Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da CIM do Ave
Comunidade Intermunicipal do Ave
Preâmbulo
Sendo um objetivo da Comunidade Intermunicipal do Ave desenvolver um sistema de compras eletrónicas comum para os Municípios, que irá permitir obter poupanças financeiras e processuais significativas.
No sentido de se melhorar o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, torna-se necessário evoluir para a constituição de uma central de compras. O presente regulamento e as deliberações dos órgãos da Comunidade Intermunicipal do Ave que o aprovam representam os atos constitutivos da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Ave (CC-CIMDOAVE), que tem como normas reguladoras a alínea c) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 45/2008, de 27 de agosto, o Código dos Contratos Públicos e o Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Ave (CC-CIMDOAVE).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIMDOAVE
1 - A CC-CIMDOAVE é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Ave, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
2 - A CC-CIMDOAVE é um sistema de negociação e contratação centralizado, destinado à aquisição de um conjunto padronizado de bens e serviços, em benefício das entidades adjudicantes abrangidas.
3 - A CC-CIMDOAVE destina-se ainda, conforme estabelece o n.º 1 do artigo 260.º do Código dos Contratos Públicos, a centralizar a contratação de empreitadas de obras públicas, de locação e de aquisição de bens móveis e de aquisição de serviços.
4 - A CC-CIMDOAVE está inserida na Unidade Administrativa e Financeira.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIMDOAVE tem os seguintes princípios orientadores:
a) Segregação das funções de contratação, de negociação, de compras e de pagamentos;
b) Utilização de ferramentas de compras eletrónicas com funcionalidades de catálogos eletrónicos e de encomenda automatizada;
c) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
d) Preferência pela aquisição dos bens e serviços que promovam a proteção do ambiente e outros interesses constitucionalmente protegidos;
e) Promoção da concorrência;
f) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a Comunidade Intermunicipal do Ave.
g) Adoção de práticas que fomentem e promovam aspetos ambientais e sociais nos Municípios que integram a CC-CIMDOAVE.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIMDOAVE tem como missão:
a) Adjudicar propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;
b) Locar ou adquirir bens móveis ou adquirir serviços destinados a entidades adjudicantes, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
c) Celebrar acordos quadro, designados contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de empreitadas de obras públicas ou de locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços;
d) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra para as categorias de bens e serviços estabelecidos;
e) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
f) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
g) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços, proceder quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
h) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Ave e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIMDOAVE;
i) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIMDOAVE;
j) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
k) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços;
l) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação, bem como disponibilizar a plataforma eletrónica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Remuneração da CC-CIMDOAVE
1 - A CC-CIMDOAVE pode estabelecer aos cocontratantes dos acordos quadro uma remuneração pelos serviços de gestão, supervisão e comunicação relacionados com os mesmos, prestados no âmbito das suas atribuições e competências.
2 - A referida remuneração terá um valor líquido correspondente a uma percentagem do total da faturação, sem IVA, emitida pelos cocontratantes às entidades adquirentes, durante determinado período.
3 - A percentagem a aplicar e a periodicidade da remuneração serão definidas pelo Conselho Intermunicipal da CIM do Ave, relativamente a cada um dos acordos quadro a celebrar.
4 - A CIM do Ave deverá emitir a fatura correspondente ao período da remuneração, devendo o pagamento em causa ser efetuado pelos cocontratantes até ao 60.º dia a contar da data de emissão da mesma.
5 - A falta de pagamento dos cocontratantes no prazo estipulado no número anterior poderá levar à aplicação de juros de mora, à taxa comercial legalmente aplicável.
Artigo 6.º
Âmbito subjetivo
1 - A CC-CIMDOAVE abrange os municípios de Cabeceiras de Basto; Fafe; Guimarães; Mondim de Basto; Póvoa de Lanhoso; Vieira do Minho; Vila Nova de Famalicão; Vizela.
2 - O recurso, pelas entidades referidas no número anterior, aos acordos quadro negociados pela CC-CIMDOAVE, é facultativo.
3 - Além das entidades referidas no n.º 1, podem integrar a CC-CIMDOAVE outras entidades que se encontrem submetidas ao Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, serviços municipalizados e entidades que integrem o sector empresarial local, mediante a aprovação do órgão executivo da Comunidade Intermunicipal do Ave.
Artigo 7.º
Âmbito objetivo
A CC-CIMDOAVE desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, designadamente:
a) Celebrar acordos quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços ou de contratos de locação;
b) Conduzir procedimentos de formação de contratos de aquisição de bens móveis de prestação de serviços, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, através de agrupamentos de entidades adjudicantes;
c) Elaborar e conduzir procedimentos de formação de contratos de bens móveis e de prestação de serviços, efetuar convites aos cocontratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos, negociar por qualquer meio legalmente admissível, a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias, passando a CC-CIMDOAVE a desempenhar as funções de entidade agregadora das mesmas;
d) Locar ou adquirir bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas.
Artigo 8.º
Celebração de acordos quadro
Na celebração dos acordos quadro referidos na alínea a) do artigo anterior, a CC-CIMDOAVE poderá adotar uma das seguintes modalidades:
a) Acordo quadro celebrado com uma única entidade, quando nele estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Acordo quadro celebrado com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
Artigo 9.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMDOAVE
As entidades abrangidas pela CC-CIMDOAVE têm direito a:
a) Indicar um representante efetivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento, prevista no artigo 16.º do presente Regulamento;
b) Usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, e demais legislação aplicável, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados pela CC-CIMDOAVE;
c) Beneficiar de ferramentas eletrónicas, nomeadamente, catalogação eletrónica, leilões eletrónicos e agregação de necessidades, nos processos de adjudicação encetados ao abrigo de acordos quadro;
d) Indicar representantes para a Comissão Técnica prevista no artigo 18.º do presente Regulamento, sempre que tal lhes seja solicitado;
Artigo 10.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIMDOAVE a publicitar a sua identidade no sítio da Internet e nos fóruns onde a CC-CIMDOAVE tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas obrigam-se a:
a) Fornecer informação, com a periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento;
b) Fazer-se representar sempre que sejam convocadas;
c) Zelar pelo bom funcionamento da CC-CIMDOAVE;
d) Garantir a formação dos técnicos envolvidos na CC-CIMDOAVE.
e) Autorizar a CC-CIMDOAVE a desempenhar as funções de entidade agregadora, sempre que assim o requeiram, por forma a que esta possa efetuar convites aos cocontratantes dos acordos quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias.
Artigo 11.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Ave e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIMDOAVE encarregar-se do processo de contratualização para aquisição de bens móveis e de serviços, mesmo que não abrangidos por acordos quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a Comunidade Intermunicipal do Ave e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.
Artigo 12.º
Estrutura da CC-CIMDOAVE
A CC-CIMDOAVE está integrada na Unidade Administrativa e Financeira e possui a seguinte estrutura:
1) Unidades funcionais:
a) Coordenador de Projeto;
b) Unidade de Gestão de Categorias;
c) Unidade de gestão da plataforma eletrónica;
2) Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão Técnica.
Artigo 13.º
Competências do Coordenador da CC-CIMDOAVE
Compete ao Coordenador da CC-CIMDOAVE:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela CC-CIMDOAVE;
c) Monitorizar o desempenho da CC-CIMDOAVE de acordo com os objetivos definidos superiormente;
d) Supervisionar e controlar os contratos negociados;
e) Elaborar relatórios de atividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
f) Presidir a Comissão de Acompanhamento;
g) Avaliar da satisfação das entidades aderentes;
h) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIMDOAVE;
i) Coordenar os pedidos das entidades adjudicantes relativamente às funções de entidade agregadora da CC-CIMDOAVE e acompanhar eventuais negociações efetuadas nos termos do artigo 259.º do CCP;
j) Acompanhar a gestão dos processos de negociação.
Artigo 14.º
Competências da Unidade de Gestão de Categorias
Compete à Unidade de Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à seleção de fornecedores/prestadores de serviço;
e) Acompanhar a gestão dos processos de negociação;
f) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
g) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato.
Artigo 15.º
Competências da Unidade de Gestão da plataforma eletrónica
Compete à Unidade de Gestão da Plataforma Eletrónica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica;
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais.
Artigo 16.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
A Comissão de Acompanhamento é composta por:
a) Um representante de cada um dos Municípios que integram a CC-CIMDOAVE;
b) Um membro eleito ou escolhido pelas demais entidades que se achem submetidas ao CCP e integrem a CC-CIMDOAVE.
Artigo 17.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correta implementação das medidas e ações definidas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da CC-CIMDOAVE;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos associados ao processo de compras;
d) Propor iniciativas no âmbito da contratação pública;
e) Identificar as categorias-alvo a integrar em acordos quadro, pela CC-CIMDOAVE;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos.
Artigo 18.º
Composição da Comissão Técnica
1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por técnicos habilitados designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIMDOAVE, para cada área de contratação em concreto.
2 - O Conselho Intermunicipal da CIM do Ave pode designar os membros das Comissões Técnicas.
Artigo 19.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica:
a) Apoiar na elaboração das peças do procedimento;
b) Definir as especificações dos bens e serviços;
c) Identificar potenciais fornecedores;
d) Avaliar alternativas e soluções;
e) Emitir pareceres e relatórios técnicos;
f) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 20.º
Gestão de atividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões eletrónicos, a catalogação eletrónica, agregação eletrónica, contratação eletrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIMDOAVE podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da atividade da CC-CIMDOAVE pode ainda, por deliberação do Conselho Intermunicipal da CIM do Ave, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
Artigo 21.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Intermunicipal da CIM do Ave.
Artigo 22.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.
3 de junho de 2015. - O Presidente do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal do Ave, Manuel José Torcato Soares Baptista.
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