Portaria 242/2001
de 22 de Março
No decurso da sua actividade como órgão de soberania, a Presidência da República tem vindo a acumular um grande acervo documental que justifica a avaliação, selecção, preservação e valorização do património arquivístico, através de um sistema de gestão desse património que permita a determinação de prazos de conservação arquivística, a eliminação de documentos sem valor arquivístico, com inerentes vantagens funcionais e económicas para os vários serviços, e assegurar a conservação de documentos com interesse histórico, cultural, científico, administrativo ou outro atendível.

Assim, é finalidade do presente diploma instituir um conjunto de normas que regulem o ciclo de vida da documentação de arquivo, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, eliminação e substituição de suporte.

Nestes termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, aprovar o seguinte:

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Presidência da República, adiante designada por PR.

Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da PR tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa dos documentos.

2 - Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção anexa ao presente Regulamento, de que faz parte integrante, e são da responsabilidade da PR.

3 - Os prazos de conservação administrativa contam-se a partir da data final do documento, colecção, ou processo, salvo se outra menção constar da tabela de selecção.

4 - Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta da PR.

Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela PR, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º

Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a PR obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a PR vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, os documentos que, de acordo com a tabela de selecção, sejam de conservação permanente devem ser remetidos para arquivo definitivo.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas atrás referidas devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem.

2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa são os constantes do anexo II ao presente Regulamento.

Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - É vedada a eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O modelo consta do anexo III ao presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

3 - As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade dos arquivos da PR atenderão a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre a execução do disposto na presente portaria.

Artigo 13.º
Entrada em vigor
O disposto na presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 24 de Novembro de 2000.
O Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, Vitalino José Ferreira Prova Canas. - Pelo Ministro da Cultura, João Alexandre do Nascimento Baptista, Secretário de Estado da Cultura.

ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)

ANEXO II
Presidência da República
Auto de entrega
(ver modelo no documento original)
Presidência da República
Guia de remessa
(ver modelo no documento original)

ANEXO III
Presidência da República
Auto de eliminação
(ver modelo no documento original)