Normas de acesso e utilização do espaço cowork em Ponte de Lima

Regulamento 439/2023

Sumário: Normas de acesso e utilização do espaço cowork em Ponte de Lima.

Regulamento de Acesso e Utilização do Espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" nas Instalações da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho

Preâmbulo

O Aviso de Abertura de Concurso ao Investimento TD-C19-i07: Capacitação da AP - Formação de trabalhadores e gestão do futuro, Programa 6. Teletrabalho - Espaços de Cowork - Aviso 03/C19-i07.05/2021, para financiamento da criação de espaços de cowork, insere-se nos programas afetos à Direção-Geral da Administração e do Emprego Público, no âmbito do Plano de Recuperação e Resiliência, que se integra na dimensão Transição Digital e se relaciona com a reforma TD-r36: Administração Pública capacitada para a criação de valor Público e inseridos no investimento TD-C19-i07. Destes programas o referente à promoção do teletrabalho visa proceder à criação de modos mais ágeis e flexíveis de desempenho do trabalho em funções públicas, designadamente através do teletrabalho, como potenciador da melhoria da conciliação da vida pessoal e profissional e reforço da atratividade do trabalho em funções públicas. Esta modalidade de teletrabalho será também uma oportunidade para promover a descentralização e desconcentração gradual da Administração Pública, permitindo assim modificar o paradigma de prestação de trabalho a partir de um único local, tendo neste aspeto, as tecnologias de informação e comunicação contribuído decisivamente para a facilitação do trabalho à distância, podendo também este servir como um mecanismo de fixação de postos de trabalho em regiões menos populosas, prevenindo assim o absentismo, e potenciando condições que não agudizem as assimetrias sociais de género preexistentes, contribuindo para a coesão territorial.

Neste sentido, e tendo a candidatura apresentada pela Comunidade Intermunicipal do Alto Minho ao Aviso 03/C19-i07.05/2021, sido aprovada, com Termo de Aceitação assinado a 22 de novembro de 2022, revela-se agora necessário dar cumprimento à elaboração do regulamento de acesso e utilização do espaço de cowork que será então criado por via deste financiamento comunitário.

Assim foi aprovado o regulamento por deliberação do Conselho Intermunicipal de 13 de março de 2023, nos termos da alínea q), n.º 1, do artigo 90.º e alínea l), do n.º 1, do artigo 96.º do anexo à Lei 75/2013, de 12 de setembro, na sua redação atual.

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo do disposto no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, da alínea q), n.º 1, do artigo 90.º e alínea l), do n.º 1, do artigo 96.º do anexo à Lei 75/2013, de 12 de setembro e da alínea f), do ponto B, do ponto 3 do Aviso 03/C19-i07.05/2021, da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público, de 28 de dezembro de 2021.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito

1 - O espaço de cowork, adiante designado como "Alto Minho cowork_Villa Moraes", corresponde a uma estrutura física destinada a promover modos mais ágeis e flexíveis de desempenho do trabalho em funções públicas na Comunidade intermunicipal do Alto Minho, doravante designada CIM Alto Minho, designadamente através da modalidade de teletrabalho, como potenciador da melhoria da conciliação da vida pessoal e profissional e reforço da atratividade do trabalho em funções públicas.

2 - O presente regulamento estabelece as normas de acesso e funcionamento do espaço referido no número anterior.

Artigo 2.º

Objetivos

O espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" está assente na consecução dos seguintes objetivos:

a) Dotar a região do Alto Minho de um espaço que disponha das condições necessárias ao exercício das funções públicas na modalidade de teletrabalho, permitindo aos trabalhadores da administração pública optar por modos mais ágeis e flexíveis de desempenho do respetivo trabalho;

b) Constituir um mecanismo de fixação de postos de trabalho em regiões menos populosas;

c) Promover a descentralização e desconcentração gradual da Administração Pública, modificando o paradigma de prestação de trabalho a partir de um único local;

d) Incrementar a utilização das tecnologias de informação e comunicação, contribuindo para facilitar o trabalho à distância e o processo de transição digital;

e) Contribuir para a diminuição da pegada de carbono e consequentemente apoiar a transição climática;

f) Aumentar a coesão territorial;

g) Maior flexibilidade na prestação do trabalho e melhor conciliação entre a vida pessoal, familiar e profissional;

h) Valorizar e reutilizar o património público, através do objeto da intervenção, assente na fixação e atração de pessoas na região do Alto Minho.

Artigo 3.º

Localização e gestão

1 - As instalações do espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" funcionarão no piso 1, do Edifício Villa Moraes, Rua João Rodrigues Morais, 4990-121 Ponte de Lima.

2 - Para o efeito do número anterior o Município de Ponte de Lima, mediante um contrato de arrendamento, cedeu o espaço à CIM Alto Minho que é a entidade gestora e promotora do referido espaço.

Artigo 4.º

Horário de funcionamento

1 - O horário de acesso ao espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" é de segunda a sexta-feira das 9h00 às 17h30.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o horário de acesso ao espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" pode ser alterado, mediante solicitação dos seus utilizadores, em virtude das necessidades pretendidas e devidamente fundamentadas, que deverá ser dirigida ao Presidente do Conselho Intermunicipal da CIM Alto Minho.

Artigo 5.º

Destinatários

1 - O espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" destina-se a trabalhadores e/ou organismos da administração pública, sem prejuízo de poderem ser cedidas vagas, a título ocasional e não recorrente, a outros utilizadores, caso existam vagas disponíveis.

2 - Caso o espaço cowork esteja ocupado por outros utilizadores, é da responsabilidade da entidade gestora deste mesmo espaço a disponibilização de vagas a trabalhadores e /ou entidades da função pública, num prazo não superior a 30 dias, cessando as que possam ter sido cedidas a título ocasional.

3 - Este espaço cowork poderá ainda receber, não colocando em causa o privilégio de acesso aos utilizadores referidos no ponto anterior, trabalhadores transfronteiriços (públicos) em parceira a estabelecer no contexto da rede EURES (European Employment Services - Serviços Europeus de Emprego).

4 - Será privilegiado o acesso ao espaço, nomeadamente, aos seguintes utilizadores e sem qualquer ordem de preferência:

Trabalhadores com dependentes (descendentes e ascendentes) a seu cargo;

Trabalhadores com maior distância entre o local de residência e de trabalho;

Trabalhadores pertencentes ao género sub-representado;

Trabalhadores portadores de deficiência e com dificuldade de acessos.

Artigo 6.º

Infraestruturas e equipamentos

1 - O espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" dispõe das seguintes infraestruturas:

1.1 - 1 sala partilhada com 4 postos de trabalho;

1.2 - 1 Instalação sanitária;

1.3 - 1 "Skype Hub" para utilização em chamadas telefónicas e reuniões remotas;

1.4 - 1 espaço de refeições.

2 - Quanto aos equipamentos, os utilizadores do cowork têm à sua disposição:

2.1 - Posto de trabalho devidamente equipados com mobiliário, entre os quais de salientar a existência de 2 secretárias com altura ajustável;

2.2 - Acesso a rede wifi;

2.3 - 1 impressora multifunções;

2.4 - Dispositivos periféricos: monitor Led (4); rato wireless (4); carregador wireless (4);

2.5 - 1 Armário com cacifos.

3 - Será ainda colocada à disposição dos utilizadores:

3.1 - 1 sala de reuniões equipada com tecnologias de videoconferência, com capacidade para 15 pessoas;

3.2 - 1 sala de reuniões com capacidade para 8 pessoas;

3.3 - 1 auditório equipado com tecnologias de videoconferência, com capacidade para 50 pessoas sentadas. Este auditório está preparado para caso necessário, funcionar como sala de reuniões.

CAPÍTULO II

Acesso e utilização

Artigo 7.º

Acesso ao espaço de cowork

1 - Quanto ao acesso, funcionamento e utilização do espaço cowork, são fixadas as seguintes regras:

a) Será disponibilizado a cada utilizador do espaço cowork um código, criado para o efeito, de acesso ao interior do edifício;

b) A cada utilizador será disponibilizado um cacifo para garantir a segurança dos seus pertences.

2 - Os trabalhadores ficam responsáveis pela salvaguarda do código de acesso e chaves atribuídas, bem como pela manutenção do mobiliário individual.

3 - O acesso ao espaço de cowork está reservado aos trabalhadores referidos no artigo 5.º do presente regulamento.

4 - A utilização das salas de reuniões e do auditório é sujeita a marcação prévia e disponibilidade dos espaços.

5 - A disposição e preparação dos espaços anteriormente identificados, ficará ao cargo do requerente, mediante supervisionamento da entidade gestora do espaço.

Artigo 8.º

Termo de utilização

1 - A utilização do espaço deverá ser formalizada mediante a aceitação de um termo elaborado para o efeito e constante do Anexo I ao presente Regulamento, do qual constam as instalações e serviços a serem utilizados especificamente, bem como o prazo previsto para o efeito.

2 - O utilizador do espaço do espaço cowork compromete-se a cumprir as normas de funcionamento, que serão disponibilizadas aquando da assinatura do termo referido no ponto anterior.

O termo de utilização confere ao utilizador a possibilidade de acesso ao espaço e utilização das instalações, equipamentos e serviços pelo prazo máximo de 6 (seis) meses, podendo ser renovável, mediante a aceitação por parte da entidade gestora do espaço.

3 - As normas de funcionamento fazem parte integrante do termo previsto no número anterior.

Artigo 9.º

Regras da utilização e limites

1 - O espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes", bem como demais espaços utilizados pelo trabalhador, devem ser mantidos limpos e em bom estado de conservação.

2 - Cada trabalhador ou instituição é responsável pela boa manutenção do mobiliário e equipamento colocado à sua disposição, responsabilizando-se também pela sua reparação ou substituição em caso de danos causados por si ou por terceiros à sua responsabilidade.

3 - Não é permitido fazer refeições (devendo estas ser realizadas no espaço preparado para o efeito), fumar nem consumir bebidas alcoólicas dentro do espaço de cowork.

4 - O trabalhador ou instituição deve garantir que o exercício da sua atividade não causa inconvenientes aos restantes utilizadores do espaço, obrigando-se ainda a guardar sigilo profissional sobre as atividades desenvolvidas no espaço de cowork.

5 - Os trabalhadores ou instituições ficam expressamente proibidos de, a qualquer título, arrendar, sublocar ou ceder, no todo ou em parte, o posto de trabalho contratado, sob pena de resolução imediata e automática do Contrato, com todas as consequências daí resultantes.

6 - Recomenda-se a todos os trabalhadores e instituições a gestão eficiente do consumo de eletricidade, água e comunicações e dos equipamentos de escritório disponíveis.

7 - A utilização do espaço compreende os seguintes limites:

a) Impossibilitar, dificultar ou onerar a utilização dos restantes espaços e/ou partes comuns;

b) Dar ao seu espaço uma utilização diferente da estabelecida;

c) Introduzir no interior ou exterior do seu espaço elementos decorativos que prejudiquem a estética geral do edifício;

d) Colocar tabuletas, reclamos luminosos ou outra forma de publicidade, sem prévia aprovação do Conselho Intermunicipal da CIM Alto Minho;

e) Ocupar, por qualquer modo, os espaços de circulação e de uso geral dos edifícios, salvo prévia autorização por escrito do Conselho Intermunicipal da CIM Alto Minho, e/ou dificultar a livre circulação e segurança de pessoas;

f) Violar ou consentir na violação das normas legais aplicáveis, do presente Regulamento, do termo de utilização e/ou de quaisquer outras determinações do Conselho Intermunicipal da CIM Alto Minho;

g) Manter ao seu serviço, pessoal que não respeite normas irrepreensíveis de conduta, asseio e disciplina, indispensáveis ao bom funcionamento das instalações.

8 - A violação por parte dos utilizadores do disposto nos números anteriores faz operar a cessação imediata da utilização do espaço de cowork.

9 - Complementarmente ao presente regulamento será disponibilizado um welcome kit, na qual constará normas de utilização do espaço, de forma a assegurar ao utilizador condições de segurança e de saúde em todos os aspetos do seu trabalho.

Artigo 10.º

Responsabilidade dos utilizadores

1 - A CIM Alto Minho não é responsável pela atividade desenvolvida pelos trabalhadores do espaço de cowork, bem como por acidentes de trabalho que possam ocorrer durante a sua permanência no espaço, cabendo somente à CIM Alto Minho assegurar a manutenção das condições previstas no presente regulamento e demais normas de utilização constantes do welcome kit para o desenvolvimento da atividade para que foi aceite e acordada a utilização do espaço.

2 - A CIM Alto Minho não poderá ser responsabilizada pelo incumprimento das obrigações fiscais, laborais, sociais, comerciais e financeiras, que constituam encargos dos trabalhadores nas suas relações profissionais.

3 - A utilização das instalações da CIM Alto Minho e do seu espaço de cowork para fins contrários à lei, ao presente Regulamento e aos bons costumes, incluindo a utilização dos meios informáticos, origina a cessação imediata da utilização do espaço de cowork, nos termos do disposto na alínea c) do artigo seguinte.

Artigo 11.º

Cessação da utilização

1 - A utilização do espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes" cessa nos seguintes termos:

a) Caducidade, no termo do prazo acordado e sem necessidade de aviso prévio ou denúncia;

b) Iniciativa do utilizador, antes do prazo acordado;

c) Por decisão unilateral da CIM Alto Minho e com efeitos imediatos, em caso de incumprimento das obrigações assumidas pelo utilizador nos termos do presente regulamento.

2 - Nos casos de cessação referidos nas alíneas b) e c), do número anterior, esta deve ser efetuada através de comunicação escrita fundamentada, por uma das partes à outra, privilegiando-se os meios eletrónicos disponíveis.

Artigo 12.º

Efeitos da cessação

1 - Em caso de cessação prevista nos termos do artigo anterior, os utilizadores dispõem de 48 (quarenta e oito) horas, após a data da cessação, para retirar do espaço utilizado, todos os seus bens e equipamentos, sob pena de essa remoção ser efetuada pela CIM Alto Minho e que conservará os mesmos pelo período de 30 dias.

2 - Os utilizadores expressamente aceitam que, se nada disserem no prazo referido no número anterior, consideram os bens e equipamentos outrora sua propriedade como abandonados, podendo a CIM Alto Minho fazer deles seus, por ocupação, nos termos do disposto no artigo 1318.º do Código Civil.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 13.º

Proteção e tratamento de dados pessoais

1 - Os dados pessoais dos utilizadores que serão recolhidos para efeito da utilização do espaço de cowork serão tratados em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados Regulamento (EU) 2016/679, de 27 de abril de 2016 (RGPD).

2 - É garantida a confidencialidade e o sigilo no tratamento dos dados pessoais, ficando garantido o direito ao acesso, de retificação e direito ao apagamento dos dados nos termos do RGPD.

3 - Os utilizadores deverão guardar sigilo e confidencialidade relativamente a toda a informação de dados que tenham acesso no âmbito da utilização do espaço cowork.

Artigo 14.º

Comunicações

Todas as comunicações estabelecidas no âmbito do presente Regulamento serão efetuadas, preferencialmente, por correio eletrónico.

Artigo 15.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões constantes no presente Regulamento são decididas mediante deliberação tomada pelo Conselho Intermunicipal da CIM Alto Minho.

Artigo 16.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

22 de março de 2023. - O Primeiro-Secretário do SEI, Bruno Caldas.

ANEXO I

Termo de utilização

Eu, ..., portador/a do BI/CC n.º ..., válido até .../.../20..., NIF..., declaro pelo presente que passarei a ter acesso e a utilizar, a partir desta data, as seguintes instalações, equipamentos e serviços do espaço "Alto Minho cowork_Villa Moraes":

[] Posto de trabalho individual

[] Cadeira de escritório

[] Secretária

[] Armário com cacifos

[] "Skype Hub" para utilização em chamadas telefónicas e reuniões remotas

[] Espaço de refeições

[] Rede wifi

[] 1 impressora multifunções

[] Dispositivos periféricos: monitor Led; rato wireless; carregador wireless

[] Sala de reunião

[] Auditório

A utilização do espaço será feita com vista ao exercício da minha atividade profissional de ... (cargo) no(a) ... (serviço), pelo período de ... (meses).

Mais declaro que me responsabilizo pela utilização do(s) espaço(s) e equipamento(s) de que vou dispor nas instalações da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho, pelo período de ... meses.

Mais declaro que serei responsável pelo pagamento ou reparação de quaisquer danos causados.

Declaro que tomei conhecimento do conteúdo do Regulamento de Acesso e Utilização do "Alto Minho cowork_Villa Moraes" nas Instalações da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho.

... de ... de 202 ...

... (Utilizador)

316298005

Este documento liga ao seguinte documento (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2013-09-12 - Lei 75/2013 - Assembleia da República

  Estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico.