Portaria 217/94
de 13 de Abril
O número de documentos existentes nos arquivos dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Almada e o aumento do seu volume têm vindo a gerar graves problemas de espaço nas instalações que lhe estão afectas, bem como grandes dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação, quando necessária.

Tal acumulação de documentação resulta fundamentalmente da inexistência de legislação específica aplicável a estes Serviços, regulamentando a conservação, a microfilmagem e a destruição da documentação arquivística, e só o recurso a um instrumento legal que permita regular o ciclo de vida da documentação, utilizando tecnologias adequadas, poderá proporcionar um quadro de soluções satisfatório.

Pretende-se com a presente portaria dotar os Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Almada de um instrumento legal que, para além de regular o ciclo de vida da respectiva documentação, por meio de tabelas de avaliação e selecção, possa enquadrar a criação de sistemas ou programas que, de forma articulada e contínua, permitam aos Serviços a gestão eficaz e rentável dos seus documentos no tocante à respectiva avaliação, selecção, microfilmagem, eliminação e remessa para arquivo intermédio e definitivo.

Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º e no artigo 4.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Ministro do Planeamento e da Administração do Território e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Almada, no que se refere a avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação da sua documentação, que consta do anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Presidência do Conselho de Ministros e Ministério do Planeamento e da Administração do Território.

Assinada em 18 de Fevereiro de 1994.
O Ministro do Planeamento e da Administração do Território, Luís Francisco Valente de Oliveira. - O Secretário de Estado da Cultura, Pedro Miguel Santana Lopes.

Anexo à Portaria 217/94
Regulamento Arquivístico dos Serviços Municipalizados da Câmara Municipal de Almada

1.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pelos Serviços Municipalizados da Câmara Municipal de Almada, adiante designados SMAS, no âmbito das suas actividades.

2 - O Regulamento aplica-se aos documentos de arquivo de utilização administrativa tanto em fase corrente como intermédia.

2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação pressupõe o estabelecimento de prazos de conservação administrativa da documentação e a determinação do seu destino final.

2 - É da responsabilidade dos SMAS a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos seus documentos.

3 - Cabe aos Arquivos Nacionais/Torres do Tombo (AN/TT) a determinação do destino final da documentação, sob proposta dos SMAS.

3.º
Tabela de avaliação e selecção de documentos
1 - As tabelas de avaliação e selecção de documentos, em anexo, consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.

2 - As tabelas de avaliação e selecção devem ser sujeitas a revisões quinquenais, de forma a poderem adequar-se às alterações da produção documental.

4.º
Selecção
A selecção de documentos, realizada de acordo com o disposto nas tabelas de avaliação e selecção de documentos, é da responsabilidade directa dos Serviços de Arquivo dos SMAS, adiante designados SASMAS.

5.º
Eliminação
1 - A documentação destituída de valor secundário deve ser eliminada após a prescrição dos respectivos prazos de conservação administrativa constantes do mapa anexo.

2 - De acordo com critérios de confidencialidade e racionalidade, a eliminação de documentos pode ser feita por:

a) Inutilização seguida de venda;
b) Incineração;
c) Maceração.
3 - A eliminação de documentos é acompanhada de um auto de eliminação, no qual deve constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, identificadas quanto à sua proveniência.

4 - O auto de eliminação constitui prova jurídica de abate patrimonial.
5 - É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam devidamente previstos nas tabelas de avaliação e selecção.

6 - Os instrumentos referidos nos números anteriores serão normalizados de acordo com directrizes definidas pelos AN/TT.

6.º
Remessa de documentos para arquivo intermédio
1 - A documentação com taxas reduzidas de utilização administrativa, de acordo com o estipulado na tabela de avaliação e selecção, é remetida para arquivo intermédio.

2 - Os conjuntos documentais remetidos para arquivo intermédio permanecem aí a título de simples depósito e são considerados, para todos os efeitos, propriedade do serviço ou organismo de origem.

3 - As remessas de documentos dos Serviços devem ser feitas com a periodicidade que os SASMAS vierem a estabelecer.

7.º
Remessa de documentos para arquivo definitivo
1 - Deve ser remetida para arquivo definitivo, após prescrição dos prazos de conservação administrativa, a documentação considerada de conservação permanente, de acordo com a tabela de avaliação e selecção em anexo.

2 - Os conjuntos documentais podem ser remetidos para arquivo definitivo sob a forma de:

a) Depósito;
b) Incorporação;
c) Compra;
d) Legado;
e) Doação.
8.º
As formalidades das remessas
As remessas referidas em 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhadas por um auto de entrega, que delas fará prova jurídica;
b) Ter em anexo ao auto de entrega uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) Os instrumentos referidos nas alíneas anteriores serão normalizados de acordo com directrizes definidas pelos AN/TT.

9.º
Acessibilidade e confidencialidade
1 - O acesso aos documentos do arquivo intermédio é facultado aos funcionários devidamente identificados e autorizados pelos SASMAS.

2 - O acesso aos documentos do arquivo definitivo deve obedecer a um regulamento interno deste arquivo.

3 - O acesso referido nos números anteriores obedecerá aos critérios de confidencialidade da informação definidos internamente pelos SMAS.

10.º
Substituição de suporte
1 - É autorizada a substituição de suporte de documentos de acordo com critérios de segurança, autenticação e legalidade.

2 - No caso específico da microfilmagem, deverão observar-se as regras seguintes:

a) Consoante a necessidade, podem utilizar-se os microfilmes de substituição, de complemento, de segurança e para uso administrativo;

b) Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável sob selo branco ou de perfuração especial;

c) A microfilmagem é feita em duplicado, devendo conservar-se em locais distintos;

d) As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm força probatória de original;

e) É autorizada a destruição dos originais após a microfilmagem, salvo os documentos considerados de conservação permanente, os quais devem ser mantidos no seu suporte original.

11.º
Recursos e estruturas arquivísticas
1 - Tendo em vista a elaboração e ou revisão das tabelas de avaliação e selecção de documentação, bem como a gestão de documentos, é criado, no âmbito dos SASMAS, um grupo de trabalho coordenado, preferencialmente, por um técnico da carreira BAD da área de arquivo e constituído por um jurista e por técnicos que possuam conhecimento sobre a produção e a tramitação documentais.

2 - Ao referido grupo competirá, designadamente:
a) Apresentar propostas fundamentadas de avaliação de documentos;
b) Discutir e apresentar propostas de regulamento interno para o serviço de arquivo intermédio;

c) Elaborar a portaria sobre gestão de documentos;
d) Coordenar a execução das funções arquivísticas consignadas no presente articulado.

3 - Compete os SASMAS assegurar, de forma coordenada, a execução das funções arquivísticas consignadas no presente articulado.

12.º
Fiscalização
Compete aos AN/TT a inspecção técnica da execução do disposto neste diploma.
(ver documento original)