Aprova a aplicação de overheads às atividades financiadas por entidades externas

Despacho 8496/2023

Sumário: Aprova a aplicação de overheads às atividades financiadas por entidades externas.

Aplicação de overheads às atividades financiadas por entidades externas

Nota preambular

O presente despacho procede à clarificação e à definição das taxas de overheads aplicáveis às diferentes atividades com financiamento externo, realizadas no âmbito das competências da Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa/NOVA School of Law (NSL).

O overhead é uma taxa fixada pelas organizações que visa a compensação dos custos de estrutura, i.e., dos custos não imputáveis diretamente a nenhuma atividade, que são fundamentais para o funcionamento da organização, para o cumprimento da sua missão; o overhead não pode ser utilizado para o financiamento de atividades de terceiros.

Na NSL, estes custos incluem eletricidade, serviços de comunicações, vigilância e segurança, assistência técnica, contratos de impressão, serviços de natureza informática (servidores, cloud, etc.), conservação de bens, limpeza e higiene, entre outros.

As organizações definem taxas de overheads com base em diversas metodologias, com algumas variações relativas à maior ou menor intensidade de utilização de recursos, mas o resultado final acaba por refletir nas atividades desenvolvidas os custos médios de estrutura da organização. Isto significa que, em média, do desenvolvimento de qualquer atividade resulta um custo de estrutura equivalente a essa percentagem.

No caso da NSL, verifica-se que tais custos são ligeiramente superiores a 25 %, conforme resulta da análise exposta na nota informativa datada de 16 de junho de 2023, intitulada "Metodologia de determinação de custos indiretos - base 2022".

Artigo 1.º

Âmbito

1 - O presente documento define regras de aplicação de overheads, ou Encargos Gerais (EG) das atividades geradoras de receitas contratadas na Faculdade de Direito da Universidade Nova de Lisboa/NOVA School of Law (NSL), sejam essas receitas proveniente de atividades de investigação ou de criação de valor, no âmbito das atribuições da sua Unidade de Investigação & Desenvolvimento, dos Centros de Conhecimento, do Centro de Parecerística, de qualquer unidade integrante da estrutura da Faculdade, ou dos seus membros, que sejam financiadas por uma entidade terceira, nacional ou estrangeira, pública ou privada, incluindo atividades de ensino e formação, sem prejuízo do disposto no n.º 2.

2 - O presente despacho não se aplica às atividades de ensino enquadradas nas Normas para a Colaboração entre Instituições de Ensino Superior em Portugal, do Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas, de 6 de dezembro de 2022, às quais se aplicam as regras de overheads aí previstas.

3 - A taxa de referência do overhead segue a prática mais usual em Portugal e no estrangeiro, e refere-se aos os custos de estrutura verificados, conforme referido na nota preambular.

4 - Estão abrangidas por este documento as verbas do overhead excedente relativas a todas as atividades realizadas por docentes, investigadores, bolseiros e/ou profissionais não docentes da NSL, e, nomeadamente:

a) Projetos de investigação científica financiados por fundos nacionais, comunitários, internacionais, ou outros, de origem pública ou privada;

b) Financiamento de Unidades de Investigação & Desenvolvimento quando a NSL seja instituição de acolhimento ou uma instituição parceira;

c) Investigação contratada e outras atividades de criação de valor ou de transferência conhecimento;

d) Assessoria e consultoria científica e elaboração de estudos ou pareceres;

e) Desempenho de funções de resolução alternativa de litígios;

f) Execução de serviços especializados de formação de recursos humanos;

g) Quaisquer outras prestações de serviços ou atividades geradoras de receitas externas reguladas por despacho do/a Diretor/a da NSL.

5 - A falta de previsão do overhead excedente no orçamento não isenta o projeto/atividade da assunção desse encargo.

6 - O overhead é aplicável a todo o tipo de financiamento, independentemente da sua natureza, seja este uma subvenção, um donativo, ou um pagamento decorrente de faturação de serviços prestados.

Artigo 2.º

Nível científico ou técnico das atividades desenvolvidas

1 - Adicionalmente ao disposto no artigo anterior, nos termos do disposto no artigo 70.º do Estatuto da Carreira Docente Universitária, atividades de extensão universitária e/ou de criação de valor só podem ser exercidas quando tiverem nível científico ou técnico previamente reconhecido pelo/a Diretor/a da NSL como adequado à natureza, dignidade e funções destas últimas, e quando as obrigações decorrentes do contrato ou da aceitação do subsídio não impliquem uma relação estável.

2 - Independentemente da perceção de remuneração, as atividades exercidas, quer no âmbito de contratos entre a instituição a que pertence e outras entidades públicas ou privadas nacionais, estrangeiras ou internacionais, quer no âmbito de projetos subsidiados por quaisquer dessas entidades, devem cumprir os requisitos fixados no n.º 4 do artigo 70.º do ECDU.

3 - Não obstante a análise de outras atividades propostas, considera-se que cumprem os requisitos do n.º 4 do artigo 70.º do ECDU as atividades desenvolvidas nos seguintes contextos:

a) Projetos de investigação científica, de investigação & desenvolvimento, ou de inovação, seja de desenvolvimento ou de aplicação da base de conhecimentos, revestindo a forma de subsídios ou de prestação de serviços, financiados por:

i) Agências europeias, no âmbito de programas de apoio à investigação & desenvolvimento, nomeadamente os programas-quadro;

ii) FCT ou outro organismo público ou agência nacional, no âmbito de programas de apoio à investigação científica do meio universitário ou do sistema científico e tecnológico nacional, de fomento do empreendedorismo, ou de cooperação para o desenvolvimento;

iii) Organizações internacionais com atividade de reconhecida qualidade na área científica do Direito ou na sua área de atuação, nomeadamente com histórico positivo de financiamento de projetos de investigação;

iv) Fundações, associações sem fins lucrativos ou sociedades científicas, reconhecidas pelo/a Diretor/a da NSL como tendo um papel relevante no apoio e financiamento da investigação científica ou de temáticas relevantes relacionadas com o Direito ou com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas;

v) Estabelecimentos de ensino superior, nacionais ou estrangeiros, ou instituições do sistema científico e tecnológico nacional ou internacional;

vi) Organismos públicos nacionais, incluindo autoridades judiciais ou policiais, ou entidades pertencentes ao sector empresarial do Estado;

vii) Associações ou entidades empresariais relacionadas com a NSL através de protocolos de colaboração, incidindo sobre atividades de I&D, de formação ou de acolhimento de estudantes da NSL em fases de estágio ou após conclusão dos respetivos cursos.

b) Atividades de formação cujo conteúdo programático tenha já sido positivamente avaliado pelos órgãos próprios da NSL.

Artigo 3.º

Overhead

1 - A taxa de overhead (tOVH) é a percentagem fixa estabelecida na Tabela 1 aplicável às atividades financiadas por entidades terceiras, e destina-se a compensar os custos gerais de estrutura da NSL (vigilância, água, luz, sistemas de informação e comunicação, etc.).

2 - O overhead potencial (OVHP) é a parte da receita prevista obrigatoriamente nos orçamentos de atividades financiadas por entidades terceiras, resulta da aplicação da taxa de overhead (tOVH) sobre a despesa direta elegível, e reverte para a NSL, para compensação dos custos gerais de estrutura.

3 - O overhead efetivo final (OVHEf) é o valor final apurado que resulta da aplicação da taxa de overhead (tOVH) à despesa realizada em custos diretos dos financiamentos, após terem sido validadas, aprovadas e transferidas pela(s) entidade(s) financiadora(s) as verbas correspondentes, e após dedução dos montantes relativos a despesas realizadas, mas posteriormente consideradas não elegíveis.

4 - A cedência do overhead excedente aplica-se às tipologias de financiamento constantes da Tabela I, de acordo com as percentagens indicadas na coluna "Limiar de Cedência de Overhead", exceto nos casos em que as regras de financiamento da entidade financiadora não o permitam.

5 - Para beneficiarem de cedência de overheads, a Unidade de I&D, os Centros de Conhecimento, e os departamentos da NSL terão de cumprir as normas de comunicação em vigor, nomeadamente incluindo sempre o logo da NSL e da entidade financiadora na publicitação das atividades.

Artigo 4.º

Aplicação da taxa de overhead

1 - O orçamento de cada atividade em fase de candidatura, bem como quaisquer alterações que tenham lugar até à assinatura do contrato de subvenção, têm de ser aprovadas pela Direção da NSL e de respeitar os princípios deste documento, devendo o orçamento ser validado pelo Serviço Financeiro da NSL, mediante pedido de validação atempado, a submeter pelo/a proponente com a antecedência mínima de 10 dias úteis relativamente à data de submissão, salvo em casos de urgência devidamente justificada.

2 - Durante o processo descrito no número anterior serão também validados os compromissos financeiros (indemnizações por caducidade, amortização de equipamentos, etc.) que possam constituir despesas diretas do projeto sem cobertura assegurada; nestes casos, o orçamento deve ser revisto, não podendo ser utilizada verba de overhead para a cobertura dessas despesas.

3 - Conforme referido no art. 1.º, n.º 5, o overhead deve estar previsto no orçamento do projeto/atividade, e a falta da sua previsão não obsta a que o mesmo seja cobrado/retido.

4 - Por motivos excecionais, devidamente fundamentados e mediante solicitação prévia, poderá o/a Diretor/a isentar da aplicação da taxa de overhead determinadas atividades ou projetos com financiamento externo, designadamente quando a entidade financiadora não permita, nos termos do regulamento específico do programa de financiamento, a cobrança de overheads.

5 - A exceção prevista no número anterior não é aplicável a prestações de serviços, sejam os serviços prestados a entidades públicas ou privadas.

6 - De modo promover a otimização de recursos, o overhead é retido com base no overhead potencial (OVHP), aquando da receção da receita;

7 - Todas as alterações que afetem o Overhead inicialmente calculado de uma atividade durante a sua execução deverão ser comunicadas à Direção da NSL.

8 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, a taxa de overhead (tOVH) de referência a aplicar é de 25 % ou a máxima possível de acordo com o programa de financiamento, recaindo esta percentagem sobre o valor da Despesa Direta (DD) ou da Despesa Direta Validada (DDv) das rúbricas sobre as quais é calculado o overhead(1).

9 - As taxas de overhead (tOVH) aplicáveis na NSL constam da Tabela I, em anexo, que é atualizada mediante despacho do/a Diretor/a da NSL.

10 - O cálculo do overhead potencial (OVHP) para efeitos de candidatura é realizado de acordo com a seguinte fórmula:

OVHP = tOVH x DD

sendo,

OVHP - overhead potencial tOVH - Taxa de overhead, em percentagem, de acordo com a Tabela I

DD - Despesa Direta

11 - O cálculo do overhead efetivo final (OVHEf) é realizado após encerramento do projeto, a aprovação do relatório final, e o pagamento integral da subvenção/financiamento, sendo deduzidas as despesas não aceites ou não enquadráveis no financiamento, de acordo com a seguinte fórmula:

OVHEf = tOVH x DDv - DnA

sendo,

OVHEf - overhead efetivo final tOVH - Taxa de overhead, em percentagem, de acordo com a Tabela I

DDv - Despesa Direta Validada

DnA - Despesa não Aceite

Artigo 5.º

Overhead excedente e incentivo à candidatura a projetos e à obtenção de financiamento externo

1 - Com o propósito de incentivar a geração de receitas próprias, a preparação de novas candidaturas, e a boa gestão de projetos, a NSL cede à coordenação do projeto, ao CEDIS e/ou ao Centro de Parecerística o overhead excedente, de acordo com a Tabela I, para financiamento da preparação de novas candidaturas ou de outras despesas não enquadráveis em outras linhas de financiamento.

2 - O montante do overhead excedente é distribuído, em partes iguais, pelo Centro de Custo respetivo e pelo CEDIS, ou pelo Centro de Custo respetivo e pelo Centro de Parecerística, consoante estejam em causa, respetivamente, atividades de investigação ou pareceres, cabendo à Direção da NSL decidir esta distribuição relativamente às atividades que não envolvam o CEDIS ou o Centro de Parecerística, incluindo as atividades de ensino ou formação diretamente realizadas pela Faculdade.

3 - O montante referido no número anterior é disponibilizado, após apuramento do overhead efetivo final (OVHEf), sempre que o valor líquido (após pagamento integral de todas as despesas elegíveis e não elegíveis) exceda os valores indicados na coluna "Limiar de Cedência de Overhead" da tabela 1.

4 - O cálculo do overhead excedente (OVHx) é realizado de acordo com a seguinte fórmula:

(ver documento original)

Artigo 6.º

Modelo de Cedência de Verbas de Encargos Gerais

1 - A cedência de verbas do overhead excedente (OVHx) será efetuada sempre que o OVHx apurado nos termos do art. 5.º seja superior a 0 (zero), após aprovação do relatório final e do último pagamento do projeto ou da última fatura, consoante se trate de um projeto ou de uma prestação de serviços.

2 - O overhead excedente (OVHx) que fica disponível nos Centros de Custo e poderá ser utilizado para cobrir despesas com a preparação de novas candidaturas, apresentação de resultados, ou despesas que não tenham cobertura ou enquadramento nos orçamentos dos projetos e/ou das Unidades de I&D.

(1) Dependendo da tipologia de projeto, pode haver rubricas orçamentais excluídas do cálculo do overhead (como, por exemplo, Subcontratação ou Amortizações).

24 de julho de 2023. - A Diretora da NOVA School of Law, Prof.ª Doutora Margarida Lima Rego.

ANEXO 1

Tabela I

Taxas de Overhead na NSL

(ver documento original)

ANEXO 2

Formulário

(ver documento original)

(2) Estas prestações de serviços (Tipo B) são aquelas em que o cliente especifica quem são os elementos da NSL que deverão realizar o serviço e não são utilizados outros recursos da NSL: aquisição de bens ou serviços, contratação de recursos humanos, bolseiros ou prestadores de serviços adicionais, etc.

(3) Considera-se Despesa não Aceite (DnA) toda a despesa realizada que não se enquadre como Despesa Direta Validada (DDv), resulte esta falta de validação/não elegibilidade de incumprimento das regras de financiamento, por inconformidade, ou de qualquer outra razão que iniba a sua integração no cálculo do overhead.

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