Criação de núcleos para o Gabinete de Comunicação e Relações Externas e Departamento de Planeamento, Controlo e Gestão

Deliberação (extrato) n.º 282/2023

Sumário: Criação de núcleos para o Gabinete de Comunicação e Relações Externas e Departamento de Planeamento, Controlo e Gestão.

1 - A entrada em vigor, em 1 de agosto de 2012, do Decreto-Lei 143/2012, de 11 de julho, que estabeleceu a nova orgânica do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P. (IEFP, IP), com a definição da sua missão e atribuições, bem como dos órgãos que o constituem;

2 - A publicação da Portaria 319/2012, de 12 de outubro, alterada pela Portaria 191/2015, de 29 de junho, que aprovou os Estatutos do IEFP, I. P., os quais estabelecem a organização interna dos serviços centrais e dos serviços desconcentrados e operam transformações significativas com vista a racionalizar os recursos e a garantir ganhos de eficácia e eficiência nos diversos níveis de intervenção;

3 - A organização interna dos serviços centrais, constituída por unidades orgânicas operacionais e de suporte, designadas departamentos e direções de serviços, e por unidades orgânicas de apoio especializado, designadas assessoria e gabinete, de acordo com o previsto no n.º 1 do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;

4 - A possibilidade de serem criados núcleos de nível 1 e 2 nas unidades orgânicas dos serviços centrais, até ao limite de 25, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 5, do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;

5 - A necessidade de assegurar a coerência e a unidade organizacional dos serviços centrais do IEFP, I. P., num quadro de grande exigência e estruturas funcionais mínimas, mas eficazes, que garantam uma atuação ajustada às necessidades, bem como um modelo de gestão flexível, transparente e orientado para os objetivos, que se traduzam, nas diferentes intervenções territoriais, num serviço de qualidade e utilidade para as pessoas desempregadas e para as organizações de empregadores, empresas, associações ou outras instituições no âmbito da economia social.

O Conselho Diretivo, após audição do Conselho de Administração, na sua reunião de 23 de fevereiro de 2023, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 5 do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P., deliberou criar 4 núcleos nos serviços centrais, com a designação, classificação e competências constantes dos anexos 1 e 2 que fazem parte integrante da presente deliberação, bem como extinguir o Núcleo de Aquisições e Serviços Gerais, na dependência da Direção de Serviços de Gestão Administrativa e Financeira do Departamento de Planeamento, Controlo e Gestão.

A presente deliberação produz efeitos, conforme abaixo de descreve:

a) a partir de 1 de março de 2023 para:

Núcleo da Cooperação e Relações Externas;

Núcleo de Comunicação Estratégica;

b) a partir de 1 de abril de 2023 para:

Núcleo de Aquisições;

Núcleo de Gestão Patrimonial.

ANEXO 1

Serviços Centrais (SC)

Designação e classificação dos núcleos



(ver documento original)

ANEXO 2

Competências dos núcleos de Unidades Orgânicas dos SC

A - Gabinete de Comunicação e Relações Externas

1 - São competências do Núcleo da Cooperação e Relações Externas:

1.1 - Assegurar a implementação dos Acordos bilaterais subscritos por Portugal com países externos à União Europeia no que diz respeito à seleção e recrutamento de trabalhadores provenientes desses países, promovendo o contacto com os empregadores:

a) Garantir a articulação com as entidades envolvidas na implementação dos Acordos, designadamente a Direção-Geral dos Assuntos Consulares e das Comunidades Portuguesas (DGACCP), o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) e a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT);

b) Garantir a coordenação, ao nível internacional, com as entidades indicadas nos respetivos Acordos bilaterais, partilhando informação relevantes, designadamente sobre a manifestação de interesse em contratar cidadãos ao abrigo do respetivo Acordo, bem como sobre os empregadores portugueses;

c) Preparar, em colaboração com todas em entidades nacionais envolvidas, as normas e procedimentos inerentes ao processo de contratação e acompanhamento em território nacional de trabalhadores migrantes e garantir a sua divulgação;

d) Divulgar e coordenar tecnicamente a aplicação de normas e procedimentos inerentes ao processo de contratação de trabalhadores migrantes junto dos empregadores;

e) Recolher e analisar os dados relativos à execução dos Acordos, elaborar relatórios e disponibilizar informação sobre a atividade desenvolvida;

f) Verificar o princípio da prioridade conferido a trabalhadores de nacionalidade portuguesa, de países da União Europeia, do Espaço Económico Europeu e outros países nos termos da lei;

g) Representar o IEFP, I. P., em reuniões, a nível nacional e internacional, com as entidades envolvidas no processo de seleção, recrutamento, contratação e acompanhamento de trabalhadores migrantes, garantindo a organização e a partilha de informação relevante;

1.2 - No âmbito da coordenação de projetos de cooperação para o desenvolvimento e ajuda humanitária:

a) Assegurar a coordenação dos programas, projetos e ações de cooperação para o desenvolvimento, na área das políticas de formação profissional e emprego e de ajuda humanitária na área das migrações em que o IEFP, I. P., participa, garantindo a articulação com as unidades orgânicas envolvidas;

b) Analisar e propor a participação do IEFP, I. P., em programas, projetos e ações de cooperação e ajuda humanitária propostos por outras entidades, públicas ou privadas;

c) Contribuir para o planeamento e programação das atividades da cooperação portuguesa na área do apoio ao desenvolvimento de políticas de formação profissional e emprego, à luz dos objetivos e prioridades definidos pela tutela;

d) Apoiar tecnicamente as unidades orgânicas envolvidas na negociação de acordos bilaterais em matéria de cooperação e garantir a articulação com a Direção-Geral de Política Externa e o Departamento de Assuntos Jurídicos do Ministério dos Negócios Estrangeiros e os demais departamentos e serviços competentes;

e) Assegurar a produção de conteúdos sobre os projetos de cooperação do IEFP, I. P., para divulgação através de diversos canais, nomeadamente através do portal do IEFP I. P., em articulação com o Gabinete de Comunicação e Relações Externas;

f) Elaborar relatórios anuais e disponibilizar informação sobre a atividade desenvolvida;

g) Representar o IEFP, I. P., em reuniões, a nível nacional e internacional, com as entidades envolvidas na conceção, implementação, monitorização e avaliação de programas, projetos e ações de cooperação para o desenvolvimento.

2 - São competências do Núcleo de Comunicação Estratégica:

2.1 - Assegurar, de forma integrada, a execução da estratégia de comunicação externa do IEFP, I. P., através de ações que visem a comunicação eficaz, a promoção da imagem e o reforço da identidade do instituto:

a) Analisar públicos-alvo e seus comportamentos;

b) Planificar e conceber a estratégia de comunicação digital do organismo;

c) Planificar e conceber a estratégia de planeamento de meios e campanhas digitais de medidas, programas e eventos IEFP, I. P.;

d) Criar e gerir canal de comunicação entre Serviços Centrais, Delegações Regionais, Centros de Emprego, Centros de Formação Profissional de Gestão Direta e Centros de Formação Profissional de Gestão Participada IEFP, I. P., com vista a reforçar a fluidez na circulação de informação;

e) Proceder ao acompanhamento das atividades desenvolvidas pelas Delegações Regionais, Centros de Emprego, Centros de Formação Profissional de Gestão Direta e Centros de Gestão Participada IEFP, I. P., com o objetivo de recolher e selecionar temas para a produção de conteúdos nas plataformas de comunicação IEFP, I. P.;

f) Assegurar a validação, análise e seleção de conteúdos rececionados no Gabinete de Comunicação e Relações Externas com potencial de divulgação nas plataformas de comunicação do instituto;

g) Gerir as Redes Sociais IEFP, I. P.;

h) Elaborar, implementar e monitorizar campanhas digitais das Redes Sociais IEFP, I. P.;

i) Assegurar a relação com o utente nas Redes Sociais IEFP, I. P.;

j) Acompanhar tendências da Comunicação Digital e propor novas estratégias que promovam a ligação aos utentes;

k) Monitorizar, analisar e medir resultados das estratégias implementadas;

l) Gerir e acompanhar entidades externas na execução de Campanhas de Comunicação Online e Offline.

B - Departamento de Planeamento, Controlo e Gestão

Direção de Serviços de Gestão Administrativa e Financeira

1 - São competências do Núcleo de Aquisições:

a) Organizar, acompanhar e desenvolver todos os processos de aquisição de bens e serviços nos Serviços Centrais e, ao nível nacional, no que concerne a procedimentos desenvolvidos no âmbito de acordos quadro ou por concurso público com publicidade internacional, numa lógica de serviços partilhados, e de todas as centralizações de aquisições levadas a cabo pela Unidade Ministerial de Compras ou pela ESPAP;

b) Conceber, propor e manter atualizadas as normas e orientações técnicas sobre aquisições constantes de um manual de procedimentos comuns, e assegurar a sua aplicação a nível nacional, prestando apoio técnico, para o efeito, aos serviços regionais e locais;

c) Propor e aplicar mecanismos de acompanhamento, monitorização e avaliação dos modelos e instrumentos de suporte para a área das aquisições, designadamente no que se refere ao seu impacto na qualidade das intervenções efetuadas pelos Serviços, a nível central, regional e local, numa perspetiva de disseminação de boas práticas e cumprimento das regras da contratação pública definidas no Código dos Contratos Públicos e demais legislação aplicável;

d) Conceber, propor e implementar um sistema integrado de informação e gestão dos processos de aquisição nos serviços centrais, regionais e locais, assegurando a sua aplicação nos serviços centrais, regionais e locais e permanente apoio técnico, seja ao nível central como a nível regional e local;

e) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos às atividades inerentes das aquisições, a nível nacional, desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação e prestar apoio com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção.

2 - São competências do Núcleo de Gestão Patrimonial:

a) Assegurar a gestão do património e da frota automóvel dos serviços centrais, normalizar critérios de imobilização e tratamento contabilístico dos bens, assim como organizar e manter atualizado, em articulação com os restantes serviços competentes, o cadastro dos imóveis integrados no património do IEFP, I. P.;

b) Assegurar a gestão de stocks de material administrativo para os Serviços Centrais, garantindo o planeamento e o controlo das quantidades, o aviamento e a sua distribuição, tendo em vista a minimização dos custos versus qualidade do material e a inexistência de "monos";

c) Garantir a gestão e tratamento da correspondência entrada e expedida nos Serviços Centrais, assegurando o acompanhamento dos contratos de gestão da correspondência e a interligação com os respetivos fornecedores, bem como a uniformização de circuitos de distribuição da correspondência no IEFP, I. P.;

d) Conceber, propor e manter atualizadas as normas e orientações técnicas sobre as áreas âmbito da Gestão Patrimonial (Stocks, Património e Frota Automóvel) constantes de um manual de procedimentos comuns, e assegurar a sua aplicação a nível nacional, prestando apoio técnico, para o efeito, aos serviços regionais e locais;

e) Criar, aplicar e monitorizar um sistema de indicadores de atividade e desempenho, na área da gestão patrimonial, assegurando a inventariação e cadastro dos bens do IEFP, I. P.;

f) Propor e aplicar mecanismos de acompanhamento, monitorização e avaliação dos modelos e instrumentos de suporte para toda a área patrimonial, designadamente no que se refere ao seu impacto na qualidade das intervenções efetuadas pelos Serviços, a nível central, regional e local, numa perspetiva de disseminação de boas práticas.

g) Conceber, propor e implementar um sistema integrado de informação e gestão patrimonial nos serviços centrais, regionais e locais, assegurando a sua aplicação nos serviços centrais, regionais e locais e permanente apoio técnico, seja ao nível central como a nível regional e local;

h) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos às atividades inerentes da gestão patrimonial, a nível nacional, desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação e prestar apoio com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção.

2023-03-03. - A Diretora do Departamento de Recursos Humanos, Ana Paula Gonçalves Antunes.

316233748

Este documento liga ao seguinte documento (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2012-07-11 - Decreto-Lei 143/2012 - Ministério da Economia e do Emprego

  Aprova a orgânica do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P.