Despacho 9657/2013

Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa

No quadro da sua missão de investigação, ensino pós-graduado e diálogo com a sociedade e tendo em conta o atual contexto económico e social, bem como a criação da nova Universidade de Lisboa, o Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa (ICSUL) promoveu, por um lado, uma reflexão de caráter científico e, por outro, organizacional, a qual visou, designadamente, a definição de uma estratégia conducente à obtenção de recursos externos ao financiamento estatal direto.

Neste contexto, o ICSUL visa reforçar a internacionalização da investigação, designadamente através de redes de pesquisa, projetos e publicações, aumentando a captação de financiamento internacional, particularmente no quadro do Horizonte 2020 da União Europeia; consolidar e internacionalizar a pós-graduação, estabelecendo parcerias com Universidades estrangeiras e alargando igualmente o número de estudantes estrangeiros, promovendo o seu envolvimento em atividades de investigação e a sua participação ativa em todas as atividades científicas; consolidar e aumentar o impacto social da pesquisa, elaborando estudos sobre a sociedade portuguesa com relevância nas políticas públicas.

Em termos organizacionais, o ICSUL necessita de reajustar as atribuições e as funções dos seus serviços técnicos e administrativos. Esse reajustamento passará pela especialização dos serviços técnicos prestados, num quadro de maior complexidade e exigência interna e externa, para obtenção de ganhos de eficiência e eficácia na gestão de recursos humanos, técnicos e financeiros.

Na lógica da racionalização e partilha de recursos no seio na Universidade, o ICSUL integra, desde 2011, o projeto dos Serviços Partilhados da Universidade de Lisboa (SPUL), cuja missão assenta no apoio e prestação de serviços a toda a Universidade.

O ICSUL, como parceiro dos SPUL, tem desenvolvido projetos, partilhado recursos e responsabilidades, designadamente nas áreas financeira, tecnológica, manutenção, compras e recursos humanos. Estando assegurada, pelos SPUL, a operacionalização das atividades funcionais referidas ficam reservadas para o ICSUL as funções de coordenação e interligação com os serviços correspondentes.

Para dar resposta aos desafios e às funções apontadas, o ICSUL necessita de uma estrutura orgânica e funcional adequada, com recursos altamente qualificados, especializados, organizados e que se encontram vocacionados para o apoio aos órgãos de governo, gestão de I&D, gestão académica, gestão documental e publicações, gestão de comunicação, imagem e relações públicas; gestão de tecnologia e de comunicação; gestão financeira, gestão de recursos humanos e gestão de atividades de apoio geral.

O presente Regulamento Orgânico dos Serviços do ICSUL concretiza as orientações acima enunciadas e define os cargos dirigentes para levar a cabo a sua missão.

Assim, nos termos da lei, dos Estatutos da Universidade de Lisboa, especialmente a alínea g) do n.º 1 do artigo 31.º, e dos Estatutos do Instituto de Ciências Sociais, em particular o n.º 3 do artigo 8.º é aprovado, por despachos do Reitor da Universidade de Lisboa e do Diretor do Instituto, respetivamente de 5 e 3 de abril de 2013, o novo Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa.

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Natureza e Âmbito de Aplicação

O Regulamento Orgânico define a organização, as atribuições e as competências dos Serviços do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa, adiante designado por ICSUL.

Artigo 2.º

Estrutura Geral dos Serviços

1 - A estrutura de serviços do ICSUL compreende:

a) Serviços de apoio aos órgãos de governo;

b) Divisão de I&D e formação avançada;

c) Divisão de gestão financeira e administrativa.

2 - As Divisões referidas nas alíneas b) e c) são dirigidas por chefes de divisão, cargos de direção intermédia de segundo grau.

3 - Nos Serviços, sempre que se justificar, podem ser constituídos outros Núcleos além dos estabelecidos no presente Regulamento.

4 - Tendo em conta a especial relevância de serviços do ICSUL para a consecução dos objetivos estabelecidos no Preâmbulo, podem os mesmos ser coordenados por titulares de cargos de direção intermédia de 3.º grau, mediante proposta do Diretor do ICSUL e autorização do Reitor, nos termos legais.

Artigo 3.º

Secretário Coordenador

1 - Os serviços do ICSUL são dirigidos por um Secretário Coordenador a quem compete a sua gestão corrente e a sua coordenação.

2 - O Secretário Coordenador é livremente nomeado pelo Diretor e dele depende hierarquicamente.

3 - O Secretário Coordenador exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos Estatutos do ICSUL e as que lhe forem delegadas ou subdelegadas pelo Diretor ou pelo Conselho de Gestão.

4 - O Secretário Coordenador responde perante o Diretor pela execução das diretrizes que forem definidas pelos Órgãos de Governo.

5 - O Secretário Coordenador é substituído, nas suas faltas e impedimentos, pelo dirigente a designar pelo Diretor.

CAPÍTULO II

Dos Serviços

Artigo 4.º

Serviços de apoio aos órgãos de governo

1 - Os serviços de apoio aos órgãos de governo compreendem a Assessoria de Direção e a Assessoria Jurídica.

2 - À Assessoria de Direção compete, em termos gerais, assegurar o apoio técnico-administrativo dos órgãos de governo do ICSUL, designadamente:

a) Assegurar o apoio técnico à Direção e aos demais órgãos de governo, ao nível da instrução e acompanhamento da tramitação de processos de decisão no âmbito das competências de cada órgão, bem como a divulgação das decisões, normas internas e demais diretrizes por eles emanadas;

b) Desenvolver todos os trabalhos de natureza técnica necessários à atuação dos órgãos de governo;

c) Organizar e secretariar reuniões internas - Conselho Científico, Conselho de Gestão e Assembleia do Instituto - e externas, preparar e disponibilizar documentação;

d) Preparar cartas, ofícios, relatórios e outra documentação a pedido da Direção;

e) Organizar, gerir e manter os arquivos documentais;

f) Assegurar o apoio técnico na preparação de processos de contratação de pessoal investigador e não investigador;

g) Assegurar o apoio na gestão científica do ICSUL, como Unidade de I&D, nomeadamente na preparação de relatórios e planos anuais de atividade a submeter às entidades competentes; na preparação dos processos de avaliação internacional e na gestão da equipa de investigação; na avaliação de desempenho individual dos investigadores;

h) Outras atividades transversais às componentes de ensino e de investigação.

3 - A Assessoria Jurídica é um serviço de apoio jurídico aos órgãos de governo do ICSUL, competindo-lhe designadamente:

a) Conceder apoio jurídico, nomeadamente através da emissão de estudos, informações e pareceres relativos à gestão administrativa, financeira e académica do ICSUL;

b) Proceder à apreciação técnico-jurídica de estatutos, regulamentos e outros diplomas normativos;

c) Acompanhar o desenvolvimento de novos procedimentos decorrentes de alterações legislativas;

d) Elaborar estudos, pareceres e informação de caráter jurídico nas áreas de interesse para os órgãos de gestão do ICSUL;

e) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;

f) Apoiar tecnicamente os processos de realização de despesa, sempre que seja solicitado;

g) Proceder à organização e instrução de inquéritos e processos de natureza disciplinar, ordenados pelos órgãos legalmente competentes;

h) Recolher e divulgar a legislação pertinente para a atividade do ICSUL;

i) Apoiar os processos e procedimentos de concursos do pessoal investigador e não investigador do ICSUL.

Artigo 5.º

Divisão de I&D e Formação Avançada

1 - A Divisão de I&D e Formação Avançada compreende os seguintes Serviços:

a) Gestão de I&D;

b) Gestão académica;

c) Gestão documental e publicações;

d) Gestão de comunicação, imagem e relações públicas;

e) Gestão de tecnologias de informação e comunicação.

2 - Os Serviços desenvolvem as atividades que lhe estão cometidas e descritas nos números seguintes:

2.1 - O Serviço de Gestão de I&D compreende, designadamente, as seguintes atividades:

a) Estudos e prospetiva: Planear as atividades científicas, mediante a orientação estratégica definida, e a elaboração de indicadores, relatórios e planos de atividades;

b) Gestão de equipa de I&D: Acolher e integrar os investigadores na equipa de investigação; proceder a advsising e acompanhamento técnico da estratégia individual em termos de gestão de carreiras dos investigadores; proceder à orientação das oportunidades de I&D no âmbito das agendas de investigação individuais e institucionais e apoiar o processo de avaliação de desempenho individual;

c) Oportunidades de I&D - fundraising: Proceder à prospeção de oportunidades para captação de fundos nacionais e internacionais de apoio à investigação; captar novos públicos e recursos financeiros; realizar networking de investigação e formação avançada.

2.2 - O Serviço de Gestão Académica, coordenado cientificamente pelo presidente da Comissão de Estudos pós-graduados, tem como atribuições principais:

a) Alunos, docentes e orientadores: Prestar informações sobre a oferta formativa do ICSUL nomeadamente condições de ingresso, frequência e outras; elaborar processos de candidaturas e inscrições; organizar os processos individuais relativos aos alunos, nomeadamente no que diz respeito à frequência, assiduidade e avaliação; apoiar os docentes no âmbito da atividade letiva; apoiar os orientadores nas respetivas funções, designadamente na monitorização das atividades dos orientandos e no cumprimento de prazos de apresentação de trabalhos e teses;

b) Cursos: Colaborar com a Comissão de Estudos Pós-Graduados na preparação de novos cursos ou atualização dos existentes e preparação da documentação técnica para avaliação externa dos cursos, a cargo da Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES); apoiar a preparação e realização de outros cursos nomeadamente as Escolas de Verão;

c) Provas académicas: Organizar os processos de provas académicas, estabelecer contactos com os membros dos júris, marcar as datas das mesmas e secretariar as reuniões de júris sempre que necessário;

d) Protocolos de formação avançada: Acompanhar as parcerias nacionais e internacionais de formação pós-graduada, estabelecendo os contactos necessários com os serviços das diversas entidades envolvidas.

2.3 - O Serviço de Gestão documental e publicações compreende os seguintes núcleos:

2.3.1 - Biblioteca - A Biblioteca, coordenada cientificamente por um investigador eleito pelo Conselho Científico, tem como principais atribuições:

a) Definir a estratégia de desenvolvimento nas diversas envolventes, designadamente em relação à aquisição de monografias para o fundo geral, assinaturas de revistas e equipamentos;

b) Organizar os processos de aquisição/permuta/oferta de todo o fundo documental;

c) Catalogação, classificação, indexação e cotação de documentos;

c) Fazer cumprir as normas existentes sobre empréstimo, reprodução e difusão dos acervos documentais e zelar pela adoção de medidas para a sua preservação e conservação;

d) Fazer cumprir as normas de tratamento da documentação e proceder ao seu tratamento técnico;

e) Assegurar o serviço de empréstimo interbibliotecas e cooperar com serviços e instituições afins na partilha de informação e de recursos;

f) Contribuir para a visibilidade da produção científica do ICSUL através da disponibilização de publicações em repositórios e outras bases de dados;

g) Proceder a estudos bibliométricos.

2.3.2 - Arquivo de História Social - O Arquivo de História Social, coordenado cientificamente por um investigador eleito pelo Conselho Científico, tem como principais atribuições:

a) Desenvolver os processos conducentes à entrada dos documentos e fundos documentais, designadamente através das modalidades de doação, depósito e aquisição;

b) Proceder ao tratamento arquivístico da informação, incluindo a preservação, inventário e classificação;

c) Proceder à divulgação da informação existente;

d) Apoiar os utentes nas consultas a efetuar;

e) Colaborar na execução de bases de dados para a introdução de todos os elementos relevantes do Arquivo, designadamente os respeitantes à entrada, inventariação, classificação, divulgação e consulta, e mantê-las permanentemente atualizadas.

2.3.3 - O Serviço de edições - Imprensa de Ciências Sociais, coordenado cientificamente por um investigador eleito pelo Conselho Científico, e Análise Social, dirigida por um investigador igualmente eleito pelo Conselho Científico - tem como principais atribuições:

a) Elaborar o plano anual de edições do ICSUL, nas envolventes editorial e financeira;

b) Elaborar os processos de candidatura a subsídios e outros apoios à edição;

c) Prestar apoio técnico e executar as tarefas que devam ser realizadas no Instituto e propor a contratação dos serviços externos necessários, designadamente composição, revisão, design, impressão e acabamentos de publicações;

d) Proceder à difusão interna ou externa das publicações editadas, através de venda direta, feiras, assinaturas, distribuição externa e outros meios.

2.4 - O serviço de gestão de comunicação, imagem e relações públicas tem como principais atribuições a promoção e divulgação da imagem do ICSUL e das suas atividades, designadamente:

a) Promover a comunicação para a ciência: divulgação das atividades do ICSUL e criação de meios para transmissão do conhecimento para públicos académicos e não académicos;

b) Criar e disponibilizar instrumentos úteis à comunicação de ciência;

d) Recolher e tratar a informação noticiosa difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para o ICSUL;

e) Promover uma divulgação eficaz e atempada das atividades do ICSUL juntos dos meios de comunicação social, bem como de instituições congéneres nacionais e internacionais;

f) Promover a imagem do ICSUL através da elaboração de neswletters, da conceção de brochuras institucionais, da imagem e design de encontros científicos e de outras atividades associadas a projetos, bem como do sítio institucional;

g) Formular e conceber modelos de adaptação dos espaços arquitetónicos às diferentes necessidades previstas e decorrentes da atividade de investigação do ICSUL - exposições, conferências, apresentações de projetos científicos - e do seu funcionamento;

h) Apoiar a conceção gráfica de plataformas de gestão de dados - gestão de equipamentos, bens e serviços de apoio à realização de atividades científicas, especialmente eventos, projetos de investigação e funding;

i) Apoiar a organização de congressos, colóquios, conferências, reuniões ou outras atividades de carácter científico.

2.5 - O Serviço de tecnologias de informação e comunicação atua no domínio do planeamento, implementação, gestão, suporte e promoção da utilização dos serviços e sistemas de informática, comunicações, multimédia e audiovisual no ICSUL, em articulação com os SPUL, e tem como principais atribuições:

a) Acompanhar, implementar e administrar sistemas e serviços de tecnologias de informação e comunicação, assegurando a sua gestão, modernização e adequação aos objetivos do ICSUL;

b) Acompanhar, implementar e administrar as infraestruturas de comunicações e de bases de dados;

c) Desenvolver software de suporte à implementação de sistemas e administração de bases de dados;

d) Apoiar a criação e disponibilização de instrumentos úteis à comunicação de ciência; gerir o sítio institucional, bem como os seus conteúdos;

e) Garantir o normal funcionamento da rede geral do Instituto;

f) Otimizar a utilização dos recursos computacionais existentes;

g) Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação, dos sistemas e das comunicações;

h) Definir procedimentos e estabelecer normas aplicáveis à gestão de informação;

i) Prestar apoio técnico à comunidade científica e académica do ICSUL na área das TIC.

2.5.1 - O Serviço de tecnologias de informação e comunicação é constituído por dois núcleos: a) sistemas de gestão, informação e comunicações; b) informática, segurança e suporte ao utilizador.

2.5.2 - O núcleo de tecnologias de informação e comunicação é coordenado por um técnico especialista na área e o núcleo de informática, segurança e de suporte ao utilizador, é coordenador por um técnico da carreira de informática.

Artigo 6.º

Divisão financeira e administrativa

1 - A Divisão de gestão financeira e administrativa compreende os seguintes Serviços:

a) Serviços financeiros;

b) Serviço de recursos humanos

c) Serviço de apoio geral;

2 - Os serviços financeiros integram os seguintes núcleos:

2.1 - Contabilidade, Orçamento e Prestação de Contas - exerce as suas atribuições nos domínios da gestão financeira, respeitando as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticos, garantindo a sua regulamentação e aplicação, assegurando os procedimentos administrativos e o expediente necessário na área contabilística, orçamental, patrimonial em articulação com os SPUL. Tem como principais atividades:

a) Proceder ao processamento contabilístico das operações do ICSUL nas vertentes patrimonial, orçamental e analítica;

b) Preparar e apoiar na elaboração do orçamento, dos necessários orçamentos suplementares e acompanhamento dos processos de alteração orçamental, designadamente de reforço e transferência de verbas;

c) Elaborar relatórios financeiros e outros indicadores de gestão que lhe forem solicitados;

d) Prestar e consolidar contas e demais obrigações fiscais;

e) Gerir os movimentos de tesouraria;

f) Controlar e verificar o fundo de maneio;

g) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos e cobranças a efetivar;

h) Efetuar previsões de utilização, fornecimento e consumos de bens, assim como calcular quantidades de encomenda/utilização e manter permanentemente atualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos;

i) Garantir uma gestão eficiente de recursos materiais através de um correto sistema de controlo de consumos.

2.2 - Projetos de I&D - Este núcleo constitui um dos cores do ICSUL, uma vez que tem por base o apoio e o acompanhamento de projetos de investigação científica. O eixo prioritário da investigação assenta no desenvolvimento de projetos e programas, bem como de outras atividades com financiamento nacional e internacional. As principais atribuições que lhe estão cometidas são as seguintes:

a) Dar apoio técnico, em especial orçamental, na preparação de propostas de candidaturas a programas e projetos de investigação a financiamento nacional ou internacional;

b) Acompanhar a execução financeira dos projetos com financiamento externo, incluindo, nomeadamente, a verificação do cabimento, a elegibilidade da despesa, a conformidade com o orçamento aprovado e os objetivos do projeto, a submissão da despesa e a elaboração de relatórios financeiros para as entidades financiadoras e o envio de informação financeira regular aos responsáveis dos projetos;

c) Acompanhar e apoiar as auditorias financeiras realizadas no âmbito dos projetos de investigação científica financiados por entidades externas.

3 - O serviço de recursos humanos, em articulação com os SPUL, tem como principais atribuições:

a) Elaborar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, seleção e provimento, bem como à promoção, progressão, recondução, prorrogação, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal do ICSUL;

b) Instruir os processos relativos a licenças, acumulações, equiparações a bolseiro e demais dispensas de serviço;

c) Elaborar os contratos de trabalho, qualquer que seja a modalidade;

d) Processar os vencimentos do pessoal integrado no ICSUL;

e) Elaborar os mapas de gestão de pessoal investigador e não investigador, exigidos por lei ou solicitados interna ou externamente;

f) Proceder ao controlo das faltas e licenças do pessoal investigador e não investigador, bem como elaborar os respetivos mapas;

g) Elaborar listas de antiguidade do pessoal investigador e não investigador;

h) Organizar e manter atualizado o registo em suporte informático dos processos individuais de todo o pessoal, bem como das alterações das situações funcionais que ocorram;

i) Passar certidões e declarações relativas a pessoal que sejam da competência do ICSUL.

4 - O serviço de apoio geral compreende a receção, expediente, manutenção e segurança, desenvolvendo as seguintes atividades:

a) Receção - Assegura o serviço de telefones, a receção e o encaminhamento da correspondência; encaminha os utentes para os diversos serviços do Instituto; presta informações aos utentes sobre o ICSUL e as suas atividades;

b) Expediente - Assegura o expediente geral e a distribuição pelos serviços da correspondência e outros documentos do ICSUL e realiza a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e atualizados;

c) Manutenção e segurança - Garante o bom funcionamento e limpeza de todos os espaços afetos ao funcionamento dos serviços do ICSUL e coordena o serviço de segurança das instalações.

CAPÍTULO III

Estruturas e Pessoal

Artigo 7.º

Estrutura Flexível

1 - Por despacho do Diretor, sob proposta do Secretário Coordenador, podem ser criados outros núcleos, além dos que se encontram previstos no presente Regulamento Orgânico, tendo como objetivo uma maior eficácia e responsabilização.

2 - Podem ainda ser criados grupos de trabalho ou de projeto, por despacho do Diretor, tendo em vista responder a necessidades não permanentes do ICSUL, visando solucionar novos problemas, cumprir tarefas de caráter temporário ou realizar atividades que exijam a sua constituição.

3 - Os despachos do Diretor previstos nos números anteriores determinam o objeto e âmbito da ação, o período de funcionamento e a respetiva composição, bem como o responsável pela sua coordenação.

Artigo 8.º

Quadros de cargos de direção

Os cargos de direção superior de segundo grau e de direção intermédia de segundo grau constam do mapa anexo ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.

Artigo 9.º

Cargos de direção

1 - O pessoal dirigente ICSUL rege-se pelo disposto na Lei 2/2004, de 15 de janeiro e alterações subsequentes.

2 - Os dirigentes de terceiro e quarto grau são nomeados pelo Reitor da Universidade de Lisboa, nos termos previstos no regulamento para os cargos de direção intermédia de terceiro e quarto grau da Universidade de Lisboa.

3 - O número máximo de lugares de direção intermédia de terceiro grau para a coordenação de serviços é de dois.

Artigo 10.º

Mapa de Pessoal

1 - O pessoal das carreiras gerais necessário à execução das atribuições e competências dos serviços do ICSUL integra o respetivo Mapa de Pessoal.

2 - A afetação do pessoal necessário ao funcionamento dos diversos serviços ICSUL é determinada por despacho do Diretor.

Artigo 11.º

Disposições Finais

1 - É mantida a comissão de serviço do titular do cargo de direção intermédia, nos termos do disposto na parte final da alínea c) do n.º 1 do artigo 25.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, na redação que lhe foi dada pela Lei 51/2005, de 30 de agosto, no cargo e serviço que lhe sucedeu, independentemente da alteração da respetiva designação.

2 - O provimento dos cargos dirigentes referidos no presente Regulamento será efetuado com salvaguarda das disposições constantes do artigo 10.º da Lei 66-B/2012, de 31 de dezembro.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

O presente regulamento orgânico entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

ANEXO

Mapa a que se refere o artigo 8.º

(ver documento original)

11 de julho de 2013. - O Diretor, Prof. Doutor Jorge Vala.

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