Portaria 102/94
de 10 de Fevereiro
Considerando a inexistência de quaisquer normativos para a avaliação, prazos de conservação e selecção dos documentos de arquivo do Hospital Distrital de Viana do Castelo;

Considerando a necessidade de se implementar uma gestão mais racional da documentação produzida por estes serviços, a fim de se assegurar uma melhor e mais ampla utilização do seu potencial informativo;

Considerando as dificuldades experimentadas pelos diversos serviços do Hospital no que respeita à conservação dos documentos face à exiguidade de espaços para arquivo;

Considerando que o Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, veio determinar a reformulação das orientações em vigor sobre a pré-arquivagem e a obrigatoriedade da intervenção nesse processo dos serviços que superintendem na política arquivística:

Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º e no artigo 4.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Ministro da Saúde e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico do Hospital Distrital de Viana do Castelo, que consta de anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Saúde.
Assinada em 17 de Janeiro de 1994.
O Ministro da Saúde, Adalberto Paulo da Fonseca Mendo. - O Secretário de Estado da Cultura, Pedro Miguel Santana Lopes.

Anexo à Portaria 102/94
Regulamento Arquivístico do Hospital Distrital de Viana do Castelo
Artigo 1.º
Avaliação e classificação
1 - A tabela de selecção que constitui o anexo I aplica-se à documentação produzida pelos serviços do Hospital Distrital de Viana do Castelo no exercício das suas actividades de gestão, tanto dos recursos internos como das suas funções específicas.

2 - São da responsabilidade dos serviços do Hospital os prazos mínimos fixados para a retenção dos documentos correntes e intermédios junto da entidade produtora.

3 - A decisão de conservação permanente dos documentos com reconhecido valor informativo e ou probatório é da competência dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (AN/TT).

4 - Na tabela referida nos números anteriores, as séries documentais são classificadas por áreas temático-funcionais, estruturando no seu conjunto um plano de classificação aplicável na organização do arquivo corrente.

Artigo 2.º
Selecção. Remessa da documentação dos arquivos dos serviços para arquivo definitivo

1 - Cumpridos os prazos mínimos de retenção, contados a partir da data da produção do documento, o responsável pelo serviço produtor dos documentos em causa deverá remeter para arquivo definitivo os que, segundo as disposições consignadas na tabela, sejam de conservação permanente.

2 - A documentação transferida deve ser acompanhada de uma guia de remessa em triplicado, conforme modelo constante do anexo II.

3 - O original será arquivado no arquivo definitivo, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem.

4 - O duplicado da guia de remessa será devolvido aos serviços de origem, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas do arquivo definitivo e mais informação que se repute pertinente na aplicação da tabela.

5 - O triplicado será utilizado provisoriamente no arquivo definitivo como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do competente inventário.

6 - A documentação transferida deve ser acompanhada, sempre que possível, dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência.

Artigo 3.º
Eliminação
1 - Findos os prazos de retenção, o responsável pelo serviço produtor dos documentos em causa proporá à administração a eliminação daqueles, assinalados na coluna com um «-», para os quais não foi determinada a conservação permanente.

2 - Os documentos sobre os quais recaiu decisão de conservação permanente, assinalados na coluna com um «X», serão conservados na sua forma original.

3 - Não é permitida a inutilização de documentos de arquivo que não estejam contemplados na tabela de selecção anexa a este Regulamento.

Artigo 4.º
Processo de eliminação
1 - A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.

2 - A decisão sobre o processo de eliminação por corte, incineração, maceração ou outro deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos.

Artigo 5.º
Auto de eliminação
1 - No acto da eliminação deve ser lavrado, em livro próprio, um auto, do qual constará obrigatoriamente a descrição exaustiva de todos os documentos a eliminar, com identificação do serviço de proveniência.

2 - O livro referido no n.º 1 terá termo de abertura e de encerramento assinados pelo administrador do Hospital, ao qual compete ainda numerar e rubricar cada uma das folhas.

3 - A redacção do auto de eliminação deverá regular-se pelo formulário constante do anexo III e dele deve constar o visto do director do arquivo distrital, depois de verificado o cumprimento do disposto no n.º 1.

Artigo 6.º
Reprodução
1 - Os documentos que não ofereçam qualquer garantia de estabilidade e permanência por falta de qualidade de conservação dos respectivos suportes devem ser conservados em reprodução executada em materiais mais adequados.

2 - Sempre que o volume das séries destes documentos o justifique, por razões de economia de espaço, dever-se-á optar pela reprodução em microforma.

Artigo 7.º
A tabela de selecção que consta do anexo I ao presente Regulamento deve ser sujeita a revisões periódicas, de modo a adequá-la às alterações na produção documental que a organização dos serviços vier a determinar.

ANEXO I
Hospital Distrital de Viana do Castelo
(ver documento original)
ANEXO II
Guia de Remessa
Aos ... dias do mês de ... do ano de 19..., o serviço de ... deste Hospital Distrital transferiu para o seu arquivo definitivo a documentação que a seguir se relaciona:

(ver documento original)
O conjunto documental identificado incorporará o arquivo definitivo dos serviços, de harmonia com o artigo 2.º do anexo à Portaria 102/94, de 10 de Fevereiro, e disposições fixadas na tabela de selecção.

A presente guia, feita em triplicado, vai ser assinada pelos responsáveis daqueles serviços, destinando-se o original e triplicado ao arquivo definitivo e o duplicado aos serviços de origem (n.os 3 e 4 do artigo 2.º do anexo à mesma portaria).

Data: ... de ... de ...
O responsável pelo arquivo: ...
O responsável pelo serviço emissor: ...
ANEXO III
Auto de eliminação
Aos ... dias do mês de ... de ..., neste Hospital Distrital, em ... (local), na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à inutilização, por ... (processo), de acordo com os artigos 3.º, 4.º, 5.º e 6.º do anexo à Portaria 102/94, de 10 de Fevereiro, e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:

(ver documento original)
Data: ...
Assinatura do responsável pelo serviço de ...
Visto da Administração do Hospital Distrital: ...
Visto do Director do Arquivo Distrital: ...