Considerando:
O disposto no artigo 8.º do Decreto-Lei 84/2012, de 30 de março, que estabelece que a organização interna do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS, I. P.) é a definida nos respetivos estatutos;
A publicação da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, que aprova os estatutos do IGFSS, I. P.;
Que os referidos estatutos definem a organização interna dos serviços do IGFSS, I. P., a qual é constituída por unidades orgânicas operacionais, unidades orgânicas de suporte e unidades territorialmente desconcentradas, conforme previsto no n.º 1 do artigo 1.º da mencionada Portaria;
Que, de acordo com os n.os 2 e 3 do artigo 1.º da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, são estabelecidos os departamentos, operacionais e de suporte, que integram o IGFSS, I. P.;
Que, nos termos previstos no n.º 6 do artigo 1.º da referida Portaria, podem ser criados, no âmbito dos departamentos, direções e núcleos, cujo número não pode exceder os limites previstos no n.º 7 do mesmo artigo;
Que o artigo 7.º da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, estabelece as competências da unidade de suporte correspondente ao Departamento de Gestão e Administração;
Que importa definir, na decorrência das normas acima estabelecidas, a organização interna do referido departamento;
o Conselho Diretivo do IGFSS, I. P. em reunião ordinária de 17 de janeiro de 2013, ao abrigo do disposto no n.º 6 do artigo 1.º da Portaria 417/2012, de 19 de dezembro, e em observância dos limites estabelecidos no n.º 7 do mesmo artigo, delibera, no que concerne à organização interna do Departamento de Gestão e Administração:
1 - Criar a Direção de Recursos Humanos, com as seguintes competências:
a) Elaborar e implementar o plano de gestão das pessoas e assegurar os procedimentos concursais e processos de recrutamento;
b) Proceder ao diagnóstico das necessidades de formação e elaborar e executar o respetivo plano de formação;
c) Assegurar a gestão administrativa dos recursos humanos e o processo de avaliação do desempenho;
d) Assegurar e promover a adoção de normas de segurança, higiene e saúde no trabalho;
e) Elaborar o mapa de postos de trabalho do IGFSS, I. P.;
f) Desenvolver o sistema de gestão de recursos humanos;
g) Facultar a informação solicitada, interna e externamente, no âmbito dos recursos humanos;
h) Assegurar as relações institucionais do IGFSS, I. P., no âmbito das matérias de recursos humanos.
1.1 - Criar, no âmbito da Direção de Recursos Humanos, o Núcleo de Recrutamento e Gestão Técnica, com as seguintes competências:
a) Coordenar o desenvolvimento dos procedimentos concursais e outros mecanismos de recrutamento de trabalhadores;
b) Desencadear os procedimentos inerentes à mobilidade geral dos trabalhadores;
c) Promover a realização de estágios profissionais e de outras formas de colaboração com o IGFSS, I. P.;
d) Acolher os trabalhadores e acompanhar a sua integração;
e) Elaborar o plano de formação profissional, em articulação com o sistema de gestão das competências dos trabalhadores;
f) Acompanhar a execução do plano de formação profissional e aferir a eficácia das ações de formação realizadas;
g) Desenvolver o processo de avaliação do desempenho dos dirigentes intermédios e dos trabalhadores, assegurando a articulação com o Conselho Coordenador da Avaliação;
h) Elaborar pareceres no âmbito de questões relacionadas com as relações de trabalho e com o regime laboral;
i) Organizar a informação solicitada, interna e externamente, no âmbito das competências do núcleo.
1.2 - Criar, no âmbito da Direção de Recursos Humanos, o Núcleo de Gestão Administrativa, com as seguintes competências:
a) Coordenar as atividades administrativas inerentes aos recursos humanos e decorrentes das relações laborais;
b) Assegurar o cumprimento e os procedimentos de todas as obrigações legais, fiscais e regulamentares relativas aos recursos humanos;
c) Manter e atualizar o sistema de informação de gestão integrada de recursos humanos;
d) Organizar e manter um sistema de previsão, orçamento e controlo de custos com pessoal;
e) Elaborar o Balanço Social do IGFSS, I. P.;
f) Controlar a assiduidade dos trabalhadores e monitorizar o absentismo;
g) Elaborar os mapas de férias e assegurar o respetivo cumprimento;
h) Assegurar o processamento das remunerações e demais pagamentos e descontos decorrentes das relações laborais;
i) Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
j) Assegurar os procedimentos inerentes ao regime de previdência em vigor, bem com a articulação com a ADSE e os Serviços Sociais da Administração Pública;
k) Organizar os processos de reforma e aposentação;
l) Garantir os serviços de segurança, higiene e saúde no trabalho;
m) Elaborar e manter atualizado o Plano de Emergência e Evacuação;
n) Acompanhar os processos relativos aos acidentes de trabalho;
o) Promover a realização do inquérito de avaliação da satisfação dos trabalhadores, analisar os respetivos resultados e adotar ações de melhoria;
p) Organizar a informação solicitada, interna e externamente, no âmbito das competências do núcleo.
2 - Criar a Direção da Qualidade e Comunicação, com as seguintes competências:
a) Elaborar o Plano de Atividades anual, o Quadro de Avaliação e de Responsabilização (QUAR) anual, bem como o Plano Estratégico plurianual e demais instrumentos de planeamento do IGFSS, I. P.;
b) Garantir o processo de monitorização da performance institucional e elaborar o respetivo Relatório de Atividades anual;
c) Elaborar relatórios com informação de gestão;
d) Assegurar a Gestão da Qualidade e o desenvolvimento do sistema integrado de gestão do IGFSS, I. P., promovendo a melhoria contínua dos serviços e cumprir e fazer respeitar as suas normas;
e) Realizar as auditorias internas da Qualidade;
f) Promover os processos de autoavaliação organizacional, nomeadamente através da metodologia do Modelo de Excelência da European Foundation for Quality Management (EFQM);
g) Elaborar as candidaturas do IGFSS, I. P. a prémios e processos de reconhecimento e certificação externa da Qualidade;
h) Fomentar e dinamizar a adoção de boas práticas de gestão no IGFSS, I. P.;
i) Promover a imagem institucional e a estratégia de comunicação;
j) Elaborar e executar os planos de comunicação do IGFSS, I. P.;
k) Assegurar a gestão e colocação dos conteúdos nos diversos canais de comunicação, internos e externos, nomeadamente na intranet, site da Segurança Social e Portal do Cidadão.
3 - Criar a Direção Jurídica e de Contencioso, com as seguintes competências:
a) Emitir pareceres, elaborar informações e prestar apoio de natureza jurídica ao Conselho Diretivo e a todas as unidades orgânicas;
b) Promover a composição amigável de conflitos, de acordo com instruções emanadas do Conselho Diretivo e assegurar o exercício do mandato de representação judicial do instituto nos processos em que o mesmo seja parte interessada, através de técnicos devidamente habilitados;
c) Proceder à instrução de processos de averiguações, de inquérito e disciplinares;
d) Colaborar na preparação de projetos de diplomas relacionados com a atividade do IGFSS, I. P.;
e) Preparar, em articulação com os serviços técnicos envolvidos, a elaboração de circulares, regulamentos ou outros documentos de natureza normativa, a solicitação do Conselho Diretivo;
f) Apresentar sugestões com vista ao aperfeiçoamento das normas regulamentadoras da ação do IGFSS, I. P. e da sua articulação com outras entidades públicas ou privadas;
g) Assessorar os órgãos estatutários do IGFSS, I. P. nos domínios da preparação da sua atuação estratégica e administrativa.
4 - Criar a Direção de Administração e Infraestruturas, com as seguintes competências:
a) Assegurar a gestão documental e o arquivo;
b) Gerir as necessidades de aquisição de bens e serviços do IGFSS, I. P.;
c) Gerir o património afeto aos serviços;
d) Assegurar a operacionalidade dos sistemas, telecomunicações e das infraestruturas tecnológicas e garantir a disponibilidade de acesso à informação;
e) Assegurar a implementação de mecanismos de controlo interno no âmbito das competências da Direção;
f) Assegurar a implementação das recomendações da Inspeção-Geral de Finanças, da Inspeção-Geral do Ministério da Solidariedade e da Segurança Social, do Tribunal de Contas e demais entidades auditoras no âmbito das competências da Direção.
4.1 - Criar, no âmbito da Direção de Administração e Infraestruturas, o Núcleo de Infraestruturas Físicas e Contratação Pública, com as seguintes competências:
a) Planear e gerir a ocupação dos edifícios de acordo com as normas e necessidades dos serviços e zelar pelas suas condições estéticas e funcionais, promovendo obras de manutenção e reparação;
b) Desenvolver os procedimentos relativos à adjudicação de empreitadas de obras e acompanhar a respetiva execução, no âmbito do património afeto aos serviços;
c) Garantir a gestão do arquivo intermédio e definitivo do IGFSS, I. P., assegurando a aplicação do Regulamento Arquivístico;
d) Assegurar a gestão e conservação da frota automóvel do IGFSS, I. P.;
e) Assegurar o controlo e gestão dos bens móveis do IGFSS, I. P., garantindo o controlo do inventário;
f) Desenvolver procedimentos de aquisição de bens e serviços no âmbito do IGFSS, I. P.;
g) Assegurar a gestão de contratos e o controlo dos pedidos de compra correntes;
h) Assegurar o sistema de avaliação dos fornecedores;
i) Assegurar a gestão dos stocks e as necessidades de aprovisionamento do IGFSS, I. P..
4.2 - Criar, no âmbito da Direção de Administração e Infraestruturas, o Núcleo de Infraestruturas Técnicas, Sistemas de Informação e Gestão Documental, com as seguintes competências:
a) Garantir os meios técnicos e ferramentas necessários aos serviços e utilizadores, assegurando a operacionalidade dos sistemas, telecomunicações e da infraestrutura tecnológica e garantindo a disponibilidade de acesso à informação;
b) Assegurar a administração dos Sistemas de Informação do IGFSS, I. P. e a sua adequação com os processos definidos, identificando requisitos, necessidades de desenvolvimento e oportunidades de racionalização e simplificação, fomentando o recurso a tecnologias de informação;
c) Efetuar estudos de implementação de soluções em Sistemas de Informação, procedendo ao levantamento de necessidades das estruturas, identificando o melhor enquadramento na arquitetura dos Sistemas de Informação da Segurança Social;
d) Assegurar junto do Instituto de Informática, I. P. ou de outras entidades competentes, o desenvolvimento ou alteração dos sistemas de informação, em articulação com as diferentes áreas funcionais do IGFSS, I. P. e de acordo com a arquitetura de Sistemas de Informação;
e) Assegurar, em conjunto com o Instituto de Informática, I. P. a gestão do parque informático, infraestruturas de rede e respetivas seguranças dos sistemas, garantindo a disponibilidade, integridade e confidencialidade do acesso à informação em áreas e repositórios de informação dos serviços;
f) Assegurar a integração de informação em articulação com o Instituto de Informática, I. P. com base nas plataformas de interoperabilidade disponíveis e de acordo com as regras de negócio estabelecidas pelas áreas funcionais IGFSS, I. P.;
g) Assegurar a qualificação dos sistemas informacionais residentes pelo registo e exploração de informação para o desenho de datamarts e produção de relatórios de gestão;
h) Assegurar os processos de gestão documental, expediente e documentação técnica, explorando os recursos informacionais dos respetivos sistemas de Gestão Documental e Bibliográfica;
i) Assegurar a elaboração do Plano Anual de Infraestruturas;
j) Assegurar a criação de mecanismos informáticos de controlo interno na Direção de Administração e Infraestruturas.
5 - A presente deliberação produz efeitos a 1 de janeiro de 2013.
17 de janeiro de 2013. - O Presidente do Conselho Diretivo, Rui Filipe de Moura Gomes.
206740418
