Aprovação do Regulamento de Cedência e Utilização de Espaços da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro.

Regulamento 685/2024



Considerando que a Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD) dispõe de um conjunto de espaços destinados primordialmente a atividades de ensino e investigação, que também podem ser utilizados para a realização de eventos e cerimónias, servindo a comunidade académica e a sociedade em geral que, através da sua cedência, lhe permitem, não só dinamizar a cooperação com a comunidade civil, mas também proporcionar e promover a realização de programas científicos e socioculturais, ao abrigo das competências que me são atribuídas pela alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior e pela alínea t) do n.º 1 do artigo 30.º dos Estatutos da UTAD, e ouvido o Conselho de Gestão, procedo à aprovação do Regulamento de Cedência e Utilização de Espaços da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, que define as condições de cedência e utilização de espaços da UTAD sempre que estejam disponíveis, definindo o procedimento para instruir e tramitar os pedidos de aluguer, interno ou externo, mediante as diversas finalidades, o qual passa a fazer parte integrante do presente despacho como anexo.

Verificando-se o caráter de urgência na emissão do presente Regulamento, o qual decorre, designadamente, da necessidade de assegurar, em tempo útil, a cedência de espaços da UTAD em conformidade com o contexto normativo interno, foi dispensada a audiência dos interessados, bem como a realização de consulta pública, situação enquadrável no n.º 3 do artigo 110.º do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior e nas alíneas a) e b) do n.º 3 do artigo 100.º e do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo, porquanto a sua realização não estaria concluída em tempo útil.

5 de dezembro de 2023. - O Reitor, Emídio Ferreira dos Santos Gomes.

ANEXO

Regulamento de Cedência e Utilização de Espaços da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro

Enquadramento

A Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD) dispõe de um conjunto de espaços destinados primordialmente a atividades de ensino e investigação que também podem ser utilizados para a realização de eventos e cerimónias, servindo a comunidade académica e a sociedade em geral. Esta ligação à sociedade, nos diversos domínios que integram o seu âmbito de intervenção, constitui-se numa das mais relevantes atribuições desta Universidade.

Considerando o princípio da onerosidade, segundo o qual, a ocupação dos bens imóveis públicos, está sujeita a contrapartida, nos termos dos artigos 4.º e 54.º do Decreto-Lei 280/2007, de 7 de agosto, na sua atual redação, a instituição pretende garantir uma gestão racional e eficiente dos seus espaços, através da criação de procedimentos para o seu aluguer e a fixação de critérios e regras de utilização.

O presente Regulamento define as condições de cedência e utilização de espaços da UTAD sempre que estejam disponíveis, definindo o procedimento para instruir e tramitar os pedidos de aluguer, interno ou externo, mediante as diversas finalidades.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Objeto

1 - O presente Regulamento estabelece as condições de utilização e cedência dos espaços da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro.

2 - Os espaços da UTAD destinam-se ao desenvolvimento das suas atividades, podendo ser cedidos a entidades externas, nas condições estabelecidas no presente Regulamento, desde que as características e objetivos da atividade a desenvolver se coadunem com a missão da instituição.

Artigo 2.º

Espaços

1 - Os espaços da UTAD disponíveis para cedência são (Anexo 1):

a) Auditórios;

b) Salas de reuniões;

c) Salas de aula e salas de computadores;

d) Jardim botânico, praças e espaços exteriores;

e) Halls e corredores;

f) Outros espaços da UTAD passíveis de ser cedidos e utilizados por terceiros.

Artigo 3.º

Finalidades

1 - Os espaços do campus da UTAD têm como destino primordial as atividades a desenvolver no âmbito da missão da UTAD.

2 - Todos os espaços podem ainda ser utilizados para outros fins, compatíveis com a missão da UTAD.

3 - A utilização dos espaços é subordinada à decisão casuística sobre a sua compatibilidade com as atividades a desenvolver no âmbito da missão da UTAD.

4 - Os espaços referidos não são cedidos para realização de atividades consideradas não adequadas às estruturas disponíveis, ou seja, que possam colocar em risco a conservação das instalações e dos respetivos materiais ou que coloquem em causa os princípios pelos quais a UTAD se rege.

5 - Os auditórios são prioritariamente espaços vocacionados para o acolhimento de eventos institucionais, conferências, seminários, debates, apresentações e congressos ou outras reuniões científicas.

6 - A exposição de posters nos corredores apenas pode ter lugar nos locais que tenham disponíveis os suportes para o efeito.

Artigo 4.º

Regimes de utilização

1 - A cedência de espaços segue diferentes trâmites consoante o objetivo da cedência e da utilização e a sua natureza (interna ou externa).

a) Consideram-se eventos de natureza interna: as iniciativas promovidas pelas Unidades Orgânicas, Centros e Serviços da UTAD, podendo contar com colaborações externas desde que seja garantida a gestão financeira por parte da UTAD;

b) Consideram-se eventos de natureza externa: todos os eventos que não possuam qualquer ligação institucional à UTAD; ou iniciativas coorganizadas pela UTAD, mas cuja gestão financeira não é assegurada pela UTAD.

2 - A cedência dos espaços para eventos internos, externos ou mistos requer autorização do Reitor, podendo a competência ser delegada.

Artigo 5.º

Utilização interna

1 - A utilização dos espaços, e equipamentos a eles afetos, rege-se pelas regras de funcionamento internas estabelecidas no presente Regulamento e demais regulamentos e normativos aplicáveis.

2 - A cedência de auditórios depende da sua capacidade máxima e do número de participantes estimado, devendo em todos os casos, ser garantido o espaço que melhor se adequa à dimensão do evento.

3 - A marcação de salas de aula é da responsabilidade das Unidades Orgânicas a que estão afetas.

Artigo 6.º

Utilização externa

1 - A cedência dos espaços para utilização externa depende de requisição, feita através do preenchimento de formulário próprio enviado por email para o Balcão Integrado de Informação, conforme definido no artigo 7.º do presente Regulamento.

2 - Os espaços não podem ser cedidos para a realização de atividades que sejam contrárias à Lei, prejudiquem o normal funcionamento da UTAD, o respeito pelos princípios que norteiam a sua atividade, ou que sejam consideradas inadequadas às estruturas disponíveis ou coloquem em risco a conservação das instalações, equipamentos e materiais.

3 - Os espaços são cedidos para uso exclusivo da entidade requisitante, não podendo a cedência ser transmitida a terceiros, salvo autorização expressa, por parte da UTAD, para o efeito.

4 - A utilização externa carece de formalização através de contrato, conforme minuta anexa (Anexo 4).

5 - As entidades externas, autorizadas a utilizar os espaços, são integralmente responsáveis pelo conteúdo e desenvolvimento das atividades, nomeadamente por todas as obrigações inerentes a estas, previstas na Lei.

6 - A UTAD não se responsabiliza por quaisquer danos causados a pessoas e bens, no âmbito da organização e realização das atividades previstas aquando da cedência e utilização dos espaços.

CAPÍTULO II

CONDIÇÕES DA CEDÊNCIA PARA UTILIZAÇÃO EXTERNA

Artigo 7.º

Formalização

1 - O pedido de cedência de espaço deve ser efetuado com uma antecedência que não deve ser inferior a 15 dias por email para o Balcão Integrado de Informação da UTAD (balcao.integrado@utad.pt).

2 - A instrução do pedido deve ser realizada utilizando formulário próprio (Anexo 2), acessível na página web da UTAD, com a seguinte informação obrigatória:

a) A natureza do evento;

b) A calendarização, incluindo o horário previsto;

c) As instalações que se pretende utilizar;

d) O plano de trabalhos (incluindo operações de montagem e desmontagem);

e) Os requisitos técnicos detalhados;

f) Indicação sobre o pagamento de ingressos ou inscrições;

g) Recursos internos e/ou externos necessários.

3 - Do pedido de cedência deve ainda constar a identificação da entidade requerente (designação, morada e número de identificação fiscal) e de faturação (caso sejam distintas), bem como a identificação do responsável pela organização do evento (nome, telefone e email).

4 - O requerente deve proceder, ainda, à assinatura de um termo de responsabilidade, seguindo o modelo (Anexo 3) disponível na página web da UTAD, na qual se compromete a assumir a responsabilidade por eventuais danos causados.

5 - A cedência dos espaços encontra-se sujeita à autorização de acordo com o disposto no presente Regulamento.

Artigo 8.º

Custos

1 - O valor de cedência dos espaços da UTAD implica um custo, conforme tabela de preços em vigor, aprovada pelo Conselho de Gestão e sujeita a revisão periódica, publicitada na página web da UTAD.

2 - O custo de cedência de espaço indicado na tabela de preços inclui o equipamento mencionado na descrição dos espaços (Anexo 1), sendo necessário apoio técnico permanente para a utilização dos equipamentos audiovisuais, cujo valor acresce ao custo de cedência do espaço.

3 - A reserva ou utilização de outros equipamento e serviços complementares estão sujeitos a custos adicionais de acordo com os valores apresentados na tabela de preços.

4 - Nos dias de montagem, desmontagem e/ou ensaios, o custo a cobrar, por dia, corresponde a 50 % do custo em vigor do espaço cedido, acrescida dos valores da prestação de serviços considerados necessários, por razões de higiene, segurança e ou outras.

5 - A Universidade, nos casos em que seja previsível a ocorrência de danos, pode exigir caução, cujo valor será aprovado pelo Conselho de Gestão da UTAD.

6 - Os pagamentos devem ser efetuados no prazo máximo de 30 dias após a data de emissão das respetivas faturas, através do Balcão Integrado de Informação, findo o qual serão aplicados os respetivos juros de mora segundo lei vigente.

Artigo 9.º

Regimes de exceção

1 - As cerimónias, eventos académicos ou comemorativos, e outros eventos de natureza interna organizados ou coorganizados pela UTAD não estão sujeitas a qualquer custo pela cedência de espaços.

2 - Os eventos organizados pela Associação Académica ou pelos núcleos de estudantes da UTAD, mesmo que impliquem angariação de verbas com inscrição, não estão sujeitos ao pagamento pela cedência de espaços.

3 - Em eventos de natureza externa, atendendo à atividade a realizar e em casos muito excecionais (como são exemplo os eventos solidários), pode o Conselho de Gestão da UTAD decidir a cedência de espaços a título gratuito ou que se apliquem valores inferiores aos da tabela aprovada, mediante requerimento fundamentado.

4 - Das exceções previstas nos números 1, 2 e 3, excluem-se os custos complementares decorrentes do previsto no n.º 3 do artigo 8.º do presente Regulamento, nomeadamente a limpeza extra, segurança e apoio técnico fora do horário definido, que devem em todas as situações ser suportados pelos requerentes.

Artigo 10.º

Cancelamento

1 - O cancelamento da reserva de espaço pode ser efetuado sem qualquer encargo, desde que comunicado por escrito, com uma antecedência mínima de três dias úteis relativamente à data da realização da atividade.

2 - Sempre que uma entidade externa comunique o cancelamento da atividade com uma antecedência inferior a três dias úteis relativamente ao seu início, a UTAD reserva-se no direito de exigir o pagamento integral sobre o valor da cedência.

Artigo 11.º

Deveres

1 - Compete à UTAD disponibilizar os espaços em bom estado de conservação e com os meios previamente acordados aquando da reserva.

2 - O requerente compromete-se a assumir a responsabilidade por eventuais danos causados no espaço, material ou mobiliário, sendo-lhe imputáveis danos ou prejuízos que possam ocorrer durante o período dessa utilização.

3 - A UTAD reserva-se o direito de solicitar a quem requer a cedência de espaço, e tendo em conta as especificidades da atividade a desenvolver, outros requisitos a cumprir, devidamente consagrados através de protocolo.

4 - Nos casos previstos no artigo 9.º, o requerente, salvo indicação expressa em contrário, fica vinculado à inscrição do logótipo da UTAD no material promocional e ou de divulgação da atividade.

CAPÍTULO III

CONDIÇÕES GERAIS DE UTILIZAÇÃO

Artigo 12.º

Normas de Utilização

1 - Não é permitido o consumo de produtos alimentares no interior dos espaços.

2 - Não é permitido fumar nos espaços interiores.

3 - Não é permitido levar para os espaços objetos que constituam risco para os equipamentos ou que ponham em causa a segurança das pessoas e/ou do edifício.

4 - Não é permitida qualquer alteração estrutural nos espaços ou em espaços adjacentes, bem como pregar, colar, escrever, riscar ou qualquer outro ato passível de danificar as paredes e/ou outras estruturas/superfícies dos mesmos.

5 - Não é permitida a entrada de animais nos espaços, com exceção de cães-guia.

6 - A exposição de posters nos halls e corredores apenas pode ter lugar em locais em que existam suportes para o efeito, que podem ser cedidos pela UTAD, de acordo com a sua disponibilidade.

7 - A utilização dos sistemas audiovisuais e de quaisquer materiais ou mobiliário adicional terá de ser solicitada juntamente com o pedido de cedência dos espaços, podendo encontrar-se sujeita a custos suplementares.

8 - A utilização de equipamento audiovisual requer apoio técnico de forma permanente, sujeito a custo adicional e disponibilidade dos recursos humanos.

9 - A prestação de outro tipo de apoio poderá ocorrer de forma pontual, em dias úteis, entre as 9h00 e as 20h00, de 2.ª a 6.ª feira, mediante solicitação prévia e disponibilidade de recursos.

10 - É da total responsabilidade do requisitante a observância destas regras pela totalidade dos intervenientes no evento.

Artigo 13.º

Condições Prévias

1 - A realização de qualquer atividade, seja qual for a sua natureza, fica condicionada à apresentação pelo requerente de: seguros, vistos, licenças e taxas emitidos pela Inspeção-Geral das Atividades Culturais e pela Sociedade Portuguesa de Autores, ou qualquer outro tipo de pré-condição que, nos termos da Lei forem aplicáveis, que sejam exigíveis, com a antecedência mínima de três dias úteis em relação à data de inicio da atividade.

2 - A UTAD poderá exigir a presença de Bombeiros e/ou de elementos da Polícia de Segurança Pública, conforme previsto na Lei, cabendo ao requerente assegurar todos os procedimentos necessários para o efeito.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 14.º

Casos Omissos e interpretação

Os casos omissos e as dúvidas de interpretação resultantes da aplicação deste Regulamento são submetidos a apreciação e decisão por parte do Reitor.

Artigo 15.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor na data da sua aprovação pelo Reitor, sendo publicitado na 2.ª série do Diário da República e na página web da UTAD.

Anexos:

Anexo 1 - Descrição dos espaços

Anexo 2 - Formulário de cedência de espaços

Anexo 3 - Modelo de termo de responsabilidade

Anexo 4 - Minuta do Contrato de Cedência e Utilização de Espaços da UTAD

ANEXO 1

Descrição dos espaços



ANEXO 2

Formulário de cedência de espaços





ANEXO 3

Modelo de termo de responsabilidade

Termo de responsabilidade



ANEXO 4

Minuta do Contrato de Cedência e Utilização de Espaços da UTAD

Entre

Primeiro Outorgante: Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD), sito na Quinta de Prados - 5000801 Vila Real, pessoa coletiva n.º 501345361, representado por Professor Doutor Emídio Gomes na qualidade de Reitor, e

Segundo Outorgante: (nome), sito na (rua), pessoa coletiva n.º (nif), representado por (nome)

Cláusula 1.ª

Objeto

1 - O presente contrato tem por objeto a cedência de espaço localizadas Quinta de Prados - UTAD para (proposta de atividade).

2 - Esta cedência de espaço inclui a utilização de (equipamentos) e dos recursos humanos necessários à sua operação.

Cláusula 2.ª

Prazo

Este contrato vigorará por um período de (duração), com efeito a partir de (data) até (data).

Cláusula 3.ª

Custos

Como contrapartida pela utilização do espaço indicado na cláusula primeira, o Segundo Outorgante entregará ao Primeiro uma remuneração de (valor), acrescido de IVA, da sua prestação de atividade.

Cláusula 4.ª

Obrigações do Primeiro Outorgante

O Primeiro Outorgante cede ao Segundo espaço (especificar) para realização de (proposta de atividade).

Cláusula 5.ª

Obrigações do Segundo Outorgante

1 - Os encargos e despesas correntes inerentes ao fornecimento de bens ou serviços relativos ao espaço cedido, que, por lei, sejam obrigatórios à (proposta de atividade) e não discriminados no presente contrato, são da responsabilidade do Segundo Outorgante.

2 - O Segundo Outorgante compromete-se a utilizar o espaço e os equipamentos referidos no n.º 2 da cláusula 1.ª, de forma diligente e cuidadosa e em cumprimento de todos os requisitos legais aplicáveis.

3 - O Segundo Outorgante deve dar imediato conhecimento ao Primeiro Outorgante logo que tome conhecimento de alguma situação que implique ou possa implicar uma deterioração ou mau funcionamento dos espaços e equipamentos.

Cláusula 6.ª

Extinção do contrato

1 - O presente contrato extingue-se por caducidade, no final do seu prazo de vigência, ou por rescisão.

2 - Qualquer que seja a causa da rescisão, o Segundo Outorgante fica obrigado a entregar ao Primeiro Outorgante todos os espaços, bens e equipamentos que lhes foram disponibilizados, em perfeitas condições de funcionamento e conservação, ressalvando-se as deteriorações e desgaste decorrentes do seu uso normal e prudente.

3 - O incumprimento, por uma das partes, dos deveres resultantes do contrato confere, nos termos gerais de direito, à outra parte o direito de rescindir o contrato, sem prejuízo das devidas indemnizações legais.

4 - Para todas as questões emergentes do contrato será competente o tribunal de Vila Real.

(Local), (data)

Primeiro Outorgante

___

(assinatura)

Segundo Outorgante

___

(assinatura)

317726805

Este documento liga ao seguinte documento (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2007-08-07 - Decreto-Lei 280/2007 - Ministério das Finanças e da Administração Pública

  No uso da autorização legislativa concedida pela Lei n.º 10/2007, de 6 de Março, estabelece o regime jurídico do património imobiliário público.