Alteração da organização interna do Departamento de Gestão de Clientes

Deliberação 74/2024

Sumário: Alteração da organização interna do Departamento de Gestão de Clientes.

Nos termos do disposto no artigo 1.º, n.os 2 e 3, dos Estatutos do Instituto de Informática, I. P., aprovados pela Portaria 138/2013, de 2 de abril, por deliberação do Conselho Diretivo podem ser criadas, modificadas ou extintas unidades orgânicas flexíveis designadas por áreas, cujas competências são definidas na deliberação que as cria ou modifica.

Nestes termos, o Conselho Diretivo do Instituto de Informática, I. P., ao abrigo do disposto na mencionada previsão legal, delibera aprovar a seguinte organização interna do Departamento de Gestão de Clientes (DGC), previsto no artigo 9.º dos Estatutos do Instituto de Informática, I. P.:

1 - No Departamento de Gestão de Clientes (DGC) são criadas duas Áreas, dirigidas por Coordenadores de Área, cargo de direção intermédia de 2.º grau, conforme previsto no n.º 2 do artigo 2.º dos Estatutos do Instituto de Informática, I. P., como a seguir se identifica:

a) Área de Relações Externas e Comunicação (AREC);

b) Área de Serviços e Sustentabilidade Organizacional (ASSO).

2 - A Área de Relações Externas e Comunicação (AREC) sucede à atual área de Clientes (AC) do Departamento de Gestão de Clientes (DGC) e a Área de Serviços e Sustentabilidade Organizacional (ASSO) sucede à atual Área de Produtos (AP) do Departamento de Gestão de Clientes (DGC).

3 - Compete à Área de Relações Externas e Comunicação (AREC):

a) Estabelecer e desenvolver o relacionamento com as entidades parceiras, utilizadoras das soluções tecnológicas do Instituto, assegurando a atribuição de um Gestor de Conta;

b) Estabelecer Planos individuais de acompanhamento das entidades parceiras, assegurando as suas necessidades e a convergência com as linhas estratégicas definidas pelo Instituto, para o ano em causa;

c) Criar instrumentos de monitorização e avaliação da relação com as entidades parceiras;

d) Determinar os canais de comunicação apropriadas a cada público-alvo (destinatários da ação), em articulação com as entidades parceiras;

e) Gerir e acompanhar o processo da cadeia de valor do Instituto, nomeadamente no âmbito da gestão do relacionamento de parceiros;

f) Assegurar o acompanhamento das relações externas no âmbito de projetos internacionais do Instituto, apoiando o Conselho Diretivo e a atividade dos restantes Departamentos nas áreas internacionais;

g) Assegurar a gestão e comunicação externa de serviços dirigidos a cidadãos e empresas, em particular no âmbito da Plataforma de serviços e Interoperabilidade;

h) Gerir e administrar soluções e aplicações da responsabilidade do Instituto, nomeadamente o envio massivo de emails e a gestão documental;

i) Implementar e acompanhar o estabelecimento de protocolos, garantindo procedimentos padronizados e de acordo com as melhores práticas;

j) Prestar apoio ao Conselho Diretivo, Departamentos e Áreas, nomeadamente através da conceção, coordenação e execução de campanhas e suportes de comunicação interna e institucional;

k) Desenvolver a estratégia de comunicação, visando nomeadamente implementar a política de comunicação do Instituto, assegurar a gestão da imagem corporativa, garantir o desenvolvimento criativo, a conceção gráfica e a produção de suportes e peças de comunicação e imagem, garantir a publicação da revista IInova do Instituto e gerir e monitorizar a presença do Instituto nos media e redes sociais;

l) Conceber e concretizar iniciativas de envolvimento organizacional que promovam a coesão, a cultura organizacional, a missão e os valores do Instituto;

4 - Compete à Área de Serviços e Sustentabilidade Organizacional (ASSO):

a) Gerir e administrar as aplicações de suporte à gestão, prestação e utilização dos serviços de formação;

b) Planear as atividades de formação, no âmbito do desenvolvimento de competências, em particular quanto aos utilizadores das soluções do Instituto, de acordo com os projetos e necessidades diagnosticadas;

c) Promover, organizar e produzir cursos de formação e-learning e formação presencial, assim como recursos pedagógicos de apoio à utilização dos sistemas de informação do Instituto;

d) Avaliar as atividades formativas, recolhendo resultados que permitam perceber os objetivos traçados nas ações desenvolvidas;

e) Desenvolver um plano estratégico de gestão da mudança e implementar as medidas e ações de gestão da mudança, em articulação com as equipas de projetos, para apoiar e mobilizar as entidades parceiras, assim como os utilizadores de serviços e soluções disponibilizados pelo Instituto.

f) Gerir o catálogo de serviços do Instituto, assegurando a coerência e consistência dos serviços disponibilizados, bem como a sua atualização regular, divulgação e promoção;

g) Monitorizar os acordos de níveis de serviço (SLA) e os acordos de níveis operacionais (OLA);

h) Em articulação com o Departamento de Administração de Sistemas e Departamento de Apoio ao Utilizador, garantir a monitorização dos serviços e a sua implementação na ferramenta de gestão de serviços TI (ITSM), respetivamente;

i) Gerir e acompanhar os processos da cadeia de valor, nomeadamente no âmbito da gestão de alterações, gestão da procura e gestão de catálogo e níveis de serviço;

j) Desenvolver uma estratégia de sustentabilidade do Instituto, visando nomeadamente definir e implementar uma estratégia de sustentabilidade tecnológica no âmbito do Instituto, alinhando-a com os objetivos de negócio;

k) Identificar oportunidades de melhoria em práticas de sustentabilidade, estabelecendo metas e métricas para avaliar o desempenho sustentável e em articulação com o Departamento de Organização e Gestão de Pessoas, desenvolver políticas e práticas de compras sustentáveis;

l) Promover programas de responsabilidade social corporativas que demonstram o compromisso do Instituto com a comunidade e o meio ambiente;

m) Desenvolver parcerias com organizações externas, ONGs e instituições académicas para avançar na agenda de sustentabilidade e inovação.

5 - É revogada a Deliberação 13/CD/2013, de 9 de abril.

6 - A presente deliberação produz efeitos a 1 de dezembro de 2023, inclusive.

22 de dezembro de 2023. - A Presidente do Conselho Diretivo do Instituto de Informática, I. P., Paula Margarida Barrocas Salgado.

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