Regulamento Orgânico dos Serviços da Reitoria da Universidade de Lisboa
O Plano Estratégico da Universidade de Lisboa para o Quadriénio 2009/2013 prevê uma alteração profunda da Reitoria, com o reforço dos Serviços Partilhados enquanto centro de apoio e de prestação de serviços ao conjunto da Universidade.
A perspetiva adotada aponta para uma reestruturação orgânica e funcional, reservando para os Serviços da Reitoria um papel de conceção, planeamento e controlo, bem como funções de natureza global e estratégica que sejam transversais à Universidade.
Esta orientação foi confirmada na alteração aos Estatutos da Universidade de Lisboa (publicados na 2.ª série do Diário da República n.º 229, de 29 de novembro de 2011) e nas deliberações do Conselho Geral da Universidade de Lisboa de 30 de novembro de 2011.
O presente Regulamento Orgânico dos Serviços da Reitoria da Universidade de Lisboa concretiza as orientações acima definidas e reduz em cerca de 30 % os cargos dirigentes.
Assim, nos termos da lei e dos Estatutos da Universidade de Lisboa, considerando em particular o disposto na alínea g) do n.º 1 do artigo 31.º dos Estatutos, aprovo o novo Regulamento Orgânico dos Serviços da Reitoria da Universidade de Lisboa.
CAPÍTULO I
Fins e estrutura
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O Regulamento Orgânico define a organização, as atribuições e as competências dos Serviços da Reitoria da Universidade de Lisboa.
2 - O Regulamento estabelece a existência de:
a) Gabinete de Apoio ao Reitor;
b) Gabinete de Garantia da Qualidade;
c) Serviços diretamente dependentes do Administrador.
CAPÍTULO II
Gabinetes
Artigo 2.º
Gabinete de Apoio ao Reitor
1 - O Gabinete de Apoio ao Reitor tem como missão assegurar os serviços de apoio ao Reitor e à equipa reitoral, designadamente no que diz respeito aos seguintes objetivos:
a) Assegurar a comunicação no seio dos órgãos de governo da Universidade, na articulação com os responsáveis pelas unidades orgânicas e na ligação ao exterior;
b) Acompanhar o trabalho dos órgãos de governo da Universidade presididos pelo Reitor, designadamente o Senado e o Conselho Universitário, apoiando a preparação, divulgação e concretização das suas deliberações;
c) Apoiar a coordenação das áreas estratégicas;
d) Preparar os processos de tomada de decisão do Reitor e da equipa reitoral, bem como a sua divulgação e a sua execução;
e) Apoiar a ação do Provedor do Estudante;
f) Promover a ligação entre a equipa reitoral e as associações de estudantes, apoiar iniciativas estudantis e a atividade da Associação dos Antigos Alunos da Universidade de Lisboa;
g) Promover a articulação com as associações e fundações existentes no seio da Universidade;
h) Coordenar o processo de receção, distribuição e expedição de documentos da Reitoria.
2 - O Gabinete de Apoio ao Reitor funciona na dependência direta do Reitor e é coordenado por um Chefe de Gabinete.
3 - O Chefe de Gabinete é um cargo de direção superior de segundo grau.
Artigo 3.º
Gabinete de Garantia da Qualidade
1 - O Gabinete de Garantia da Qualidade desenvolve a sua atividade no âmbito dos processos de garantia da qualidade, dando apoio técnico e administrativo ao Conselho de Garantia da Qualidade.
2 - O Gabinete exerce a sua ação sob a supervisão e dependência funcional direta do membro da equipa reitoral responsável pelo pelouro da Garantia da Qualidade.
3 - No cumprimento das suas finalidades, cabe ao Gabinete, designadamente:
a) Coordenar e apoiar os processos de avaliação interna e de avaliação externa na Universidade de Lisboa;
b) Elaborar e atualizar o plano de garantia da qualidade da Universidade;
c) Construir bases de dados, indicadores de gestão e dados estatísticos, elaborando relatórios periódicos;
d) Analisar, propor e acompanhar a melhoria dos processos e procedimentos organizacionais;
e) Organizar, em colaboração com outros serviços da Reitoria e das unidades orgânicas da Universidade de Lisboa, os processos de acreditação a apresentar às entidades competentes;
f) Recolher e sistematizar informação sobre a produção científica, bem como sobre a valorização social e económica do conhecimento, em estreita colaboração com o Gabinete de Apoio à Investigação e as Unidades de Investigação e Desenvolvimento da Universidade de Lisboa;
g) Assegurar um sistema de informação e meios de divulgação dos processos de garantia da qualidade na Universidade.
4 - O Coordenador do Gabinete é cargo de direção intermédia de primeiro grau.
5 - O Gabinete é apoiado nas suas atividades pelos serviços relevantes da Universidade de Lisboa, com os quais pode corresponder-se diretamente.
Capítulo III
Administrador da Universidade
Artigo 4.º
Administrador
1 - Compete ao Administrador da Universidade de Lisboa dirigir os serviços dependentes da administração, integrar o Conselho de Gestão e assumir a coordenação geral da administração da Universidade.
2 - O Administrador é cargo de direção superior de primeiro grau.
3 - O Administrador pode ser coadjuvado na sua ação por um Administrador Adjunto que é cargo de direção intermédia de primeiro grau.
4 - O Administrador pode ser designado pelo Reitor para exercer as funções de Diretor Executivo do Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa, nos termos do artigo 34.º dos Estatutos da Universidade de Lisboa, sem qualquer remuneração adicional.
Artigo 5.º
Organização
1 - Dependem do Administrador os seguintes departamentos e gabinete:
a) Departamento Académico;
b) Departamento de Documentação;
c) Departamento de Estratégia e Relações Externas;
d) Gabinete Jurídico.
2 - Os Departamentos são dirigidos por diretores, cargo de direção intermédia de primeiro grau.
3 - O Gabinete Jurídico é dirigido por um coordenador, cargo de direção intermédia de primeiro grau.
4 - As Divisões inseridas nos vários Departamentos são dirigidas por chefes de divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.
Artigo 6.º
Departamento Académico
1 - O Departamento Académico acompanha, no domínio administrativo, o regime escolar dos alunos bem como outras matérias de âmbito académico, competindo-lhe designadamente:
a) Organizar os processos de criação, alteração e extinção dos cursos existentes na Universidade e dos respetivos planos de estudos, incluindo os cursos não conferentes de grau académico;
b) Organizar, em colaboração com outros serviços da Reitoria e das unidades orgânicas da Universidade de Lisboa, os processos de acreditação dos cursos a apresentar às entidades competentes;
c) Organizar as provas conducentes à concessão de graus e títulos académicos;
d) Instruir os processos de equivalência, de reconhecimento e de registo de habilitações de nível superior;
e) Proceder à emissão de certidões e de diplomas de estudos;
f) Recolher e sistematizar informação estatística sobre os alunos;
g) Elaborar os processos do registo académico relativos à mobilidade e ao intercâmbio de estudantes entre universidades;
h) Responder às reclamações apresentadas sobre matérias da sua competência, notificando as decisões que sobre as mesmas forem proferidas;
i) Apoiar o funcionamento do Conselho Universitário e das áreas estratégicas nas matérias incluídas no âmbito das suas competências;
j) Realizar todos os processos de acesso e creditação das qualificações na Universidade de Lisboa;
l) Organizar os processos e procedimentos de concursos de pessoal docente da Universidade de Lisboa;
m) Coordenar e regulamentar as bolsas de mérito e outros incentivos e apoios a atribuir aos estudantes;
n) Promover a inserção na vida ativa e a empregabilidade dos estudantes da Universidade;
o) Realizar outras atividades do domínio administrativo da área académica que lhe sejam superiormente atribuídas.
2 - O Departamento Académico é constituído por:
a) Divisão de Acreditação, Provas e Concursos;
b) Divisão de Alunos.
3 - Na Divisão de Acreditação, Provas e Concursos ficam constituídos três núcleos:
a) Núcleo de Acreditação;
b) Núcleo de Concursos de Pessoal Docente;
c) Núcleo de Provas Académicas.
4 - Na Divisão de Alunos ficam constituídos dois núcleos:
a) Núcleo de Formação ao Longo da Vida;
b) Núcleo de Programas Académicos Internacionais.
Artigo 7.º
Departamento de Documentação
1 - O Departamento de Documentação tem como missão manter e desenvolver coleções e serviços que apoiem as necessidades de ensino e investigação, competindo-lhe designadamente:
a) Coordenar e gerir o Sistema Integrado das Bibliotecas da Universidade de Lisboa (SIBUL) e os Arquivos da Universidade de Lisboa;
b) Fornecer documentação às atividades de investigação, facilitando um acesso integrado à informação científica e académica nacional e internacional;
c) Promover projetos de investigação na área das Ciências da Informação, nomeadamente estudos sobre a produção científica, e na área da História da Universidade;
d) Contribuir para a visibilidade da produção científica da Universidade de Lisboa, nomeadamente através da gestão e divulgação da sua Biblioteca Digital e do seu Repositório Institucional;
e) Apoiar a formação dos profissionais das bibliotecas e dos seus utilizadores;
f) Promover o acesso à informação através da consolidação de parcerias internas e externas à Universidade, nomeadamente a participação no consórcio nacional B-on e no Projeto RCAAP;
g) Organizar, preservar e tratar o património bibliográfico e iconográfico da Universidade de Lisboa.
2 - No seio do Departamento de Documentação ficam constituídos dois núcleos:
a) Núcleo de Arquivo;
b) Núcleo de Bibliotecas.
Artigo 8.º
Departamento de Estratégia e Relações Externas
1 - O Departamento de Estratégia e Relações Externas tem como atribuições o apoio às decisões estratégicas da equipa reitoral e às suas relações com o exterior, no plano nacional e internacional, competindo-lhe designadamente:
a) Elaborar a proposta técnica e acompanhar a execução do orçamento e efetuar o seu acompanhamento periódico;
b) Assegurar a gestão financeira e orçamental transversal à Universidade de Lisboa;
c) Realizar estudos e trabalhos de planeamento e prospetiva;
d) Assegurar a comunicação e as relações externas da Universidade;
e) Concretizar as orientações da Universidade na área cultural;
f) Promover as políticas de internacionalização;
g) Desempenhar outras atividades que lhe sejam superiormente atribuídas.
2 - O Departamento de Estratégia e Relações Externas é constituído pela Divisão de Estudos e Planeamento e pela Divisão de Assuntos Culturais e Internacionais.
3 - A Divisão de Estudos e Planeamento desenvolve as suas funções no âmbito da realização de trabalhos de planeamento, estudos prospetivos e gestão estratégica de apoio à decisão da equipa reitoral, competindo-lhe, designadamente, em articulação com outras unidades e serviços:
a) Recolher e promover o tratamento de dados, no domínio do planeamento e gestão estratégica, que possam servir de base à tomada de decisão da equipa reitoral;
b) Produzir documentos de planeamento e gestão estratégica, da Universidade de Lisboa;
c) Produzir indicadores de desempenho da Universidade de Lisboa;
d) Apoiar o desenvolvimento, implementação e gestão de projetos transversais à Universidade de Lisboa;
e) Proceder ao acompanhamento e controlo das atividades da Universidade de Lisboa, previstas nos seus documentos de planeamento, previsão orçamental, reporte e prestação de contas;
f) Recolher e tratar a informação das Unidades Orgânicas e outras unidades da Universidade de Lisboa, a incluir nas publicações oficiais da Universidade de Lisboa.
4 - À Divisão de Assuntos Culturais e Internacionais:
a) Apoiar a política de cooperação com as universidades nacionais e estrangeiras;
b) Coordenar a participação da Universidade nos programas internacionais de cooperação e intercâmbio, promovendo a mobilidade de estudantes, professores e investigadores, bem com a atração de estudantes estrangeiros;
c) Organizar e participar em eventos nacionais e internacionais;
d) Apoiar o Instituto Confúcio da Universidade de Lisboa;
e) Publicar informações sobre a Universidade de Lisboa;
f) Dinamizar as atividades culturais da Universidade de Lisboa;
g) Gerir os espaços e infraestruturas da Reitoria da Universidade de Lisboa para atividades culturais e outros eventos;
h) Organizar os atos solenes e as cerimónias académicas;
i) Garantir a produção do material de merchandising da Universidade de Lisboa;
j) Acompanhar a concretização de protocolos de cooperação com instituições de âmbito nacional, regional e local, e com outras entidades públicas e privadas;
l) Coordenar as atividades ligadas ao Prémio Universidade de Lisboa e outros;
m) Promover uma divulgação eficaz e atempada das atividades da Universidade de Lisboa, nos meios de comunicação social, bem como junto de instituições congéneres, nacionais e internacionais;
n) Promover uma cultura uniforme de comunicação na Universidade de Lisboa, através do incentivo à utilização de terminologias, designs e ferramentas de comunicação comuns;
o) Coordenar a organização do portal da Universidade de Lisboa, tanto ao nível da imagem como da inclusão e atualização de conteúdos, de modo a fazer uma ligação sequencial, harmoniosa e intuitiva com os vários portais das Unidades Orgânicas.
5 - No seio da Divisão de Assuntos Culturais e Internacionais ficam constituídos quatro núcleos:
a) Núcleo Cultural;
b) Núcleo de Comunicação;
c) Núcleo de Relações Externas;
d) Núcleo de Relações Internacionais.
Artigo 9.º
Gabinete Jurídico
O Gabinete Jurídico é um serviço de apoio jurídico à Reitoria e à Universidade de Lisboa, competindo-lhe designadamente:
a) Conceder apoio jurídico, nomeadamente através da emissão de estudos, informações e pareceres relativos à gestão administrativa, financeira, académica e patrimonial da Universidade de Lisboa;
b) Representar a Universidade de Lisboa nas ações judiciais, recursos e demais procedimentos que correm os seus termos nos Tribunais Administrativos em que aquela seja parte, acompanhando a respetiva tramitação;
c) Proceder à apreciação técnico-jurídica de regulamentos e estatutos e outros diplomas normativos;
d) Acompanhar o desenvolvimento de novos procedimentos decorrentes de alterações legislativas;
e) Apoiar a realização de auditorias junto das várias unidades orgânicas;
f) Elaborar estudos, pareceres e informação de caráter jurídico de âmbito harmonizador nas áreas académica, de recursos humanos, financeiros e de contratação pública;
g) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;
h) Apoiar tecnicamente os processos de realização de despesa, sempre que seja solicitado;
i) Proceder à organização e instrução de inquéritos e processos de natureza disciplinar, ordenados pelos órgãos legalmente competentes;
j) Recolher e divulgar a legislação pertinente para a atividade da Universidade;
l) Apoiar os processos e procedimentos de concursos do pessoal docente da Universidade.
Capítulo IV
Estruturas e Pessoal
Artigo 10.º
Atribuições dos Núcleos
As atribuições dos núcleos são aprovadas por despacho do Reitor, mediante proposta do Administrador.
Artigo 11.º
Estrutura Flexível
1 - Por despacho reitoral, sob proposta do Administrador, podem ser criados outros núcleos, para além dos que se encontram previstos no presente Regulamento Orgânico, tendo como objetivo uma maior eficácia e responsabilização.
2 - Podem ainda ser criados grupos de trabalho ou de projeto, por despacho reitoral, tendo em vista responder a necessidades não permanentes da Reitoria e da Administração da Universidade, visando solucionar novos problemas, cumprir tarefas de caráter temporário ou realizar atividades que exijam a sua constituição.
3 - Os despachos reitorais previstos nos números anteriores determinam o objeto e âmbito da ação, o período de funcionamento e a respetiva composição, bem como o responsável pela sua coordenação.
4 - Os núcleos e grupos de trabalho ou de projeto podem ser coordenados por dirigentes intermédios de terceiro ou quarto grau, desde que tal se justifique, tendo em conta a especificidade e complexidade das funções a desempenhar.
Artigo 12.º
Quadros de cargos de direção
Os cargos de direção superior de primeiro grau e de segundo grau e de direção intermédia de primeiro grau e de segundo grau constam do mapa anexo ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.
Artigo 13.º
Cargos de direção
1 - O pessoal dirigente da Reitoria rege-se pelo disposto na Lei 2/2004, de 15 de janeiro.
2 - Os dirigentes de terceiro e quarto grau são nomeados pelo Reitor, nos termos previstos no regulamento para os cargos de direção intermédia de terceiro e quarto grau da Universidade de Lisboa.
3 - O número máximo de lugares de direção intermédia de terceiro grau e de quarto grau de estrutura flexível da Reitoria é de dez.
Artigo 14.º
Mapa de Pessoal
1 - O pessoal das carreiras gerais necessário à execução das atribuições e competências dos serviços da Reitoria integra um único Mapa de Pessoal (Reitoria).
2 - A afetação do pessoal necessário ao funcionamento dos diversos serviços da Reitoria é determinada por despacho do Reitor.
Artigo 15.º
Disposições Finais
1 - É revogado o atual Regulamento Orgânico da Reitoria constante dos Despachos e 5972/2010, de 8 de março de 2010.º 1039/2011, de 30 de novembro de 2010.
2 - O Departamento Técnico e a Divisão de Obras e Manutenção transitam para o Centro de Recursos Comuns e Serviços Partilhados, passando a designar-se por Serviço Campus e Área de Edificado respetivamente.
3 - O Departamento Jurídico e a Divisão Pedagógica passam a designar-se respectivamente por Gabinete Jurídico e Divisão de Acreditação, Provas e Concursos.
4 - São extintos o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, o Departamento de Relações Externas e o Departamento de Gestão.
5 - São extintas a Divisão de Recursos Financeiros, a Divisão de Recursos Humanos e a Divisão de Relações Externas.
6 - São mantidas as comissões de serviço dos titulares dos cargos de direção intermédia, nos termos do disposto na parte final da alínea c) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, na redação que lhe foi dada pela Lei 51/2005, de 30 de agosto, nos cargos e serviços que lhes sucedam, independentemente da alteração das respetivas designações.
Artigo 16.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia 10 de janeiro de 2012.
ANEXO
Mapa a que se refere o artigo 12.º
(ver documento original)
27 de dezembro de 2011. - O Reitor, Prof. Doutor António Sampaio da Nóvoa.
205538313
