Define a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Algarve (CC-AMAL)

Aviso 247/2023

Sumário: Define a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Algarve (CC-AMAL).

António Miguel Ventura Pina, Presidente do Conselho Intermunicipal da CI- AMAL - Comunidade Intermunicipal do Algarve, torna público que o Conselho Intermunicipal, na sua reunião ordinária de 7 de outubro de 2022, deliberou, por unanimidade, aprovar, o Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da AMAL - Comunidade Intermunicipal do Algarve, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, ambos na sua redação atual.

25 de novembro de 2022. - O Presidente do Conselho do Conselho Intermunicipal, António Miguel Ventura Pina.

Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da AMAL Comunidade Intermunicipal do Algarve

ÍNDICE

Artigo 1.º - Objeto

Artigo 2.º - Natureza da CC-AMAL

Artigo 3.º - Princípios orientadores

Artigo 4.º - Missão

Artigo 5.º - Âmbito objetivo

Artigo 6.º - Contratos de mandato administrativo

Artigo 7.º - Âmbito subjetivo

Artigo 8.º - Direitos das entidades adjudicantes abrangidas

Artigo 9.º - Deveres das entidades adjudicantes abrangidas

Artigo 10.º - Estrutura da CC-AMAL

Artigo 11.º - Organização e Competência do Coordenador

Artigo 12.º - Organização e Competências da Unidade de Gestão

Artigo 13.º - Composição e Competências da Comissão de Acompanhamento

Artigo 14.º - Composição e Competências da Comissão Técnica

Artigo 15.º - Financiamento

Artigo 16.º - Dependência funcional

Artigo 17.º - Casos Omissos

Artigo 18.º - Entrada em vigor

Anexo A

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Algarve (CC-AMAL).

Artigo 2.º

Natureza da CC-AMAL

1 - A CC-AMAL é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Algarve, nos termos dos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, ambos na sua redação atual.

2 - Organicamente a CC-AMAL é suportada pela Unidade de Central de Compras e Finanças.

3 - Para os efeitos previstos no Código dos Contratos Públicos, a CC-AMAL tem natureza de entidade adjudicante.

Artigo 3.º

Princípios orientadores

No exercício das suas atividades, além do respeito pelas normas legais e princípios da contratação pública, a CC-AMAL orienta-se pelos seguintes princípios orientadores:

a) Promoção da racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos pré-contratuais;

b) Promoção da transparência nos procedimentos pré-contratuais e nos processos de negociação;

c) Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;

d) Utilização de ferramentas de compras eletrónicas;

e) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;

f) Adoção de práticas e preferência pela aquisição dos bens móveis e serviços que fomentem e promovam aspetos relacionados com a sustentabilidade ambiental e a economia circular, a responsabilidade social e a gestão eficiente dos recursos financeiros das entidades que integram a CC-AMAL.

g) Promoção da concorrência como garantia de melhores condições de compra;

h) Igualdade de acesso das entidades aderentes aos acordos quadro.

Artigo 4.º

Missão

A CC-AMAL tem como missão:

a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra e de sourcing para as categorias de bens e serviços superiormente determinadas, tendo presente políticas de sustentabilidade ambiental, social e económica, promovendo a economia circular;

b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;

c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;

d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;

e) Monitorizar o desempenho da função de compras da Comunidade Intermunicipal do Algarve e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-AMAL;

f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-AMAL;

g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;

h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos órgãos intermunicipais competentes;

i) Apoiar as entidades aderentes na celebração de contratos ao abrigo de acordos quadro (designados "call-off").

Artigo 5.º

Âmbito objetivo

1 - A CC-AMAL desenvolverá todas as atividades que a sua natureza jurídica lhe permitir, designadamente:

a) Adjudicar propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis e de prestação de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;

b) Locar ou adquirir bens móveis ou adquirir serviços destinados a entidades adjudicantes, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;

c) Celebrar acordos quadro, designados contratos públicos de aprovisionamento, que tenham por objeto a posterior celebração de contratos de empreitadas de obras públicas ou de locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços;

d) Instituir sistemas de aquisição dinâmicos para utilização por parte das entidades adjudicantes pelos mesmos abrangidos;

e) Instituir catálogos eletrónicos para utilização por parte das entidades adjudicantes;

f) Adjudicar contratos públicos de prestação de atividades auxiliares de aquisição, que consistam no apoio às atividades de aquisição.

2 - A CC-AMAL pode celebrar acordos quadro:

a) Com uma ou várias entidades, quando neles estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo;

b) Com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspetos de execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo.

3 - A CC-AMAL pode ainda encetar negociações para aquisição de bens, serviços ou empreitadas.

4 - A CC-AMAL desenvolverá todas as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho Intermunicipal ou pelas entidades adjudicantes.

Artigo 6.º

Contratos de mandato administrativo

1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a AMAL e qualquer, das entidades adjudicantes aderentes, pode a CC-AMAL encarregar-se da tramitação da contratação de empreitadas de obras públicas e da aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por acordo quadro.

2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a CC-AMAL e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.

Artigo 7.º

Âmbito subjetivo

1 - A CC-AMAL abrange os municípios de Albufeira, Alcoutim, Aljezur, Castro Marim, Faro, Lagoa, Lagos, Loulé, Monchique, Olhão, Portimão, São Brás de Alportel, Silves, Tavira, Vila do Bispo e Vila Real de Santo António.

2 - Para além da AMAL e dos municípios que a compõem, integram ainda, nesta data, a CC-AMAL, as seguintes entidades: FAGAR - Faro, Gestão de Águas e Resíduos, E. M.; EMPET - Parques Empresariais da Tavira, E. M.; Lagos-Em-Forma, Gestão Desportiva E.E. M.; Loulé Concelho Global, E. M.; SGU-VRSA - Sociedade de Gestão Urbana, E. M., S. A.; Taviraverde - Empresa Municipal de Ambiente, E. M.; Inframoura - Empresa de Infraestruturas de Vilamoura, E. M.; Ambiolhão - Empresa Municipal de Ambiente de Olhão, E. M.; Ambifaro - Gestão de Equipamentos Municipais E. M.; Infraquinta - Empresa de Infraestruturas da Quinta do Lago, E. M.; Infralobo - Empresa de Infraestruturas de Vale do Lobo, E. M.; e, EMARP - Empresa Municipal de Águas e Resíduos de Portimão, EM, S. A.

3 - O recurso, pelas entidades adjudicantes abrangidas, aos acordos quadro ou demais processos de negociação centralizada realizados pela CC-AMAL é facultativo.

4 - Podem ainda ficar abrangidas pelo âmbito objetivo da CC-AMAL as entidades que se achem submetidas ao regime do Código dos Contratos Públicos, nomeadamente os Serviços Municipalizados, as entidades que integram os diversos setores empresariais locais e as freguesias, associações privadas de solidariedade social e outros, desde que manifestem a vontade de integração na CC-AMAL, o que comporta a adesão aos seus princípios e a aceitação do disposto no presente Regulamento e nas normas de execução emanadas pelo Conselho Intermunicipal.

5 - O pedido de adesão à CC-AMAL carece de aprovação do Conselho Intermunicipal da AMAL ou do seu membro com competência delegada.

6 - Podem ainda recorrer aos acordos quadro celebrados pela CC-AMAL as entidades não abrangidas pela contratação centralizada.

Artigo 8.º

Direitos das entidades adjudicantes abrangidas

Todas as entidades adjudicantes abrangidas têm direito:

a) A usufruir, nos termos legais, das vantagens asseguradas pelos acordos quadro celebrados CC-AMAL;

b) Indicar, sempre que considerado pertinente, representantes para as Comissões Técnicas;

c) A beneficiar e usufruir da atividade desenvolvida pela CC-AMAL;

d) A fazer cessar a sua adesão à CC-AMAL, mediante notificação dirigida à AMAL efetuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas no âmbito dos acordos quadro celebrados.

Artigo 9.º

Deveres das entidades adjudicantes abrangidas

1 - Os Municípios que integram a CC-AMAL têm o dever de indicar um membro efetivo e um suplente para integrar a Comissão de Acompanhamento.

2 - As entidades adjudicantes abrangidas devem:

a) Autorizar a CC-AMAL a publicitar a sua identidade no sítio da Internet da Central de Compras e nos fóruns onde a CC-AMAL tenham participação;

b) Fornecer informação diversa acerca das adjudicações a realizar e realizadas, em formato a disponibilizar pela CC-AMAL, com periodicidade por esta definida e com a prontidão necessária ao bom funcionamento dos serviços;

c) Indicar, no mínimo, um utilizador para a plataforma eletrónica da CC-AMAL;

d) Colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas, bem como no cumprimento dos prazos e demais atribuições da sua responsabilidade.

Artigo 10.º

Estrutura da CC-AMAL

A CC-AMAL é suportada pela seguinte estrutura:

a) Coordenador;

b) Unidade de Gestão;

c) Comissão de Acompanhamento.

Artigo 11.º

Organização e Competência do Coordenador

1 - A Coordenação da CC-AMAL é assegurada pela AMAL, podendo assessorar-se com recursos externos, competindo-lhe propor ao Conselho Intermunicipal da AMAL a estratégia da Central de Compras, os objetivos e métricas de desempenho a atingir.

2 - Compete ao Coordenador:

a) Assegurar o cumprimento da estratégia da Central de Compras;

b) Identificar as categorias alvo a integrar em Acordos Quadro;

c) Monitorizar o desempenho da Central de Compras de acordo com os objetivos definidos;

d) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;

e) Elaborar relatórios de atividade para apresentação ao Secretariado Intermunicipal e/ou ao Conselho Intermunicipal da AMAL;

f) Convocar e presidir as reuniões da Comissão de Acompanhamento e das Comissões Técnicas;

g) Assegurar a gestão, administração e atualização do sítio eletrónico.

h) Promover a adesão de novas entidades;

i) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da Central de Compras;

j) Propor superiormente:

i) A estratégia, os objetivos e métricas a atingir da Central de Compras;

ii) A celebração ou renovação de acordos quadro;

iii) A adjudicação de propostas de locação ou aquisição de bens móveis ou a aquisição de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes;

iv) A implementação de catálogos eletrónicos para utilização por parte das entidades abrangidas.

Artigo 12.º

Organização e Competências da Unidade de Gestão

1 - A Unidade de Gestão da CC-AMAL pode ser assegurada pela Comunidade Intermunicipal da AMAL ou poderá ser cometida a terceiros, independentemente da sua natureza pública ou privada, mediante a celebração de contrato.

2 - A AMAL poderá recorrer à contratação de serviços a fornecedores externos para o desempenho das funções da unidade de gestão sempre que se mostre mais vantajoso para o funcionamento da Central de Compras.

3 - A seleção do fornecedor externo deve obedecer às normas e princípios vigentes no Código dos Contratos Públicos no que respeita à formação dos contratos públicos.

4 - A gestão das plataformas eletrónicas e outras ferramentas utilizadas pela CC-AMAL podem ser cometidas a fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.

5 - Compete à Unidade de Gestão:

a) Elaborar as peças dos procedimentos pré-contratuais e submeter a aprovação superior;

b) Definir as especificações de bens e serviços;

c) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;

d) Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;

e) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;

f) Assegurar a agregação das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas, sob proposta da Comissão de Acompanhamento;

g) Implementar a categorização e standardização dos bens e serviços, proposta pela gestão de acompanhamento;

h) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;

i) Avaliar da satisfação das entidades aderentes relativamente aos contratos celebrados;

j) Promover a centralização dos processos de contratação;

k) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;

l) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica, caso exista;

m) Identificar potenciais fornecedores;

n) Avaliar alternativas e soluções;

o) Emitir pareceres técnicos internos;

p) Prestar apoio à Central de Compras;

q) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades;

r) Monitorizar o desempenho da Central de Compras de acordo com os objetivos definidos;

s) Auxiliar as reuniões da Comissão de Acompanhamento;

t) Assegurar a correta implementação das linhas aprovadas, com base nas reuniões da Comissão de Acompanhamento;

u) Assegurar a gestão das infraestruturas tecnológicas utilizadas pela Central de Compras;

v) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da Central de Compras.

Artigo 13.º

Composição e Competências da Comissão de Acompanhamento

1 - A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada um dos municípios que integram a AMAL.

2 - Compete à Comissão de Acompanhamento:

a) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;

b) Identificar as categorias alvo a integrar em acordos-quadro;

c) Promover a centralização dos processos de consulta e negociação;

d) Propor as especificações de bens e serviços;

e) Proceder, de forma regular, à avaliação das necessidades de compras das entidades adjudicantes que integram a Central de Compras, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia;

f) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços.

g) Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;

h) Analisar os níveis de execução dos contratos;

i) Avaliar a satisfação das entidades adjudicantes relativamente aos contratos celebrados;

j) Definir medidas corretivas e preventivas relativamente aos contratos celebrados ou a celebrar.

3 - A Comissão de Acompanhamento reúne ordinariamente três vezes por ano e extraordinariamente sempre que convocada.

Artigo 14.º

Composição e Competências da Comissão Técnica

1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função das necessidades especificas e é integrada por técnicos especializados nas áreas de interesse ocasional, designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-AMAL.

2 - São competências da Comissão Técnica:

a) Definir as especificações de bens e serviços;

b) Identificar potenciais fornecedores;

c) Avaliar alternativas e soluções;

d) Emitir pareceres técnicos;

e) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.

Artigo 15.º

Financiamento

1 - A CC-AMAL pode obter, através de qualquer meio legalmente previsto, receitas, diretamente relacionadas com as atividades desenvolvidas, revertendo esses valores para a AMAL, designadamente através da remuneração dos serviços prestados nas relações contratuais com terceiros.

2 - O valor da remuneração a cobrar nos termos do número anterior, bem como o modelo de cobrança, são definidos pelo Conselho Intermunicipal da AMAL, relativamente a cada um dos processos desenvolvidos pela CC-AMAL, sem prejuízo do disposto no Anexo A ao presente regulamento.

3 - A AMAL poderá ainda cobrar às entidades adjudicantes que integram a CC-AMAL os serviços por esta prestados.

Artigo 16.º

Dependência funcional

A CC-AMAL depende do Conselho Intermunicipal da AMAL, podendo, no entanto, ser delegadas competências.

Artigo 17.º

Casos Omissos

Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Intermunicipal da AMAL.

Artigo 18.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.

Aprovado em reunião do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal do Algarve, de 7 de outubro de 2022.

ANEXO A

1 - Nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 16.º do presente Regulamento Orgânico e de Funcionamento da CC-AMAL, o valor da remuneração, bem como o modelo de cobrança, deverão ser definidos pelo Conselho Intermunicipal da AMAL, relativamente a cada um dos processos desenvolvidos pela CC-AMAL, devendo cumprir os limites definidos no presente anexo.

2 - Sem prejuízo de entendimentos divergentes, de cariz excecional e devidamente fundamentados, o valor da remuneração (X) deverá ser um valor relativo (em % ou em valor por unidade de faturação), a aplicar ao total de faturação realizada pelos cocontratantes relativamente a cada acordo quadro, no período definido;

3 - Na definição do valor da remuneração, o Conselho Intermunicipal deverá ponderar fatores como os custos de operação da CC-AMAL, os custos de gestão e acompanhamento do acordo quadro bem, impacto nos preços finais, utilidade e volume de despesa previsível.

4 - Os limites de remuneração a atribuir aos seguintes acordos quadro serão (ver documento original) do valor da faturação sem IVA:

Acordo Quadro de gás;

Acordo Quadro de Combustíveis;

Acordo Quadro de Refeições escolares;

Acordo Quadro de Aluguer e aquisição de veículos;

Acordo Quadro de Serviços de segurança e vigilância;

Acordo Quadro de Serviço e material de limpeza e higiene;

Acordo Quadro de Serviços de segurança e higiene no trabalho;

Acordo Quadro de Manutenção de Instalações e equipamentos;

Acordo Quadro de Equipamentos de contagem de água e canalização;

Acordo Quadro de Papelaria;

Acordo Quadro de Serviços de Seguros diversos.

Quanto ao Acordo Quadro de Eletricidade será (ver documento original) do valor da energia ativa faturada.

Relativamente ao Acordo Quadro de Combustíveis será X (igual ou maior que) 1 cêntimo/litro e X (igual ou menor que) 3 cêntimos/litro.

Por fim, para outros Acordos Quadro a definir pelo Conselho Intermunicipal: (ver documento original) do valor total faturado sem IVA.

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Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2008-01-29 - Decreto-Lei 18/2008 - Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações

  Aprova o Código dos Contratos Públicos, que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública e o regime substantivo dos contratos públicos que revistam a natureza de contrato administrativo.

• 2008-10-09 - Decreto-Lei 200/2008 - Ministério das Finanças e da Administração Pública

  Aprova o regime jurídico aplicável à constituição, estrutura orgânica e funcionamento das centrais de compras.