O Tribunal de Contas, em sessão de 17 de Junho de 1992, nos termos do disposto nos artigos 9.º, n.º 1, alínea b), e 26.º, n.º 1, alínea e), da Lei 86/89, de 8 de Setembro, deliberou que que as contas dos organismos e serviços que disponham, com base em lei, de contabilidade autárquica, ainda que adaptada, desde que a mesma não revista a forma de contabilidade digráfica, deverão ser organizadas e documentadas de acordo com as presentes instruções, tendo em conta o seguinte:
a) Aos municípios e às regiões de turismo aplicar-se-á a parte A das mesmas;
b) Às assembleias distritais, áreas metropolitanas, associações de municípios, federações de municípios, freguesias e outros organismos ou serviços no âmbito destas instruções aplicar-se-á a parte A ou a parte B, consoante o respectivo montante de receitas ou despesas ultrapasse ou não o limite definido no n.º 2 do artigo 17.º da Lei 86/89, de 8 de Setembro.
PARTE A
1.ª As contas serão instruídas com os documentos a seguir enumerados:I) Conforme modelos em anexo:
a) Guia de remessa (mod. 1/TC);
b) Registo biográfico do município (mod. 2/TC);
c) Conta de gerência (mod. 3/TC);
d) Conta de execução orçamental (mod. 5/TC);
e) Conta de operações de tesouraria (mod. 6/TC);
f) Mapa dos empréstimos obtidos a curto prazo (mod. 7/TC);
g) Mapa dos empréstimos obtidos a médio e longo prazo (mod. 8/TC);
h) Relação das importâncias recebidas do Estado e de outros entes públicos (mod. 9/TC);
i) Mapa dos rendimentos financeiros (mod. 10/TC);
j) Relação dos documentos de despesa (mod. 11/TC);
k) Resumo das relações dos documentos de despesa (mod. 12/TC);
l) Mapa dos empréstimos concedidos (mod. 13/TC);
m) Relação dos encargos assumidos e não pagos (mod. 14/TC);
n) Relação dos subsídios e transferências atribuídos (mod. 15/TC);
o) Reconciliação bancária (mod. 16/TC);
p) Mapa das participações financeiras (mod. 17/TC);
q) Relação dos contratos de empreitada, fornecimento, concessão e outros (mod. 18/TC);
r) Relação dos funcionários em situação de acumulação de funções (mod.
19/TC);
s) Relação dos funcionários que na gerência receberam participação emolumentar e ou custas fiscais (mod. 20/TC);
t) Relação nominal dos responsáveis (mod. 21/TC).
II) Outros. - Os documentos discriminados seguidamente são de modelo livre, sendo, porém, identificados pelas designações alfanuméricas indicadas:
a) Certidões de receita (A1);
b) Resumos diários de tesouraria relativos a 31 de Dezembro e todos os dias do período complementar ou, no caso de gerências partidas, para além daqueles, os relativos à data de fim de cada uma (A2);
c) Certidões ou extractos bancários comprovativos dos saldos existentes no final da gerência, em cada uma das contas bancárias de que o organismo ou serviço seja titular (A3);
d) Acta da reunião do executivo em que foi discutida e votada a conta de gerência anterior (A4);
e) Acta da reunião do executivo em que foi discutida e votada a conta de gerência em apreciação (A5).
2.ª Os documentos a que a seguir se faz alusão, referidos nos n.os I) e II) da 1.ª instrução, terão em atenção as seguintes notas técnicas:
I) Os documentos discriminados no mod. 1/TC, «Guia de remessa», são de envio obrigatório sempre que existam movimentos que dêem origem ao seu preenchimento.
Nos casos em que não haja lugar ao preenchimento te algum ou de alguns deles, far-se-á obrigatoriamente referência a tal facto na parte destinada a observações, ficando o organismo ou serviço dispensado de proceder ao seu envio.
A ordenação documental indicada neste modelo é obrigatória no que se refere à organização do processo a enviar à Direcção-Geral do Tribunal de Contas.
A guia de remessa será enviada em duplicado.
II) O mod. 5/TC, «Conta de execução orçamental», será elaborado sob a forma de livro, consistindo as suas primeiras páginas no arrolamento das receitas orçamentais, seguindo-se-lhe o arrolamento das despesas orçamentais e finalizando com a página correspondente ao resumo dos pagamentos e apuramento do saldo final da conta de execução orçamental.
III) No mod. 10/TC, «Mapa dos rendimentos financeiros», discriminar-se-ão os diversos tipos de rendimentos financeiros obtidos ao longo do ano, conforme a sua natureza, nomeadamente juros de depósitos, outros juros e dividendos de títulos.
IV) O mod. 11/TC, «Relação dos documentos de despesa», será organizado e preenchido de acordo com cada rubrica de classificação orgânica/económica e com cada um dos códigos de operações de tesouraria e permanecerá no organismo ou serviço, junto aos documentos de despesa neles relacionados, podendo o Tribunal de Contas, a qualquer momento, solicitar o seu envio, total ou parcial.
Neste modelo serão relacionadas as despesas de pessoal e outras, preenchendo-se, quanto a estas, no caso da não existência de descontos, apenas as colunas correspondentes ao valor ilíquido e ao líquido da folha.
No caso da existência de pagamentos a empresas de factoring, em virtude de cessão de créditos, aos documentos comprovativos da despesa deverá ser junta a notificação da cessão.
V) No mod. 12/TC, «Resumo das relações dos documentos de despesa», serão escriturados, linha a linha, os valores constantes do total, incluindo descontos, de cada uma das relações mod. 11/TC referidas no número anterior.
VI) O mod. 13/TC, «Mapa dos empréstimos concedidos», sempre que discrimine importâncias relativas à concessão de empréstimos deverá ser acompanhado de listagem com indicação dos seguintes elementos:
Nome dos beneficiários;
Finalidade do empréstimo;
Valor do empréstimo.
VII) No mod. 14/TC, «Relação dos encargos assumidos e não pagos», incluem-se os encargos assumidos na gerência e em gerências anteriores.
Não inclui dívidas provenientes de empréstimos bancários.
VIII) No mod. 15/TC, «Relação dos subsídios e transferências atribuídos», discriminar-se-á, por cada entidade, o valor total atribuído anualmente.
Incluir-se-ão também neste modelo, quando aplicável, as transferências para as freguesias e serviços municipalizados.
IX) No mod. 17/TC, «Mapa das participações financeiras», discriminar-se-á, consoante a sua natureza, o movimento de todas as participações financeiras que o organismo ou serviço detenha ou venha a deter na gerência e que, nos termos legais, considere como receita ou despesa da sua conta de gerência.
Os respectivos rendimentos financeiros serão escriturados no mod. 10/TC.
X) No mod. 18/TC, «Relação dos contratos de empreitada, fornecimento, concessão e outros», discriminar-se-ão todos os contratos celebrados na gerência em apreciação ou em gerências anteriores, dos quais tenham decorrido pagamentos na gerência.
Relativamente aos contratos de empreitada, discriminar-se-ão, por cada um, nas colunas «Pagamentos na gerência» e «Pagamentos acumulados», em linha, os valores totais correspondentes a pagamentos normais, trabalhos a mais e revisões de preços.
Tais valores serão identificados nas correspondentes colunas «Tipo» com as designações «N», «M» ou «R», respectivamente.
Os valores a inscrever na coluna «Pagamentos acumulados» serão os correspondentes ao total de pagamentos efectuados, incluindo os da gerência em apreciação.
Os contratos de concessão em que existam contrapartidas assumidas pelo organismo ou serviço, desde que as mesmas ultrapassem o montante considerado como limite para envio a visto, devem igualmente ser escriturados neste modelo, referindo-se esse facto na coluna destinada a observações.
Sempre que se discriminem contratos de locação financeira, deverão ser enviados em anexo a este modelo os respectivos mapas financeiros.
Inclui os contratos de prestação de serviços, independentemente do respectivo montante.
XI) O mod. 19/TC, «Relação dos funcionários em situação de acumulação de funções», no caso de existência de funcionários que acumulem funções, quer públicas quer privadas, com as que desempenham no organismo ou serviço, deverá ser acompanhado de cópia dos respectivos despachos de autorização.
As remunerações a indicar neste modelo serão ilíquidas e incluirão, para além da remuneração base, quaisquer outras que não revistam a natureza de simples compensação ou reembolso de despesas realizadas por motivo de serviço.
XII) Ao mod. 20/TC, «Relação dos funcionários que na gerência receberam participação emolumentar e ou custas fiscais», deverá ser junto, por cada funcionário que na gerência desempenhou funções notariais ou de juiz auxiliar, documento comprovativo da titularidade de cargo de direcção ou de chefia de serviços de apoio instrumental, bem como cópia da deliberação do órgão executivo onde conste a respectiva autorização.
XIII) O mod. 21/TC, «Relação nominal dos responsáveis», será enviado em duplicado.
Na coluna destinada a «Situação no organismo ou serviço» será feita referência ao cargo ou função correspondente a cada um dos responsáveis.
A remuneração a indicar neste mapa corresponderá à remuneração base e todas as remunerações acessórias, excluindo-se as prestações sociais e os descontos obrigatórios, abonadas pelo organismo ou serviço a cada um dos responsáveis no período em que os mesmos nele exerceram funções.
As moradas indicadas para cada um dos responsáveis devem ser completas, incluindo o respectivo código postal.
XIV) As certidões referidas na alínea a) do n.º II) da 1.ª instrução abrangem:
Certidão(ões) emitida(s) por organismos e serviços da administração pública central regional e local comprovativas das importâncias entregues ao organismo ou serviço;
Certidão das importâncias recebidas de verbas inscritas no Orçamento do Estado.
Os organismos e serviços emissores das certidões referidas nos pontos anteriores remeterão directamente ao Tribunal de Contas os respectivos duplicados.
XV) Os documentos referidos nas alíneas d) e e) do n.º II) da 1.ª instrução poderão ser substituídos por certidão descritiva, da qual conste a matéria respeitante à discussão e votação da conta a respectiva, devendo mencionar especificamente os montantes da receita, despesa, entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria e respectivos saldos de encerramento em dinheiro, bem como o saldo da conta de documentos, indicando-se igualmente o resultado da votação verificada.
3.ª Devem ainda ter-se em atenção as seguintes referências:
I) Todos os modelos e documentos constantes destas instruções deverão ser originais ou fotocópias autenticadas, não devendo o canto superior direito dos mesmos ser numerado ou rubricado.
II) As contas e respectivos modelos e os documentos poderão ser apresentados informaticamente, desde que o conteúdo e o traçado dos mesmos obedeçam à estrutura dos mapas configurados pelos modelos anexos.
III) Toda a documentação respeitante às contas remetidas ao Tribunal de Contas e não mencionada na guia de remessa ficará à disposição deste e do seu Presidente, devidamente acondicionada nos arquivos dos correspondentes organismos ou serviços.
PARTE B
1.ª As entidades abrangidas por esta parte elaborarão as suas contas de gerência de acordo com o mod. 4/TC, devendo estas ser enviadas ao Tribunal de Contas apenas a solicitação expressa deste ou do seu Presidente, sem prejuízo do disposto na Resolução 2/TC-I/90, publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 21, de 25 de Janeiro de 1990.No caso de se verificar tal solicitação, deverá o referido modelo ser acompanhado dos seguintes documentos, descritos na parte A:
a) Certidões de receita (documento A1);
b) Certidões ou extractos bancários (documento A3);
c) Acta da reunião do executivo em que foi discutida e votada a conta de gerência anterior (documento A4);
d) Acta da reunião do executivo em que foi discutida e votada a conta de gerência em apreciação (documento A5);
e) Relação nominal dos responsáveis (mod. 21/TC).
Para os documentos mencionados ter-se-ão em atenção as notas técnicas constantes da 2.ª instrução, bem como as referências incluídas na 3.ª instrução, ambas da parte A.
2.ª Para além destes documentos, poderá o Tribunal de Contas solicitar quaisquer outros que venha a entender necessários para a instrução do respectivo processo.
Tribunal de Contas, 24 de Agosto de 1992. - O Conselheiro Presidente, António Luciano Pacheco de Sousa Franco.
(ver documento original)
