Portaria 686/2001
de 5 de Julho
O aumento contínuo dos documentos nos serviços centrais e regionais da Inspecção-Geral das Actividades Económicas (IGAE) tem vindo a originar graves problemas na gestão dos espaços que lhes estão destinados, bem como acrescidas dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação.

Torna-se, por isso, necessário criar condições objectivas para que seja avaliado, seleccionado, preservado e valorizado o património arquivístico da IGAE, em consonância com uma gestão mais eficaz.

O objectivo do presente diploma consubstancia-se num conjunto de normas definidoras de procedimentos capazes de transformar o arquivo da IGAE num centro de difusão de informação dinâmico, que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e eliminação dos documentos, bem como da definição de prazos de conservação.

Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Cultura, aprovar o seguinte:
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA INSPECÇÃO-GERAL DAS ACTIVIDADES ECONÓMICAS

Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Inspecção-Geral das Actividades Económicas, adiante abreviadamente designada por IGAE.

Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da IGAE tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da IGAE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final nos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGAE.

Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela IGAE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º

Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a IGAE obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a IGAE vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.

Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhados por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.

2 - O modelo do auto consta do anexo III à presente portaria.
Artigo 10.º
Substituição de suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGAE atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Artigo 13.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 5 de Junho de 2001.
O Ministro da Economia, Mário Cristina de Sousa. - O Ministro da Cultura, José Estêvão Cangarato Sasportes.

ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)

ANEXO II
Auto de entrega
(ver modelo no documento original)
Guia de remessa
(ver modelo no documento original)

ANEXO III
Auto de eliminação
(ver modelo no documento original)
Auto de eliminação
(ver modelo no documento original)