação, certidão do registo predial, caderneta matricial, planta de localização e do imóvel (no caso de edifícios).

2 - Os prédios rústicos subjacentes a edifícios e outras construções, mesmo que tenham sido adquiridos em conjunto e sem indicação separada de valores, deverão ser objeto da devida autonomização em termos de fichas do inventário, tendo em vista a subsequente contabilização nas adequadas contas patrimoniais.

3 - Os prédios adquiridos, a qualquer título, há longos anos, mas ainda não inscritos a favor do Município, deverão ser objeto de inscrição predial e de registo na Conservatória e posteriormente inventariados.

4 - Sempre que seja adquirido um prédio ou bem sujeito a registo a favor do Município, deverá o Serviço de Património e Cadastro, proceder à respetiva inscrição matricial e registo predial, designadamente na Repartição de Finanças e na Conservatória do Registo Predial.

5 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com exceção de terreno para construção, deverá ainda o Serviço de Património e Cadastro requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia elétrica e de serviço de telefone.

6 - Sempre que possível, os bens devem ter registo georreferenciado no sistema de informação geográfica.

Artigo 68.º

Inventário de bens duradouros

O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do município, cujo valor de aquisição seja superior a (euro) 253,00 (duzentos e cinquenta e três euros) deverá manter-se permanentemente atualizado.

SECÇÃO III

Suportes Documentais

Artigo 69.º

Fichas de inventário

1 - Os suportes documentais assumem preferencialmente a forma eletrónica e tenderão para a exclusividade deste registo.

2 - As fichas de inventário são as previstas no POCAL e constituem documentos obrigatórios de registo de bens.

Artigo 70.º

Mapas de inventário

Os mapas de inventário são elementos com informação agregada por tipos de bens, de acordo com o POCAL e classificador geral previsto no CIBE - Cadastro de Inventário dos Bens do Estado e constituem um instrumento de apoio à gestão.

Artigo 71.º

Outros elementos

Para além dos documentos obrigatórios previstos no POCAL, a Câmara Municipal de Almodôvar, para uma gestão eficiente e eficaz, considera conveniente o incremento dos seguintes elementos, contidos na aplicação informática:

a) Folha de carga;

b) Auto de transferência;

c) Auto de cessão;

d) Auto de abate.

SECÇÃO IV

Valorimetria, Amortizações, Grandes Reparações

e Desvalorizações

Artigo 72.º

Critérios de valorimetria do imobilizado

1 - O ativo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.

2 - Para efeitos de amortização o período de vida útil varia consoante o tipo de bem, iniciando-se a partir do momento da sua aquisição e segundo uma estimativa fixada no classificador geral do CIBE - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado - aprovado pela Portaria (2.ª série) n.º 671/2000 de 17 de abril.

3 - Considera-se como custo de aquisição de um ativo a soma do respetivo preço de compra com os gastos suportados direta ou indiretamente para o colocar no seu estado atual.

4 - Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais diretos consumidos, da mão-de-obra direta e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir.

5 - Os custos de distribuição, da administração geral e financeiro não são incorporáveis no custo de produção.

6 - Quando se trate de ativos do imobilizado obtidos a título gratuito deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, caso não exista disposição legal aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adequem, à natureza desses bens.

7 - O critério de valorimetria aplicado será explicitado e justificado em anexo adequado devendo-se, no entanto, ter em atenção o seguinte:

a) Caso o critério adotado não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objeto de uma grande reparação, assumindo o valor desta;

b) Na impossibilidade de valorização dos bens, estes deverão ser identificados em anexo e justificada aquela impossibilidade.

8 - No caso de inventariação inicial dos ativos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça, cujo apuramento não seja exequível, aplica-se o disposto no número anterior.

9 - No caso de transferências de ativos entre entidades abrangidas pelo POCAL ou pelo POCP, o valor a atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL, salvo se existir valor diferente fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.

10 - Na impossibilidade de aplicação de qualquer das alternativas referidas, será aplicado o critério definido no ponto 6.

11 - Os bens de domínio público classificáveis com tal na legislação em vigor, serão incluídos no ativo imobilizado da autarquia, sendo esta a entidade responsável pela administração ou controlo, estejam afetos ou não à sua atividade operacional.

12 - A valorização destes bens será efetuada, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, devendo nos casos restantes aplicar-se o disposto no ponto 9.

13 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento, devem ser amortizadas no prazo máximo de 5 anos.

14 - Nos casos em que os investimentos financeiros, relativamente a cada um dos seus elementos específicos, tiverem, à data do balanço, um valor inferior ao registado na contabilidade, este pode ser objeto da correspondente redução, através da conta apropriada, devendo esta cessar logo que deixe de verificar-se a situação indicada.

15 - Quanto à data do balanço os elementos do ativo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a vida útil, tiver um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objeto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanentemente.

16 - Aquela amortização extraordinária não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

17 - Como regra geral, os bens de imobilizado não são suscetíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respetivos critérios de valorização (não são permitidas reavaliações livres).

18 - Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do exercício, quando os financiamentos se destinaram a imobilizações, os respetivos custos poderão ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período em que as mesmas estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente.

19 - Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação dos juros a ela inerentes.

Artigo 73.º

Amortizações e reintegrações

1 - A amortização de bens do imobilizado obedecerá ao disposto na Portaria (2.ª série) n.º 671/2000, de 17 de abril.

2 - As amortizações dos elementos do ativo imobilizado, sujeitos a depreciação ou a deperecimento, são consideradas como custo.

3 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra serem explícitas no anexo ao balanço e às contas de funcionamento e investimento.

4 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização, aceite como custo de exercício, determina-se aplicando aos montantes dos elementos do ativo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na Lei.

5 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na Lei, para elementos do ativo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão é determinada pelo Órgão Deliberativo da Autarquia sob proposta do Órgão Executivo, acompanhada de justificação adequada.

6 - A amortização dos elementos do ativo imobilizado é considerada extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.

7 - Quanto à data do encerramento do balanço os elementos do ativo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada à sua vida útil, que tiverem um valor inferior ao registado no Serviço de Contabilidade devem ser objeto de amortização extraordinária correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

8 - A amortização extraordinária, criada nos termos do número anterior não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

9 - O valor unitário e as condições em que os elementos do ativo imobilizado sujeitos a deperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos na Lei.

10 - Os bens que evidenciam vida física e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objeto de avaliação, por parte da Comissão de Avaliação, sendo-lhes fixado um novo período de vida útil.

11 - No caso de bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações, que aumentem o seu valor, serão amortizados de acordo com a seguinte fórmula:

A = V/N

Em que:

A = amortização;

V = valor contabilístico;

N = número de anos de vida útil esperados.

Artigo 74.º

Grandes reparações e conservações

Sempre que sejam solicitadas reparações nas viaturas, deverá a respetiva Requisição Interna de Aquisição fazer-se acompanhar de uma informação por parte do/a Chefe da Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente, onde ateste se aumentará o valor real ou a duração provável da sua vida útil. Para os restantes bens, em caso de dúvida, consideram-se grandes reparações ou beneficiações sempre que o respetivo custo exceda 25 % do valor patrimonial líquido do bem.

Artigo 75.º

Desvalorizações excecionais

Sempre que ocorram situações que impliquem a desvalorização excecional de bens, deverá a mesma ser comunicada no prazo de cinco dias ao Serviço de Património e Cadastro para efeitos de atualização da respetiva ficha, após a aprovação do Presidente da Câmara Municipal.

Artigo 76.º

Resultado líquido do exercício

1 - A aplicação do resultado líquido do exercício é aprovada pelo órgão deliberativo mediante proposta fundamentada do Órgão Executivo.

2 - Quando houver saldo positivo na conta 59 "Resultados Transitados", o seu montante pode ser repartido da seguinte forma:

a) Reforço do património;

b) Constituição ou reforço de reservas.

3 - É obrigatório o reforço do património até que o valor contabilístico da conta 51 "Património" corresponda a 20 % do ativo do líquido.

4 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, deve constituir-se o reforço anual da conta 57.1 "Reservas Legais", no valor mínimo de 5 % do resultado líquido do exercício.

SECÇÃO V

Competências

Artigo 77.º

Competências gerais dos Serviços

1 - Além das competências previstas no Regulamento da Organização dos Serviços Municipais de Almodôvar, devem, os serviços municipais e todos os trabalhadores, no âmbito do POCAL:

a) Utilizar adequadamente, controlar, bem como zelar pela salvaguarda, conservação e manutenção dos bens afetos, devendo participar superiormente e ao Serviço de Património e Cadastro, qualquer desaparecimento ou qualquer outro facto relacionado com a alteração ou afetação do seu estado operacional ou de conservação;

b) Manter afixada em local bem visível e legível a folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, que deverá estar atualizada. Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes em cada espaço físico;

c) Informar o Serviço de Património e Cadastro de quaisquer alterações a folha de carga referida na alínea anterior, nomeadamente por transferências internas, abates e recebimento de novos bens.

2 - Compete ao Serviço de Património e Cadastro:

a) Colaborar no desenvolvimento dos procedimentos de alienação de bens que os Serviços entendam dispensáveis nos termos da lei;

b) Enviar informação ao Serviço de Contabilidade, no âmbito da elaboração dos Documentos de Prestação de Contas.

3 - No caso de bens inventariáveis, o Serviço de Contabilidade, depois de receber o processo de despesa do Serviço de Contratação Pública, deverá submeter uma cópia do mesmo ao Serviço de Património e Cadastro para que este mantenha atualizado o inventário do património municipal.

4 - O Serviço de Contratação Pública deverá manter com o Armazém uma articulada troca de informações sobre a situação dos processos de aquisição, receção de materiais e eventuais necessidades de renovação de stocks.

Artigo 78.º

Outras competências

Compete ainda, especificamente, a cada um dos responsáveis dos diversos serviços municipais cooperar e fornecer e/ou facultar ao Serviço de Património e Cadastro:

a) Informação da toponímia, por parte do serviço que submeter à aprovação da Câmara Municipal;

b) Comunicar sempre que sejam alterados os inquilinos nos diversos edifícios municipais;

c) Informar sempre que existam demolições ou alterações na estrutura de construções que impliquem atualizações quer no cadastro do património municipal quer nos Serviços de Finanças e da Conservatória do Registo Predial;

d) A informação necessária para, no caso de empreitadas, assegurar que a titularidade dos terrenos é do Município;

e) Os autos de receção provisória e definitiva das obras efetuadas por empreitada, acompanhados das respetivas plantas (localização e edifício), ou comunicação e acesso ao processo eletrónico da empreitada e indicação do valor total do custo da empreitada;

f) Duplicado dos alvarás de loteamento e aditamentos, com os respetivos anexos, bem como informação dos valores de caução dos projetos de infraestruturas individualizados (arruamentos, águas, esgotos, equipamentos entre outros), ou comunicação e acesso ao processo eletrónico do loteamento;

g) Informação sobre as áreas de cedência, quer ao domínio público quer ao privado, no âmbito do licenciamento de operações urbanísticas, e de planta síntese ou de implantação onde constem as áreas a ceder, ou comunicação e acesso ao processo eletrónico do licenciamento, bem como os autos de receção das empreitadas e valores finais;

h) Informar sobre os equipamentos e outros bens produzidos no armazém de obras pelo próprio Município e sobre as obras realizadas por administração direta.

Artigo 79.º

Responsabilidade pelo uso dos bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos coletivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável do Serviço ou Unidade Orgânica em que se integram.

Artigo 80.º

Comissão de Avaliação

1 - A Comissão de Avaliação Pluridisciplinar de Inventário e Cadastro deve ser designada pelo Presidente da Câmara Municipal.

2 - Compete a esta Comissão entre outros:

a) Valorizar, de acordo com os critérios de valorimetria fixados no POCAL, os bens do imobilizado de domínio público;

b) Valorizar e fixar novo período de vida útil, sempre que se justifique, aos bens que se encontrem totalmente amortizados e que evidenciem ainda vida física com boa operatividade.

3 - Sempre que seja solicitada a intervenção da Comissão, devem os seus membros ser escolhidos em número ímpar.

4 - O relatório deve ser assinado por todos os elementos intervenientes e pode conter justificações de voto.

SECÇÃO VI

Alienação, Abate, Cessão e Transferência

Artigo 81.º

Alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efetuada segundo as regras previstas na legislação que estabelece o quadro de competências e regime jurídico de funcionamento dos órgãos dos municípios.

2 - A alienação de bens imóveis poderá ser feita por hasta pública, negociação com publicação prévia de anúncio, ajuste direto ou permuta.

3 - A alienação de bens móveis poderá ser feita por hasta pública ou por negociação direta.

4 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira coordenar o processo de alienação dos bens municipais que sejam considerados dispensáveis.

Artigo 82.º

Abate

1 - As situações suscetíveis de originarem abates são as seguintes:

a) Alienação

b) Furtos, extravios e roubos

c) Destruição

d) Cessão

e) Declaração de incapacidade do bem

f) Troca

g) Transferência

h) Incêndio

2 - Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela:

a) 01 - Alienação a título oneroso

b) 02 - Alienação a título gratuito

c) 03 - Furto/roubo

d) 04 - Destruição

e) 05 - Transferência

f) 06 - Troca

g) ...

h) 10 - Outros

3 - Quando se tratar de alienação, o abate só será registado, quanto aos móveis com a guia de recebimento, e quanto aos imóveis, com a respetiva escritura de compra e venda.

4 - Nos casos de furtos, extravios e roubos ou de incêndios, bastará a certificação por parte do serviço responsável para se poder proceder ao abate, sem prejuízo da comunicação à autoridade policial competente.

5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis pela guarda do mesmo a apresentar a correspondente proposta à Divisão Administrativa e Financeira.

6 - Sempre que um bem seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado deverá ser elaborado auto de abate, passando a constituir "sucata" ou "mono".

7 - Consoante o valor do bem a abater, têm competência para ordenar o abate:

a) Até (euro) 1.000,00 (mil euros) - Chefes da Divisão respetiva;

b) Superior a (euro) 1.000,00 (mil euros) - ao Presidente ou Vereador com competências delegadas;

c) Qualquer valor - a Câmara Municipal ou o seu Presidente com delegação desta.

Artigo 83.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades, deverá ser lavrado um auto de cessão, devendo este ser da responsabilidade do Serviço de Património e Cadastro.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação da Câmara Municipal ou da Assembleia Municipal, consoante os valores em causa, atento o disposto na lei de organização e funcionamento dos órgãos dos Municípios.

Artigo 84.º

Afetação e transferência

A transferência de bens móveis deverá ser efetuada mediante informação à Divisão Administrativa e Financeira, que elaborará o auto de transferência e remeterá ao serviço a folha de carga atualizada.

SECÇÃO VII

Furtos, Roubos, Incêndios e Extravios

Artigo 85.º

Furtos, roubos e incêndios

No caso de furto, roubo, extravio, incêndio ou outra calamidade grave, deve o responsável pelo bem, proceder do seguinte modo, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades:

a) Participar as autoridades policiais no caso de furto, roubo ou extravio;

b) Informar o Serviço de Património e Cadastro do sucedido, descrevendo os objetos desaparecidos ou destruídos e indicando os respetivos números de inventário.

Artigo 86.º

Extravios

Compete ao responsável pelo serviço onde se verifique o extravio informar o Serviço de Património e Cadastro do sucedido. Caso se apure o responsável pelo extravio do bem, o Município deverá ser ressarcido por este. A situação de abate só deverá ser efetuada após se ter esgotado todas as possibilidades de resolução interna do caso.

SECÇÃO VIII

Outras Disposições

Artigo 87.º

Imobilizado incorpóreo

1 - Aplicam-se ao imobilizado incorpóreo as normas aplicáveis ao imobilizado corpóreo, com as necessárias adaptações.

2 - Sempre que obrigatório ou útil na base da relação custo/benefício, devem ser efetuados estudos de viabilidade económica antes da decisão de aquisição ou de desenvolvimento.

3 - Sempre que se justifique, deve ser efetuado o registo no âmbito da propriedade industrial, designadamente quanto a logótipos, marcas e patentes.

4 - Deve ser efetuado o controlo dos custos incorridos com o desenvolvimento pelo próprio Município.

Artigo 88.º

Registo de propriedade

1 - Após a aquisição de qualquer imóvel a favor do Município, a Divisão Administrativa e Financeira promoverá a inscrição matricial e o averbamento do registo, na Repartição de Finanças e na Conservatória de Registo Predial, respetivamente, no prazo de quinze dias a contar da data da celebração da respetiva escritura.

2 - A inexistência de registo de bens implica a impossibilidade da sua alienação ou da sua efetiva consideração como parte integrante do património municipal, só se procedendo à sua respetiva contabilização após o cumprimento dos requisitos necessários à regularização da sua titularidade, sendo até lá, se não se regularizar, devidamente explicitada a situação em Anexo às Demonstrações Financeiras.

3 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com exceção de terrenos para construção, deverá ainda o Serviço de Património e Cadastro requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o seu cancelamento, consoante os casos, bem como dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia elétrica e de serviços de telecomunicações.

4 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os bens imóveis, os veículos automóveis e reboques, bem como todos os factos, ações e decisões previstas na legislação aplicável.

5 - Os prédios adquiridos, a qualquer título, há longos anos, mas ainda não inscritos a favor do Município, deverão ser objeto da devida inscrição na matriz predial e do devido registo na Conservatória do Registo Predial.

6 - Nos prédios rústicos e urbanos devem ser afixadas placas de identificação com a indicação de «Património Municipal». Excetuam-se os casos de manifesta e fundamentada impossibilidade.

7 - As chaves de bens imóveis propriedade do Município ficarão guardadas num chaveiro existente no Serviço de Património e Cadastro.

Artigo 89.º

Reconciliações e controlo de registo de imobilizado

1 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira a realização trimestral, de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas.

2 - O Serviço de Património e Cadastro realiza, durante o mês de dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do ativo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo prontamente a regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

3 - Em janeiro de cada ano, o Serviço de Património e Cadastro fornecerá um inventário patrimonial atualizado, com a respetiva imputação a cada serviço ou trabalhador.

4 - A Divisão Administrativa e Financeira assegurará a existência, em todas as instalações municipais, preferencialmente por sala, de uma lista, afixada em local visível, com a identificação dos bens ai existentes.

5 - A Divisão Administrativa e Financeira procederá ainda, de forma aleatória e por amostragem, a reconciliação entre as listas referidas no número anterior e os bens efetivamente existentes nas instalações.

Artigo 90.º

Viaturas

1 - A gestão da frota municipal é centralizada de forma a rentabilizar as aquisições, as manutenções, as reparações e as utilizações e compete à Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente.

2 - Apenas poderão circular, ao serviço do Município, as viaturas municipais que cumulativamente reúnam os seguintes requisitos:

a) Possuam os documentos legalmente exigíveis;

b) Possuam o certificado de seguro de danos em terceiros ou modalidade superior;

c) Estejam devidamente autorizadas a circular pelo Presidente da Câmara Municipal.

3 - Os veículos afetos ao serviço das diferentes unidades orgânicas deverão parquear nas instalações do Edifício Sede do Município, ou no Parque de Máquinas, Viaturas e Oficinas-Auto.

4 - Os condutores de todos os veículos que não parquearem nos locais mencionados no número anterior deverão indicar ao responsável pelo Parque de Máquinas, Viaturas e Oficinas-Auto, o local normal de parqueamento.

5 - Podem conduzir veículos municipais, todos os trabalhadores que exerçam funções no Município e sejam possuidores de licença de condução legalmente exigível sendo que, no caso de não deterem nenhuma das categorias profissionais inerentes às funções (motorista de ligeiros, motorista de pesados, condutor de máquinas pesadas e veículos especiais, etc.), deverão ser expressamente autorizados para o fazer pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competências delegadas.

6 - Os condutores dos veículos municipais são responsáveis pelos mesmos, zelando pela sua boa conservação e manutenção, participando ao Parque de Máquinas, Viaturas e Oficinas-Auto, que por sua vez comunicará à Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente, qualquer dano, anomalia ou falta de componentes detetados.

7 - Os condutores dos veículos municipais são responsáveis pelas infrações do Código da Estrada e demais legislação em vigor sendo também pessoalmente responsáveis pelo cumprimento das sanções aplicadas, designadamente, pagamento de multas ou coimas.

8 - A Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente manterá um registo informático, atualizado, de todas as viaturas municipais contendo todos os dados indispensáveis ao cabal conhecimento e gestão da frota, do qual serão remetidos à Divisão Administrativa e Financeira todos os elementos necessários para a atualização do inventário.

9 - O Serviço de Património e Cadastro atribuirá a cada veículo um número de frota, de acordo com as características da viatura, código que permitirá identificá-la perante todos os serviços municipais.

10 - Todos os condutores de veículos municipais deverão entregar periodicamente ao responsável pelo Parque de Máquinas, Viaturas e Oficinas-Auto um formulário normalizado, devidamente preenchido, contendo, no mínimo, os seguintes elementos:

a) Nome legível do condutor;

b) Identificação do veículo, matrícula e número de frota;

c) Serviço requisitante;

d) Quilometragem e horário de saída e entrada;

e) Tipo e quantidades de carga ou de trabalhos realizados.

11 - O/a Chefe da Divisão de Obras, Serviços Urbanos, Gestão Territorial e Ambiente promoverá, sem aviso prévio, por amostragem, à reconciliação entre os elementos constantes dos formulários normalizados relativamente ao início ou ao fim de um determinado dia e os registados na viatura parqueada, designadamente, no que respeita a quilometragem, elaborando o respetivo relatório.

12 - O abastecimento dos veículos municipais deverá ser efetuado nas estações de serviço da empresa com a qual o Município possui contrato, mediante a apresentação de um cartão magnético e a marcação dos quilómetros registados na viatura, ou por outro meio que garanta a fidelidade dos dados registados.

Artigo 91.º

Seguros

1 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira gerir a carteira de seguros relativamente às necessidades do Município de Almodôvar.

2 - Para esse efeito, deverá possuir, devidamente atualizado, registo, preferencialmente em suporte informático, de todas as apólices existentes e respetiva movimentação.

3 - O/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira deverá nomear um trabalhador responsável pelo acompanhamento da carteira de seguros do Município, incluindo os seguros dos membros dos órgãos do Município, dos trabalhadores e demais colaboradores que articulará com o Serviço de Recursos Humanos.

4 - Todos os bens móveis, imóveis e viaturas do Município deverão estar adequadamente segurados. Para o efeito compete à Divisão Administrativa e Financeira efetuar todas as diligências nesse sentido. Os bens que não se encontrem sujeitos a seguro obrigatório, poderão igualmente ser segurados mediante proposta autorizada.

5 - Os capitais seguros deverão estar atualizados com os valores patrimoniais, mediante despacho superior e sob proposta do Serviço de Património e Cadastro.

6 - Na base de dados de Inventário deverá constar, relativamente a cada bem e sempre que aplicável, a identificação do número da apólice e outros dados relevantes.

7 - Sempre que ocorra um acidente de viação, todos os procedimentos inerentes são da responsabilidade do serviço que gere as viaturas em articulação com o Serviço de Património e Cadastro.

8 - Mediante proposta, a Divisão Administrativa e Financeira deverá, após autorização do Presidente da Câmara Municipal, providenciar as alterações às condições inicialmente contratadas nas apólices, para se ajustar às necessidades do Município de Almodôvar.

CAPÍTULO X

Recursos Humanos

Artigo 92.º

Pessoal

1 - A Divisão Administrativa e Financeira procederá anualmente ao levantamento das necessidades de pessoal do Município, de forma a planear eventuais ajustamentos que se tornem necessários, em função da dinâmica interna e das Opções do Plano, procedendo à elaboração do Mapa de Pessoal.

2 - O recrutamento de pessoal para o Município, seja qual for a modalidade de que se revista, carece de prévia autorização da Câmara Municipal, nos termos da lei, sob proposta do Presidente da Câmara Municipal ou do Vereador com competência delegada.

3 - Não poderá ser efetuado qualquer recrutamento sem que exista adequada cabimentação orçamental e conste do levantamento referido no ponto 1 deste artigo.

4 - As admissões deverão ser sempre precedidas dos formalismos adequados, nos termos da legislação em vigor.

5 - Para cada trabalhador deve existir um processo individual, devidamente organizado e atualizado sempre que tal se justifique, que assumirá a forma de suporte de papel exclusivamente na medida do necessário.

6 - Apenas têm acesso ao processo individual do trabalhador, para além do próprio, o Presidente da Câmara Municipal, o Vereador com a área de gestão de recursos humanos quando não coincida com o Presidente da Câmara Municipal, o/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, e os trabalhadores do Serviço de Recursos Humanos.

7 - A mobilidade interna deverá ser sempre realizada através da Divisão Administrativa e Financeira, ouvidos os interessados e através de despacho do Presidente da Câmara Municipal ou de quem em este delegue, devendo ser refletido nas dotações orçamentais adequadas.

8 - A Divisão Administrativa e Financeira é responsável pelo controlo das despesas com trabalho extraordinário e em dias de descanso semanal e complementar devendo, numa ótica de gestão partilhada e de responsabilização de todos os dirigentes, fornecer a cada Dirigente ou Chefia de unidades orgânicas autónomas, o balancete mensal dos gastos imputados aos respetivos serviços.

9 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá assegurar que não são ultrapassados os limites legais determinados para a realização de trabalho extraordinário.

CAPÍTULO XI

Apoios e Subsídios

Artigo 93.º

Apoios

1 - A atribuição de subsídios deverá ser efetuada sempre de acordo com a matriz de competências constante da Lei 75/2013, de 12 de setembro, sempre em respeito pelos limites, princípios e competências estabelecidos nesses diplomas e demais legislação aplicável.

2 - Os subsídios são atribuídos nos termos fixados no Regulamento de Atribuição de Apoios às Associações Culturais, Artísticas, Recreativas, Humanitárias e de Solidariedade Social do Concelho de Almodôvar.

3 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá remeter semestralmente à Câmara Municipal a relação dos subsídios atribuídos e pagos.

4 - O Presidente da Câmara Municipal designará o Serviço/Gabinete para promover o acompanhamento da atividade das entidades beneficiárias de subsídios, de forma a assegurar que os dinheiros públicos são efetivamente utilizados de acordo com o fim a que se destinam.

5 - Deverá, igualmente, assegurar a recolha junto de cada uma das entidades subsidiadas, da entrega dos Planos e Orçamentos e dos Relatórios e Contas anuais.

6 - A Divisão Administrativa e Financeira só procederá ao processamento das Ordens de Pagamento relativas a subsídios após a informação expressa das unidades orgânicas proponentes de que os mesmos se encontram em condições de ser pagos, juntando a essa informação os respetivos elementos comprovativos.

7 - Quando se trate de subsídios destinados a despesas de capital, a Divisão Administrativa e Financeira assegurará, independentemente da entidade a quem sejam atribuídos, os seguintes procedimentos:

a) Previamente à emissão da Ordem de Pagamento, a existência de faturas comprovativas da execução do investimento à ordem da respetiva entidade beneficiária, para o que poderá solicitar a colaboração das unidades orgânicas proponentes do subsídio em causa;

b) No caso de verbas a libertar na forma de adiantamento, a verificação da sua previsão no respetivo contrato-programa/protocolo, ou na sua falta, a existência de prévia autorização.

8 - A Divisão Administrativa e Financeira deverá verificar, em conformidade com o disposto no respetivo Regulamento, se os subsídios concedidos a entidades legalmente existentes no Concelho, observaram a forma de Protocolo.

9 - O Serviço de Contabilidade deverá possuir, devidamente atualizado, um cadastro das entidades subsidiadas, do qual conste nomeadamente, os seguintes elementos: cópia da Ata da sua constituição, estatutos, indicação dos membros que representam a entidade para efeitos financeiros e respetiva identificação, comprovativos da situação regularizada relativamente a dívidas por contribuições ao Estado Português, Autarquias Locais e Segurança Social.

CAPÍTULO XII

Responsabilidade Funcional

Artigo 94.º

Violação de Regras

A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie infração disciplinar, dará lugar à instauração do procedimento competente nos termos previstos no Estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que exercem Funções Públicas.

Artigo 95.º

Efeitos na Classificação de Serviço

As informações de serviço que deem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, devidamente comprovadas, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em consideração na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO XIII

Disposições Finais e Transitórias

Artigo 96.º

Normas sobre Início e Final dos Mandatos

1 - Compete à Câmara Municipal, na primeira reunião de cada mandato, sob proposta do seu Presidente exarada em informação do/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira, definir a relação das receitas que devem ser objeto de cobrança virtual.

2 - No início e final de cada mandato do Órgão Executivo são lavrados termos de contagem dos montantes sobre a responsabilidade do Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente da Câmara Municipal, pelo/a Chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo Tesoureiro Municipal.

3 - Em caso de substituição do Tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo Tesoureiro cessante.

Artigo 97.º

Normas Supletivas

1 - Em tudo o omisso no presente Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao Órgão Executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento.

Artigo 98.º

Revogação de Normas Internas

1 - São revogadas eventuais normas internas e ordens de serviço em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

2 - Com a entrada em vigor do presente Regulamento fica revogado o Regulamento de Controlo Interno aprovado pela Câmara Municipal na reunião de 12 de dezembro de 2013, bem como todas as disposições municipais que o contrariem.

Artigo 99.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspeção-Geral de Finanças e ao Tribunal de Contas, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 100.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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