Deliberação 395/2021

Sumário: Aprovação do Regulamento Orgânico da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.

Considerando que:

A Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (FLUL) é uma pessoa coletiva de Direito Público, integrada na Universidade de Lisboa, com autonomia estatutária, científica, pedagógica, cultural, administrativa, financeira e patrimonial;

No desenvolvimento das suas atividades, a Faculdade dispõe de estruturas de suporte, globalmente designadas por serviços;

O Anexo aos estatutos da Faculdade, homologados pelo Despacho 2777/2021, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 50, de 12 de março de 2021, estabelecem a organização e funcionamento dos Serviços da Faculdade de Letras, remetendo para regulamentação posterior a delimitação das suas atribuições, competências e normas de funcionamento;

Nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 29.º dos Estatutos da Faculdade, sob proposta do Diretor Executivo, e ouvidos os coordenadores de divisão, por deliberação do Conselho de Gestão de 23 de março de 2021, é aprovado o Regulamento de Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, que constitui anexo e parte integrante da presente deliberação.

Regulamento dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Estrutura Geral dos Serviços da Faculdade (nova redação)

1 - A estrutura de serviços da Faculdade compreende serviços de gestão e serviços de apoio.

2 - São serviços de gestão:

a) A Divisão da Biblioteca (DB);

b) A Divisão de Recursos Humanos (DRH);

c) A Divisão de Gestão Financeira (DGF);

d) A Divisão de Manutenção e Património (DMP);

e) A Divisão de Apoio à Investigação (DAI);

f) A Divisão de Serviços Académicos (DSA);

g) A Divisão de Relações Externas e Internacionais (DREI);

h) A Divisão de Sistemas e Informática (DSI);

i) A Divisão de Estratégia, Planeamento e Acreditação (DEPA);

3 - São serviços de apoio:

a) O Núcleo de Expediente e Arquivo (NEA);

b) A Assessoria Jurídica (AJ);

c) O Núcleo de Secretariado dos Órgãos (NSO).

Artigo 2.º

Diretor Executivo

1 - Os serviços da Faculdade são dirigidos por um Diretor Executivo, do qual dependem hierarquicamente, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da Faculdade, pelo presente regulamento e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Compete ao Diretor Executivo, nomeadamente:

a) Orientar e coordenar a atividade das divisões e superintender no seu funcionamento, bem como orientar diretamente os serviços de apoio, garantindo, em todos os casos, a qualidade dos serviços prestados;

b) Dirigir com rigor e eficiência os trabalhadores não docentes e não investigadores e distribuí-los, otimizando os meios que lhe estão afetos e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;

c) Propor a constituição de todos os júris de concursos relativos a pessoal não docente;

d) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão, nomeadamente elaborando ou promovendo a elaboração de estudos, pareceres e informações relativos à gestão da Faculdade;

e) Recolher, sistematizar e divulgar a informação com interesse para o estabelecimento de ensino e informar sobre todos os assuntos que devam ser submetidos à apreciação dos órgãos de gestão da Faculdade;

f) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;

g) Definir os objetivos dos serviços da Faculdade, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos pelo Diretor da Faculdade;

h) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;

i) Submeter à apreciação do Conselho de Gestão as propostas de alteração à orgânica e à regulamentação dos serviços da Faculdade que entenda convenientes.

3 - O Diretor Executivo depende hierarquicamente do Diretor da Faculdade.

4 - Em caso de ausência ou impedimento, o Diretor Executivo é substituído por um Coordenador de Divisão por si designado ou, na ausência de designação, pelo Coordenador da Divisão de Recursos Humanos.

Artigo 3.º

Coordenadores de Divisão

1 - Os Serviços de gestão da Faculdade a que se refere o n.º 2 do artigo 1.º são dirigidos por Coordenadores de Divisão, que exercem as competências que lhes são conferidas por lei, pelos Estatutos da Faculdade, pelo presente regulamento, e ainda as que lhes forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Compete aos Coordenadores de Divisão, nomeadamente:

a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os respetivos trabalhadores e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como realizar e fomentar os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;

c) Divulgar junto dos respetivos trabalhadores os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelo serviço;

d) Garantir o cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades pelos trabalhadores;

e) Proceder de forma objetiva à avaliação do desempenho dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;

f) Identificar as necessidades de formação específica dos trabalhadores da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;

g) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;

h) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na respetiva divisão, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.

3 - Sempre que tal se torne necessário para garantir a continuidade dos serviços públicos, nomeadamente em casos de ausência ou impedimento de Coordenadores de Divisão, poderão ser atribuídas a qualquer elemento do pessoal administrativo e técnico da Faculdade funções de coordenação de serviços ou atividades compatíveis com a sua categoria.

Artigo 4.º

Coordenadores de Nível Intermédio

1 - Os Serviços de gestão e de apoio da Faculdade a que se refere o artigo 1.º podem possuir Núcleos.

2 - Os Núcleos podem, nos termos e limitações definidas pelo artigo 2.º do Anexo aos Estatutos da Faculdade, ser dirigidos por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau, designado por coordenador de núcleo, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

3 - Sem prejuízo das competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas, no âmbito da gestão geral do respetivo Núcleo e de acordo com as orientações definidas, aos titulares dos cargos de direção intermédia de 3.º grau compete, designadamente:

a) Coadjuvar o titular do cargo de direção superior ou intermédia de que dependam hierarquicamente;

b) Coordenar, sendo caso disso, as atividades e gerir os recursos de uma unidade funcional, com uma missão concretamente definida para a prossecução da qual se demonstre indispensável a existência deste nível de direção;

c) Exercer todas as competências específicas que lhes forem conferidas por lei e pelos estatutos ou regulamentos.

CAPÍTULO II

Dos Serviços

SECÇÃO I

Da Divisão da Biblioteca

Artigo 5.º

Divisão da Biblioteca

1 - A DB tem a seu cargo a gestão e o tratamento técnico, biblioteconómico e arquivístico do património bibliográfico e documental da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, incluindo o do respetivo Arquivo Histórico, em qualquer suporte, tanto na perspetiva do apoio ao ensino e à investigação como da difusão cultural.

2 - A DB compreende os seguintes Núcleos:

a) Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções;

b) Núcleo de Arquivos e Manuscritos;

c) Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso;

d) Núcleo de Difusão Cultural, e Comunicação Online;

e) Núcleo de Gestão de Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores.

3 - A direção científico-pedagógica da Biblioteca é assegurada pelo Diretor da Biblioteca, designado nos termos dos Estatutos da Faculdade.

4 - A direção técnica e executiva da Biblioteca é assegurada pelo Coordenador da Divisão da Biblioteca.

Artigo 6.º

Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções

Compete ao NATDGC, nomeadamente:

a) Garantir e gerir a aquisição, através de compra, oferta, doação e permuta, das espécies bibliográficas e documentais destinadas à Biblioteca;

b) Assegurar a receção, seleção e inventariação das espécies bibliográficas e documentais entradas na Biblioteca;

c) Recolher, processar e gerir os pedidos de aquisições bibliográficas e documentais;

d) Aplicar políticas e normas técnicas de catalogação, classificação, indexação e gestão de coleções, com base em linhas orientadoras e instrumentos normativos nacionais e internacionais;

e) Assegurar a catalogação, classificação, indexação e cotação das espécies bibliográficas e documentais entradas na Biblioteca da Faculdade;

f) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico das coleções e garantir a sua conservação e preservação;

g) Garantir a limpeza, expurgo e acondicionamento das coleções existentes e a integrar.

Artigo 7.º

Núcleo de Arquivos e Manuscritos

Compete ao NAM, nomeadamente, recolher, organizar, preservar e dar acesso à documentação com valor histórico, científico, artístico ou literário, produzida, nomeadamente, por professores e investigadores ou por instituições cujos acervos tenham sido incorporados na Biblioteca da Faculdade.

Artigo 8.º

Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso

Compete ao NEAA, nomeadamente:

a) Assegurar a consulta presencial e o empréstimo domiciliário;

b) Assegurar o empréstimo interbibliotecas a nível nacional e internacional;

c) Assegurar o atendimento aos utilizadores;

d) Assegurar o processo de inscrição de utilizadores;

e) Assegurar as condições adequadas ao funcionamento da sala de leitura.

Artigo 9.º

Núcleo de Difusão Cultural e Comunicação Online

Compete ao NDCCO, nomeadamente:

a) Participar e organizar, em colaboração com as unidades orgânicas da Faculdade e da Universidade de Lisboa, bem como com entidades externas, atividades de divulgação da Biblioteca;

b) Organizar atividades culturais, nomeadamente com recurso ao acervo da Biblioteca da Faculdade;

c) Apoiar a realização de atividades culturais promovidas pelas unidades orgânicas da Faculdade e da Universidade de Lisboa, bem como por entidades externas;

d) Assegurar a divulgação e o registo, para memória futura, das atividades realizadas nos espaços da Biblioteca;

e) Administrar e gerir as plataformas e ferramentas de comunicação online da Biblioteca com os utilizadores;

f) Promover, dinamizar e acolher visitas aos espaços e serviços da Biblioteca em articulação com o Núcleo de Gestão do Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores.

Artigo 10.º

Núcleo de Gestão do Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores

Compete ao NGCCFU, nomeadamente:

a) Garantir a administração e o funcionamento das plataformas de gestão do conhecimento científico e pesquisa de informação;

b) Assegurar a gestão da comunidade da Faculdade no Repositório da Universidade de Lisboa;

c) Aplicar métodos de bibliometria para obtenção de indicadores de avaliação da produção científica da Faculdade em articulação com a Divisão de Estratégia, Planeamento e Acreditação;

d) Orientar na consulta dos catálogos e obras de referência e no apoio à pesquisa em bases de dados;

e) Definir procedimentos de recuperação e difusão da informação orientadas para as necessidades dos utilizadores;

f) Apoiar os investigadores da Faculdade no desenvolvimento de estratégias e na utilização de ferramentas de apoio aos processos de comunicação e organização do trabalho científico, em articulação com a DAI;

g) Ministrar ações de formação orientadas para a promoção da literacia e exploração dos recursos de informação.

SECÇÃO II

Da Divisão de Recursos Humanos

Artigo 11.º

Divisão de Recursos Humanos

1 - A DRH exerce a sua atividade nos domínios da gestão administrativa de recursos humanos, formação e avaliação de desempenho.

2 - A DRH compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Planeamento, Gestão e Avaliação de Recursos Humanos;

b) Núcleo de Recrutamento, Gestão de Contratos e Processamento de Abonos e Descontos.

Artigo 12.º

Núcleo de Planeamento, Gestão e Avaliação de Recursos Humanos

Compete ao NPGARH, designadamente:

a) Prestar aos órgãos de governo da Faculdade as informações e assessoria que lhe forem solicitadas em matéria de planeamento e gestão de recursos humanos;

b) Proceder à monitorização de indicadores de gestão, essenciais na elaboração de reportes legais estatísticos;

c) Organizar e manter atualizados os processos individuais, bases de dados de recursos humanos, e toda a informação pertinente e necessária para os diversos fins legais;

d) Assegurar a gestão e registo da assiduidade dos recursos humanos;

e) Emitir certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos à gestão administrativa de recursos humanos;

f) Elaborar o Mapa de Pessoal, Balanço Social e IEESP e outros instrumentos de planeamento e de gestão dos recursos humanos;

g) Promover e gerir o plano de formação profissional, contribuindo, nesta medida, para a formulação das políticas de formação e aperfeiçoamento profissional dos recursos humanos;

h) Promover e organizar os processos de avaliação do desempenho;

i) Instruir e gerir todos os processos administrativos decorrentes do vínculo laboral, incluindo os relativos a mobilidade do pessoal, acumulações, colaborações externas e dispensas de serviço, assim como os processos administrativos relativos às provas de agregação;

j) Propor metodologias no âmbito da inovação administrativa, estabelecer normativos, procedimentos, indicadores de atividade e de desempenho, bem como a construção de instrumentos específicos de avaliação e controlo.

Artigo 13.º

Núcleo de Recrutamento, Gestão de Contratos e Processamento de Abonos e Descontos

Compete ao NRGCPAD, designadamente:

a) Assegurar os procedimentos necessários ao recrutamento e seleção de pessoal, bem como a constituição, modificação, suspensão e extinção de vínculos jurídicos de emprego público de docentes, investigadores, não docentes;

b) Acautelar os procedimentos necessários à gestão de bolsas de investigação;

c) Produzir informação necessária ao processamento das remunerações e outros abonos, incluindo faltas, férias e licenças, além de proceder à liquidação dos respetivos descontos;

d) Proceder à inscrição e gestão da situação dos recursos humanos junto de entidades externas com competência na matéria, designadamente da Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social e ADSE;

e) Instruir procedimentos referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais;

f) Instruir processos de contagem de tempo de serviço e aposentação.

SECÇÃO III

Da Divisão de Gestão Financeira

Artigo 14.º

Divisão de Gestão Financeira

1 - A DGF tem a seu cargo as funções de natureza técnica nos domínios da gestão orçamental, financeira, económica e patrimonial da Faculdade e coadjuva, de forma geral, o Conselho de Gestão no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas.

2 - A DGF compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Contabilidade e Prestação de Contas;

b) Núcleo de Compras;

c) Núcleo de Tesouraria.

Artigo 15.º

Núcleo de Contabilidade e Prestação de Contas

Compete ao NCPC, nomeadamente:

a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica da Faculdade;

b) Elaborar o projeto de orçamento da Faculdade, os relatórios mensais e trimestrais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;

c) Gerir a execução orçamental da Faculdade, reportando a sua evolução, bem como organizar os processos de alteração orçamental, nomeadamente os de reforço e anulação e créditos especiais;

d) Elaborar e tratar a informação solicitada, pelo Conselho de Gestão, nomeadamente estudos técnico-económicos e de índole financeira;

e) Elaborar os documentos de prestação de contas a apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;

f) Elaborar e processar as requisições de fundos respeitantes ao Orçamento de Estado;

g) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do Conselho de Gestão;

h) Informar e verificar os processos de despesa no que respeita à sua legalidade e cabimentação de verba, bem como os relativos à arrecadação de receitas e às aplicações financeiras;

i) Agregar e contabilizar toda a documentação de despesa e receita do orçamento da Faculdade, da atividade de ensino, de investigação e de prestação de serviços à sociedade;

j) Assegurar a integração e correção dos vencimentos nas rubricas e fontes corretas, tal como o pagamento dos descontos e vencimentos;

k) Instruir os processos relativos às autorizações de pagamento;

l) Analisar e reconciliar as contas bancárias;

m) Cumprir as obrigações fiscais, nomeadamente as respeitantes ao IVA e às retenções de impostos;

n) Cumprir as obrigações perante as entidades de contribuições obrigatórias ou facultativas;

o) Assegurar a emissão dos documentos para a arrecadação e anulação de receitas, nomeadamente faturas, notas de débito e de crédito;

p) Manter atualizado o arquivo contabilístico.

Artigo 16.º

Núcleo de Compras

Compete ao NC, nomeadamente:

a) Instruir, acompanhar e avaliar o processo instrutório de pré-contratação de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, sob proposta e apreciação técnica dos demais serviços/unidades da Faculdade, salvaguardando as articulações necessárias;

b) aquisições e assegurar a sua execução em tempo útil, atendendo a critérios de ordem legal, técnica, de economia e de oportunidade;

c) Conhecer o mercado e gerir adequadamente a relação com os fornecedores, através de um sistema de avaliação contínuo do serviço prestado;

d) Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial da Faculdade, a eficiência e racionalidade da contratação através da centralização e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;

e) Levar a cabo, em articulação com outros serviços, as ações e procedimentos necessários à celebração de contratos de aquisição de bens e de prestação de serviços e empreitadas, de acordo com a legislação em vigor;

Artigo 17.º

Núcleo de Tesouraria

Compete ao NT, nomeadamente:

a) Dar entrada de todas as receitas por que é responsável o Conselho de Gestão e emissão dos respetivos recibos de quitação;

b) Efetuar os pagamentos aprovados e autorizados pelo Conselho de Gestão, no que respeita a fornecedores, outros credores e Estado;

c) Assegurar o fluxo documental diário respeitante aos pagamentos e recebimentos efetuados;

d) Manter rigorosamente atualizadas as folhas de caixa e de depósito de modo a ser possível verificar a qualquer momento a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;

e) Controlar o cumprimento dos planos de pagamento de dívidas de propinas aprovados pelo Conselho de Gestão.

SECÇÃO IV

Da Divisão de Manutenção e Património

Artigo 18.º

Divisão de Manutenção e Património

1 - A DMP tem a seu cargo as funções de natureza técnica nos domínios da gestão e manutenção dos bens moveis e imóveis da Faculdade.

2 - A DMP compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Aprovisionamento e Património;

b) Núcleo de Obras e Manutenção;

c) Núcleo de Atividades Auxiliares.

Artigo 19.º

Núcleo de Aprovisionamento e Património

Compete ao NAP, nomeadamente:

a) Gerir as existências em armazém garantindo em depósito o material de consumo corrente;

b) Registar todas as entradas e saídas do armazém e criar todos os controlos necessários;

c) Fornecer aos serviços, mediante requisição, os consumíveis e outros bens necessários ao seu funcionamento;

d) Rececionar material e controlar a sua quantidade e qualidade;

e) Identificar material de baixa rotação, obsoleto ou danificado de forma irrecuperável, procedendo ao seu abate, quando autorizado;

f) Organizar e manter organizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis da Faculdade, possibilitando o cálculo das amortizações a integrar na contabilidade patrimonial;

g) Assegurar que os serviços/unidades comuniquem as alterações à localização dos bens à sua guarda, designadamente quando ocorram transferências, abates, reparações e beneficiações;

h) Acompanhar os processos de aquisição de bens de forma a garantir o registo, inventário e etiquetagem antes da sua disponibilização aos serviços e/ou unidades da Faculdade;

i) Promover os processos de abate ou alienação de bens, assegurando o cumprimento dos requisitos legais.

Artigo 20.º

Núcleo de Obras e Manutenção

Compete ao NOM, nomeadamente:

a) Manter uma base de dados atualizada de todos os contratos de empreitadas, aquisição de bens e serviços adquiridos pela Faculdade;

b) Assegurar os serviços necessários à conservação, recuperação, edificação e alteração dos edifícios e instalações da Faculdade;

c) Verificar o normal funcionamento dos equipamentos estruturais da Faculdade, nomeadamente no que se refere a redes elétricas, água, saneamento, gás, climatização e elevadores;

d) Verificar e controlar os diversos serviços contratados a empresas externas, nomeadamente, a segurança e vigilância nas instalações da Faculdade, a limpeza, climatização, redes elétrica, água, gás e saneamento, equipamentos elevatórios e outros serviços prestados por terceiros na área da manutenção dos edifícios;

e) Elaborar propostas para aquisições e reparações e acompanhar a respetiva execução;

f) Assegurar as informações técnicas que acompanham os procedimentos legais relativos à adjudicação de empreitadas de obras públicas;

g) Emitir pareceres sobre a aquisição de equipamentos e materiais.

h) Gerir e controlar o fundo de caixa e o fundo de maneio.

Artigo 21.º

Núcleo de Atividades Auxiliares

1 - O NAA engloba:

a) Unidade de apoio operacional;

b) Unidade de operadores de telecomunicações.

2 - O pessoal adstrito ao apoio administrativo tem a seu cargo assegurar todo o apoio, que lhe seja solicitado, compatível com a sua categoria, às atividades realizadas dentro ou fora das instalações, no cumprimento da missão e normal funcionamento da FLUL.

3 - Os operadores de telecomunicações têm a seu cargo a gestão de todo o movimento de comunicações da central telefónica da Faculdade, bem como o estabelecimento daquelas que lhe sejam solicitadas pelos órgãos, unidades ou serviços da Faculdade e ainda o envio e receção de documentação.

SECÇÃO V

Da Divisão de Apoio à Investigação

Artigo 22.º

Divisão de Apoio à Investigação

1 - A DAI tem a seu cargo a gestão administrativa e técnica dos financiamentos das unidades e projetos de investigação, a divulgação de oportunidades de financiamento nas áreas científicas da faculdade e o respetivo acompanhamento de candidaturas de membros da sua comunidade científica a concursos competitivos nacionais e internacionais, bem como o apoio à coordenação científica da instituição.

2 - A DAI compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Planeamento e Apoio a Candidaturas;

b) Núcleo de Gestão de Unidades e Projetos.

Artigo 23.º

Núcleo de Planeamento e Apoio a Candidaturas

Ao NPAC compete, nomeadamente:

a) Divulgar instrumentos e informações técnicas importantes para as candidaturas a financiamento competitivo;

b) Identificar e divulgar oportunidades de financiamento e parcerias no enquadramento das unidades de investigação da faculdade;

c) Apoiar de forma personalizada candidaturas de projetos;

d) Promover ações de esclarecimento e de acompanhamento de programas e concursos considerados de relevância científica para a comunidade científica da instituição;

e) Apoiar a delineação da estratégia para a investigação da Faculdade;

f) Apoiar a coordenação administrativa das iniciativas científicas na Faculdade;

g) Coligir dados e responder a inquéritos no âmbito de dados relacionados com a atividade científica, mormente em colaboração com a Divisão de Estratégia, Planeamento e Acreditação.

Artigo 24.º

Núcleo de Gestão de Unidades e Projetos

Ao NGUP compete, nomeadamente:

a) Gerir administrativa e tecnicamente os financiamentos das unidades e projetos de investigação, designadamente:

a. Apoiar os docentes e investigadores no acompanhamento da execução das suas atividades;

b. Preparar relatórios financeiros para as entidades financiadoras;

c. Acompanhar as fases de negociação de contratos;

d. Manter atualizados os sistemas de informação no que respeita à execução de atividades de investigação.

b) Acompanhar auditorias financeiras das unidades e dos projetos de investigação, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira;

c) Apoiar os procedimentos necessários à aquisição de bens e serviços no âmbito da investigação, nomeadamente na validação técnica de receitas e despesas e na devida classificação dos elementos analíticos, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira;

d) Apoiar as contratações de bolseiros, em articulação com a Divisão de Recursos Humanos.

SECÇÃO VI

Da Divisão de Serviços Académicos

Artigo 25.º

Divisão de Serviços Académicos

1 - A DSA tem a seu cargo, no âmbito académico, a gestão técnica e administrativa e o apoio aos órgãos de governo da Faculdade, bem como o tratamento e circulação de informação de interesse académico.

2 - A DSA compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Estudos Graduados;

b) Núcleo de Estudos Pós-Graduados;

c) Núcleo de Secretariado.

Artigo 26.º

Núcleo de Estudos Graduados

Compete ao NEG, nomeadamente:

a) Preparar e realizar processos de matrículas e inscrições;

b) Organizar procedimentos relacionados com concursos e regimes especiais de acesso de estudantes, designadamente de "mudança de par instituição/curso", "reingresso", "maiores de 23", "titulares de cursos médios e superiores" e "estudantes internacionais";

c) Instruir e informar requerimentos de estudantes nas áreas académica e pedagógica;

d) Instruir procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;

e) Gerir taxas e emolumentos da área académica;

f) Gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes;

g) Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou título e de suplementos ao diploma;

h) Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, inscrição, frequência, exame e conclusão;

i) Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

j) Prestar informação oficial de âmbito académico, aos órgãos de Governo da Faculdade e a entidades externas;

k) Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre Escolas da Universidade;

l) Garantir a atualização permanente das bases de dados académicas;

m) Supervisionar a resolução de problemas relacionados com a sobrelotação de turmas durante o processo de inscrição dos alunos;

n) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a estudantes de formação inicial;

o) Elaborar os horários letivos de 1.º Ciclo;

p) Auxiliar os docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;

q) Gerir a atribuição de bolsas ou prémios a estudantes do ensino superior.

Artigo 27.º

Núcleo de Estudos Pós-Graduados

Compete ao NEPG, nomeadamente:

a) Preparar e realizar processos de matrículas e inscrições;

b) Organizar procedimentos de candidatura aos cursos de estudos pós-graduados;

c) Instruir procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;

d) Gerir taxas e emolumentos da área académica;

e) Gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes;

f) Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou título e de suplementos ao diploma;

g) Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, inscrição, frequência, exame e conclusão;

h) Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

i) Prestar informação oficial de âmbito académico, aos órgãos de Governo da Faculdade e a entidades externas;

j) Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre Escolas da Universidade;

k) Garantir a atualização permanente das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;

l) Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a estudantes de pós-graduação.

m) Gerir a atribuição de salas para tempos letivos;

n) Auxiliar os docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;

o) Gerir a atribuição de bolsas ou prémios a estudantes do ensino superior.

Artigo 28.º

Núcleo de Secretariado

1 - O NS compreende os secretariados das Áreas.

2 - O NS funciona na dependência hierárquica do Coordenador da Divisão de Serviços Académicos.

3 - O Núcleo de Secretariado compreende os secretariados das Áreas e funciona na dependência hierárquica do Coordenador da DSAcad, e compete-lhe, nomeadamente:

a) Assegurar o secretariado e expediente próprios das comissões executivas, científicas, pedagógicas e diretores de cursos;

b) Estabelecer o contacto com os restantes serviços da Faculdade;

c) Preparar todo o expediente a ser levado à Comissão Coordenadora do Conselho Científico;

d) Assegurar a distribuição da correspondência pelos Departamentos da Faculdade;

e) Gerir a ocupação das salas adstritas aos diferentes Departamentos;

f) Tratar dos Pedidos de Mobilidade dos docentes, bem como Ajudas de Custo inerentes às deslocações;

g) Efetuar o atendimento aos alunos nas áreas académica e pedagógica;

h) Elaborar os calendários de exames das épocas especiais dos cursos de 1.º Ciclo;

i) Compilar e sistematizar a informação pertinente à preparação da Distribuição de Serviço Docente em articulação com as Direções dos Departamentos;

j) Gerir o arquivo de pautas;

k) Encaminhar os Recursos de classificações apresentados pelos estudantes de todos os ciclos de estudo;

l) Assegurar o secretariado e expediente próprios do Conselho Pedagógico;

m) Auxiliar os docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;

n) Proceder à instrução e acompanhamento dos processos relativos a provas académicas para atribuição dos graus de mestre e doutor;

o) Gerir e monitorizar os procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;

p) Proceder ao acolhimento e integração dos novos docentes da FLUL.

SECÇÃO VII

Da Divisão de Relações Externas e Internacionais

Artigo 29.º

Divisão de Relações Externas e Internacionais

1 - A DREI tem a seu cargo a gestão administrativa da imagem, comunicação, relações externas, cooperação internacional, orientação de carreira e apoio ao estudante.

2 - A DREI compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Imagem e Comunicação;

b) Núcleo de Cooperação Internacional;

c) Núcleo de Orientação de Carreira e Apoio ao Estudante;

d) Núcleo de Alumni e Mecenato.

Artigo 30.º

Núcleo de Imagem e Comunicação

Ao Núcleo de Imagem e Comunicação compete planear, coordenar e realizar actividades no âmbito da comunicação, relações públicas, marketing e imagem da Faculdade, nomeadamente:

a) Planear e desenvolver a estratégia de comunicação da Faculdade;

b) Organizar e gerir a participação da Faculdade em eventos e atividades de divulgação da sua oferta formativa;

c) Conceber e desenvolver suportes de comunicação e marketing, físicos e digitais;

d) Criar e gerir os canais de comunicação da Faculdade;

e) Criar conteúdos para suportes de comunicação;

f) Gerir a imagem institucional e a identidade visual da Faculdade;

g) Difundir informação no âmbito de eventos e iniciativas realizadas pela Faculdade;

h) Apoiar a relação da instituição com os media.

Artigo 31.º

Núcleo de Cooperação Internacional

Ao NCI compete, nomeadamente:

a) Coordenar e/ou apoiar a apresentação de candidaturas a projetos e redes internacionais no domínio da mobilidade de alunos, docentes, técnicos e investigadores;

b) Organizar e coordenar as atividades desenvolvidas pela Faculdade no âmbito de programas de mobilidade, nacional e internacional, ao nível do ensino superior;

c) Promover e apoiar ações de mobilidade de alunos, docentes, técnicos e investigadores e gerir os respetivos financiamentos, em articulação com os serviços centrais;

d) Coordenar e apoiar as mobilidades no âmbito de processos de Cotutela;

e) Promover e apoiar a elaboração de protocolos, parcerias e demais formas de relacionamento institucional, ao nível internacional, bem como a sua gestão.

f) Colaborar com o Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas no âmbito das atividades de promoção da oferta formativa da Faculdade ao nível internacional, incluindo a participação em mostras e feiras internacionais de educação.

Artigo 32.º

Núcleo de Orientação de Carreira e Apoio ao Estudante

Ao NOCAE compete, nomeadamente:

a) propor e dinamizar iniciativas de acolhimento e integração académica para novos estudantes da Faculdade;

b) proporcionar apoio psicológico e psicopedagógico de forma a promover o sucesso académico e o bem-estar dos estudantes;

c) apoiar os estudantes com necessidades educativas especiais e respectivos docentes através do desenvolvimento de medidas ou de propostas para a adaptação ou aquisição dos meios necessários à boa concretização do processo de ensino e aprendizagem destes estudantes;

d) dinamizar e coordenar ações de formação que visem promover o desenvolvimento de competências académicas, psicossociais e pessoais de alunos e diplomados, bem como a promoção da inclusão;

e) gerir os programas de estágios curriculares de 1.º e 2.º ciclos, dos estudantes da FLUL;

f) gerir o programa de estágios extracurriculares, dos estudantes da FLUL;

g) promover outras formas de contacto com o mercado de trabalho, através da organização de eventos e iniciativas no âmbito da empregabilidade;

h) estabelecer parcerias estratégicas com potenciais entidades empregadoras;

i) recolher e divulgar ofertas de emprego, de estágio e de formação profissional;

j) facultar a informação e promover o aconselhamento, visando a integração dos alunos e diplomados na vida ativa e apoiando-os na definição de percursos formativos e profissionais;

k) apoiar iniciativas que direta ou indiretamente promovam e/ou facilitem a inserção de alunos e diplomados no mercado de trabalho, realizadas por outros serviços da Faculdade;

l) propor e dinamizar iniciativas no âmbito da Responsabilidade Social, designadamente ações ou programas de cariz social e de voluntariado;

m) apoiar e coordenar, em colaboração com o Núcleo de Cooperação Internacional, a apresentação de candidaturas e gestão de projectos internacionais no âmbito das competências do Núcleo;

n) colaborar com o Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas no âmbito das atividades de promoção da oferta formativa da Faculdade.

Artigo 33.º

Núcleo de Alumni e Mecenato

Ao NAM compete, nomeadamente:

a) Dinamizar e coordenar a organização de iniciativas de contacto com os antigos alunos;

b) Promover ações conducentes à manutenção da ligação dos antigos estudantes à Faculdade, designadamente, através da promoção da Rede Alumni;

c) Promover o mecenato social, desportivo, educacional e cultural;

d) Estabelecer parcerias com entidades externas.

SECÇÃO VIII

Da Divisão de Sistemas e Informática

Artigo 34.º

Divisão de Sistemas e Informática

1 - À DSI compete o funcionamento e disponibilidade dos meios informáticos e audiovisuais necessários à Faculdade.

2 - A DSI compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Apoio Informático;

b) Núcleo de Sistemas e Comunicações;

c) Núcleo de Apoio a Eventos e Meios Audiovisuais.

Artigo 35.º

Núcleo de Apoio Informático

Compete ao NAI, nomeadamente:

a) Administrar as infraestruturas do sistema informático e garantir os aspetos de segurança do sistema;

b) Administrar e assegurar a manutenção dos sistemas informáticos, equipamentos informáticos e aplicações informáticas existentes;

c) Assegurar a implementação de regras e políticas de utilização e manutenção;

d) Emitir pareceres e elaborar propostas sobre a aquisição de equipamento informático e software necessários ao apoio ao ensino e investigação.

Artigo 36.º

Núcleo de Sistemas e Comunicações

Compete ao NSC, nomeadamente:

a) Disponibilizar e gerir as infraestruturas de comunicação de redes de dados e garantir o seu normal funcionamento;

b) Administrar e assegurar as diversas infraestruturas ligadas aos sistemas de informação, nomeadamente, a gestão dos servidores; a gestão dos sistemas de base de dados, correio eletrónico e desenvolvimento de novos sistemas ou aplicações.

Artigo 37.º

Núcleo de Apoio a Eventos e Meios Audiovisuais;

Compete ao NAEMA, nomeadamente:

a) Dar apoio aos diversos eventos dentro dos espaços da Faculdade na escolha e instalação dos equipamentos audiovisuais;

b) Administrar e manter os sistemas de projeção de vídeo;

c) Emitir pareceres e elaborar propostas sobre a aquisição de equipamentos audiovisuais.

SECÇÃO IX

Da Divisão de Estratégia, Planeamento e Acreditação

Artigo 38.º

Divisão de Estratégia, Planeamento e Acreditação

1 - À DEPA compete o planeamento, gestão e controlo de informação estratégica da Faculdade, pelo desenvolvimento institucional e no apoio à tomada de decisão, contribuindo para a definição e promoção do planeamento estratégico e operacional.

2 - A DEPA compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo Acreditação e Avaliação;

b) Núcleo de Estudos e Planeamento.

Artigo 39.º

Núcleo de Acreditação e Avaliação

Ao NAA compete, nomeadamente:

a) Preparar, acompanhar e prestar apoio aos processos de acreditação e de avaliação interna e externa dos cursos, bem como de avaliação institucional;

b) Proceder ao tratamento, sistematização e divulgação de informação e dados estatísticos no âmbito académico, em articulação com a Divisão de Serviços Académicos;

c) Elaborar inquéritos pedagógicos e respetivos relatórios, em articulação com o Núcleo de Estudos e Planeamento;

d) Recolher e tratar informação sobre a atratividade dos ciclos de estudo, a eficiência formativa, a empregabilidade, as atividades e indicadores da Faculdade, em colaboração com os demais órgãos e unidades da Faculdade;

e) Executar outras atividades que, no domínio da acreditação e avaliação, lhe sejam cometidas pela Direção;

f) Colaborar no procedimento de Distribuição de Serviço Docente.

Artigo 40.º

Núcleo de Estudos e Planeamento

Ao NEP compete, nomeadamente:

a) Apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional da Faculdade, o alinhamento de objetivos, sua monitorização e reporte de desempenho, nomeadamente através do plano de atividades, do quadro de avaliação e responsabilização, do relatório de atividades e do relatório de gestão;

b) Recolher e proceder ao tratamento estatístico de séries temporais e de dados prospetivos, e realizar estudos de planeamento e de gestão estratégica;

c) Realizar estudos de diagnóstico e de situação, identificadores de tendências de desenvolvimento do ensino e investigação a nível geral do ensino superior, designadamente elaborando estudos de bibliometria em articulação com a Divisão da Biblioteca, e recolher a informação necessária para rankings nacionais e internacionais;

d) Elaborar relatórios relativos ao sucesso escolar, em articulação com o Núcleo de Estudos e Planeamento;

e) Executar outras atividades que, no domínio do planeamento, gestão e desenvolvimento, lhe sejam cometidas pela Direção.

SECÇÃO X

Dos Serviços de Apoio

Artigo 41.º

Núcleo de Expediente e Arquivo

Sem prejuízo do dever dos demais serviços organizarem e manterem atualizados os respetivos arquivos e de registarem os documentos neles diretamente recebidos, compete ao Núcleo de Expediente e Arquivo, nomeadamente:

a) Receber, tratar e encaminhar adequadamente, de acordo com as indicações superiores, toda a correspondência e outros documentos recebidos e proceder ao seu registo;

b) Organizar e manter atualizado o arquivo de toda a correspondência e documentos que lhe forem confiados e zelar pela sua segurança.

c) Preservar e tratar arquivisticamente a documentação à guarda do arquivo corrente e intermédio;

d) Zelar pelo cumprimento das normas de circulação da documentação entre o arquivo corrente e o arquivo intermédio, de acordo com os procedimentos estabelecidos;

e) Auxiliar os serviços na transferência de documentação para o Arquivo Intermédio;

f) Coordenar a transferência de documentação para o Arquivo Histórico, propondo remessas de documentação de conservação permanente;

g) Dirigir as tarefas de avaliação, seleção e eventual eliminação de documentação, de acordo com as normas estabelecidas;

h) Otimizar a gestão e o acesso à informação e prestar apoio técnico, sempre que solicitado;

i) Promover a adoção de métodos e técnicas destinados a melhorar a gestão da informação;

j) Apoiar na pesquisa, promover o acesso e comunicar a documentação à sua guarda.

Artigo 42.º

Assessoria Jurídica

1 - A Assessoria Jurídica é um serviço com funções no âmbito da consulta e de apoio jurídico aos órgãos de governo, das áreas, das unidades e serviços da Faculdade, sob supervisão e orientação do Diretor Executivo.

2 - Compete à Assessoria Jurídica, nomeadamente:

a) Elaboração de pareceres jurídicos, memorandos, informações e propostas;

b) Redação de alterações estatutárias, de regulamentos académicos, de regulamentos de serviços e instruções de serviço;

c) Apoio à elaboração de atas e de deliberações dos órgãos colegiais;

d) Elaboração/revisão de minutas de protocolos, convénios, contratos;

e) Intervenção no âmbito da resolução de litígios emergentes da execução de contratos de que a Faculdade seja parte;

f) Instrução, secretariado e acompanhamento jurídico de procedimentos de recrutamento de docentes e de investigadores;

g) Instrução de procedimentos disciplinares, de inquérito e de averiguações;

h) Intervenção em processo gracioso administrativo e tributário;

i) Litigância em contencioso administrativo e tributário;

j) Intervenção no âmbito de recuperação de créditos e apoio pré-contencioso em matéria penal e cível.

3 - Para efeitos do n.º 1 a Assessoria Jurídica responde às solicitações dos titulares dos órgãos e responsáveis pelos serviços referidos no n.º 1.

Artigo 43.º

Núcleo de Secretariado dos Órgãos

1 - O Núcleo de Secretariado dos Órgãos (NSO) é um serviço de apoio técnico e administrativo aos órgãos de governo da Faculdade e ao Diretor Executivo.

Ao NSO compete, nomeadamente:

a) Assegurar e preparar o despacho ao Diretor, à Direcção e ao Diretor Executivo;

b) Apoiar os órgãos de governo da Faculdade, designadamente o Director, os Subdirectores, o Conselho de Escola, o Conselho Científico, a Comissão Coordenadora do Conselho Cientifico e o Conselho de Gestão;

c) Assegurar a comunicação dos órgãos de governo com os serviços de gestão;

d) Apoiar na realização de eventos institucionais;

e) Gerir a ocupação de salas para eventos de cariz científico ou cultural;

f) Executar outras atividades que lhe sejam cometidas pela Direção.

2 - O Núcleo de Secretariado dos Órgãos é dirigido por um Chefe de Gabinete, qualificado como dirigente intermédio de 3.º grau.

CAPÍTULO III

Disposições Finais e Transitórias

Artigo 44.º

Norma revogatória

É revogada a Deliberação 709/2019, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 116, de 19 de junho de 2019.

Artigo 45.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

23 de março de 2021. - O Diretor, Prof. Doutor Miguel Bénard da Costa Tamen.

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