Cria um grupo de trabalho designado por «Grupo de Trabalho da Interface para as Secretarias dos Tribunais».

Despacho 3012/2024



Considerando que:

O XXIII Governo Constitucional assume como objetivo estratégico tornar a Justiça mais próxima dos cidadãos, mais eficiente, moderna e acessível, por forma a que todos os cidadãos acedam e obtenham uma decisão com qualidade, em tempo útil e em condições de igualdade, foi identificado e está em execução um programa plurianual de investimentos na área da Justiça, assente no Plano de Recuperação e Resiliência, com vista à modernização, digitalização e interligação entre os serviços de Justiça e outras organizações do Estado que interagem com os tribunais.

A boa execução deste plano passa, entre outras, pela total informatização e criação de condições para a tramitação integralmente digital dos processos judiciais, numa contínua evolução da desmaterialização da relação entre o tribunal e outras entidades públicas e os cidadãos, e pela gestão pública e unificada dos sistemas de suporte à atividade dos tribunais que compõem já o denominado eTribunal, enquanto condições necessárias a garantir a prestação aos cidadãos de um serviço de Justiça mais digital, simples e mais acessível, atempado e sem desperdício de recursos.

Para tal, é necessário que o Estado continue a ocupar o papel que tem assumido como precursor e incentivador do uso de canais digitais de apoio às interações com os serviços judiciais, designadamente através do recurso a tecnologias de informação e comunicação, encontrando formas de modernizar e de inovar, de melhorar práticas, de simplificar procedimentos, de desmaterializar atos, de acelerar processos e de, em suma, aumentar a sua eficiência e a qualidade dos serviços prestados pelo Ministério Público e pelos tribunais, incluindo pelas respetivas secretarias, desde o momento da entrada do processo, até ao arquivo e consulta das decisões judiciais tomadas em todas as fases e jurisdições.

Neste enquadramento e com foco no trabalho e competências próprias dessas secretarias, torna-se essencial criar um grupo de trabalho formado por colaboradores das entidades e organismos da Justiça e especialmente conhecedores desse trabalho e competências, capaz de projetar e acompanhar o desenvolvimento e a implementação da nova interface para as secretarias, passível de ser utilizada por todos os trabalhadores que diariamente nelas prestam as suas funções.

Assim e ao abrigo da competência delegada nos termos do Despacho 7122/2022, de 3 de junho, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 108, de 3 de junho de 2022, determina-se o seguinte:

1 - É criado um grupo de trabalho designado por "Grupo de Trabalho da Interface para as Secretarias dos Tribunais", com a missão de conceber, desenvolver e acompanhar a implementação da Interface das Secretarias dos Tribunais, e garantir a sua integração no ecossistema do eTribunal.

2 - No âmbito do desenvolvimento da identificada missão, deve o grupo de trabalho:

2.1 - Até 31 de março de 2024, realizar o primeiro workshop do grupo de trabalho com o intuito de apresentar os objetivos e metodologia, identificar, priorizar e calendarizar a disponibilização das primeiras funcionalidades a integrar na nova Interface das Secretarias.

2.2 - Até abril de 2024:

i) Identificar os princípios base que devem nortear o desenvolvimento desta Interface, considerando especialmente as necessidades de:

a) Garantir a disponibilização de uma solução segura, resiliente e auditável;

b) Promover a produção e valorização dos dados, designadamente de dados estatísticos e indicadores capazes de espelhar níveis de produtividade dos profissionais e serviços dos tribunais e do Ministério Público; assim como dados que permitam a qualquer momento medir o impacto das políticas e propor alterações legislativas; e dados destinados a alimentar ferramentas de inteligência artificial e machine learning que resultem na maior produtividade das secretarias;

c) Adotar o modelo comum para o desenho e desenvolvimento de serviços digitais da Administração Pública e o design system AGORA, conforme o Mosaico elaborado pela Agência para a Modernização Administrativa, de forma a proporcionar uma experiência de utilização de acordo com as melhores práticas de usabilidade e acessibilidade;

d) Promover a máxima automação e agilização de tarefas através da automação de processos e atividades (RPA), especialmente eliminando ou automatizando atividades repetitivas e de reduzido valor acrescentado;

e) Garantir que a Interface constitua uma ferramenta que permita implementar processos de melhoria contínua e, aos oficiais de justiça, melhor organizar, priorizar e acelerar a execução das tarefas próprias da secretaria;

f) Impulsionar a tramitação eletrónica e digital por definição nas secretarias dos tribunais e do Ministério Público;

g) Cumprir as boas práticas de implementação de sistemas digitais, baseadas em metodologias ágeis e na entrega e consumo de microserviços e APIs;

h) Implementar uma solução web based, com base nas melhores práticas de usabilidade e com os mais elevados padrões de acessibilidade, capaz de dar suporte a novas metodologias de trabalho, como é o caso do teletrabalho;

i) Integrar aceleradores com o recurso a técnicas de inteligência artificial e machine learning, para apoiar a execução de tarefas;

j) Dotar a interface de interoperabilidades entre os diferentes sistemas da Justiça e com sistemas de outras áreas, que permitam acelerar a entrega e recolha de informação relevante;

ii) Propor o modelo de governação e os calendários de alto nível para iniciativas de comunicação, cocriação, formação e de gestão da mudança que deverão reger o projeto de disponibilização e generalização desta nova interface;

iii) Propor um calendário preliminar de atividades e funcionalidades-chave e o cronograma de conceção, desenvolvimento e disponibilização da interface;

iv) Identificar e propor as funcionalidades que devem compor a nova interface especialmente destinada a dar suporte ao trabalho da competência das secretarias, com vista a contribuir para a total tramitação eletrónica dos processos, e a garantir maior simplificação e fluidez;

v) Identificar e propor as alterações legislativas adequadas à implementação das novas soluções tecnológicas;

vi) Contribuir para a definição da visão do novo papel dos colaboradores da Justiça, designadamente dos assessores e dos oficiais da justiça.

2.3 - Até dezembro de 2024, assegurar e acompanhar:

i) A implementação a título piloto da nova interface das secretarias do eTribunal, que deverá garantir a disponibilização de um produto mínimo viável que integra, designadamente, a automação de funções das secretarias:

a) Insistências;

b) Marcação de diligências;

c) Citações;

d) Remessa à conta/liquidação;

e) Notificação da dispensa da conta/liquidação;

f) Consultas às bases de dados em inquéritos no núcleo de ação penal e processos administrativos do núcleo de família e criança;

g) Remessa de processos ao arquivo;

h) Registo de intervenientes;

i) Sistema de custas judiciais;

ii) Mapear o fluxo de trabalho e dos processos de interação das secretarias com os stakeholders da Justiça e com as restantes áreas de trabalho dos tribunais e do Ministério Público e interfaces a elas associados que compõem o identificado ecossistema eTribunal;

iii) A integração progressiva de funcionalidades e serviços na nova interface e, em paralelo, a expansão a todas as secretarias;

iv) Garantir a integral desativação do módulo "Secretarias do SITAF", no âmbito da migração dos processos do sistema SITAF para o sistema CITIUS.

2.4 - Até novembro de 2025, assegurar a disponibilização, da versão final da interface de secretarias com todas as funcionalidades identificadas como imprescindíveis para suportar o trabalho das secretarias e para o cumprimento da medida PRR.

2.5 - Até novembro de 2026, garantir a integral substituição (e desativação) do módulo das Secretarias do CITIUS pela nova interface das secretarias, por forma a garantir que todos os serviços dos tribunais e do Ministério Público utilizam a mesma e única interface para o cumprimento das respetivas atribuições, independentemente da jurisdição.

3 - O grupo de trabalho é constituído pelos seguintes elementos:

i) Três representantes a designar pelo Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., com competências nas áreas de gestão de projetos, arquitetura de sistemas e gestão da mudança;

ii) Nove representantes a designar pela Direção-Geral da Administração da Justiça, com competências nas áreas de formação, gestão dos tribunais, incluindo atendimento e melhoria contínua do Tribunal+ e Balcão+, e secretarias das jurisdições comum e administrativa e fiscal;

iii) Dois representantes a designar pela Procuradoria-Geral da República, especialmente conhecedores das competências e atividades próprias das secretarias dos serviços do Ministério Público;

iv) Dois representantes a designar pela Direção-Geral da Política da Justiça, especialmente conhecedores da estratégia da área governativa da Justiça para a área dos tribunais;

v) Daniel Pires da Costa, enquanto personalidade com reconhecida experiência do funcionamento das Secretarias dos Tribunais.

4 - O IGFEJ coordena, presta todo o apoio logístico e disponibiliza os meios técnicos e equipas necessárias para a boa concretização dos objetivos definidos neste despacho e a respetiva medida PRR - Plano de Recuperação e Resiliência.

5 - As reuniões do presente grupo de trabalho devem ter uma periodicidade mensal e ser acompanhadas por um membro deste Gabinete.

6 - Sempre que se mostre conveniente, podem ser convidadas a participar nas reuniões do grupo de trabalho e a colaborar nos trabalhos por ele desenvolvidos outras personalidades ou entidades com competências na área da justiça.

7 - A participação no grupo de trabalho não confere o direito a qualquer prestação, independentemente da respetiva natureza, designadamente a título de remuneração, compensação, subsídio, senhas de presença ou ajudas de custo.

8 - Deve o grupo de trabalho, através do IGFEJ, apresentar mensalmente um relatório de progresso ao Gabinete do Secretário de Estado da Justiça.

9 - O presente despacho entra em vigor no dia seguinte à data da sua publicação.

8 de março de 2024. - O Secretário de Estado da Justiça, Pedro Luís Ferrão Tavares.

317456962

Este documento liga ao seguinte documento (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):