Portaria 163/2002
de 26 de Fevereiro
O Decreto-Lei 156/2001, de 11 de Maio, aprovou os Estatutos do Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial da Justiça (IGFPJ), conferindo-lhe atribuições e competências em relevantes matérias, designadamente a gestão financeira do Cofre Geral dos Tribunais e do Cofre dos Conservadores, Notários e Funcionários de Justiça e a gestão de todo o património imobiliário afecto ao Ministério da Justiça, para cujo exercício importa agora definir e institucionalizar adequada estrutura orgânica de suporte.

O quadro e âmbito estabelecidos para a acção do IGFPJ contemplam intervenções, a concretizar numa perspectiva global e operativa, em dois grandes domínios funcionais identificados, respectivamente, com a área que garante a gestão financeira e o sistema de informação e a área de coordenação e execução no sector patrimonial do Ministério da Justiça.

As atribuições cometidas ao IGFPJ evidenciam assim um amplo campo de intervenção a exigir o equilíbrio de organização, a harmonização de procedimentos e o rigor de coordenação requeridos pela coerente gestão dos recursos financeiros e patrimoniais da justiça, disponibilizados para acorrer ao conjunto das necessidades de investimento.

Nesta medida, é objectivo assegurar ao Instituto e aos respectivos gestores as condições de flexibilidade e dinâmica organizacional pretendidas na modernização das instituições públicas e favoráveis a agilizar a pronta e sobretudo eficiente realização das finalidades que lhe cabe prosseguir.

Aos órgãos de gestão, acompanhamento e fiscalização constituídos pelo conselho directivo, conselho consultivo e comissão de fiscalização juntam-se agora estruturas de apoio e de vocação operacional e produtiva para o desenvolvimento e prossecução das missões do Instituto.

Nestes termos, ao abrigo do artigo 4.º do Decreto-Lei 156/2001, de 11 de Maio:

Manda o Governo, pelo Ministro da Justiça, o seguinte:
1.º É aprovada a estrutura orgânica interna do Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial da Justiça, publicada em anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Pelo Ministro da Justiça, Eduardo Arménio do Nascimento Cabrita, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Justiça, em 21 de Janeiro de 2002.

Estrutura orgânica do Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial da Justiça
Artigo 1.º
Áreas de actividade
1 - O Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial da Justiça, adiante designado por IGFPJ, para a realização das atribuições que lhe estão cometidas pelo Decreto-Lei 156/2001, de 11 de Maio, desenvolve actividades nas áreas financeira, do património imobiliário e da administração geral.

2 - Na área financeira são asseguradas funções de planeamento, execução e controlo relativamente à arrecadação, afectação e utilização dos recursos financeiros provenientes do Cofre Geral dos Tribunais e do Cofre dos Conservadores, Notários e Funcionários de Justiça, adiante designados por, respectivamente, CGT e CCNFJ, e de outros recursos financeiros do IGFPJ, bem como a execução das operações contabilísticas nas ópticas orçamental, patrimonial e analítica.

3 - Na área do património imobiliário são asseguradas funções de planeamento, execução e controlo dos procedimentos relativos a aquisições, alienações, arrendamentos, projectos, obras, afectações e utilizações no domínio dos bens imobiliários de titularidade do Ministério da Justiça ou a ele afectos.

4 - Na área da administração geral são asseguradas funções de planeamento, execução e controlo relativamente à selecção, recrutamento, afectação e utilização dos recursos humanos, materiais e de informação do IGFPJ, do apetrechamento das casas de função e da frota automóvel do Ministério da Justiça.

Artigo 2.º
Organização interna
1 - O IGFPJ está internamente organizado em unidades orgânicas permanentes integradas numa estrutura hierárquico-funcional dependente do conselho directivo.

2 - São unidades orgânicas permanentes do IGFPJ:
a) Os departamentos, agrupados em três áreas - financeira, do património imobiliário e da administração geral;

b) As unidades de apoio directo à gestão, nos domínios da auditoria interna, dos assuntos jurídicos e da gestão de fundos.

3 - A estrutura referida no número anterior poderá ser complementada e articulada com unidades não permanentes.

Artigo 3.º
Unidades orgânicas permanentes
1 - Constituem unidades orgânicas permanentes do IGFPJ:
a) Na área financeira:
Departamento de Gestão Financeira;
Departamento de Operações Contabilísticas;
b) Na área de património imobiliário:
Departamento de Desenvolvimento Imobiliário;
Departamento de Gestão de Empreendimentos;
Departamento de Administração e Controlo Patrimonial;
c) Na área de administração geral:
Departamento de Administração Geral;
d) No apoio directo à gestão:
Unidade de Auditoria Interna;
Unidade de Assuntos Jurídicos;
Unidade de Gestão de Fundos.
2 - As unidades orgânicas referidas no número anterior são responsáveis pelo cumprimento das respectivas competências, desenvolvem a sua actividade através de planos anuais integrados no plano do IGFPJ e a respectiva estrutura interna é determinada pelo conselho directivo.

3 - Na medida em que a natureza, diversidade ou condições de realização das atribuições sectoriais o justifiquem, designadamente para atender a conveniências, seja de segregação, coordenação e acompanhamento, seja de execução funcional, ou, ainda, de forma geral, por se reconhecerem susceptíveis de acrescer a qualidade global das prestações, o conselho directivo poderá deliberar a constituição de estruturas complementares, configurando gabinetes, núcleos ou sectores, explicitando os respectivos enquadramento e mandato funcional a que ficam dedicados.

4 - As estruturas complementares criadas nos termos do número anterior são extintas por deliberação do conselho directivo.

5 - A gestão das unidades orgânicas permanentes, departamentos e unidades de apoio directo à gestão é exercida por dirigentes nomeados por deliberação do conselho directivo.

6 - Os departamentos são dirigidos por directores com enquadramento funcional e hierárquico fixado na deliberação de nomeação.

7 - As unidades de apoio directo à gestão são dirigidas por coordenadores na dependência directa do conselho directivo e com o enquadramento funcional fixado na deliberação de nomeação.

8 - Sem prejuízo do disposto nos números anteriores, o conselho directivo poderá nomear directores-coordenadores para a área financeira e para a área do património imobiliário, que assumirão a coordenação geral dos departamentos integrados nas respectivas áreas.

9 - As estruturas complementares, gabinetes, núcleos e sectores, poderão ser dirigidos, respectivamente, por coordenadores de gabinete, supervisores de núcleo e chefes de sector, nomeados pelo conselho directivo mediante deliberação fixando, nomeadamente o enquadramento funcional e hierárquico a que ficam subordinados.

10 - Os directores-coordenadores, directores e coordenadores poderão ser incumbidos da gestão de mais de uma unidade orgânica, sempre que o conselho directivo o entenda necessário e o determine.

Artigo 4.º
Unidades não permanentes
1 - Para concretização de objectivos de natureza multidisciplinar e temporária que requeira a intervenção simultânea de diversas unidades orgânicas permanentes ou de especificidade e relevância que requeiram um tratamento diferenciado podem ser constituídos grupos ou equipas de projecto.

2 - A criação de grupos ou equipas de projecto é da competência do conselho directivo, devendo na respectiva deliberação constar a sua composição e chefia, o âmbito das funções que lhe são cometidas, os objectivos a prosseguir e a respectiva calendarização.

Artigo 5.º
Departamento de Gestão Financeira
São competências do Departamento de Gestão Financeira, designadamente:
a) Elaborar os planos financeiros relativos à intervenção dos Cofres e do IGFPJ e acompanhar a sua execução;

b) Formular propostas para as dotações globais a atribuir aos serviços financiados pelos Cofres, bem como as respectivas alterações;

c) Elaborar os orçamentos dos Cofres e do IGFPJ, preparar as respectivas alterações e assegurar o acompanhamento da execução orçamental;

d) Promover ou efectuar estudos de apoio à gestão financeira na administração da justiça e apoiar a mobilização e gestão dos respectivos recursos financeiros;

e) Promover ou efectuar estudos de medidas de desenvolvimento na administração financeira da justiça, visando, nomeadamente, a arrecadação e gestão optimizada das receitas, bem como a racionalização das despesas;

f) Prestar colaboração na preparação e no acompanhamento da execução dos planos financeiros anuais e plurianuais no âmbito do Ministério da Justiça e promover o exercício das funções de planeamento, organização, direcção e controlo na respectiva gestão financeira;

g) Preparar os planos de tesouraria dos Cofres e do IGFPJ e informação sobre as posições e movimentos de tesouraria respectivos, identificando e programando excedentes de tesouraria;

h) Controlar os recebimentos e executar pagamentos relativos a receitas e despesas dos Cofres e do IGFPJ;

i) Executar as operações no âmbito da gestão das receitas e das despesas relativas a custas dos processos judiciais e controlar o respectivo sistema;

j) Executar e controlar movimentos nas contas bancárias dos Cofres e do IGFPJ;
k) Assegurar a constituição, reconstituição e liquidação dos fundos de maneio autorizados no IGFPJ.

Artigo 6.º
Departamento de Operações Contabilísticas
São competências do Departamento de Operações Contabilísticas, designadamente:
a) Conferir as receitas que por lei sejam destinadas aos Cofres e ao IGFPJ;
b) Conferir e preparar para pagamento documentação relativa a despesas a suportar pelos Cofres ou pelo IGFPJ;

c) Assegurar a contabilização das operações relativas aos Cofres, ao IGFPJ e ao Fundo de Garantia Financeira da Justiça na perspectiva orçamental, patrimonial e analítica;

d) Elaborar os documentos de prestação de contas e informação periódica de natureza orçamental, patrimonial e analítica relativamente aos Cofres, ao IGFPJ e ao Fundo de Garantia Financeira da Justiça;

e) Apreciar as contas de gerência que devam ser submetidas ao IGFPJ;
f) Acompanhar os procedimentos de controlo interno e contabilísticos seguidos pelas entidades que tenham a seu cargo o recebimento de receitas e o pagamento de despesas respeitantes aos Cofres.

Artigo 7.º
Departamento de Desenvolvimento Imobiliário
São competências do Departamento de Desenvolvimento Imobiliário, designadamente:

a) Planear, em articulação com os diversos órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça, as necessidades no domínio das instalações;

b) Promover estudos relativos à gestão patrimonial e às necessidades a médio e longo prazos do Ministério da Justiça;

c) Estudar e desenvolver sistemas inovadores de gestão patrimonial, envolvendo parceiros públicos e privados, de modo a flexibilizar os modelos de lançamento, concretização e exploração de empreendimentos destinados à realização das funções atribuídas ao Ministério da Justiça;

d) Emitir parecer relativamente à gestão do património próprio dos organismos do Ministério da Justiça;

e) Definir tipologias das instalações e dos equipamentos a utilizar pelos serviços da justiça;

f) Desenvolver e implementar sistemas de qualidade e segurança na organização, preparação e execução de intervenções na área do património imobiliário;

g) Elaborar normas relativas a materiais e técnicas de construção, caracterização de terrenos e edifícios, gestão e utilização de espaços e segurança de instalações;

h) Elaborar estudos destinados a aquisição, arrendamento e alienação de bens imóveis a afectar ou afectos ao Ministério da Justiça;

i) Acompanhar os órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça no planeamento e definição de programas relativos a obras novas e grandes obras de conservação, de remodelação ou de adaptação de equipamentos da justiça;

j) Desenvolver e acompanhar a utilização de um sistema de informação de base territorial relativo ao património imobiliário, empreendimentos em curso e necessidades previsionais do Ministério da Justiça;

k) Adequar a programação das intervenções imobiliárias às fontes de financiamento à disposição do IGFPJ.

Artigo 8.º
Departamento de Gestão de Empreendimentos
São competências do Departamento de Gestão de Empreendimentos, designadamente:
a) Realizar ou promover estudos e projectos de concepção e construção de imóveis destinados à instalação de tribunais, estabelecimentos prisionais, centros educativos, serviços externos dos registos e notariado, casas de magistrados e outros serviços do Ministério da Justiça;

b) Realizar ou promover estudos e projectos de obras de adaptação, ampliação, remodelação ou restauro de imóveis ou parte de imóveis afectos aos serviços de justiça;

c) Acompanhar a elaboração dos projectos desenvolvidos por entidades externas, apreciando-os e determinando as necessárias alterações;

d) Promover a execução das empreitadas necessárias ao desenvolvimento dos projectos referidos nas alíneas a) e b);

e) Assegurar a gestão e fiscalização, directamente ou com recurso a entidades externas, das empreitadas referidas na alínea anterior;

f) Organizar e lançar os procedimentos para execução dos projectos e empreitadas referidos nas alíneas anteriores;

g) Preparar os instrumentos adequados à contratação externa de serviços no âmbito de arquitectura e engenharia a que se referem as alíneas anteriores.

Artigo 9.º
Departamento de Administração e Controlo Imobiliário
São competências do Departamento de Administração e Controlo Imobiliário, designadamente:

a) Administrar o património imobiliário afecto ao IGFPJ;
b) Estabelecer critérios de administração do património imobiliário afecto aos órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça;

c) Proceder à atribuição de instalações aos diversos órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça;

d) Gerir e afectar casas de função a magistrados judiciais e do Ministério Público;

e) Promover as avaliações do património imobiliário afecto ou a utilizar pelo Ministério da Justiça;

f) Proceder a aquisições, arrendamentos e alienações de bens imóveis relativos à instalação de serviços e órgãos do Ministério;

g) Prestar apoio na preparação dos instrumentos e procedimentos de contratação externa de serviços na área do património imobiliário e acompanhar a execução dos contratos;

h) Assegurar a circulação da documentação e manter actualizados os processos da área do património imobiliário;

i) Proceder à recolha de informação sobre cadastro dos bens imóveis afectos ao Ministério da Justiça;

j) Organizar e manter actualizados o inventário e cadastro dos bens imóveis afectos ao Ministério da Justiça;

k) Conceber e organizar um sistema de monitorização das intervenções imobiliárias;

l) Assegurar a gestão e controlo da execução física e temporal dos empreendimentos programados;

m) Assegurar a gestão e controlo dos meios humanos e financeiros afectos à concretização dos empreendimentos programados;

n) Assegurar a gestão, conservação e segurança das instalações do IGFPJ;
o) Assegurar a coordenação das intervenções programadas pelo IGFPJ com as promovidas por outros organismos do Ministério da Justiça;

p) Gerir o sistema de informação de base territorial relativo ao património imobiliário, empreendimentos em curso e necessidades previsionais do Ministério da Justiça.

Artigo 10.º
Departamento de Administração Geral
São competências do Departamento de Administração Geral, designadamente:
a) Elaborar planos de actividade anuais e plurianuais no IGFPJ, bem como os respectivos relatórios de execução, em coordenação com as várias unidades orgânicas;

b) Assegurar a administração dos recursos humanos do IGFPJ, nas vertentes processual, remuneratória e das condições de trabalho;

c) Elaborar os planos e acções de formação, promover a realização das acções e proceder à avaliação anual da formação;

d) Elaborar o balanço social;
e) Promover o desenvolvimento e manutenção dos sistemas organizacionais e informáticos do IGFPJ, em coordenação com os serviços competentes do Ministério;

f) Assegurar o funcionamento dos serviços gerais de expediente e de arquivo do IGFPJ;

g) Assegurar a divulgação de informação e de documentação de interesse para o IGFPJ, designadamente através do recurso a novas tecnologias;

h) Manter actualizado e gerir o arquivo bibliográfico e documental;
i) Assegurar a satisfação das necessidades de aprovisionamento do IGFPJ;
j) Organizar e manter actualizado o inventário do parque automóvel do Ministério da Justiça e planear e executar as respectivas aquisições;

k) Apoiar os órgãos, serviços e organismos do Ministério da Justiça na aquisição de bens e equipamentos de uso generalizado que justifique a aquisição centralizada;

l) Gerir e adquirir os equipamentos necessários às casas de função dos magistrados judiciais e do Ministério Público.

Artigo 11.º
Unidade de Auditoria Interna
São competências da Unidade de Auditoria Interna, designadamente:
a) Avaliar a adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno existentes no IGFPJ;

b) Verificar a conformidade das actividades prosseguidas pelos serviços do IGFPJ com os objectivos, os planos, as normas internas e a legislação aplicável;

c) Verificar a fiabilidade e a qualidade da informação recolhida, tratada, produzida ou divulgada pelo IGFPJ;

d) Avaliar a aplicação dos recursos financeiros administrados pelo IGFPJ;
e) Formular propostas de medidas de aperfeiçoamento e desenvolvimento dos sistemas e procedimentos operacionais, contabilísticos e de controlo interno;

f) Orientar a preparação e assegurar a prestação de informação às entidades de controlo interno e externo.

Artigo 12.º
Unidade de Assuntos Jurídicos
São competências da Unidade de Assuntos Jurídicos, designadamente:
a) Emitir pareceres e prestar apoio de natureza jurídica aos órgãos e unidades orgânicas do IGFPJ, por determinação do conselho directivo;

b) Proceder à apreciação e elaboração de projectos, designadamente de diplomas legais, de portarias e de despachos, quando determinados pela tutela ao IGFPJ;

c) Acompanhar os processos contenciosos que envolvam o IGFPJ;
d) Assegurar o patrocínio judicial do IGFPJ, quando lhe seja conferido mandato para o efeito, e acompanhar os respectivos processos.

Artigo 13.º
Unidade de Gestão de Fundos
São competências da Unidade de Gestão de Fundos, designadamente:
a) Acompanhar os mercados financeiros, identificando os instrumentos que se mostrem adequados à rendibilização dos activos do Fundo de Garantia Financeira da Justiça e de excedentes de tesouraria dos Cofres e do IGFPJ;

b) Planear e concretizar investimentos do Fundo de Garantia Financeira da Justiça de acordo com a política definida e as utilizações dos seus fundos próprios;

c) Acompanhar e avaliar a gestão da parte da carteira do Fundo de Garantia Financeira da Justiça que esteja confiada a entidades financeiras especializadas;

d) Efectuar as aplicações dos excedentes de fundos identificados no âmbito da gestão de tesouraria.