Aprova o Regulamento do Conselho Municipal da Juventude

Edital 1850/2023

Sumário: Aprova o Regulamento do Conselho Municipal da Juventude.

Regulamento do Arquivo Municipal de Esposende

António Benjamim da Costa Pereira, Presidente da Câmara Municipal de Esposende, torna público, para os efeitos previstos nos artigos 139.º e 140.º do Código de Procedimento Administrativo, que a Assembleia Municipal de Esposende, em sua sessão ordinária de 26 de setembro de 2023, sob proposta da Câmara Municipal tomada na sua reunião ordinária de 20 de abril de 2023, e após a realização da respetiva audiência de interessados, aprovou a versão final do Regulamento do Arquivo Municipal de Esposende, que entra em vigor 15 dias após a sua publicação no Diário da República.

Para constar e produzir os efeitos legais se publica o presente Edital no Diário da República, e outros de igual teor que vão ser afixados nos lugares públicos do costume.

28 de setembro de 2023. - O Presidente da Câmara, António Benjamim da Costa Pereira, arq.

Preâmbulo

O quadro legal de atribuições das Autarquias Locais, principalmente identificado na Lei 75/2013, de 12 de setembro, determina que incumbe ao Municípios, em geral, prosseguir os interesses próprios, comuns e específicos das populações respetivas, designadamente, no que tange à educação, património, cultura e ciência, e ao desenvolvimento, nos termos do previsto nas alíneas d), e) e m) do artigo 23.º da referida Lei.

O Arquivo, enquanto serviço integrado na estrutura orgânica da Câmara Municipal de Esposende, dotado de funcionários e competências próprias, foi definido, pela primeira vez, em 1985, na sequência da reorganização dos serviços municipais. A primeira regulamentação da missão e atividade do Serviço de Arquivo seria realizada em 1994, com um regulamento aprovado em 23 de fevereiro. Mais tarde, em 2002, o Regulamento foi revisto no âmbito dos investimentos e alterações do PARAM - Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (1998-2008), resultando num novo texto normativo aprovado pela Assembleia Municipal em 24 de setembro e publicado em edital de 3 de outubro.

Considerando que as competências do Arquivo Municipal evoluíram a par da estrutura e produção documental do Município de Esposende, e que, em 2022, foram inauguradas novas instalações, verifica-se o desenvolvimento de novas atividades e o aprofundamento da missão do Arquivo na gestão de informação.

O artigo 99.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 4/2015, de 7 de janeiro, em matéria regulamentar impõe que o projeto de regulamento, na sua nota justificativa fundamentada, contenha a ponderação dos custos e benefícios do regulamento.

No presente projeto de regulamento essa ponderação pende seguramente mais para o lado dos benefícios. Efetivamente, o Arquivo de um Município é uma mais-valia para a cultura, não só a nível local como também a nível regional, nacional e internacional, não se estimando qualquer custo para as medidas projetadas.

Neste sentido, impõe-se a revisão e aprovação de um novo regulamento do Arquivo Municipal de Esposende, adequando as competências e normas do serviço às novas realidades e exigências legais e científicas.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Leis Habilitantes

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo do disposto nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, alínea g), do n.º 1, do artigo 25.º, conjugado com a alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I, à Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua versão atual e o Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro e posterior legislação de alterações, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico.

Artigo 2.º

Objeto

1 - O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal (doravante designado AMEPS), com competências e atribuições na área da gestão arquivística, proteção e valorização patrimonial do arquivo do Município de Esposende e de outros acervos documentais do âmbito do concelho de Esposende.

2 - São objetivos primários do AMEPS assegurar a proteção dos documentos que se encontram sob sua custódia, desenvolvendo metodologias de intervenção adequadas, e permitir a fruição interna e pública do acervo documental, bem como incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico junto dos dirigentes, dos trabalhadores e do público em geral.

Artigo 3.º

Âmbito

O presente Regulamento aplica-se:

a) Ao arquivo corrente, ao arquivo intermédio e ao arquivo definitivo;

b) Aos sistemas de arquivo em papel e aos sistemas eletrónicos de gestão de arquivos;

c) Aos formatos audiovisuais, digitais, fotográficos, em papel e em pergaminho, entre outros.

Artigo 4.º

Enquadramento

1 - O arquivo é um serviço do Município de Esposende dotado de atribuições e competências próprias.

2 - O arquivo do Município de Esposende é o espaço onde se procede ao armazenamento, tratamento e consulta de documentação.

3 - O arquivo do Município de Esposende é um conjunto orgânico de documentos produzido por entidades públicas ou privadas que intervieram na comunidade e cuja documentação, de data, forma e suporte variável, ali se encontra depositada.

4 - O AMEPS tem sob a sua superintendência toda a documentação e informação emanada dos diferentes serviços da Câmara Municipal de Esposende, independentemente do seu suporte ou formato, como resultado da reunião dos documentos e dados acumulados, num processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para servir de referência, prova ou informação.

5 - O AMEPS tem à sua responsabilidade direta a documentação de uso não corrente do Município de Esposende, bem como os conjuntos documentais oferecidos ou sob custódia deste, e tem responsabilidade indireta sobre a documentação de uso corrente produzida, recebida e acumulada pelo Município de Esposende.

Artigo 5.º

Conceitos

a) Apoios: Conjunto de ajudas ou incentivos técnicos, financeiros, logísticos e materiais concedidos pelas instituições públicas a outras entidades, com caráter pontual ou regular, de forma isolada ou articulada.

b) Arquivo: Conjunto orgânico de documentos e dados de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem o Município de Esposende, assim como por outras entidades ou pessoas singulares no decorrer das suas funções ou atividades, que, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.

c) Arquivo Corrente: Conjunto de documentos correspondentes a processos que ainda não estão concluídos, sendo necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu.

d) Arquivo Definitivo ou Histórico: Conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, é considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.

e) Arquivo Intermédio: Conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.

f) Conservação: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.

g) Dados: Conjunto de valores ou ocorrências em estado bruto a partir dos quais é possível obter informação.

h) Documentação de uso não corrente: Documentos correspondentes a processos que estão concluídos, mas ainda suscetíveis de serem reabertos, ou processos que já se encontram efetivamente concluídos.

i) Fundo: Conjunto de documentos de uma única proveniência.

j) Gestão documental: Conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes à racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.

k) Informação: Conjunto organizado de dados que permite resolver problemas e tomar decisões.

l) Manutenção: Conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.

m) Preservação: Conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.

n) Responsável de arquivo (RA): O(A) técnico(a) responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos(às) utilizadores(as) da respetiva unidade orgânica.

o) Restauro: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções extensas, e que devolvem estabilidade ao documento a partir da recuperação, substituição ou introdução de elementos estruturais ou de suporte.

p) Sistema de arquivo organizacional: Composto pela informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, tutela e/ou órgãos de gestão, órgão de coordenação, órgãos consultivos, serviço de arquivo, recursos humanos e materiais).

Artigo 6.º

Acesso ao serviço de arquivo

A entrada no edifício do AMEPS carece de autorização do(a) responsável de serviço ou de quem o(a) substitua.

Artigo 7.º

Contratualização de serviços de arquivo

1 - A contratação da gestão, conservação e custódia externa de documentação integrante dos sistemas de arquivo do Município de Esposende e de entidades por este detidas, ou participadas maioritariamente, terá apenas caráter excecional em casos de urgência e exigirá um parecer vinculativo favorável a emitir pelo serviço de arquivo.

2 - O parecer vinculativo referido no ponto anterior conterá obrigatoriamente as obrigações técnicas a respeitar por parte das entidades externas.

3 - Em nenhum caso a contratação poderá pressupor o exercício de poderes públicos pela empresa adjudicatária, devendo manter o titular da documentação a direção e a supervisão do arquivo.

Artigo 8.º

Titularidade dos documentos públicos

Os(as) titulares de cargos públicos e o pessoal ao serviço do Município de Esposende e de entidades por este detidas, ou participadas maioritariamente, ao cessarem as suas funções, estão obrigados a entregar os documentos públicos gerados, recebidos ou reunidos no exercício destas à pessoa que os substitua, ao superior hierárquico, ou a remetê-los ao AMEPS.

CAPÍTULO II

Arquivo Municipal de Esposende

Artigo 9.º

Âmbito

O AMEPS compreende todo o sistema de arquivo organizacional, tendo por missão assegurar a proteção, o acesso e a fruição da documentação administrativa e do património arquivístico do Município de Esposende ou por esta guardados em regime de depósito.

Artigo 10.º

Atribuições e competências do AMESP

1 - São atribuições do AMEPS:

a) Assegurar o arquivamento de toda a documentação e informação produzida e recebida pelo Município de Esposende;

b) Superintender o sistema de arquivo do Município de Esposende, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por este e das apoiadas, com sede no concelho, ou daquelas em que o Município de Esposende delegue competências, propondo a adoção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria e aplicação de sanções;

c) Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;

d) Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração, nomeadamente, através do respetivo restauro;

e) Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, validados por um(a) responsável do respetivo serviço e pelo(a) requisitante;

f) Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais;

g) Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;

h) Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico concelhio;

i) Emitir alertas sobre documentação em risco;

j) Apoiar o Município de Esposende nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse municipal, a exercer o direito de preferência e a pronunciar-se sobre a sua exportação;

k) Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, das intervenções de conservação e restauro e da classificação de património arquivístico sediado no concelho;

l) Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes(as), nomeadamente, através da prestação de apoio técnico e financeiro, do tratamento e do depósito da documentação no Município de Esposende.

2 - É da competência do AMEPS:

a) Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação) desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação no AMEPS e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;

b) Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema do AMEPS e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação;

c) Monitorizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo do AMEPS, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas ou com delegações de competências, bem como das entidades ou pessoas detentoras de património classificado sediado no concelho;

d) Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;

e) Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;

f) Supervisionar os procedimentos de seleção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;

g) Implementar a descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos, tentando, inclusivamente, garantir o acesso à informação a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;

h) Disponibilizar a documentação para consulta, reprodução, empréstimo e leitura por parte da comunidade em geral e dos serviços;

i) Propor medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;

j) Selecionar, em conjunto com o(a) Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;

k) Conceber e aplicar planos de conservação documental;

l) Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sócio cultural, tentando, inclusivamente, garantir a fruição a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;

m) Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, quer dos arquivos próprios ou do concelho de Esposende, através da elaboração de um guia dos arquivos do concelho de Esposende e inventários e catálogos dos arquivos das instituições, da realização de diagnósticos à situação arquivística e da divulgação de informação estatística;

n) Recolher, conservar, restaurar e tratar arquivisticamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do concelho, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito, e emitir parecer sobre programas de apoio aos arquivos;

o) Conceder apoio técnico, de acordo com os recursos do AMEPS, às entidades referenciadas na alínea anterior, por sua solicitação, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, conservação, restauro, preservação e acesso aos seus arquivos;

p) Promover a preservação da memória coletiva local;

q) Participar em reuniões de trabalho do Município de Esposende, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais, ou de outro organismo público ou privado, sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos, e a preservação e divulgação da memória coletiva regional ou local, quando solicitado;

r) Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos nacionais e internacionais e participar nas suas atividades;

s) Emitir parecer sobre a delegação de competências e sobre a atribuição de apoios a entidades coletivas do concelho, promovendo a conservação, o tratamento e a disponibilização dos respetivos arquivos;

t) Emitir pareceres no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;

u) Emitir pareceres no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;

v) Emitir parecer sobre a política de informação;

w) Promover a proteção do património arquivístico através da inventariação e da instrução de processos de classificação de bens de interesse municipal, público e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo;

x) Emitir parecer no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;

y) Emitir parecer sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins, tentando, inclusivamente, garantir o acesso a pessoas com limitações físicas;

z) Emitir orientações e instruções, aprovadas superiormente, sobre a aplicação de boas práticas nos sistemas de arquivo do AMEPS, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas, das beneficiárias de delegações de competências e das pessoas singulares ou coletivas detentoras de património classificado sediado no concelho;

aa) Elaborar e implementar planos de preservação digital e planos de substituição de suporte.

Artigo 11.º

Gestão dos documentos

1 - Os documentos que compõem o arquivo corrente devem preferencialmente permanecer depositados junto dos serviços produtores que por eles são responsáveis até ao final do prazo de conservação administrativa, estabelecido pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais em vigor.

2 - Terminado o referido prazo, os RA sob a orientação do AMEPS procederão à análise, à seleção, à limpeza de elementos prejudiciais à conservação e ao acondicionamento das espécies documentais, bem como ao preenchimento e ao envio dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa para o serviço de arquivo.

3 - O AMEPS verificará, em conjunto com os RA dos serviços produtores, a documentação bem como os respetivos autos de eliminação, autos de entrega e guias de remessa, procedendo à eliminação dos documentos, ao envio dos autos de eliminação para o Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos, e à transferência de documentação para o AMEPS, de acordo com os procedimentos definidos no Regulamento Arquivístico.

CAPÍTULO III

Recolha e condições de remessa da documentação, aquisição e alienação

Artigo 12.º

Prazos de transferência e de incorporação

1 - A transferência e a incorporação da documentação no AMEPS ocorrem no ano seguinte ao termo do prazo de conservação administrativa dos documentos.

2 - Os serviços produtores devem articular-se antecipadamente com o AMEPS para este efeito de modo que sejam respeitados os requisitos técnicos exigidos.

3 - A transferência ou a incorporação só terá lugar após autorização do AMEPS.

Artigo 13.º

Formalidades para a remessa

1 - Os documentos virão acompanhados do respetivo Auto de Entrega, assinado pelo responsável do serviço produtor ou pelo(a) funcionário(a) por ele(a) nomeado(a) e pelo(a) responsável do serviço de arquivo, que fica na posse do original, sendo uma cópia entregue ao serviço produtor.

2 - De acordo com a legislação em vigor, o Auto de Entrega deverá ser utilizado para os casos de transferências, incorporações, doações, depósito, compra, legado ou outra modalidade de aquisição.

3 - O Auto de Entrega virá acompanhado da respetiva Guia de Remessa, devendo ficar o original no serviço destinatário e a cópia ser devolvida ao serviço de origem.

4 - O original é provisoriamente utilizado no AMEPS como instrumento de pesquisa documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do respetivo catálogo.

Artigo 14.º

Procedimentos das transferências

Na transferência da documentação para o AMESP, os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:

a) Os documentos são enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados;

b) Os documentos são acondicionados em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;

c) Têm, de igual modo, de estar organizados, classificados e ordenados;

d) A conferência da guia de remessa é obrigatoriamente efetuada pelos(as) responsáveis de ambos os serviços;

e) Os processos e requerimentos são sempre paginados, tendo de intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço;

f) Os processos são individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o serviço produtor, designação do processo e as datas extremas;

g) No caso dos processos de obras, será indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;

h) Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes etc.;

i) A documentação transferida é sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, obrigatoriamente relacionados na guia de remessa.

Artigo 15.º

Aquisição e Recolha

O Município de Esposende pode adquirir e alienar documentação ao abrigo das formas previstas na lei, ouvindo obrigatoriamente o AMEPS sobre o interesse da aquisição, da alienação ou da permuta, que se pronunciará com base na política de aquisições e de alienações em vigor na instituição e numa avaliação suportada em critérios técnicos aprovados superiormente.

CAPÍTULO IV

Seleção e eliminação

Artigo 16.º

Seleção e eliminação de documentos

1 - Na sequência do disposto na alínea f) do n.º 2 do artigo 10.º do presente Regulamento, é da responsabilidade do serviço de arquivo supervisionar as ações de seleção da documentação proveniente dos serviços produtores.

2 - A supervisão referida no número anterior tem de efetivar-se desde o momento da análise prévia e seleção nos serviços produtores da documentação a ser recolhida pelo serviço de arquivo.

3 - A análise, seleção e eliminação dos documentos produzidos pelo Município de Esposende competem ao(à) responsável pelo serviço de arquivo e ao(à) RA do serviço produtor.

4 - Compete ao serviço de arquivo toda e qualquer eliminação de documentos produzidos nos vários serviços do Município de Esposende, bem como de outras entidades desde que solicitado para esse efeito, de acordo com a legislação em vigor e após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação administrativa.

5 - A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na legislação em vigor carece de autorização expressa do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.

6 - A substituição do suporte dos documentos só pode ser efetuada mediante autorização do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos, devendo a entidade elaborar um Plano de substituição de suporte.

7 - A eliminação dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição e a decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

8 - O(A) responsável pelo AMEPS deverá assistir ao ato de eliminação dos documentos, representando os(as) demais intervenientes que assinaram o Auto de Eliminação.

Artigo 17.º

Auto de Eliminação

1 - A eliminação de documentos tem de ser acompanhada do respetivo Auto de Eliminação, assinado pelo(a) responsável do AMEPS, pelo(a) responsável do serviço produtor ou pelo(a) funcionário(a) por ele(a) nomeado(a) e pelo(a) dirigente máximo do Município de Esposende ou dirigente com competência delegada.

2 - O Auto de Eliminação é feito em duplicado, ficando o original no serviço de arquivo e a cópia será remetido ao Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.

CAPÍTULO V

Conservação de documentos

Artigo 18.º

Conservação e preservação dos documentos

1 - A conservação e preservação da documentação rege-se pelos mais elevados valores de respeito e pelas práticas científicas mais recentes aplicadas a esta matéria.

2 - Aplicam-se, preferencialmente, as recomendações propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos quanto ao manuseamento, conservação e preservação dos documentos inseridos no acervo do serviço de arquivo.

3 - As intervenções de conservação e preservação a levar a cabo, dependem dos materiais e utensílios disponíveis no AMEPS, e da formação dos(as) respetivos(as) técnicos(as), não podendo pôr em causa a integridade, a autenticidade e a fidedignidade dos documentos.

4 - Durante o processo de tratamento e conservação dos documentos do acervo do AMEPS, determina-se que não podem ser mantidos perto e/ou em contacto direto com as espécies documentais os seguintes elementos:

a) Livros, revistas, fotocópias e demais documentos de produção recente como cartas, envelopes, lembretes (post-its), cadernos, blocos de notas ou calendários;

b) Material de escritório como canetas, clipes metálicos, separadores rígidos, agrafadores, furadores, pisa-papéis ou telefones;

c) Aparelhos de fotografia, filmagem ou digitalização, telemóveis, rádios e relógios;

d) Casacos ou agasalhos e guarda-chuvas, incluindo os respetivos sacos ou bolsas, sacos, carteiras, pastas ou embrulhos;

e) Alimentos ou bebidas;

f) Animais;

g) Demais produtos e objetos que devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas possam danificar os documentos.

5 - As espécies arquivísticas são mantidas num local separado dos demais documentos de utilização diária de modo a evitar infestações ou propagação de patologias e acondicionadas de acordo com as suas condições físicas, químicas ou morfológicas, perspetivando a sua segurança.

6 - O AMEPS elabora e implementa um plano de preservação digital para documentação digital.

Artigo 19.º

Higienização dos espaços individualizados do AMEPS

Tendo em vista a salvaguarda do acervo, são efetuadas limpezas criteriosas, por parte dos serviços de limpeza contratados pelo Município de Esposende, aos vários espaços do serviço de arquivo, designadamente:

a) Divisões individualizadas destinadas ao pessoal técnico, sala de leitura e sala de tratamento com limpeza;

b) Depósitos, utilizando panos adequados humedecidos (e não embebidos) com solução apropriada.

CAPÍTULO VI

Cedência de documentação

Artigo 20.º

Cedência de documentos para a utilização interna dos serviços do Município de Esposende

O empréstimo de documentos que se encontram à guarda do AMEPS é facultado nos seguintes termos:

a) Mediante pedido formulado através da Requisição de Empréstimo, por via eletrónica, e-mail ou acessível pela plataforma eletrónica em uso, com limite máximo de 60 dias, renovável por igual período, após apresentação de nova requisição;

b) A cedência destes documentos fica dependente da autorização do(a) responsável do AMEPS ou, na sua ausência, do(a) seu(sua) substituto(a), expressa na Autorização de Empréstimo que descreve quais as recomendações a ter com o manuseamento dos documentos e do local de exposição ou depósito bem como o prazo máximo de empréstimo;

c) Na Autorização de Empréstimo constam os dados do(a) requisitante, o serviço a que pertence e o motivo da requisição;

d) Após esta formalidade, caso o pedido seja deferido, o AMEPS procede à emissão da Requisição de Empréstimo;

e) Caso o pedido seja feito por outro serviço, o(a) requisitante tem de indicar a identificação do serviço e da pessoa que solicitou o documento;

f) Terminado o prazo de validade da requisição, o AMEPS emite um alerta eletrónico tendo em vista a devolução da documentação ou a renovação do pedido;

g) Não é permitido o empréstimo, pelo(a) requisitante, a outro serviço.

Artigo 21.º

Requisição e entrega da documentação

1 - A requisição da documentação obedece aos seguintes procedimentos:

a) Cada pedido equivalerá a uma requisição;

b) As requisições são preenchidas com clareza e precisão;

c) A documentação é disponibilizada e entregue no AMEPS aos serviços requisitantes logo que seja possível, tendo em conta a legislação em vigor.

2 - Enquanto os documentos se encontrarem fora do AMEPS, as Requisições de Empréstimo, realizadas em papel, são guardadas do seguinte modo:

a) O original é arquivado no AMEPS;

b) O duplicado fica na posse do requisitante, anexado ao processo ou ao documento.

Em suporte digital, ficam registados na plataforma utilizada.

3 - A devolução da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) Os(As) requisitantes garantem a entrega da documentação nas instalações do AMEPS a um técnico(a) responsável;

b) O AMEPS dá baixa da requisição e arquiva por cinco anos o respetivo original.

4 - O procedimento poderá decorrer eletronicamente desde que seja possível assegurar os direitos e obrigações dos(as) intervenientes.

Artigo 22.º

Cedência de documentos para utilização externa

1 - A cedência de documentos, em papel ou em formato digital, para utilização externa aos serviços do Município de Esposende carece de autorização do Presidente de Câmara ou do(a) vereador com competências delegadas, após informação do AMEPS, com parecer do(a) responsável, que analisará a pretensão, acautelando a preservação dos documentos e as condições do local de acondicionamento, assim como o prazo de devolução.

2 - A autorização da cedência de documentos é preenchida com uma única unidade arquivística, sendo obrigatório que se encontrem preenchidos todos os campos.

3 - Os encargos com o seguro, a embalagem e o transporte ficarão a cargo do requisitante, sendo aconselhável que sejam realizados por uma empresa ou por pessoal técnico especializado.

4 - Todos os documentos cuja cedência tenha sido autorizada são, antes da sua entrega ao requisitante, reproduzidos pelo AMEPS, caso o documento seja em formato papel, ficando estes em poder das cópias.

Artigo 23.º

Conservação física e na íntegra da documentação

1 - Após a entrega dos documentos ao(à) requisitante, é da responsabilidade deste(a) a conservação física e na íntegra dos mesmos.

2 - No caso de serem detetadas falhas, é responsabilizado o serviço ou requisitante que tenha feito a requisição em último lugar e exigido a este(a) que seja regularizada a situação.

CAPÍTULO VII

Acesso público

Artigo 24.º

Política de confidencialidade

1 - O acesso e reprodução, por qualquer meio, de documentação pública atenderão sempre a critérios de confidencialidade da informação, nos termos da lei.

2 - O acesso e reprodução, por qualquer meio, com origem em fundos particulares, obedece às disposições legais e aos termos estabelecidos nos respetivos contratos de aquisição.

Artigo 25.º

Consultas documentais

1 - O acesso aos documentos exerce-se através da consulta e serviços de empréstimo e de leitura, bem como pela Internet, através da plataforma eletrónica do AMEPS.

2 - O atendimento e a consulta das espécies documentais de forma presencial devem ser assegurados durante o horário normal de serviço, na sala de leitura do AMEPS ou nos diferentes serviços da Município de Esposende, após a conclusão dos processos, não carecendo de autorização para esse efeito.

Artigo 26.º

Pesquisas documentais

1 - Caso o(a) utilizador(a), ou qualquer serviço do Município de Esposende, pretenda que o AMEPS efetue por si pesquisas, estas só podem ser realizadas de acordo com as prioridades e disponibilidade do AMEPS.

2 - As pesquisas são solicitadas à distância, por e-mail, via postal, através do modelo disponibilizado na plataforma eletrónica do Município de Esposende, ou presencialmente através do preenchimento correto de um Pedido de Pesquisa Documental.

3 - Caso a pesquisa solicitada corresponda a referências desconhecidas ou insuficientes, ou previsivelmente ultrapasse as quatro horas, o AMEPS pode liminarmente indeferir o pedido.

Artigo 27.º

Normas de utilização da sala de leitura

1 - A leitura de documentos é permitida todos os dias úteis, durante o horário normal de expediente, na sala de leitura do AMEPS, na presença de um(a) técnico(a) responsável.

2 - Podem aceder à sala de leitura e consultar os documentos depositados no AMEPS todas as pessoas que demonstrem deter a postura necessária para o manuseamento das espécies documentais requeridas.

3 - O AMEPS pode restringir o acesso às pessoas cuja postura não seja própria ou as condições comportamentais se encontrem alteradas, não respeitando as normas da sala de leitura, bem como as normas de manuseamento dos documentos;

4 - O acesso de pessoas portadoras de deficiência é realizado através dos elementos arquitetónicos existentes no edifício destinados para esse efeito;

5 - Não é permitida a permanência junto do(a) utilizador(a), na sala de leitura, do seguinte:

a) Livros, revistas e fotocópias;

b) Guarda-chuvas;

c) Sacos, carteiras, pastas ou embrulhos;

d) Alimentos ou bebidas;

e) Animais;

f) Demais produtos e objetos que devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas possam danificar os documentos, segundo os critérios definidos pelo(a) técnico(a) responsável.

6 - Procedimentos de acesso:

a) O(A) utilizador(a) tem de dirigir-se a um(a) responsável do AMEPS e solicitar informações ou documentação para consulta;

b) Todos os elementos referidos no n.º 5 do presente artigo devem ser depositados nos espaços destinados para o efeito;

c) O(A) utilizador(a) poderá usar as áreas da sala de leitura e as instalações sanitárias.

7 - A biblioteca de referência existente na sala de leitura é de livre acesso, e o(a) utilizador(a) não pode arrumar os livros após a sua consulta.

8 - Os(As) utilizadores(as) não podem ceder a documentação requisitada a outros(as) utilizadores(as) sem autorização prévia, pelo que terá de ser preenchida nova requisição de leitura.

Artigo 28.º

Requisição de Leitura

1 - O acesso à leitura de documentos ou de bibliografia na sala de leitura depende do registo prévio do(a) utilizador(a);

2 - A leitura de documentos pode ser realizada nos seguintes termos:

a) A Requisição de Leitura para consultar documentos pode ser efetuada presencialmente, para consulta imediata; à distância, por e-mail; ou segundo o modelo na plataforma eletrónica do AMEPS;

b) A Requisição de Leitura para consulta de documentos efetuada à distância, deixa de ter efeito desde que o(a) utilizador(a) não compareça nos 3 dias subsequentes;

c) Os documentos solicitados presencialmente para consulta imediata, após registo do pedido, e efetivação do ato, são imediatamente repostos no respetivo lugar, desde que não seja necessária qualquer ação de tratamento preventivo ou de conservação;

d) O acesso a espécies documentais em mau estado de conservação é limitado por motivos de salvaguarda e preservação do património arquivístico, bem como a consulta a fundos que se encontrem em organização;

e) Os documentos que contenham dados pessoais ou outros elementos lesivos de valores fundamentais, legalmente previstos, são incomunicáveis, exceto se for possível apresentar uma cópia previamente expurgada;

f) A comunicabilidade da documentação integrante do património cultural depende das restrições previstas na lei;

3 - O AMEPS presta, gratuitamente, todo o apoio técnico necessário ao(à) leitor(a) presencial ou ao(à) utilizador(a) virtual, para que este(a) efetue a pesquisa, esclarecendo a forma como se encontram organizados os fundos documentais e como são identificados os documentos, desde que não ultrapasse meia hora.

Artigo 29.º

Serviços de leitura e de reprodução

1 - A consulta de documentos obedece ao seguinte procedimento:

a) Registo junto do(a) responsável pela Sala de Leitura;

b) São solicitados, no máximo, 5 documentos, livros, maços e processos em simultâneo;

c) O(A) utilizador(a) aguarda a sua vez, caso se encontrem outros(as) na sala de leitura e estejam a ser atendidos(as);

d) Com uma demora superior a 10 minutos, o(a) utilizador(a) é informado(a) dos motivos do atraso.

2 - A fim de incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico, o AMEPS solicita aos(às) utilizadores(as) que se pratiquem os seguintes procedimentos de manuseamento dos documentos de modo a evitar a sua deterioração:

a) Sejam responsáveis pelos documentos que lhe são facultados até à sua devolução;

b) Usem unicamente o lápis e papel ou o computador pessoal;

c) Mantenham a ordem dos documentos que lhe foram confiados;

d) Evitem empilhar os documentos que lhe foram facultados;

e) Eximam-se de fazer decalques ou sublinhar documentos;

f) Abstenham-se de escrever nos documentos e também sobre os mesmos;

g) Retraiam-se de dobrar folhas ou praticar atos lesivos da boa conservação dos documentos;

h) Não molhem os dedos para virar as folhas;

i) Evitem tossir ou espirrar para cima dos documentos;

j) Procurem não acompanhar a leitura do documento com o dedo e tenham sempre as mãos limpas antes de manusear os documentos;

k) Mantenham na sua posse os documentos requisitados não efetuando permutas ou cedências a outros(as) leitores(as) sem autorização prévia do(a) responsável da sala de leitura;

l) Usem as luvas e a máscara respiratória sempre que estas lhe sejam entregues pelo(a) responsável da sala;

m) Alertem o(a) responsável da sala de leitura para qualquer anomalia que tenha detetado num documento.

3 - O Município de Esposende reserva-se o direito de negar pedidos de consulta presencial de documentos que se encontram disponibilizados online, com exceção dos seguintes casos:

a) Indisponibilidade temporária do sítio Web no qual se acede às imagens digitalizadas;

b) Quando as imagens disponíveis na Internet, por características técnicas, não apresentem legibilidade suficiente;

c) Quando o(a) utilizador(a) não disponha de acesso próprio à Internet e o computador existente na sala de leitura já esteja ocupado por outro(a) utilizador(a);

d) Quando o(a) utilizador(a) não possua os conhecimentos informáticos suficientes para aceder à documentação disponível na Internet;

e) Outras situações em que o(a) utilizador(a) demonstre não conseguir aceder à documentação disponível na Internet, nomeadamente, limitações físicas;

f) Quando existam cópias dos documentos noutro suporte;

g) Outras situações devidamente fundamentadas.

4 - Os objetos deixados pelo(a) utilizador(a) na sala de leitura são da sua inteira responsabilidade.

5 - O(A) utilizador(a) que não acate as advertências feitas pelo(a) responsável do AMEPS no local, no âmbito das presentes normas, será convidado(a) a sair e, no caso de resistência, serão chamadas as autoridades.

6 - Reproduções:

a) As reproduções são em papel ou em formato digital;

b) As reproduções são solicitadas pelos(as) utilizadores(as) e executadas de acordo com o disposto nos números 5 e 6 do artigo 27.º;

c) As reproduções de documentos são consideradas caso a caso, atendendo às suas condições de conservação e preservação podendo-se, quando o estado de conservação o exija, formalizar projetos aprovados superiormente para o respetivo restauro e reprodução;

d) Os pedidos de reprodução que representem mais de 70 % de um documento ou de um fundo, série ou outra unidade de descrição, ficam sujeitos à sua reprodução na íntegra, a realizar em formato digital;

e) As reproduções estão sujeitas a apresentação prévia de um orçamento ao requisitante, com os preços definidos na tabela de Preços/Taxas em vigor;

f) O pagamento poderá ser efetuado presencialmente;

g) Os pagamentos podem ser efetuados através de numerário ou referência multibanco;

h) Só se iniciam os trabalhos depois da confirmação do seu pagamento.

i) Não são feitos reembolsos se os materiais pedidos não forem usados por decisão do(a) requisitante;

j) Excetuando os períodos em que os equipamentos estejam avariados, as reproduções até 10 imagens poderão ser entregues no prazo máximo de 5 dias úteis, as reproduções superiores a 250 imagens assumem a natureza de projeto com calendarização própria;

k) Os trabalhos podem ser levantados no Balcão da Sala de Leitura ou enviados pelo correio ou pela Internet quando solicitado pelo(a) requerente;

l) O preço dos trabalhos enviados por correio é acrescido das tarifas de portes e taxas definidas nas Tabelas oficiais dos CTT, em vigor à data do envio;

m) O AMEPS não se responsabiliza por danos ou extravios de correio;

n) O AMEPS não se responsabiliza pela devolução dos mesmos.

6.1 - O AMEPS reserva-se o direito de:

a) Não autorizar a reprodução de documentos não comunicáveis, em conformidade com a legislação aplicável em vigor;

b) Privar do acesso a reproduções documentais os requerentes que solicitem trabalhos e que não efetuem o seu levantamento no prazo máximo de 1 (um) ano;

c) Proibir a utilização comercial sem autorização prévia do Presidente da Câmara Municipal ou vereador(a) com funções delegadas, e responsabilizar diretamente o requerente de pedidos de reprodução pela utilização dada aos mesmos;

d) Não permitir a reprodução dos documentos em mau estado de conservação suscetíveis a danos irreversíveis durante este processo, sem serem sujeitos a operações prévias de conservação e restauro que garantam a sua integridade física e estabilidade química e decidir pelo seu tratamento prévio e forma de reprodução;

e) Negar pedidos de reprodução de documentos que estejam em tratamento de conservação e restauro;

f) Negar pedidos de reprodução desde que os originais se encontrem reproduzidos na íntegra, ainda que noutro formato que não o solicitado;

g) Negar pedidos de reprodução cujos documentos se encontrem disponibilizados online;

h) Negar temporariamente os pedidos de reprodução de documentos que não se encontrem tratados arquivisticamente ou que estejam em tratamento;

i) No caso do fornecimento da reprodução por descarregamento de ficheiro pela Internet, retirar o acesso ao ficheiro 1(um) mês após a sua disponibilização ao requerente;

6.2 - A reprodução é condicionada ou não permitida sempre que existam inconvenientes da legislação em vigor.

CAPÍTULO VIII

Disposições finais

Artigo 30.º

Estudos e investigações

1 - O(A) investigador(a) que publicar trabalhos que incluam reproduções de documentos existentes no serviço de arquivo fica obrigado(a) a fornecer gratuitamente ao AMEPS, 2 (dois) exemplares dos respetivos estudos, 90 dias após a publicação, bem como referenciar nestes a cota dos documentos consultados e a sua proveniência.

2 - Em todas as imagens utilizadas é obrigatória a utilização de marca ótica da entidade detentora do documento, bem como a identificação dos documentos através do título, cota, código de referência e a expressão "Imagem cedida pelo Município de Esposende" e/ou entidade detentora.

3 - No caso de fotografia é ainda mencionado o(a) autor(a), e quando este(a) não for conhecido(a) é usada a expressão "Autor(a) não mencionado(a)".

4 - Outras utilizações, nomeadamente para fins comerciais e/ou reutilização não previstas neste Regulamento, ficam sujeitas a autorização específica para o efeito por parte do Município de Esposende.

Artigo 31.º

Organização do sistema de arquivo do Município de Esposende

1 - O sistema de arquivo do Município de Esposende encontra-se organizado em 3 níveis com responsabilidades distintas:

a) Serviço do AMEPS;

b) Responsáveis de arquivo (RA) das Unidades Orgânicas;

c) Utilizadores(as) do sistema de arquivo.

2 - São obrigações do serviço do AMEPS:

a) Prestar apoio aos(às) utilizadores(as) e aos(às) RA das Unidades Orgânicas;

b) Proceder à transferência e à incorporação da documentação;

c) Controlar a seleção e a eliminação da documentação;

d) Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;

e) Produzir instrumentos de classificação e de descrição;

f) Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;

g) Realizar diagnósticos à situação arquivística.

3 - São obrigações dos RA das Unidades Orgânicas:

a) Prestar apoio aos(às) utilizadores(as);

b) Criar e classificar pastas e processos e controlar os respetivos prazos de conservação administrativa;

c) Arquivar definitivamente documentos;

d) Selecionar, sob orientação do serviço de AMEPS, a documentação a conservar e a eliminar;

e) Apoiar a eliminação de documentação;

f) Apoiar a transferência e incorporação de documentação no AMEPS;

g) Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade.

4 - São obrigações dos(as) utilizadores(as) internos(as):

a) Criar e integrar documentos no sistema;

b) Classificar documentos de acordo com o plano em vigor;

c) Encaminhar documentos de acordo com os circuitos documentais definidos.

Artigo 32.º

Penalizações

1 - O incumprimento do disposto no presente regulamento e na legislação aplicável dá lugar a responsabilidades disciplinares, civis e criminais.

2 - Caso a documentação das entidades coletivas do concelho esteja em perigo de perda, destruição ou deterioração cabe ao Presidente do Município de Esposende, ouvido o AMEPS, aplicar o previsto no artigo 43.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, e exigir, caso a documentação venha a ser recolhida e tratada pelo Município de Esposende, o pagamento integral das respetivas despesas antes da devolução ao(à) proprietário(a).

3 - Nos termos do artigo 892.º do Código Civil é nula a venda bens arquivísticos, pertencentes ou custodiados pelo Município de Esposende, considerados bens alheios, devendo este requerer de imediato a sua restituição e agir disciplinar e judicialmente contra quem praticou o furto, o roubo ou o desvio.

4 - A eliminação e a deterioração dolosa e negligente e o desvio de documentação ou de informação por servidores públicos dão lugar, obrigatoriamente, a procedimento disciplinar, sem prejuízo de eventuais procedimentos judiciais.

5 - A negligência e a tentativa são puníveis.

Artigo 33.º

Preços e taxas

1 - Pela prática dos atos e prestação dos serviços constantes do presente regulamento são devidos os preços e taxas previstas no Anexo I ao presente Regulamento, fixadas em conformidade com o estabelecido na Fundamentação económico-financeira das taxas e preços municipais - Anexo 10.º do Código Regulamentar do Município de Esposende.

2 - Os preços e taxas previstas no Anexo I ao presente regulamento, passam a integrar a Tabela de taxas e preços municipais - Anexo 8 do Código Regulamentar do Município de Esposende, sendo atualizadas anualmente de harmonia com as regras aí estabelecidas.

Artigo 34.º

Norma revogatória

São revogadas todas as disposições constantes de posturas, deliberações da Câmara Municipal e Assembleia Municipal, incluindo todos normativos regulamentares municipais, contrários ao presente regulamento.

Artigo 35.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação no Diário da República e é publicado por edital e no sítio da Internet do Município de Esposende em www.municipio.esposende.pt

ANEXO I

Preços e taxas

1 - Reprodução Digital:

a) Documentos posteriores ao ano de 1900 - Formato A4 e A3 - cada - 0,40 (euro);

b) Documentos anteriores ao ano de 1900 - Formato A4 e A3 - cada - 0,50 (euro);

c) Digitalização por cada lauda ou face (maior que) A3 - 2,50 (euro).

2 - Fotocópias não autenticadas, quando devidamente autorizadas:

a) Por cada lauda ou face (formato A4) p&b - 0,50 (euro);

b) Por cada lauda ou face (formato A4) a cores - 0,60 (euro);

c) Por cada lauda ou face (formato A3) p&b - 0,60 (euro);

d) Por cada lauda ou face (formato A3) a cores - 1,50 (euro).

3 - Pesquisa Técnica:

30 minutos - Gratuito;

1 hora - 6,00 (euro);

2 horas e cada uma das seguintes - 12,00 (euro).

Envio de documentos por CTT.

Os documentos são enviados por CTT, quando previamente solicitados pelo(a) requerente e mediante o pagamento prévio das taxas devidas.

316909775

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1993-01-23 - Decreto-Lei 16/93 - Presidência do Conselho de Ministros

  Aprova o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, visando definir os princípios que devem presidir a sua organização, inventariação, classificação e conservação, bem como as operações que permitem a sua guarda, acesso e uso, e a punição de actos de destruição, alienação, exportação ou ocultação.

• 2013-09-12 - Lei 75/2013 - Assembleia da República

  Estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico.