Subdelegação de competências no chefe da Divisão de Organização, Administração, Finanças e Recursos Humanos
Tendo em vista conferir maior celeridade e eficiência no funcionamento dos serviços, ao abrigo do estatuído no artigo 18.º, da Lei 75/2013 de 12 de setembro, dos artigos 35.º e seguintes do Código de Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de novembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de janeiro, considerando ainda as competências que me foram delegadas pela Junta de Freguesia na sua reunião de 29 de outubro de 2013, tendo igualmente em conta o disposto nos artigos 17.º e 31.º do Modelo Organizacional da Freguesia de Olivais, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 13, de 20 de janeiro de 2015, Despacho 587/2015, delego e subdelego no Senhor Chefe da Divisão de Organização, Administração, Finanças e Recursos Humanos, Dr. António Fernando de Oliveira Potes, as seguintes competências:
1 - Competências Gerais e Níveis de Atuação:
a) Submeter a despacho do Presidente da JFO, devidamente instruídos e informados, os assuntos que dependam da sua resolução;
b) Receber e fazer distribuir pelos serviços da unidade orgânica a correspondência a eles referente;
c) Propor ao Presidente da JFO tudo que seja do interesse dos órgãos referidos;
d) Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão previsional e dos relatórios e contas;
e) Estudar os problemas de que sejam encarregados pelo Presidente JFO e propor as soluções adequadas; e
f) Promover a execução das decisões do Presidente da JFO e das deliberações dos órgãos executivos nas matérias que interessam à respetiva unidade orgânica que dirige;
g) Definir os objetivos de atuação da unidade orgânica que dirigem, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos;
h) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
i) Garantir a coordenação das atividades e a qualidade técnica da prestação dos serviços na sua dependência;
j) Gerir com rigor e eficiência os recursos humanos, patrimoniais e tecnológicos afetos à sua unidade orgânica, otimizando os meios e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;
k) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua unidade orgânica e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
l) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os trabalhadores e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respetivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
m) Divulgar junto dos trabalhadores os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para o cumprimento dos objetivos do serviço, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos trabalhadores;
n) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
o) Identificar as necessidades de formação específica dos trabalhadores da sua unidade orgânica e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;
p) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos trabalhadores da sua unidade orgânica;
q) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na respetiva unidade orgânica, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.
2 - São ainda competências das Chefias de Divisão:
a) Planear e dirigir as atividades compreendidas na respetiva Divisão, definindo objetivos de atuação do mesmo, tendo em conta os planos gerais estabelecidos, a competência da Divisão e a regulamentação interna;
b) Assegurar a administração do pessoal da Divisão, em conformidade com as deliberações da JFO e decisões do Presidente da JFO, distribuindo o serviço do modo mais conveniente e zelando pela assiduidade do pessoal;
c) Organizar e promover o controlo de execução das atividades a cargo da Divisão;
d) Coordenar a elaboração da proposta dos documentos previsionais da Divisão;
e) Promover o controlo de execução dos documentos previsionais da Divisão;
f) Coordenar a elaboração dos relatórios de atividades da Divisão;
g) Elaborar propostas de ordens de serviço, posturas e regulamentos necessários ao exercício das suas atividades;
h) Assegurar a economia, a eficiência e a eficácia de todos os recursos e processos de trabalho da Divisão;
i) Preparar o expediente e as informações necessárias para a resolução dos órgãos autárquicos competentes, conforme a delegação de competências estabelecida;
j) Preparar a minuta dos assuntos que careçam de deliberação do Executivo da JFO e hajam sido despachadas, nesse sentido, pelo Presidente da JFO;
k) Prestar os esclarecimentos e as informações relativos à atividade da Divisão quando solicitados por qualquer membro da JFO;
l) Assistir, sempre que tal for determinado, às reuniões dos órgãos autárquicos e participar nas reuniões de trabalho para que for convocado;
m) Assegurar a execução das deliberações dos órgãos da JFO nas suas áreas de competência;
n) Assegurar a comunicação necessária com e entre os Serviços, com, com vista ao bom funcionamento da Divisão;
o) Certificar os factos e atos que constem dos arquivos autárquicos, no âmbito da competência da Divisão e que não sejam de carácter confidencial ou reservado;
p) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares relativas às atribuições da Divisão;
q) Zelar pelas instalações a seu cargo e respetivo recheio;
r) Prestar, com prontidão, os esclarecimentos e informações relativos a Divisão, solicitados pelos órgãos da JFO;
s) Elaborar pareceres e informações sobre assuntos da competência da Divisão;
t) Elaborar estudos e trabalhos relacionados com a atividade autárquica;
u) Executar as tarefas que, no âmbito das competências, lhe sejam superiormente solicitadas.
3 - É ainda Competência do Chefe de Divisão de Organização, Administração, Finanças e Recursos Humanos:
a) Assegurar de modo integrado as atividades de carácter organizativo, administrativo, financeiro e de recursos humanos de toda a JFO;
b) Assegurar a circulação da informação necessária ao funcionamento dos serviços;
c) Garantir o cumprimento das linhas estratégicas e dos requisitos legais e regulamentares da gestão financeira e orçamental;
d) Promover a assegurar valorização e rentabilização do património da JFO;
e) Assegurar a gestão dos recursos humanos;
f) Garantir a implementação de políticas adequadas de gestão dos aprovisionamentos;
g) Assegurar a gestão, manutenção de todos os ativos, e respetivas as infraestruturas da JFO;
h) Assegurar a atividade administrativa da Junta, quando nos termos do Regulamento do Modelo Organizacional da Freguesia de Olivais esta função não esteja cometida a outros serviços, conceber, propor e implementar novas técnicas e metodologias de trabalho em ordem à modernização administrativa dos seus serviços;
i) Assegurar os registos da atividade financeira da Junta, incluindo a preparação, em colaboração com as restantes Divisões, Serviços e Gabinetes, em especial, do Plano Plurianual de Investimentos, Plano Anual de Atividades, Orçamento e as revisões ou alterações que se mostrarem necessárias, cabendo-lhe o controlo interno de toda a receita da Freguesia e de toda a efetivação da despesa;
j) Especificamente, cabe-lhe o exercício monitorização das competências afetas a cada uma das unidades orgânicas que o integram.
Além das competências previstas nos números anteriores, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores e, todas aqueles que se encontram previstas no Regulamento do Modelo Organizacional da Freguesia de Olivais, referentes à Unidade e Subunidades Orgânicas da Divisão de Organização, Administração, Finanças e Recursos Humanos.
As competências agora subdelegadas poderão ser revogadas a todo o tempo desde que as circunstâncias o justifiquem e, bem assim, poderão ser revogados quaisquer atos praticados pelo subdelegado.
Poderá ainda o subdelegante, independentemente da revogação do presente despacho, avocar qualquer processo ou assunto, devendo, neste caso, o subdelegado abster-se da prática de quaisquer ações ou iniciativas que por qualquer forma sejam suscetíveis de alterar a situação existente, enquanto o processo ou assunto não lhe for devolvido.
Do exercício das competências subdelegadas deverá ser prestada, trimestralmente, informação ao subdelegante, nomeadamente no que respeita às matérias de execução orçamental, independentemente do dever genérico de informar.
Os Chefes de Divisão são substituídos nas suas faltas e impedimentos por responsáveis de serviços designados para o efeito pelo Presidente da JFO.
O presente despacho produz efeitos a partir de 21 de janeiro de 2015.
30 de janeiro de 2015. - A Presidente, Rute Lima.
308406734
