Despacho 4330/2021

Sumário: Regulamento dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade Nova de Lisboa.

Com a revisão dos Estatutos da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade Nova de Lisboa/NOVA National Shool of Public Health (ENSP NOVA), homologados pelo Despacho 769/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 11 de 18 de janeiro, importa proceder ao reajustamento da sua estrutura orgânica, adequando-a aos novos desafios e competências, designadamente nos domínios do planeamento, da gestão da qualidade, dos recursos humanos e financeiros, da ação externa e das tecnologias de informação, por forma a melhorar as condições de funcionamento e a eficácia dos serviços de suporte às atividades e à missão da ENSP NOVA.

Foi realizada a Consulta Pública, pelo período de 30 dias úteis, conforme estabelecido no n.º 3 do artigo 110.º da Lei 62/2007, de 10 de setembro em conjugação com o disposto nos artigos 99.º e 101.º do Código do Procedimento Administrativo e acolhidas as sugestões de melhoria recomendadas.

No exercício da competência prevista no n.º 4 do artigo 28.º dos Estatutos da Escola Nacional de Saúde Pública, aprovados pelo Despacho 769/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 11, de 18 de janeiro, aprovo o Regulamento Orgânico dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade Nova de Lisboa, em anexo ao presente despacho que dele faz parte integrante.

14 de abril de 2021. - A Diretora da ENSP NOVA, Prof.ª Doutora Carla Nunes de Serpa.

Regulamento dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade Nova de Lisboa

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Natureza e âmbito de aplicação

O presente regulamento estabelece a orgânica dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade Nova de Lisboa/NOVA National School of Public Health, doravante designada por ENSP NOVA, e define as suas atribuições e competências.

Artigo 2.º

Atribuições e competências

A ENSP NOVA para o desenvolvimento da sua atividade nas três áreas que integram a sua missão (Ensino, Investigação e Ação Externa), dispõe de unidades funcionais específicas e ou transversais denominadas Serviços e Gabinetes cujas atribuições e competências se encontram definidas no presente regulamento.

Artigo 3.º

Administrador Executivo

1 - O Administrador Executivo é livremente nomeado e exonerado pelo Diretor, nos termos do n.º 2 do artigo 28.º dos Estatutos da ENSP NOVA e equiparado, efeitos remuneratórios ao cargo de direção superior de 3.º grau, conforme estabelecido no Anexo I do Regulamento 578/2017, de 13 de outubro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 210, de 31 de outubro (doravante designado por Regulamento dos Dirigentes da Universidade Nova de Lisboa).

2 - O Administrador Executivo reporta hierarquicamente ao Diretor e exerce as suas competências de acordo com os Estatutos da ENSP NOVA, nomeadamente:

a) Coadjuvar o Diretor em matérias de natureza administrativa, económica, financeira e patrimonial;

b) Participar na gestão corrente da ENSP NOVA;

c) Coordenar e supervisionar os serviços da ENSP NOVA que lhe forem determinados pelo Diretor;

d) Exercer as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Diretor.

Artigo 4.º

Organização

1 - A ENSP NOVA para assegurar a prossecução das suas atribuições e o exercício das competências dos seus órgãos, integra as seguintes unidades funcionais:

1.1 - Unidades funcionais específicas:

a) Serviços Académicos (SA);

b) Gabinete de Apoio à Investigação Desenvolvimento e Inovação (GAIDI);

c) Gabinete de Ação Externa (GAE).

1.2 - Unidades funcionais transversais:

a) Serviços de Recursos Humanos e Logística (SRHL);

b) Serviços Financeiros (SF);

c) Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação (STIC);

d) Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade (GPGQ);

e) Serviços de Documentação e Informação (SDI);

f) Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM).

2 - Podem ser criadas, por despacho do Diretor, equipas flexíveis, interdisciplinares, em todas as matérias consideradas essenciais, que integrarão a Assessoria à Direção e Órgãos de Gestão, com definição, em cada caso, da sua missão, objetivos e horizonte temporal.

Artigo 5.º

Princípio da colaboração funcional

Todas as unidades funcionais devem atuar, entre si, em estreita articulação e colaboração, de acordo com as matérias que lhes estão cometidas.

Artigo 6.º

Coordenação das unidades funcionais

1 - As unidades funcionais podem ser coordenadas por dirigentes, nomeados nos termos do Regulamento dos Dirigentes da Universidade Nova de Lisboa, e têm a seguinte qualificação:

a) Os Serviços podem ser dirigidos por titulares de cargos de Direção intermédia de 2.º, ou 3.º grau;

b) Os Gabinetes podem ser dirigidos por titulares de cargos de Direção intermédia de 3.º ou 4.º grau.

2 - Compete aos cargos de direção intermédia de 2.º 3.º ou 4.º graus especificamente:

a) Dirigir o pessoal afeto à respetiva unidade funcional distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;

b) Organizar as tarefas e proceder à avaliação dos resultados;

c) Promover a avaliação de desempenho do pessoal do serviço;

d) Assegurar todas as tarefas respeitantes à relação funcional com os outros serviços;

e) Elaborar informações sobre assuntos da sua competência;

f) Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

CAPÍTULO II

Atribuições e competências dos Serviços

SECÇÃO I

Unidades funcionais específicas

Artigo 7.º

Serviços Académicos

1 - Os Serviços Académicos (SA) são a unidade técnico-administrativa de gestão da atividade académica, de apoio à mobilidade de estudantes e docentes e de gestão do secretariado realizada pela ENSP NOVA competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito de Gestão Académica:

a) Apoiar a elaboração das orientações estratégicas para a área académica, assim como a definição de procedimentos de otimização e implementação dessas orientações;

b) Prestar informações sobre as condições de candidatura, admissão e frequência dos cursos e outras ações de formação da ENSP NOVA;

c) Organizar e definir, em articulação com o Gabinete de Comunicação e Marketing, o planeamento por ano letivo das tarefas relativas a candidaturas, matrículas, inscrições em cursos e épocas de exames;

d) Recolher e tratar a informação estatística e outra relativa a estudantes, docentes e atividades pedagógicas;

e) Assegurar e verificar o pagamento das propinas e de outros custos ou taxas;

f) Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições;

g) Emitir certidões ou declarações de matrícula, inscrição, frequência, resultados e outras relativas a atos que constem no serviço;

h) Receber, registar e dar andamento aos processos relativos à realização de provas com vista à obtenção de graus e títulos académicos;

i) Receber, registar e dar andamento aos processos relativos ao reconhecimento e à concessão de equivalências de graus e títulos académicos;

j) Propor e apoiar a elaboração de convénios, acordos, protocolos e contratos de colaboração e de cooperação que envolvam aspetos de carácter pedagógico ou científico, mantendo-os em arquivo;

k) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes;

l) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos de toda a área académica incluindo o respetivo manual de procedimentos.

2 - No âmbito da Mobilidade:

a) Promover e acompanhar as ações de acolhimento e integração dos estudantes e docentes em mobilidade;

b) Desenvolver e implementar as ações necessárias para a operacionalização dos programas de mobilidade e intercâmbio de estudantes e docentes;

c) Apoiar a mobilidade e intercâmbio de estudantes e docentes (incoming e outcoming);

d) Captar alunos estrangeiros, incluindo estudantes internacionais, para a frequência do 2.º e 3.º ciclos de estudos da ENSP NOVA ou de outros cursos não conferentes de grau;

e) Organizar e manter atualizado o arquivo dos documentos adstritos ao núcleo assim como o respetivo manual de procedimentos.

3 - No âmbito da Gestão de Secretariado:

a) Garantir o apoio administrativo e de secretariado aos Departamentos da ENSP NOVA e respetivos docentes;

b) Garantir o apoio administrativo e de secretariado aos estudantes e aos Cursos que lhe sejam afetos.

Artigo 8.º

Gabinete de Apoio à Investigação e Desenvolvimento

1 - O Gabinete de Apoio à Investigação e Desenvolvimento (GAIDI) exerce as suas atribuições no domínio da promoção da investigação da ENSP NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Gestão de Candidaturas:

a) Identificar as oportunidades de financiamento;

b) Apoiar a preparação e submissão de candidaturas, a financiamento competitivo e não competitivo, em articulação com os investigadores;

c) Apoiar tecnicamente a apresentação de candidaturas que promovem a internacionalização, designadamente na integração em Consórcios, Instituições e Redes Internacionais;

d) Acompanhar a implementação dos sistemas de gestão da informação financeira dos projetos, a nível institucional;

e) Promover a criação dos docentes e investigadores nas plataformas digitais;

f) Recolher e tratar a informação estatística relativa aos dados e indicadores da investigação institucional.

3 - No âmbito da Gestão de Bolseiros:

a) Elaborar e acompanhar todo o processo de contratação de bolseiros, desde a abertura do concurso até à celebração do contrato;

b) Interface entre a ENSP NOVA e a Fundação para a Ciência e a Tecnologia;

c) Promover todas as iniciativas conducentes à integração e acompanhamento do Bolseiro de Investigação durante o seu percurso na ENSP NOVA;

d) Promover a elaboração dos processos de renovação ou de conclusão das Bolsas de Investigação, em articulação com os Serviços de Recursos Humanos;

e) Coligir e disponibilizar a informação da sua competência sobre o Estatuto do Bolseiro e Regulamento das Bolsas de Investigação;

f) Manter atualizado o registo dos bolseiros.

4 - No âmbito da Gestão de Projetos:

a) Apoiar a gestão financeira e administrativa dos projetos de investigação;

b) Validar e registar a receita recebida em articulação com os Serviços Financeiros;

c) Validar os pedidos de despesa, dando início do pedido de aquisição no Módulo de Gestão Patrimonial;

d) Apoiar em articulação com o Gabinete de Compras e Património, as ações e procedimentos necessários à celebração de contratos de prestação de serviços e de aquisição de bens e serviços;

e) Gerir os saldos dos projetos em estreita articulação com os centros de Investigação;

f) Monitorizar o registo e distribuição de overheads dos projetos;

g) Acompanhar as auditorias financeiras dos projetos em articulação com os Serviços Financeiros;

h) Realizar relatórios de execução financeira dos projetos e preparar toda a documentação anexa, em articulação com os outros serviços da ENSP NOVA envolvidos;

i) Apoiar a Unidade de Investigação (CISP e CHRC).

Artigo 9.º

Gabinete de Ação Externa

1 - O Gabinete de Ação Externa (GAE) exerce as suas competências nos domínios da gestão de projetos estruturantes e investimentos, da formação avançada não conferente de grau e das relações externas da ENSP NOVA competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Gestão de Projetos e Investimentos:

a) Identificar e divulgar oportunidades de financiamento nacional e internacional para os projetos estruturantes da ENSP NOVA;

b) Apoiar a elaboração de candidaturas a projetos de financiamento que visem a melhoria das condições para a realização das atividades da Escola no âmbito do desenvolvimento da sua missão;

c) Monitorizar os resultados obtidos pela ENSP NOVA resultantes de candidaturas a diversos esquemas de financiamento nacionais e internacionais;

d) Garantir a disponibilização da informação institucional, validada e atualizada, a todos os intervenientes no processo de candidaturas a projetos de investimento.

e) Dinamizar projetos de empreendedorismo de base científica com impacto em saúde pública;

f) Contribuir para o ecossistema de empreendedorismo e rede de mentores da Universidade Nova de Lisboa;

3 - No âmbito da Formação Avançada:

a) Propor programas de promoção do empreendedorismo e inovação em saúde pública, reforçando o ensino e o reconhecimento do mérito nestas áreas;

b) Acompanhar a estratégia de desenvolvimento da formação de curta duração não conferente de grau;

c) Coordenar administrativamente os cursos não conferentes supramencionados, em articulação com os Serviços Académicos e Financeiros;

d) Acompanhar os processos de inscrição, e garantir a verificação do pagamento de propinas e de outros custos associados;

e) Disponibilizar a informação necessária à gestão da ENSP NOVA.

4 - No âmbito das Relações Externas:

a) Apoiar e implementar a estratégia da Internacionalização da ENSP NOVA, nos domínios da investigação e do ensino;

b) Identificar oportunidades de novos Acordos com entidades publicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras;

c) Apoiar o estabelecimento de protocolos e projetos de colaboração com empresas e outras entidades do tecido económico e social;

d) Gerir Protocolos e Acordos de Cooperação da ENSP NOVA, incluindo os cursos em associação com outras universidades nacionais e internacionais.

SECÇÃO II

Unidades funcionais transversais

Artigo 10.º

Serviços de Recursos Humanos e Logística

1 - Os Serviços de Recursos Humanos e Logística (SRHL) são a unidade de gestão técnico administrativa relativa à administração dos recursos humanos, à contratação pública, gestão de stocks, património e instalações da ENSP NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Gestão de Recursos Humanos:

a) Elaborar, organizar e gerir os processos de recrutamento, seleção, contratação, bem como os processos relativos à cessação da relação jurídica de emprego público e ao abrigo do Código do Trabalho dos trabalhadores docentes, não docentes e investigadores da ENSP;

b) Organizar e manter atualizado os processos individuais e o cadastro, de todos os trabalhadores, bem como a base de dados que lhe corresponda;

c) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais dos trabalhadores e seus familiares;

d) Instruir os processos relativos a faltas, acidentes em serviço, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro, dispensas de serviço docente, acumulações de funções e licenças sabáticas;

e) Organizar e assegurar o controlo de assiduidade de todos os trabalhadores e elaborar as respetivas análises mensais;

f) Elaborar e responder aos inquéritos estatísticos (Balanço Social, Relatório Único, SIOE e outros análogos) da ENSP NOVA;

g) Apoiar o processo de avaliação do desempenho de todos os trabalhadores;

h) Identificar as necessidades de formação profissional de todos os trabalhadores não docentes e não investigadores e em conjunto com os responsáveis dos serviços, propor um plano de formação e promover a realização das ações de formação aprovadas;

i) Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos, ajudas de custo e horas extraordinárias;

j) Coligir, na parte aplicável, os elementos necessários à elaboração do orçamento anual e à conta de gerência;

k) Colaborar na preparação da requisição de fundos;

l) Organizar e processar os pagamentos, inscrições e alterações de descontos para a ADSE, Segurança Social e Caixa Geral de Aposentações, IRS, Sindicatos e outros;

m) Organizar, processar e enviar as declarações de rendimentos exigidas por lei.

3 - No âmbito do Expediente e Arquivo:

a) Receber e expedir toda a correspondência, precedendo ao respetivo registo e numeração;

b) Assegurar a distribuição da correspondência e outros documentos entrados na ENSP NOVA;

c) Organizar e manter atualizados os arquivos, corrente e históricos, de toda a correspondência e documentação que lhe for confiada;

d) Organizar e divulgar internamente a documentação legal relevante.

4 - No âmbito da Contratação Pública:

a) Assegurar os processos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços e acompanhamento dos contratos, garantindo procedimentos uniformizados;

b) Lançar e acompanhar os procedimentos de empreitadas, locação ou aquisição de bens e serviços;

c) Coordenar e acompanhar todas as fases dos concursos, procedendo à elaboração dos documentos a submeter a autorização superior;

d) Elaborar organizar o processo final de contratualização;

e) Manter um registo desses contratos mensalmente atualizados e disponível para consulta;

f) Conduzir os procedimentos contratuais nas plataformas;

g) Proceder à publicitação no portal base.gov.pt;

h) Elaborar a relação dos contratos para a conta de gerência;

i) Manter uma base de dados atualizada de fornecedores certificados.

5 - No âmbito da Gestão de Stocks:

a) Analisar, identificar e informar das necessidades de aquisição de bens de economato;

b) Gerir as existências garantindo o material de consumo corrente;

c) Registar todas as entradas e saídas de material e criar todos os controlos necessários;

d) Fornecer os Serviços, mediante requisição;

e) Criar e validar o ficheiro de inventário a submeter à Autoridade Tributária.

6 - No âmbito do Inventário e Património:

a) Organizar e manter atualizado o inventário e o cadastro dos bens móveis e imóveis da ENSP NOVA;

b) Manter a inventariação física do material e instalações da ENSP NOVA

c) Emitir e garantir a colocação de etiquetas nos bens móveis da ENSP NOVA;

d) Organizar os processos de abate e de inutilização dos bens de património deteriorados e sem valor e transferência ou cedência de bens sem interesse para a ENSP NOVA;

e) Elaborar os elementos que acompanham o Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados, nomeadamente ativo bruto, amortizações e provisões, para a Conta de Gerência;

f) Verificar os subsídios de investimento para efeito de reconhecimento das demonstrações financeiras da ENSP NOVA.

7 - No âmbito das Instalações:

a) Zelar pelas boas condições técnicas e de conforto e pela manutenção das instalações, da ENSP NOVA;

b) Zelar pelas condições de segurança do pessoal e alunos, das instalações da ENSP NOVA e pelo cumprimento das normas legalmente estabelecidas;

c) Propor e preparar a execução de obras de reparação, conservação e manutenção dos bens móveis e imóveis da ENSP NOVA;

d) Assegurar a regular inspeção e controlo das condições em que se encontram as instalações e equipamentos;

e) Assegurar, coordenar e controlar os serviços de higiene e limpeza das instalações e zelar pelas corretas condições em que se encontram;

f) Coordenar e controlar os serviços de segurança do edifício da ENSP NOVA;

g) Zelar pelo bom estado, arranjo e aspeto geral das áreas envolventes da ENSP NOVA e assegurar serviços de jardinagem adequados.

Artigo 11.º

Serviços Financeiros

1 - Os Serviços Financeiros (SF) são a unidade de gestão técnico-administrativa relativa à administração dos recursos materiais e financeiros da ENSP-NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Gestão Orçamental, Patrimonial e de Prestação de Contas:

a) Assegurar toda a tramitação processual e documental relativa ao registo das receitas e das despesas;

b) Proceder ao controlo dos processos de despesas e submete-los a autorização de pagamento e controlar a situação contributiva e tributária dos fornecedores;

c) Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas, o seu apuramento, bem como o cumprimento das obrigações declarativas e a organização do dossier final;

d) Assegurar o pagamento dos impostos e demais obrigações fiscais;

e) Assegurar mensalmente as reconciliações bancárias;

f) Organizar e manter atualizado o inventário dos bens patrimoniais;

g) Validar as amortizações, depreciações e avaliações dos bens do imobilizado;

h) Validar os mapas de imobilizado extraídos do sistema de Informação da ENSP NOVA;

i) Elaborar o projeto de orçamento da ENSP NOVA, os relatórios mensais, trimestrais e anuais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;

j) Gerir e registar os processos de alterações orçamentais, nomeadamente transferências, cativações, reforços, integração de saldos de gerência e créditos especiais;

k) Elaborar os processos de requisição de fundos;

l) Elaborar a conta de gerência;

m) Registar e analisar a informação financeira na ótica da contabilidade analítica;

3 - No âmbito do Controlo e Gestão Financeira:

a) Garantir a qualidade do sistema de controlo interno da área financeira, orçamental e patrimonial;

b) Garantir e controlar a qualidade da informação extraída dos sistemas de contabilidade e de gestão orçamental:

c) Produzir indicadores de gestão que permitam acompanhar a evolução da situação financeira da ENSP NOVA;

d) Acompanhar e controlar a execução financeira de projetos, e outras prestações de serviços efetuadas pela ENSP NOVA;

e) Acompanhar e controlar os overheads da ENSP NOVA, em articulação com o GAIDI;

f) Acompanhar a execução dos fluxos de caixa e da tesouraria da Escola;

g) Elaborar do Relatório de Gestão anual;

h) Acompanhar os processos de auditoria.

4 - No âmbito da Tesouraria:

a) Executar a cobrança de receitas próprias da ENSP NOVA;

b) Efetuar reembolsos e pagamentos a terceiros;

c) Registar a liquidação dos meios de pagamento emitidos;

d) Efetuar recebimentos, registar e depositar todas as receitas cobradas emitindo os recibos de quitação;

e) Manter atualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;

f) Controlar o fundo de maneio da ENSP NOVA;

g) Manter atualizado o arquivo da Tesouraria;

h) Elaborar folhas de caixa e controlar o saldo financeiro;

i) Zelar pela segurança dos valores em caixa e controlar as contas.

Artigo 12.º

Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação

1 - Os Serviços de Tecnologias, Informação e Comunicação (STIC) são a unidade técnico-administrativa de gestão das infraestruturas tecnológicas, dos sistemas de informação e desenvolvimento da ENSP NOVA competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito das Infraestruturas de Comunicação e Sistemas de Informação:

a) Proceder ao levantamento dos requisitos da rede informática da ENSP NOVA, incluindo dados, voz e imagem;

b) Apoiar o coordenador no desenho e planeamento da rede informática da ENSP NOVA, incluindo dados, voz e imagem;

c) Instalar, configurar e gerir a rede informática da ENSP NOVA, incluindo dados, voz e imagem;

d) Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito das infraestruturas de comunicação;

e) Definir os requisitos do Datacenter da ENSP NOVA, incluindo servidores, serviços e aplicações informáticos;

f) Apoiar o coordenador no desenho e planeamento da estrutura do Datacenter da ENSP NOVA, incluindo servidores, serviços e aplicações informáticos;

g) Instalar, configurar e gerir os servidores, serviços e aplicações informáticos sob controlo dos Serviços de Informática;

h) Assegurar um serviço de cópias de segurança da informação crítica dos sistemas informáticos e sistemas de informação;

i) Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito da Administração de Sistemas;

j) Realizar estudos e análises dos requisitos a que os sistemas de informação deverão satisfazer para a sua adequação aos objetivos da ENSP NOVA;

k) Desenhar e planear a arquitetura dos sistemas de informação da ENSP NOVA;

l) Assegurar a integração de novas aplicações com os serviços já existentes, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;

m) Gerir a manutenção, atualização e implementação de novas funcionalidades nas aplicações existentes em consonância com as necessidades da Escola;

n) Garantir o apoio técnico de segunda linha na resolução de problemas do âmbito dos Sistemas de Informação.

3 - No âmbito do Desenvolvimento Web e e-Learnig:

a) Planear, desenvolver e manter a presença Institucional da ENSP NOVA na web;

b) Desenvolver outras páginas web que lhe sejam solicitadas;

c) Implementar práticas e técnicas que garantam a otimização e posicionamento web dos sistemas de informação desenvolvidos;

d) Apoiar a organização de atividades de ensino online e a produção de conteúdos digitais de Unidades Curriculares;

e) Planear e desenvolver projetos de melhoria da qualidade de ensino e aprendizagem, incluindo a formação de recursos humanos;

f) Apoiar a utilização do e-learning como forma de ampliação da oferta formativa da ENSP NOVA.

4 - No âmbito do Suporte ao Utilizador:

a) Assegurar a gestão e assistência técnica de todos os equipamentos, aplicações e recursos informáticos geridos pelos SI;

b) Manter registo permanentemente atualizado de todo o software e hardware existente e sob responsabilidade dos SI;

c) Monitorizar de forma regular e preventiva a segurança informática existente;

d) Assegurar a gestão do equipamento informático, inventariação, abate e transferências internas;

e) Instalar software, aplicativos e sistemas desenvolvidos pelos SI;

f) Garantir um ponto de contacto para os utilizadores no que concerne à resolução de todos os incidentes e pedidos que se enquadrem nas suas responsabilidades;

g) Proporcionar um diagnóstico e intervenção de primeira linha;

h) Escalar/hierarquizar os incidentes e pedidos que não possam ser solucionados pelo Núcleo;

i) Manter os utilizadores informados sobre o progresso dos incidentes e pedidos;

j) Prestar assistência e apoio técnico ao normal funcionamento dos equipamentos, sistemas e aplicações de suporte da ENSP NOVA;

k) Apoiar a utilização de Videoconferência;

l) Apoiar as atividades desenvolvidas na ENSP NOVA que impliquem a utilização de meios informáticos e audiovisuais.

Artigo 13.º

Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade

1 - O Gabinete de Planeamento e Gestão da Qualidade (GPGQ) exerce as suas atribuições nos domínios do planeamento estratégico e da gestão da qualidade, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito do Planeamento:

a) Apoiar a elaboração e o desenvolvimento do Plano Estratégico da ENSP NOVA e acompanhar monitorização da sua realização;

b) Recolher, organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico e para a gestão económico-financeira da atividade da ENSP NOVA, designadamente, nos domínios financeiro, de recursos humanos e de estudantes, mantendo atualizados os indicadores de referência;

c) Prestar apoio a projetos de implementação de bases de dados ou sistemas integrados de gestão de informação e colaborar com outros serviços de modo a garantir a qualidade de dados;

d) Apoiar o processo de elaboração do Plano Anual de Atividades e respetivo Relatório de Atividades da ENSP NOVA;

e) Promover a realização de estudos com interesse para o planeamento estratégico da ENSP NOVA;

f) Apoiar a elaboração e monitorizar a execução do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;

g) Desenvolver outras iniciativas que, no âmbito do planeamento estratégico, lhe sejam solicitadas pelo Diretor.

3 - No âmbito da Gestão da Qualidade:

a) Servir de estrutura de suporte às funções a executar pelo Responsável da Qualidade na implementação operacional das políticas e objetivos da qualidade e demais funções inerentes à área da gestão da qualidade, assegurando a implementação do Sistema Interno de Monitorização e Avaliação da Qualidade da NOVA (NOVA SIMAQ) na Escola;

b) Promover e desenvolver mecanismos de auscultação, monitorização e avaliação da qualidade de acordo com os parâmetros nacionais e internacionais de referência;

c) Apoiar os processos de avaliação e acreditação dos cursos e institucionais, bem como a monitorização do cumprimento das recomendações, tanto a nível nacional como internacional;

d) Apoiar a integração da Escola e dos seus cursos em rankings nacionais e internacionais, em alinhamento com os objetivos estratégicos definidos, reforçando o posicionamento da Escola como instituição de referência no ensino pós-graduado, na investigação e na criação de valor para a sociedade na área da saúde pública;

e) Elaborar os relatórios do NOVA SIMAQ, divulgar os resultados e monitorizar as medidas de melhoria preconizadas;

f) Promover abordagens de melhoria contínua e de desenvolvimento de cultura institucional de Garantia da Qualidade;

g) Promover a elaboração e contínua atualização do Manual de Procedimentos da Escola;

h) Garantir a concretização das tarefas operacionais específicas da gestão da qualidade relacionadas com os requisitos de controlo geral de documentos e registos, auditorias internas, não conformidades, ações corretivas e ações de melhoria, reclamações e elogios;

i) Participar nas auditorias da qualidade realizadas, colaborando com o Responsável da Qualidade na implementação de eventuais ações de melhoria decorrentes da realização das mesmas.

Artigo 14.º

Serviços de Documentação e Informação

1 - Os Serviços de Documentação e Informação (SDI) têm como competências gerir o fundo documental, centralizar a recolha, aquisição e tratamento dos documentos, identificar e selecionar as fontes de informação, assegurar o serviço de consulta a bases de dados, colaborar nas atividades de permuta de informação e ainda implementar e gerir a política de publicações da ENSP NOVA, definida pelos órgãos apropriados, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Biblioteca:

a) Ser o fiel depositário do fundo documental da ENSP NOVA que inclui informação bibliográfica, impressa e digital, de suporte às atividades de ensino, investigação e ação externa da Escola;

b) Colaborar e apoiar a tomada de decisão relativa à seleção dos recursos documentais e digitais a adquirir;

c) Gerir e disponibilizar espaços, coleções, serviços e instrumentos de pesquisa que apoiem, acolham e estimulem o estudo e a aprendizagem;

d) Promover ou participar em projetos e redes, nacionais e internacionais, no domínio da informação científica e da cooperação entre bibliotecas, funcionando em rede com os centros similares da NOVA e de outras universidades portuguesas.

3 - No âmbito do Tratamento e Difusão da Informação, Pesquisa e Formação de Utilizadores, Gestão de Informação Científica e Repositório:

a) Apoiar os processos de obtenção de publicações e documentação, por aquisição, oferta e permuta;

b) Catalogar, classificar e indexar as publicações e documentação, de acordo com a regulamentação e normas em vigor, inserindo as respetivas referências nas bases de dados bibliográficas e catálogos;

c) Gerir o serviço de empréstimo de publicações;

d) Organizar, conservar e preservar os fundos documentais;

e) Assegurar a familiaridade de todos os utilizadores com os recursos bibliográficos disponíveis dado que a sua consulta está aberta aos docentes, estudantes, investigadores e pessoal da ENSP NOVA e, também, a utilizadores externos.

f) Promover ações e disponibilizar materiais de formação e capacitação da comunidade ENSP NOVA no domínio da literacia da informação, da comunicação científica e da ciência aberta.

g) Apoiar e validar os processos de depósito e disponibilização da produção científica dos docentes, estudantes e investigadores no sistema de gestão da produção científica da NOVA;

h) Apoiar e validar os processos de depósito e disponibilização de teses de doutoramento, de dissertações de mestrado e de artigos científicos no repositório institucional da NOVA.

4 - No âmbito Editorial e de Publicações:

a) Assegurar a redação, edição, armazenagem e distribuição das publicações da ENSP NOVA;

b) Disponibilizar a venda de publicações que valorizem o conhecimento gerado na ENSP, na NOVA e na área da saúde pública.

5 - Os SDI irão dispor de regulamento próprio.

Artigo 15.º

Gabinete de Comunicação e Marketing

1 - O Gabinete de Comunicação e Marketing (GCM) exerce as suas funções nos domínios da comunicação e imagem e de assessoria de imprensa e marketing da ENSP NOVA, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Comunicação e Imagem:

a) Colaborar na definição da estratégia de comunicação, interna e externa da ENSP NOVA;

b) Propor e implementar o plano anual de comunicação da ENSP NOVA;

c) Fomentar uma política eficaz de comunicação interna de modo a contribuir para a coesão e desenvolvimento de sinergias junto de toos dos trabalhadores e serviços;

d) Gerir as plataformas de comunicação da ENSP NOVA, a sua imagem e os seus conteúdos;

e) Gerir e dinamizar o website e a intranet institucionais;

f) Organizar e gerir eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela ENSP NOVA.

3 - No âmbito de Marketing e Assessoria de Imprensa:

a) Elaborar e executar o plano de marketing anual da ENSP NOVA;

b) Desenvolver ferramentas de marketing digital e de conteúdos em redes sociais;

c) Conceber e desenvolver campanhas de comunicação através da conceção de conteúdos, de design corporativo, editorial e digital, em coordenação com os Órgãos de Gestão;

d) Propor à Direção da ENSP NOVA um plano anual de divulgação da oferta do ensino devidamente justificado e orçamentado;

e) Assegurar o desenvolvimento de relações com os órgãos da comunicação social em coordenação com os órgãos de Gestão;

f) Assegurar o desenvolvimento de relações profícuas com stakeholders importantes para a instituição;

g) Assegurar a assessoria de imprensa, designadamente, através da identificação de situações de oportunidades mediáticas, da redação de comunicados de imprensa e de divulgação de produtos, da análise e seleção de clipping;

h) Assegurar o aconselhamento e treino para a relação dos órgãos de gestão da ENSP NOVA com os media.

SECÇÃO III

Assessoria aos Órgãos de gestão

Artigo 16.º

Assessoria à Direção e aos Órgãos de Gestão

1 - A Assessoria à Direção e aos Órgãos de Gestão (ADOG), na dependência direta do Diretor, integra as estruturas flexíveis criadas nos termos do n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento, competindo-lhe, nomeadamente:

2 - No âmbito da Assessoria Jurídica:

a) Prestar assessoria jurídica aos órgãos da ENSP NOVA, através de informações, de pareceres e da redação de documentos;

b) Colaborar na preparação, revisão e interpretação de documentos normativos e outros, nomeadamente, estatutos, regulamentos, protocolos, acordos, convénios e contrato de diversa natureza;

c) Prestar apoio jurídico nos processos concursais dirigidos a pessoal docente, não docente, investigadores e bolseiros;

d) Assegurar a recolha, tratamento e difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevante na prossecução das atribuições da ENSP NOVA;

e) Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

3 - No âmbito do Secretariado aos Órgãos de Gestão:

a) Prestar apoio administrativo e de secretariado à Direção e à atividade dos órgãos colegiais da ENSP NOVA preparando as reuniões e colaborando na execução das respetivas deliberações;

b) Prestar apoio aos processos eleitorais, designadamente, através do acompanhamento e da elaboração dos cadernos eleitorais;

c) Organizar informação, elaborar a documentação e constituir os dossiers necessários às atividades da Direção e dos órgãos colegiais, mantendo um arquivo organizado da documentação relevante;

d) Cumprir as demais competências que lhe sejam cometidas pelo Diretor.

4 - A ADOG pode ser coordenada por um técnico superior a designar pelo Diretor.

CAPÍTULO III

Disposições finais e transitórias

Artigo 17.º

Cargos Dirigentes

1 - Os titulares dos cargos dirigentes providos à data da entrada em vigor do presente regulamento nos serviços objeto de reorganização, cujo cargo dirigente não tenha sofrido alteração de nível, transita para a estrutura que lhe sucedeu.

2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica a contagem dos prazos das comissões de serviço referidas no número anterior.

Artigo 18.º

Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável

1 - As dúvidas e omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento serão resolvidas pelo Diretor.

2 - Aplica-se subsidiariamente o regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislações em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.

Artigo 19.º

Norma revogatória

É revogado o regulamento dos Serviços da Escola Nacional de Saúde Pública da Universidade Nova de Lisboa aprovado pelo Aviso 13592/2006, publicado no Diário da República, n.º 244, de 21 de dezembro.

Artigo 20.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

14 de abril de 2021. - A Diretora, Prof.ª Doutora Carla Nunes de Serpa

ANEXO I

Organograma dos Serviços da ENSP NOVA

(ver documento original)

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