Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa

Despacho 323/2022

Sumário: Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa.

No uso das competências que me são conferidas pela lei, homologo o Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa, publicado em anexo a este despacho.

Este regulamento foi aprovado pelo Conselho de Representantes em reunião de 21 de dezembro de 2021 e entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

22 de dezembro de 2021. - O Presidente do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa, Professor José Manuel Peixoto do Nascimento.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa (ISEL)

Preâmbulo

Os Estatutos do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa (ISEL) anexos ao Despacho 5452/2021, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 105, de 31 de maio, estipulam, no n.º 1 do artigo 68.º, a existência de serviços vocacionados para apoio técnico-administrativo dos órgãos do ISEL, sendo que o n.º 3 do mesmo artigo estatui a existência do Regulamento Orgânico, que descreve as competências, organização interna e funcionamento dos serviços e gabinetes.

Artigo 1.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento estabelece a organização interna e as competências dos serviços, gabinetes e núcleos do ISEL.

2 - Para além das competências descritas nos artigos seguintes, os serviços, gabinetes e núcleos poderão ainda exercer outras atividades, no âmbito das respetivas competências que lhes sejam atribuídas, sempre que tal se verifique necessário.

Artigo 2.º

Estrutura Dirigente

1 - A coordenação dos serviços e gabinetes previstos no presente regulamento é assegurada por dirigentes de acordo com o n.º 1 do artigo 71.º dos Estatutos do ISEL.

2 - O recrutamento e a remuneração dos cargos dirigentes é efetuado de acordo com os n.os 3 e 2, respetivamente, do artigo 71.º dos Estatutos do ISEL.

3 - Os dirigentes exercem as suas funções em regime de comissão de serviço e em exclusividade de funções, nos termos legais.

Artigo 3.º

Serviços, Gabinetes e Núcleos

1 - O ISEL dispõe de serviços que são unidades administrativas vocacionadas para o apoio técnico-administrativo aos órgãos do ISEL.

2 - O ISEL pode, também, dispor de gabinetes que são unidades de assessoria e apoio técnico à gestão do ISEL, de acordo com o n.º 2 do artigo 68.º dos Estatutos do ISEL.

3 - Os serviços podem ser estruturados em núcleos, podendo os trabalhadores de cada serviço desempenhar funções nos diversos núcleos do serviço, por forma a garantir o seu melhor funcionamento.

Artigo 4.º

Serviços de Administração Geral

De acordo com os Estatutos do ISEL são serviços de administração geral:

a) Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante;

b) Serviço de Gestão Financeira;

c) Serviço de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos;

d) Serviço de Gestão de Recursos Humanos;

e) Serviço de Informática e Redes de Comunicação.

Artigo 5.º

Serviços Auxiliares

De acordo com os Estatutos do ISEL são serviços auxiliares:

a) Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento;

b) Serviço de Biblioteca e Documentação;

c) Serviço de Gestão de Projetos;

d) Serviço de Relações Externas e Internacionalização;

e) Serviço de Comunicação e Imagem;

f) Serviço de Secretariado dos órgãos de governo do ISEL.

Artigo 6.º

Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante

1 - O Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante exerce a sua atividade no âmbito da gestão dos processos académicos e do acompanhamento do estudante.

2 - O Serviço de Gestão Académica e Apoio ao Estudante compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Gestão Académica (NGA);

b) Núcleo de Apoio ao Estudante (NAE).

3 - Ao Núcleo de Gestão Académica (NGA) compete, nomeadamente:

a) Apoiar os processos de candidaturas para acesso e ingresso nos ciclos de estudos, de matrículas e inscrições nos ciclos de estudos, e unidades curriculares;

b) Apoiar funcionalmente e verificar os planos de estudo dos ciclos de estudos ministrados;

c) Atualizar o sistema de informação na criação, modificação ou extinção de ciclos de estudos, incluindo fichas de unidades curriculares e as responsabilidades de unidades curriculares;

d) Registar e implementar os atos administrativos relativos ao percurso académico dos estudantes;

e) Interagir com os docentes no âmbito dos processos de gestão académica referentes aos estudantes e tramitação dos mesmos;

f) Processar o registo de temas de teses, dissertações, relatórios de estágio e trabalhos de projeto;

g) Promover a tramitação dos processos com vista à realização de provas públicas de defesa de dissertação;

h) Acompanhar o processo de registo das classificações dos estudantes e garantir o processamento das pautas;

i) Elaborar mapas oficiais, em articulação com o Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento;

j) Emitir as certidões e declarações académicas referentes aos estudantes;

k) Planear e gerir a ocupação das salas de aula.

4 - Ao Núcleo de Apoio ao Estudante (NAE) compete, nomeadamente:

a) Acompanhar os processos de bolsas atribuídas aos estudantes e garantir a atualização do registo académico;

b) Atualizar a informação académica relativa a estudantes com necessidades educativas especiais e atletas;

c) Assegurar, em conjunto com o Serviço de Relações Externas e Internacionalização, o apoio à integração dos estudantes em mobilidade;

d) Gerir o tratamento de dados académicos para fins de monitorização;

e) Propor e assegurar as atividades de apoio ao estudante, incluindo a orientação vocacional;

f) Elaborar, atualizar e divulgar um "Guia de Apoio ao Estudante".

Artigo 7.º

Serviço de Gestão Financeira

1 - O Serviço de Gestão Financeira exerce a sua atividade no âmbito da gestão e administração financeira, económica e do património.

2 - O Serviço de Gestão Financeira compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Orçamento e Contabilidade (NOC);

b) Núcleo de Aprovisionamento e Património (NAP);

c) Núcleo de Tesouraria (NT).

3 - Ao Núcleo de Orçamento e Contabilidade (NOC) compete, nomeadamente:

a) Preparar o orçamento e acompanhar a execução orçamental;

b) Assegurar o controlo e registo contabilístico da receita e da despesa;

c) Elaborar, organizar e apresentar a prestação de contas periódica às entidades oficiais de acordo com a legislação em vigor;

d) Organizar as reconciliações bancárias com as operações de Tesouraria.

4 - Ao Núcleo de Aprovisionamento e Património (NAP) compete, nomeadamente:

a) Organizar e manter atualizado o inventário dos bens e imóveis do ISEL;

b) Assegurar a gestão dos materiais de consumo corrente em armazém;

c) Garantir a tramitação de todos os processos de contratação pública de empreitadas e de aquisição de bens e serviços.

5 - Ao Núcleo de Tesouraria (NT) compete, nomeadamente:

a) Arrecadar e controlar a receita cobrada;

b) Emitir os meios de pagamento a fornecedores e outros credores;

c) Efetuar o registo de movimentos de operações bancárias;

d) Elaborar as folhas de caixa e de depósitos;

e) Gerir o fundo de maneio de tesouraria;

f) Acompanhar a recuperação de dívida e instruir os processos dos estudantes devedores e as certidões de dívida.

Artigo 8.º

Serviço de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos

1 - O Serviço de Gestão de Infraestruturas e Equipamentos exerce a sua atividade no âmbito da gestão, manutenção e conservação dos edifícios, equipamentos e espaços exteriores, promovendo a melhoria contínua das condições de trabalho, saúde e sustentabilidade.

2 - O Serviço de Infraestruturas e Equipamentos compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Gestão de Infraestruturas e Manutenção (NGIM);

b) Núcleo de Sustentabilidade e Responsabilidade Ambiental (NSRA);

c) Núcleo de Higiene, Saúde e Segurança (NHSS).

3 - Ao Núcleo de Gestão de Infraestruturas e Manutenção (NGIM) compete, nomeadamente:

a) Planear e gerir os projetos, a construção e a fiscalização de obras;

b) Zelar pela conservação, manutenção, reabilitação, segurança e requalificação de edifícios, instalações, equipamentos de uso geral e espaços exteriores;

c) Gerir os contratos e a logística de abastecimento, vigilância e limpeza;

d) Gerir os espaços e equipamentos de uso geral, nomeadamente do AVAC, elevadores, instalações elétricas, instalações de telecomunicações e central telefónica, rede de abastecimento de água, rede de drenagem de águas residuais domésticas e pluviais, rede de abastecimento de gás, SADI e CCTV;

e) Zelar pela manutenção, revisão e conservação de equipamentos de primeira e segunda intervenção no combate a incêndios, incluindo sinalética;

f) Promover as acessibilidades de utentes com mobilidade reduzida/condicionada eliminando as barreiras arquitetónicas.

4 - Ao Núcleo de Sustentabilidade e Responsabilidade Ambiental (NSRA) compete, nomea-damente:

a) Identificar e implementar medidas que, respeitando critérios de sustentabilidade, visem a otimização de infraestruturas, equipamentos e espaços verdes;

b) Promover e monitorizar medidas que visem a utilização racional de recursos naturais e resíduos;

c) Promover a otimização de recursos.

5 - Ao Núcleo de Higiene, Saúde e Segurança (NHSS) compete, nomeadamente:

a) Assegurar as condições de trabalho que salvaguardem a saúde física e mental dos trabalhadores;

b) Instruir os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais;

c) Planear e desenvolver procedimentos no âmbito da segurança de pessoas e bens;

d) Coordenar e apoiar ações no âmbito da segurança de pessoas e bens;

e) Assegurar as condições de trabalho que salvaguardem a segurança dos utilizadores do campus.

Artigo 9.º

Serviço de Gestão de Recursos Humanos

1 - O Serviço de Gestão de Recursos Humanos exerce a sua atividade nos domínios da gestão de pessoal, implementando a política de recursos humanos do ISEL.

2 - O Serviço de Gestão de Recursos Humanos compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Gestão de Pessoal, Avaliação e Formação (NGPAF);

b) Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais (NVRS).

3 - Ao Núcleo de Gestão de Pessoal, Avaliação e Formação (NGPAF) compete, nomeadamente:

a) Organizar e manter atualizados todos os processos de caráter administrativo;

b) Organizar os processos de gestão relativos à contratação de pessoal docente e não docente, assegurando os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego público;

c) Emitir as certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções do pessoal;

d) Elaborar mapas oficiais em conjugação com o Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais;

e) Identificar e promover as ações de formação que permitam melhorar o desempenho e a qualidade dos serviços, a motivação profissional dos trabalhadores e o desenvolvimento de novas competências;

f) Gerir os processos relativos ao sistema de avaliação de desempenho do pessoal docente e não docente.

4 - Ao Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais (NVRS) compete, nomeadamente:

a) Promover o processamento de remunerações, subsídios e outros abonos, e respetivos descontos, bem como a correspondente documentação;

b) Proceder à inscrição na ADSE, Segurança Social e reinscrições na Caixa Geral de Aposentações dos trabalhadores;

c) Controlar o registo de assiduidade do pessoal, o trabalho suplementar, o reembolso das despesas da ADSE e demais regalias sociais;

d) Apurar os encargos de vencimentos de pessoal para elaboração de pedidos de cabimento;

e) Elaborar os ficheiros legais e submetê-los nas diferentes plataformas e emitir toda a documentação exigida por lei decorrente do processamento dos vencimentos;

f) Elaborar mapas oficiais em conjugação com o Núcleo de Gestão de Pessoal, Avaliação e Formação.

Artigo 10.º

Serviço de Informática e Redes de Comunicação

1 - O Serviço de Informática e Redes de Comunicação exerce a sua atividade nos domínios da gestão dos sistemas informáticos do ISEL e na disponibilização de serviços, apoio e novas soluções na área da informática e redes de comunicação para toda a comunidade ISEL.

2 - O Serviço de Informática e Redes de Comunicação compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Comunicações e Equipamentos (NCE);

b) Núcleo de Sistemas Informáticos (NSI).

3 - Ao Núcleo de Comunicações e Equipamentos (NCE) compete, nomeadamente:

a) Gerir o parque informático do ISEL;

b) Gerir e promover a manutenção de toda a rede de comunicações do ISEL;

c) Gerir os contratos de comunicações móveis;

d) Garantir o apoio ao utilizador;

e) Gerir os sistemas de acesso ao ISEL.

4 - Ao Núcleo de Sistemas Informáticos (NSI) compete, nomeadamente:

a) Gerir e promover a manutenção das plataformas disponíveis para toda a comunidade ISEL;

b) Gerir e zelar pela manutenção do DataCenter do ISEL;

c) Gerir e promover procedimentos com vista a garantir a segurança informática;

d) Promover a implementação de sistemas para apoio a projetos para a comunidade ISEL;

e) Garantir a administração de sistemas informáticos e sua atualização tecnológica e funcional.

Artigo 11.º

Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento

1 - O Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento exerce a sua atividade no âmbito da gestão da qualidade, dos processos de acreditação e no apoio ao planeamento e monitorização das atividades do ISEL.

2 - Ao Serviço de Avaliação, Qualidade e Planeamento compete, nomeadamente:

a) Assegurar a elaboração e apresentação dos documentos de planeamento estratégico;

b) Acompanhar os processos de avaliação e acreditação dos ciclos de estudo do ISEL, assim como a monitorização da avaliação interna do funcionamento dos mesmos;

c) Gerir, coordenar e garantir a implementação do sistema interno de garantia de qualidade (SIGQ) do ISEL, incluindo o apoio ao estabelecimento de protocolos, parcerias e contratos;

d) Apoiar o processo de reconhecimento do ISEL e dos seus ciclos de estudo perante entidades profissionais e/ou oficiais;

e) Coordenar e assegurar as atividades de avaliação externa, nomeadamente as estabelecidas pela A3ES e pelo IPL;

f) Promover a atualização e divulgação do manual de procedimentos do ISEL;

g) Promover a recolha, análise e tratamento de informação estatística nas diversas áreas de intervenção do ISEL, definindo e mantendo atualizada a informação relativa aos indicadores de desempenho;

h) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados;

i) Acompanhar as auditorias externas ao ISEL, colaborando na recolha de informação necessária;

j) Gerir os processos de reclamação do ISEL.

Artigo 12.º

Serviço de Biblioteca e Documentação

1 - O Serviço de Biblioteca e Documentação exerce a sua atividade no âmbito da preservação do património museológico do ISEL, na divulgação da memória histórica e na gestão do acervo documental do ISEL.

2 - O Serviço de Biblioteca e Documentação compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Biblioteca e Arquivo (NBA);

b) Núcleo de Gestão do Acervo Museológico (NGAM).

3 - Ao Núcleo de Biblioteca e Arquivo (NBA) compete, nomeadamente:

a) Proporcionar aos estudantes, docentes e investigadores do ISEL o acesso a recursos e serviços de informação de qualidade para o desenvolvimento das suas atividades académicas e científicas e colaborar nos processos de criação, transmissão e valorização do conhecimento produzido no ISEL;

b) Gerir o acervo bibliográfico, incluindo a aquisição, catalogação e tratamento dos recursos de informação;

c) Promover a aquisição de recursos bibliográficos;

d) Promover iniciativas de formação, divulgação e informação para os utentes da Biblioteca;

e) Promover a gestão arquivística da documentação produzida ou reunida pelos órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade do ISEL;

f) Assegurar o expediente, nomeadamente a receção, circulação e expedição de correspondência do ISEL;

g) Recolher, analisar, organizar e preservar a documentação de valor administrativo, probatório, histórico, organizacional e cultural;

h) Proceder à eliminação dos documentos, de acordo com a legislação em vigor;

i) Organizar o arquivo das publicações técnicas e científicas produzidas pelos docentes, investigadores, estudantes e funcionários do ISEL;

j) Assegurar o atendimento ao público na área da reprodução documental, no estrito cumprimento dos direitos de autor.

4 - Ao Núcleo de Gestão do Acervo Museológico (NGAM) compete, nomeadamente:

a) Preservar e divulgar o património museológico do ISEL, garantindo a representação da sua memória;

b) Elaborar e manter atualizado o inventário museológico dos bens que integram as coleções ou que venham a ser objeto de incorporação;

c) Elaborar o historial e valorizar os bens preservados através da investigação;

d) Assegurar em articulação com outros órgãos e serviços do ISEL, a realização de iniciativas culturais ou atividades socioeducativas com a finalidade de divulgar as coleções e o património histórico do ISEL.

Artigo 13.º

Serviço de Gestão de Projetos

1 - O Serviço de Gestão de Projetos exerce a sua atividade no âmbito da gestão de projetos e prestação de serviços do ISEL, competindo-lhe assegurar a gestão administrativa e financeira ao longo de todo o ciclo de vida de cada projeto.

2 - Ao Serviço de Gestão de Projetos compete, nomeadamente:

a) Apoiar tecnicamente os investigadores responsáveis pelos projetos e prestação de serviços na elaboração e submissão de candidaturas e propostas e garantir a articulação institucional com os vários intervenientes no processo;

b) Assegurar a gestão administrativa e financeira dos protocolos e contratos no âmbito de projetos de investigação e prestação de serviços, apoiando os investigadores responsáveis nos procedimentos necessários à execução financeira;

c) Elaborar relatórios financeiros, acompanhar auditorias e prestar as informações necessárias à prestação de contas no âmbito dos projetos e prestação de serviços;

d) Garantir os procedimentos de monitorização e controlo de centros de custo e disponibilizar a informação necessária à tomada de decisão no âmbito dos projetos e prestação de serviços;

e) Identificar oportunidades de financiamento e assegurar a divulgação das atividades realizadas no domínio da investigação e desenvolvimento tecnológico;

f) Assegurar a instrução e submissão dos processos de candidaturas a bolsas de investigação científica e tecnológica;

g) Divulgar as aberturas de concursos ou financiamentos na área da I&DT e propor candidaturas a prémios de reconhecimento na área de I&DT;

h) Assegurar a instrução e submissão dos processos de missão e deslocações para autorização superior, bem como garantir os procedimentos de monitorização e controlo;

i) Assegurar o registo de patentes;

j) Propor as candidaturas a subsídios e apoios externos como forma de contribuir para a sustentabilidade da atividade de investigação no ISEL.

Artigo 14.º

Serviço de Relações Externas e Internacionalização

1 - O Serviço de Relações Externas e Internacionalização exerce a sua atividade no âmbito das relações públicas, cooperação com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais, dos eventos e da empregabilidade.

2 - O Serviço de Relações Externas e Internacionalização compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Relações Internacionais (NRI);

b) Núcleo de Relações Públicas (NRP).

3 - Ao Núcleo de Relações internacionais compete, nomeadamente:

a) Dinamizar e apoiar a participação em redes internacionais de intercâmbio e cooperação no âmbito da educação, formação e investigação científica e tecnológica;

b) Promover e acompanhar programas/iniciativas de mobilidade internacional bem como os respetivos procedimentos de candidatura e apoio à pessoa em mobilidade.

4 - Ao Núcleo de Relações Públicas (NRP) compete, nomeadamente:

a) Promover e gerir o aluguer de espaços no âmbito de atividades autorizadas;

b) Promover, dinamizar, organizar e prestar os serviços que se enquadram na realização de eventos;

c) Contratualizar a produção de material promocional;

d) Propor e impulsionar estratégias de contacto com o mercado de trabalho e de iniciativas no âmbito da empregabilidade;

e) Gerir os protocolos e contratos institucionais com entidades externas para a promoção do ISEL;

f) Organizar e participar em certames de captação de estudantes;

g) Propor e dinamizar as interações com os antigos estudantes do ISEL.

Artigo 15.º

Serviço de Comunicação e Imagem

1 - O Serviço de Comunicação e Imagem exerce a sua atividade no âmbito da gestão da comunicação e da promoção da identidade e imagem do ISEL.

2 - Ao Serviço de Comunicação e Imagem compete, nomeadamente:

a) Conceber, propor e implementar o plano de comunicação do ISEL;

b) Propor a imagem identificadora do ISEL;

c) Divulgar os eventos de natureza académica, científica, pedagógica, artística, cultural, desportiva, social e cívica suscetíveis de contribuírem para o reforço da imagem do ISEL;

d) Promover a participação do ISEL e das suas unidades em eventos da comunidade apropriados à divulgação da imagem do ISEL;

e) Produzir os materiais de divulgação do ISEL;

f) Assegurar contactos com os media;

g) Produzir, gerir e difundir a informação relevante pelos diversos canais disponíveis - internos e externos, institucional e/ou veiculada pelos media;

h) Assegurar a gestão, manutenção e desenvolvimento do website institucional do ISEL;

i) Assegurar a gestão da sinalética do Campus.

Artigo 16.º

Serviço de Secretariado dos órgãos de governo do ISEL

1 - O Serviço de Secretariado dos órgãos de governo do ISEL exerce a sua atividade no âmbito da organização dos processos administrativos respeitantes aos órgãos de governo do ISEL.

2 - Ao Serviço de Secretariado dos órgãos de governo compete, nomeadamente:

a) Assegurar a receção, circulação e expedição de correspondência dos diferentes órgãos de governo do ISEL;

b) Organizar e garantir o arquivo corrente e intermédio dos órgãos de governo do ISEL;

c) Assegurar a gestão das agendas dos membros dos órgãos de governo do ISEL, bem como da organização e secretariado das respetivas reuniões.

Artigo 17.º

Disposições finais

1 - Os trabalhadores constantes do mapa de pessoal à data de entrada em vigor do presente regulamento serão afetos aos novos serviços por despacho do Presidente do ISEL.

2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente em funções àquela data, nem a contagem dos respetivos prazos.

3 - Mantêm-se em vigor os concursos cujos avisos de abertura se encontrem publicados até à data da entrada em vigor do presente regulamento.

Artigo 18.º

Casos omissos e dúvidas

Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação do presente regulamento são resolvidos por despacho do Presidente do ISEL.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

314845813

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