Considerando que nos termos do n.º 3 do artigo 12.º dos Estatutos do Instituto Superior de Agronomia (Despacho Reitoral n.º 339/2014, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 5, de 8 de janeiro de 2014), compete ao Conselho de Gestão do Instituto Superior de Agronomia (ISA), propor ao Conselho de Escola os regulamentos de organização e funcionamento dos serviços de natureza administrativa e de apoio técnico do ISA, a fixar em regulamento orgânico próprio a aprovar pelo Conselho de Gestão, é aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços Centrais do ISA, anexo à presente deliberação.
A Presidente do Conselho de Gestão do ISA, Amarílis de Varennes.
Aprovações:
Aprovada a proposta de regulamento a submeter ao Conselho de Escola na reunião do Conselho de Gestão a 18 de dezembro de 2014.
Aprovado o regulamento orgânico em reunião do Conselho de Escola de 23 de fevereiro de 2015.
Aprovada a versão final do regulamento orgânico na reunião do Conselho de Gestão de 27 de fevereiro de 2015.
Regulamento Orgânico dos Serviços do ISA
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Natureza e âmbito de aplicação
O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica dos serviços de natureza administrativa e de apoio técnico do Instituto Superior de Agronomia, adiante designado por ISA.
Artigo 2.º
Objetivos
O presente regulamento destina-se a organizar a estrutura orgânica dos serviços do ISA, clarificando as suas áreas de atividade.
Artigo 3.º
Organização Interna
1 - A estrutura geral do ISA compreende o Conselho de Gestão que é apoiado por uma Direção Administrativa e Financeira e respetivos núcleos, divisões e gabinetes de apoio, nos termos dos artigos 4.º e seguintes do presente Regulamento.
2 - A estrutura das Direção, divisões e núcleos compreende:
a) a Direção Administrativa e Financeira (DAF) com três núcleos;
b) a Divisão Académica (DA);
c) a Biblioteca do ISA (BISA);
d) a Divisão de Informática (DI).
3 - A estrutura dos gabinetes compreende:
a) o Gabinete de Projetos (GP);
b) o Gabinete de Planeamento e Relações Externas (GPRE);
c) o Gabinete de Qualidade e Logística (GQL);
d) o Gabinete do Património e Infraestruturas (GPI);
e) o Gabinete dos Espaços Verdes (GEV).
Artigo 4.º
Do Conselho de Gestão
1 - O Conselho de Gestão é o órgão encarregado da gestão administrativa, patrimonial e financeira do ISA bem como dos seus recursos humanos, nos termos do artigo 12.º dos Estatutos do ISA.
2 - O Conselho de Gestão é presidido pelo Presidente do ISA e é composto por três Vice-Presidentes e um Vogal, como disposto nos Estatutos do ISA.
CAPÍTULO II
Da Direção Administrativa e Financeira, Núcleos e Divisões
Artigo 5.º
Direção Administrativa e Financeira (DAF)
1 - A DAF é dirigida por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 1.º grau, que reporta hierarquicamente ao Presidente do ISA.
2 - A DAF compreende o Núcleo de Orçamento, Contabilidade e Faturação, o Núcleo de Compras e Aprovisionamento e o Núcleo de Recursos Humanos.
Artigo 6.º
Núcleo de Orçamento, Contabilidade e Faturação (NOCF)
1 - O NOCF é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao coordenador da DAF.
2 - Compete ao NOCF:
a) assegurar o funcionamento do sistema de contabilidade e execução orçamental, respeitando as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticos, garantindo a sua regulamentação e aplicação;
b) assegurar o cumprimento das regras da contabilidade analítica;
c) organizar e manter atualizados os registos de pagamento e recebimento, bem como uma correta gestão de disponibilidades;
d) assegurar o funcionamento do sistema de faturação e requisições, assim como os processos de cobrança de dívidas.
Artigo 7.º
Núcleo de Compras, Aprovisionamento e Expediente (NCAE)
1 - O NCAE é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao coordenador da DAF.
2 - Compete ao NCAE
a) assegurar a gestão orçamental, patrimonial, a Central de Compras e aprovisionamento respeitando as considerações técnicas, os princípios e as regras contabilísticas;
b) garantir a correta gestão das aquisições, respeitando as considerações técnicas, os princípios e as regras contabilísticas, bem como a boa execução dos procedimentos de contratualização;
c) acompanhar a execução de todos os contratos em vigor no ISA, nomeadamente, zelando pelo seu integral cumprimento por todas as partes dentro dos prazos estabelecidos e propondo a sua denúncia ou renovação quando se aplique;
d) organizar as operações de alienação, transferências, abates, permutas, valorizações, desvalorizações, gestão de bens móveis e imóveis em conformidade com o Regulamento de Cadastro e Inventário e atendendo às regras estabelecidas pelo POCED;
e) providenciar a inventariação anual do imobilizado, mantendo atualizadas as fichas de imobilizado dos bens móveis e imóveis;
f) assegurar o serviço de expedição e correio.
Artigo 8.º
Núcleo de Recursos Humanos (NRH)
1 - O NRH é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao coordenador da DAF.
2 - Compete ao NRH:
a) fornecer o apoio jurídico aos órgãos e serviços do ISA em todos os assuntos referentes à área de recursos humanos, de bolsas e financeira;
b) assegurar a gestão de todo o tipo de processos e de atos referentes aos trabalhadores do ISA independentemente do tipo de vínculo ou da carreira onde estão inseridos;
c) assumir a responsabilidade das remunerações e de garantia da proteção e benefícios sociais, competindo-lhe garantir o correto processamento de vencimentos, abonos e benefícios sociais;
d) assegurar a gestão de todo o tipo de processos e de atos referentes aos bolseiros do ISA;
e) promover a avaliação, a gestão de competências e a formação dos trabalhadores do ISA não docentes e não investigadores.
Artigo 9.º
Divisão Académica (DA)
1 - A DA é dirigida por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete à DA:
a) realizar a gestão de todos os processos administrativos relativos aos percursos académicos dos estudantes de 1.º, 2.º e 3.º ciclos, candidaturas, inscrições, creditações de alunos que ingressam ou alunos em mobilidade, emissão de certidões, diplomas e certificados, emissão de transcriptof records, emissão de Suplementos ao Diploma;
b) assegurar o atendimento ao público no que diz respeito a informações sobre funcionamento dos cursos do ISA, estatutos especiais, requerimentos e candidaturas, por via presencial, telefónica e online;
c) organizar e implementar o sistema de candidaturas e inscrições pelas diversas vias de acesso a cursos do ISA, licenciatura, (maiores 23 anos, transferências, mudanças de curso, reingressos, concursos especiais), mestrado e ERASMUS MUNDUS, doutoramento e programas doutorais;
d) assegurar a gestão de salas, reservas e marcações para exames, cursos, formações, provas académicas e eventos;
e) gerir a informação sobre o serviço docente e horários letivos de todos os cursos e funcionamento das unidades curriculares na plataforma informática;
f) organizar, disponibilizar e proceder ao tratamento de resultados de inquéritos pedagógicos e institucionais realizados aos alunos;
g) elaborar relatórios académicos, estudos e pareceres solicitados pela Reitoria, DGES ou outras entidades;
h) assegurar a regularização dos pagamentos de propinas, e procedimentos para recuperação de propinas em dívida;
i) assegurar a preservação do património documental académico e manter organizados os processos individuais de todos os alunos;
j) realizar a gestão do acesso e reconhecimento de habilitações, bem como a gestão de processos e procedimentos relacionados com cursos de pós-graduação não conducentes de grau, mas com atribuição de créditos.
Artigo 10.º
Biblioteca do ISA (BISA)
1 - A BISA é dirigida por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - À BISA compete:
a) realizar o tratamento técnico do património bibliográfico e documental do ISA;
b) propor aquisições em consonância com as necessidades demonstradas pelos docentes, investigadores e alunos;
c) apoiar os utilizadores da biblioteca na pesquisa de textos pedagógicos e científicos e controlar as condições de leitura da biblioteca, nomeadamente garantido boas condições para o estudo e consulta de documentos;
d) gerir e preservar o acervo histórico do ISA, em articulação com o Professor com a responsabilidade do Espaço Museológico, nomeado pelo Presidente do ISA, de entre os docentes do ISA, e que exercerá as suas funções em acumulação com a função docente.
Artigo 11.º
Divisão de Informática (DI)
1 - A DI é dirigida por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete à DI:
a) gerir, controlar e organizar as tecnologias de informação e comunicação do ISA, de acordo com a estratégia e diretrizes emanadas dos seus órgãos de gestão;
b) exercer funções na área de suporte, configuração e desenvolvimento de aplicações relativas aos processos administrativos da Escola, bem como a manutenção e gestão da infraestrutura da rede interna do ISA;
c) manter e gerir a infraestrutura da rede de dados interna do ISA e sua ligação ao exterior, incluindo a cablagem presente na Tapada da Ajuda, a rede sem fios, a rede telefónica e os equipamentos ativos e passivos necessários ao seu funcionamento;
d) realizar a gestão do Centro de Dados do ISA e equipamentos associados, estando-lhe incumbidas as tarefas de instalação, manutenção, salvaguarda, vigilância e segurança dos sistemas nele instalados;
e) exercer atribuições na área do Design e planeamento das páginas web institucionais do ISA ou de outros conteúdos que lhe sejam solicitados;
f) manter os portais dos serviços web do ISA, em articulação com outras unidades do ISA, bem como colaborar na produção de conteúdos web de acordo com informação e requisitos que lhe sejam transmitidos ou previamente definidos pelo Conselho de Gestão do ISA ou em quem este delegar;
g) receber, diagnosticar e fornecer uma resposta em tempo útil aos pedidos de suporte e de informação nas áreas de infraestruturas tecnológicas e dos Sistemas de Informação;
h) fornecer o apoio técnico aos utilizadores e seus equipamentos e à configuração dos serviços informáticos disponibilizados pelo ISA nesses equipamentos, pelo licenciamento e distribuição de software de uso geral e académico, e ainda pelo apoio à aquisição de equipamentos informáticos;
i) assegurar a instalação, manutenção e bom funcionamento dos equipamentos informáticos existentes em salas de aulas.
3 - A DI é apoiada por um Professor, nomeado pelo Presidente do ISA, de entre os docentes do ISA, que exerce as suas funções em acumulação com a função docente.
CAPÍTULO III
Dos Gabinetes de Apoio
Artigo 12.º
Gabinete de Projetos (GP)
1 - O GP é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete ao GP:
a) promover candidaturas a projetos, nomeadamente em parceria com empresas e associações profissionais;
b) assegurar a gestão administrativa e financeira dos projetos, apoiando os investigadores responsáveis na fase de candidatura, na abertura de centro de custos, nos procedimentos necessários à execução financeira dos projetos e na elaboração dos respetivos relatórios financeiros, assegurando a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos, o seu controlo orçamental e de tesouraria;
c) acompanhar as ações de auditoria dos projetos;
d) apoiar a execução de protocolos e serviços, segundo a mesma metodologia utilizada para os projetos científicos, sempre que tal se justifique, face aos requisitos de execução, controlo orçamental e prestação de contas;
e) articular os projetos de consultoria e serviços com a ADISA, INOVISA e CENTROP, sempre que haja lugar à necessidade dessa articulação.
3 - O Presidente do ISA pode nomear como responsável do GP um Professor, que exerce as esta função em acumulação com a função docente.
Artigo 13.º
Gabinete de Planeamento e Relações Externas (GPRE)
1 - O GPRE é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete ao GPRE:
a) gerir, controlar e organizar os assuntos internacionais do ISA em matérias de ensino, investigação e inovação com entidades internacionais, nomeadamente no estabelecimento de protocolos com instituições internacionais no âmbito de programas de mobilidade de estudantes, funcionários, docentes e investigadores, quer internos quer externos;
b) divulgar o ISA junto dos meios estudantis ao nível do ensino secundário;
c) gerir a imagem institucional do ISA, assegurando a sua promoção e divulgação, assim como a comunicação interna;
d) produzir suportes multimédia de divulgação institucional;
e) divulgar os cursos de pós-graduação de curta duração, em articulação com a ADISA, INOVISA e CENTROP, sempre que haja lugar à necessidade dessa articulação;
f) promover a integração dos estudantes no ISA, apoiando todo o tipo de iniciativas que contribuam para um envolvimento efetivo da comunidade académica da Escola;
g) contribuir para a efetiva inserção na vida ativa dos diplomados pelo ISA;
h) gerir os conteúdos da página institucional e redes sociais do ISA, garantindo a sua organização, atualização e coerência;
i) contribuir para a realização de relatórios de autoavaliação e acreditação externa;
j) auxiliar na preparação dos planos e relatórios de atividade e relatórios de gestão do ISA.
3 - O Presidente do ISA pode nomear como responsável do GPRE um Professor, que exerce as esta função em acumulação com a função docente.
Artigo 14.º
Gabinete de Qualidade e Logística (GQL)
1 - O GQL é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete ao GQL:
a) promover a monitorização da qualidade dos serviços do ISA e propor alterações ao funcionamento dos serviços;
b) gerir e encaminhar as sugestões, elogios e reclamações veiculadas através dos mecanismos em papel e informáticos disponíveis;
c) organizar os eventos institucionais;
d) contribuir para a organização dos espaços e higiene das instalações, nomeadamente gerindo os serviços de limpeza;
e) organizar a recolha e gestão de resíduos, nomeadamente os resíduos laboratoriais perigosos.
3 - O Presidente do ISA pode nomear como responsável do GQL um Professor, que exerce as esta função em acumulação com a função docente.
Artigo 15.º
Gabinete do Património e Infraestruturas (GPI)
1 - O GPI é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete ao GPI:
a) promover a manutenção funcional dos espaços físicos do ISA em todas as suas vertentes, nomeadamente os edifícios e infraestruturas;
b) providenciar para que os equipamentos e instalações existentes estejam em boas condições de utilização, nomeadamente executando as reparações e ou beneficiações necessárias e instruindo os utilizadores sobre o manuseamento dos equipamentos e as normas de segurança a cumprir;
c) garantir e zelar pela segurança dos bens, edifícios, pessoas e espaços, coordenando ações de planificação de segurança e vigilância;
d) conceber, estruturar e propor medidas de prevenção e proteção;
e) acompanhar e coordenar todas as obras efetuadas no edificado e nos arruamentos;
f) assegurar o serviço de utilização e manutenção e o controlo de combustíveis dos veículos e tratores do ISA.
3 - O Presidente do ISA pode nomear como responsável do GPI um Professor, que exerce as esta função em acumulação com a função docente.
Artigo 16.º
Gabinete dos Espaços Verdes (GEV)
1 - O GEV é dirigido por um coordenador, técnico superior, equiparado para todos os efeitos legais a cargo de direção intermédia de 3.º grau, que reporta hierarquicamente ao Conselho de Gestão.
2 - Compete ao GEV:
a) assegurar a gestão dos espaços exteriores da Tapada da Ajuda, seguindo regras de boas práticas ambientais;
b) contribuir para a manutenção dos campos experimentais agrícolas e florestais;
c) apoiar a investigação realizada nos espaços exteriores da Tapada da Ajuda;
d) colaborar na implementação e manutenção de trilhos pedagógicos;
e) manter as zonas de jardins e lazer;
f) assegurar o serviço de utilização e manutenção dos instrumentos utilizados.
3 - O GEV pode recorrer à Comissão de Acompanhamento da Tapada da Ajuda, nomeada pelo Presidente do ISA, de entre os docentes do ISA, que exercem as suas funções em acumulação com a função docente, podendo ainda incluir especialistas externos ao ISA.
CAPÍTULO IV
Disposições Transitórias
Artigo 17.º
Entrada em Vigor
1 - O presente regulamento entra em vigor no dia 1 de junho de 2015.
2 - Até à tomada de posse ou nomeação efetiva de titulares para as funções previstas no presente Regulamento, mantêm-se em funções os atuais responsáveis que asseguram a respetiva gestão corrente nos termos gerais.
11 de maio de 2015. - A Presidente do Instituto Superior de Agronomia, Professora Doutora Amarílis de Varennes.
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