Alteração da organização interna do Departamento de Organização e Gestão de Pessoas

Deliberação 71/2024

Sumário: Alteração da organização interna do Departamento de Organização e Gestão de Pessoas.

Nos termos do disposto no artigo 1.º, n.os 2 e 3, dos Estatutos do Instituto de Informática, I. P., aprovados pela Portaria 138/2013, de 2 de abril, por deliberação do Conselho Diretivo podem ser criadas, modificadas ou extintas unidades orgânicas flexíveis designadas por áreas, cujas competências são definidas na deliberação que as cria ou modifica.

Nestes termos, o Conselho Diretivo do Instituto de Informática, I. P., ao abrigo do disposto na mencionada previsão legal, delibera aprovar a seguinte organização interna do Departamento de Organização e Gestão de Pessoas (DOGP), previsto no artigo 10.º dos Estatutos do Instituto de Informática, I. P.:

1 - No Departamento de Organização e Gestão de Pessoas (DOGP) são criadas três Áreas, dirigidas por Coordenadores de Área, cargo de direção intermédia de 2.º grau, conforme previsto no n.º 2 do artigo 2.º dos Estatutos do Instituto de Informática, I. P., como a seguir se identifica:

a) Área de Contratação Pública (ACP);

b) Área Financeira e Administrativa (AFA);

c) Área de Gestão de Pessoas (AGP).

2 - A Área de Contratação Pública (ACP) e a Área Financeira e Administrativa (AFA) sucedem à atual Área de Organização (AO) do Departamento de Organização e Gestão de Pessoas (DOGP) e a Área de Gestão de Pessoas (AGP) sucede à área com a mesma designação do Departamento de Organização e Gestão de Pessoas (DOGP).

3 - Compete à Área de Contratação Pública (ACP):

a) Organizar e coordenar, em articulação com as restantes unidades orgânicas, as ações necessárias à elaboração de estudos de previsão e planeamento das aquisições de bens e serviços para o II, I. P., com vista à elaboração do Plano Anual de Compras;

b) Assegurar a realização de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas do II, I. P. em articulação com as demais unidades orgânicas em razão das respetivas competências;

c) Assegurar a participação nos procedimentos centralizados de aquisição de bens e serviços, contribuindo com a identificação das necessidades do II, I. P.;

d) Propor e pugnar pela aplicação de metodologias e normas procedimentais a observar no âmbito da contratação pública;

e) Monitorizar a execução dos contratos celebrados pelo II, I. P. em articulação com os respetivos gestores dos contratos e com Área Financeira e Administrativa;

f) Organizar, manter atualizada e publicitar a informação a reportar a entidades externas no âmbito das competências da Área;

g) Proceder à avaliação periódica dos fornecedores e diligenciar pela adoção das medidas adequadas em face dos resultados obtidos.

4 - Compete à Área Financeira e Administrativa (AFA):

a) Assegurar a elaboração, o planeamento orçamental e controlo da sua execução;

b) Assegurar a gestão financeira e patrimonial, produzindo e disponibilizando informação contabilística e financeira, para reporte aos Órgãos de Gestão, à Tutela, Tribunal de Contas, Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P., Entidades Fiscalizadoras, bem como ao Fiscal Único do II, I. P.;

c) Assegurar a Contabilidade de Gestão, produzindo informação relevante e analítica sobre custos, rendimentos e resultados, como forma de apoio à gestão;

d) Garantir o controlo e operações de tesouraria do II, I. P., gerindo os fluxos financeiros, com base no orçamento anual aprovado;

e) Proceder à faturação dos serviços prestados e garantir o controlo e contabilização das receitas do II, I. P.;

f) Gerir os processos de candidatura a projetos cofinanciados e respetivo controlo e reporte de execução;

g) Assegurar as prestações de contas mensais e anuais de acordo com as normas legais em vigor e elaborar relatórios periódicos de apoio à gestão;

h) Coordenar as atividades administrativas e transversais ao funcionamento interno dos serviços, nomeadamente expediente e arquivo geral do II, I. P.;

i) Gerir os contratos de aquisição de bens e serviços celebrados no âmbito do funcionamento interno do II, I. P.;

j) Assegurar a gestão do edifício sede do II, I. P., garantindo as melhores condições de utilização e conforto das instalações;

k) Gerir a frota automóvel do II, I. P., garantindo a disponibilidade de viaturas de serviço adequadas às necessidades dos serviços, bem como o reporte de informação à Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;

l) Controlar os acessos ao edifício, garantindo o cumprimento das regras de identificação e circulação de pessoas;

m) Assegurar a gestão do património, zelando pela conservação e utilização racional das instalações e garantir a atualização permanente do inventário;

n) Assegurar o armazenamento de bens de utilização corrente, procedendo à gestão de stocks e reporte de necessidades de aquisição à Área de Contratação Pública.

5 - Compete à Área de Gestão de Pessoas (AGP):

a) Concretizar, numa perspetiva de permanente desenvolvimento organizacional, auscultações internas e externas, elaborar estudos e pareceres com o objetivo de auditar as estruturas organizativas e respetivos postos de trabalho a fim de os adequar aos objetivos globais do II, I. P.;

b) Assegurar a elaboração e a permanente atualização do plano de gestão previsional de gestão de pessoas, em função dos objetivos estratégicos e das prioridades superiormente definidos;

c) Conceber, implementar e monitorizar indicadores de desempenho no âmbito da gestão de pessoas;

d) Avaliar e desenvolver periodicamente as competências dos trabalhadores, em articulação com as necessidades estratégicas do II, I. P., e em consonância com as boas práticas e normas vigentes;

e) Assegurar o processamento salarial e controlo de assiduidade e demais gestão administrativa, no cumprimento de princípios de equidade interna, das disposições normativas internas e da legislação em vigor;

f) Promover medidas de conciliação da vida pessoal, profissional e familiar;

g) Coordenar todas as atividades inerentes à saúde e segurança no trabalho, em consonância com a legislação em vigor, e concretizando outras iniciativas que promovam o bem-estar dos trabalhadores;

h) Gerir e acompanhar os processos de recrutamento e seleção, bem como os processos de movimentação de pessoas do II, I. P., e assegurar o acolhimento e integração de novos trabalhadores;

i) Promover a realização e acompanhamento dos processos de estágios curriculares e profissionais, com especial relevância para as áreas de tecnologias de informação e comunicação, em articulação direta com as necessidades estratégicas do II, I. P.;

j) Organizar, gerir, monitorizar e avaliar o plano de formação anual;

k) Implementar, gerir e monitorizar o sistema de avaliação de desempenho individual, garantindo a operacionalização dos respetivos impactos.

6 - É revogada a Deliberação 14/CD/2013, de 9 de abril.

7 - A presente deliberação produz efeitos a 1 de dezembro de 2023, inclusive.

27 de dezembro de 2023. - A Presidente do Conselho Diretivo do Instituto de Informática, I. P., Paula Margarida Barrocas Salgado.

317217274