Aprova o Regulamento Interno de Funcionamento da Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre

Despacho 5577/2023

Sumário: Aprova o Regulamento Interno de Funcionamento da Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre.

Ao abrigo da alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º da Lei 62/2007, de 10 de setembro, e na alínea q), do n.º 2, do artigo 29.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Portalegre, homologados pelo Despacho Normativo 3/2016, de 3 de maio, alterado pelo Despacho Normativo 14-B/2021, de 9 de junho publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 111, de 9 de junho de 2021, aprovo o Regulamento Interno de Funcionamento da C.BIP - Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre, constante do anexo a este despacho e que dele faz parte integrante.

26 de abril de 2023. - O Presidente, Luís Carlos Loures.

ANEXO

Regulamento interno de funcionamento

Artigo 1.º

Âmbito

O presente regulamento define as regras gerais de acesso e de funcionamento da C.BIP - Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre.

Artigo 2.º

Natureza

A C.BIP - Incubadora de Empresas Culturais e Criativas do Politécnico de Portalegre é uma estrutura do Politécnico de Portalegre, vocacionada para a incubação de empresas, de base não tecnológica, preferencialmente relacionadas com as áreas das artes e indústrias criativas.

Artigo 3.º

Missão

A C.BIP tem como missão o fomento e disseminação do empreendedorismo, do espírito empreendedor em toda a comunidade académica e tecido empresarial envolvente, apoiando o desenvolvimento de ideias de negócio inovadoras, culturais e criativas, visando a sua concretização e implementação com sucesso no mercado.

Artigo 4.º

Recursos, espaços e equipamentos

1 - A C.BIP disponibiliza áreas individualizadas, espaço de cowork e serviços comuns, promovendo o melhor acolhimento aos promotores de projetos e ideias inovadoras, de base não tecnológica, e com potencial de crescimento.

2 - Para além da partilha de espaço físico, a C.BIP disponibiliza também serviços de suporte para facilitar a inserção das empresas no mercado empresarial, bem como o acesso privilegiado a um conjunto de entidades parceiras que disponibilizam o seu conhecimento.

3 - A C.BIP inclui no conjunto da sua estrutura os seguintes espaços:

a) Ateliers individualizados para incubação de empresas;

b) Espaço de incubação em cowork;

c) Sala de reuniões;

d) Espaços de serviços comuns.

4 - São considerados espaços comuns da C.BIP:

a) Receção e zonas de circulação;

b) Sala de reuniões;

c) Copa e instalações sanitárias;

d) Espaço expositivo, para instalação de protótipos, maquetes e estruturas experimentais.

5 - São espaços destinados aos empreendedores e de sua utilização exclusiva:

a) Ateliers individualizados para incubação de empresas;

b) Espaço de incubação em cowork;

6 - São serviços da C.BIP:

a) Disponibilização e acesso de forma responsável e aceitável de eletricidade, água e internet no espaço de cowork;

b) Disponibilização de espaço para instalação de servidores e outros equipamentos informáticos;

c) Limpeza e manutenção dos espaços comuns e da sala de cowork;

d) Recebimento e distribuição de correio;

e) Vigilância geral das instalações;

f) Acesso a sala de reuniões mediante disponibilidade e marcação prévia;

g) Apoio na constituição de empresa.

h) Apoio e acompanhamento do negócio, com recurso a uma bolsa de mentores, constituída por docentes e investigadores do Politécnico de Portalegre e de personalidades externas de reconhecido prestígio técnico, científico e empresarial.

7 - A C.BIP poderá, através de parcerias com entidades externas, facilitar o acesso aos seguintes serviços:

a) Consultoria sobre propriedade intelectual;

b) Apoio à constituição e legalização das empresas;

c) Contabilidade organizada;

d) Apoio jurídico;

e) Outros serviços.

8 - Os promotores, empresas e seus colaboradores, instalados na C.BIP dispõem de acesso privilegiado ao conjunto dos recursos do Politécnico de Portalegre, em condições similares aos da restante comunidade académica.

Artigo 5.º

Estruturas de gestão e coordenação da C.BIP

1 - A C.BIP disporá de um Conselho Estratégico, composto por:

a) Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre, que a este também preside;

b) Pró-Presidente para a Comunicação e Imagem Institucional do IPP;

c) Pró-Presidente para o Empreendedorismo, Emprego e Valorização do Conhecimento do IPP;

d) Representante de Município de Portalegre;

e) Outras personalidades, cooptadas pelos elementos anteriormente identificados, representantes de entidades com relevância nas áreas de atuação da C.BIP.

2 - O Conselho Estratégico da C.BIP funcionará como órgão consultivo e reunirá ordinariamente uma vez por ano e sempre que solicitado pelo Presidente do Instituto Politécnico de Portalegre ou pela Direção.

3 - A Direção da C.BIP é assegurada pelo Gabinete de Empreendedorismo e Emprego (GEE) do Politécnico de Portalegre, cabendo-lhe a gestão global das atividades da C.BIP e do conjunto dos recursos materiais e humanos que se lhe encontrem adstritos.

4 - A responsabilidade da Direção da C.BIP compreende:

a) A captação de potenciais empresas para a utilização do espaço;

b) A organização dos procedimentos das candidaturas.

c) A gestão dos espaços do edifício e suas ocupações;

d) A gestão dos equipamentos e meios disponíveis;

e) A gestão e apoio administrativo

f) A realização de campanhas promocionais, eventos e a representação do espaço;

g) O apoio e organização dos diferentes serviços disponíveis às empresas incubadas;

h) A coordenação da manutenção e limpeza dos espaços e equipamentos de uso comum;

Artigo 6.º

Candidatos

Podem candidatar-se à C.BIP:

a) Titulares de ideias ou projetos inovadores, de base não tecnológica, com potencial de crescimento, preferencialmente nas áreas culturais e criativas;

b) Micro/pequenas empresas inovadoras, de base não tecnológica, com potencial de crescimento, preferencialmente nas áreas culturais e criativas;

c) Empresas existentes e que queiram lançar novas unidades de negócio na região, inovadoras, de base não tecnológica, com potencial de crescimento, preferencialmente nas áreas culturais e criativas.

Artigo 7.º

Modelos de incubação

1 - A Incubadora disponibiliza, consoante a tipologia do apoio necessário aos diferentes estados das empresas e projetos em desenvolvimento, 3 modos de incubação: pré-incubação, incubação e desenvolvimento empresarial.

2 - Pré-incubação - consiste no período de tempo em que a Incubadora disponibiliza aos promotores dos projetos o apoio no desenvolvimento da ideia de negócio.

2.1 - No processo de pré-incubação procura-se preparar os promotores e as empresas para passarem para a fase de incubação, pretendendo-se proporcionar aos promotores as melhores condições de sustentabilidade para o poderem lançar o produto no mercado.

2.2 - Durante o período de pré-incubação os promotores poderão utilizar as instalações da incubadora, aceder a serviços de consultoria especializados no desenvolvimento do produto/serviço, no acompanhamento no desenvolvimento da ideia, bem como a outros serviços especializados, com vista a formalização jurídica da empresa (apoio jurídico, apoio fiscal, formação, entre outros).

3 - Incubação - no modo de incubação, o promotor tem a possibilidade de usufruir de um espaço físico com vista à implementação e ou desenvolvimento empresarial de um projeto ou empresa, podendo também optar por incubação virtual ou em cowork.

3.1 - Nesta fase, beneficiando das sinergias entre as empresas incubadas, mantêm-se as condições privilegiadas, numa envolvente favorável, com vista ao aumento da competitividade das empresas incubadas.

3.2 - Disponibiliza-se condições vantajosas no acesso aos serviços especializados indicados no n.º 7 do artigo 4.º

3.3 - A C.BIP promoverá, com os promotores, reuniões periódicas com vista ao apoio e acompanhamento do negócio.

4 - Desenvolvimento empresarial - Neste modo, a incubadora disponibiliza aos promotores o apoio e acompanhamento do negócio, contribuindo para a sua sustentabilidade futura fora do ambiente da incubadora.

4.1 - Nesta fase a Incubadora continua a disponibilizar às entidades incubadas os mesmos serviços e o acesso a entidades especializadas nas áreas de contabilidade, consultoria, apoio jurídico, entre outros.

Artigo 8.º

Regimes de uso

1 - Incubação física - A incubação de uma ideia de negócio ou de empresas em qualquer das fases descritas no artigo anterior utilizando os espaços físicos da C.BIP.

2 - Incubação virtual - A incubação de uma ideia de negócio ou empresas, com acesso a todos os serviços que a incubadora disponibiliza sem estarem instalados fisicamente na mesma. O projeto empresarial pode passar da incubação virtual para a incubação física, desde que exista espaço na incubadora e seja essa a vontade dos promotores.

3 - "Incubadora services" - A utilização dos espaços ou serviços da incubadora por períodos de curta duração, inferiores a um mês.

Artigo 9.º

Tempo de incubação

1 - Não existe limite temporal para a incubação virtual de uma empresa, definindo-se 3 anos como prazo máximo de permanência em incubação física.

2 - O prazo previsto no número anterior poderá ser excecionalmente prorrogado, a solicitação da empresa incubada e mediante aprovação da Direção da C.BIP depois de ouvido o Conselho Estratégico.

Artigo 10.º

Apresentação de candidaturas

1 - As candidaturas decorrem em contínuo.

2 - As candidaturas à Incubadora deverão ser feitas através do preenchimento do formulário disponível no site da Incubadora em www.cbip.ipportalegre.pt.

3 - A resposta à candidatura deve acontecer no prazo máximo de 30 dias, utilizando-se o seguinte procedimento:

a) Análise e pré-seleção dos projetos empresariais, efetuada pela Direção, tendo em conta os critérios de avaliação;

b) As candidaturas com pré-avaliação positiva são apreciadas por uma comissão, designada pela direção, composta por 3 elementos conhecedores da área específica do projeto, indicados com recurso a docentes e investigadores do Politécnico de Portalegre, a qual prepara um parecer fundamentado visando apoiar a decisão final, da responsabilidade do Presidente do Politécnico de Portalegre;

b.1) Para elaboração do parecer acima indicado, poderá a comissão, se assim entender necessário, realizar uma entrevista aos candidatos;

c) Comunicação da decisão de aceitação, ou não aceitação, via e-mail.

Artigo 11.º

Seleção de candidaturas

1 - O projeto será analisado segundo os seguintes critérios de avaliação:

a) Inovação;

b) Potencial de crescimento;

c) Realismo na apresentação da ideia e projeto;

d) Sustentabilidade financeira;

e) Potencial de aproveitamento da capacidade técnica e científica do Politécnico de Portalegre para apoio ao projeto.

2 - São ainda critérios que valorizam a proposta os itens:

a) Produto ou serviço desenvolvido pelo promotor ou equipa de promotores;

b) Criação de postos de trabalhos;

c) Projeto que valorize os recursos endógenos da região;

d) Projetos que integrem alunos, diplomados ou colaboradores do Politécnico de Portalegre;

e) Projetos que integrem entidades parceiras do Politécnico de Portalegre.

f) Projetos nas áreas das artes e indústrias criativas, ou de outras áreas formativas do Politécnico de Portalegre.

Artigo 12.º

Obrigações e responsabilidades

1 - É obrigação dos promotores cumprirem este Regulamento bem como as disposições legais e as que constam do contrato de prestação de serviços assinado pelas partes.

2 - Os promotores disponibilizam-se em participar nos eventos organizados pela Incubadora.

3 - O espaço físico que está disponível a cada empresa destina-se exclusivamente à instalação da atividade para a qual foi feita a candidatura.

4 - Os promotores ficam responsáveis por manter em bom estado de utilização o espaço e equipamentos que lhes são afetos, bem como todo o equipamento e mobiliário das áreas comuns da incubadora.

5 - A Direção da C.BIP reserva-se ao direito de verificar as condições de utilização dos espaços e dos equipamentos cedidos em qualquer altura.

6 - Os promotores terão sempre a responsabilidade geral pelo zelo na segurança global das instalações da C.BIP.

7 - Os promotores são entidades completamente autónomas do Politécnico de Portalegre, sendo responsáveis por todos os atos por si praticados, bem como com o cumprimento de toda a legislação em vigor na sua área de atividade.

8 - As empresas incubadas têm a obrigação de fornecer todas as informações, incluindo informação contabilística sempre que a incubadora o solicite.

9 - Os empreendedores devem ter a sua situação contributiva e tributária regularizada.

10 - A C.BIP e o Politécnico de Portalegre não se responsabilizam por eventuais furtos ou danos causados aos materiais/equipamentos que se encontrem nas suas Instalações.

11 - A C.BIP e o Politécnico de Portalegre não se responsabilizam por eventuais acidentes ou danos pessoais que ocorram nas suas instalações ou fora delas com os empreendedores ou os seus convidados.

12 - Os promotores com espaço de incubação nos ateliers ficam responsáveis pela contratação dos serviços de água e eletricidade para o espaço.

Artigo 13.º

Regras de utilização dos equipamentos e dos espaços de uso comum

1 - Todos os espaços comuns e equipamento devem ser mantidos limpos e em bom estado.

2 - A sala de reuniões está disponível para as entidades incubadas mediante marcação prévia e disponibilidade.

3 - Todos os utilizadores do espaço devem fazer uma utilização económica e ambientalmente responsável de todos os recursos, designadamente de água, eletricidade, internet e equipamento de climatização.

4 - O acesso às instalações da C.BIP fora da hora normal de funcionamento deverá ser feito mediante as normas de segurança normais deste tipo de instalações e equipamentos, e mediante a utilização do sistema de controlo de acesso, designadamente, não se fazer acompanhar por pessoas estranhas à incubadora, não disponibilizar a chave de acesso, manter as instalações fechadas, impedindo a entrada de terceiros.

Artigo 14.º

Retribuição financeira

1 - Todos os apoios e serviços prestados estão incluídos na prestação de serviços durante todo o período de incubação, exceto aqueles que forem explicitamente mencionados no Anexo I;

2 - A utilização dos ateliers individualizados para incubação de empresas será regulada por um contrato de prestação de serviços, no qual se considera um custo por m2, em conformidade com o anexo I.

3 - A utilização do espaço de incubação em cowork será regulada por um contrato de prestação de serviços, no qual se considera um custo por posto de trabalho, em conformidade com o anexo I.

4 - A utilização das instalações e todos os serviços discriminados neste regulamento, previstos no contrato de prestação de serviços, serão faturados no final de cada mês, de acordo com a tabela de preços que estiver em vigor.

Artigo 15.º

Saída das empresas incubadas

1 - As empresas devem sair da incubadora quando:

a) Terminar o prazo previsto no artigo 9.º;

b) Houver infração de algum dos artigos do presente regulamento ou do contrato de prestação de serviços;

c) Se verificar o incumprimento nos pagamentos ao Politécnico de Portalegre ou de qualquer prestação obrigatória ao Estado;

d) Se verificarem alterações significativas dos objetivos e da atividade que foram propostos para a incubação;

e) Se verificar a insolvência da empresa incubada;

f) Se verificar a não utilização dos espaços cedidos, sem justificação aceite, por período superior a quinze dias.

2 - Os promotores deverão devolver os espaços ocupados no mesmo estado, designadamente de limpeza e conservação, em que os receberam.

Artigo 16.º

Confidencialidade

A C.BIP obriga-se a manter a mais estrita confidencialidade das informações a que tenha acesso através dos serviços que presta.

Artigo 17.º

Disposições finais

1 - Todos os casos omissos ao presente documento devem ser alvo de apreciação pela Direção.

2 - As reclamações referentes aos procedimentos da Direção devem ser dirigidas ao Presidente do Politécnico de Portalegre.

ANEXO I

(ver documento original)

Reduções - Apenas para incubação física de projetos avaliados como altamente relevantes, apresentados por alunos ou diplomados do Politécnico de Portalegre.

(ver documento original)

316440216

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2007-09-10 - Lei 62/2007 - Assembleia da República

  Estabelece o regime jurídico das instituições de ensino superior, regulando designadamente a sua constituição, atribuições e organização, o funcionamento e competência dos seus órgãos e ainda a tutela e fiscalização pública do Estado sobre as mesmas, no quadro da sua autonomia.