Sumário: Regulamento das Inspeções.
Regulamento das Inspeções
Considerando a longevidade da atividade inspetiva levada a cabo ao longo de 19 anos, sob a égide do atual Regulamento de Inspeções, atendendo às significativas alterações introduzidas na gestão das comarcas, pela Lei de Organização do Sistema Judiciário (Lei 62/2013, de 26 de agosto), e regulamentada pelo Regime Aplicável à Organização e Funcionamento dos Tribunais Judiciais pelo Decreto-Lei 49/2014, de 27 de março e o número significativo de oficiais de justiça que não tem o seu mérito avaliado com a periodicidade legalmente prevista, urge uma mudança de paradigma no que respeita ao método da realização das inspeções ordinárias, devendo as mesmas incidir sobre o oficial de justiça e não sobre a secretaria judicial, sob pena de assistirmos a constantes e irrecuperáveis atrasos nas inspeções, com as inerentes consequências para a progressão, colocação e movimentação destes profissionais.
Para tanto, ao abrigo do artigo 111.º/1, alínea g) do Estatuto dos Funcionários de Justiça, após consulta pública dos oficiais de justiça, o Conselho dos Oficiais de Justiça (COJ) aprovou novo regulamento de inspeções.
Artigo 1.º
Finalidades das inspeções
1 - As inspeções destinam-se a facultar ao Conselho dos Oficiais de Justiça o conhecimento sobre o serviço efetivamente prestado pelos oficiais de justiça, informar do respetivo mérito individual e propor a adequada classificação de serviço e a apreciação do desempenho da unidade processual.
2 - Na primeira inspeção ordinária, para além das finalidades referidas no número anterior, é dado especial relevo à aptidão do inspecionado para o exercício de funções.
3 - As inspeções têm ainda como finalidade uma vertente pedagógica procurando aperfeiçoar, uniformizar e implementar as práticas processuais e administrativas reputadas mais convenientes.
4 - Para efeitos do previsto no número anterior, os inspetores asseguram o acompanhamento regular dos serviços que lhes forem atribuídos ou determinados.
Artigo 2.º
Espécies de inspeções
As inspeções ao serviço dos oficiais de justiça são ordinárias ou extraordinárias.
Artigo 3.º
Inspeções ordinárias
1 - Os oficiais de justiça são classificados em inspeção ordinária com a periodicidade consagrada no Estatuto dos Funcionários de Justiça.
2 - Para efeitos do previsto no número anterior são igualmente abrangidos os oficiais de justiça em comissão de serviço nos Conselhos Superiores, na Procuradoria-Geral da República, em serviços dependentes do Ministério da Justiça e noutros departamentos do Estado, desde que o Conselho dos Oficiais de Justiça possa dispor de elementos para o efeito.
3 - O oficial de justiça em comissão de serviço fora das secretarias judiciais dispõe do prazo de 10 dias, depois de notificado para o efeito, para informar o Conselho que não pretende ser inspecionado quanto ao período abrangido pela inspeção, considerando-se, nesse caso, atualizada, a última classificação obtida.
4 - A primeira inspeção tem obrigatoriamente lugar logo que decorrido um ano sobre o período probatório.
5 - Quanto às demais inspeções, o período inspetivo conta-se desde o dia subsequente àquele em que terminou o período inspetivo anterior.
6 - As inspeções ordinárias não são iniciadas, por regra, antes do decurso dos primeiros nove meses de permanência do oficial de justiça no tribunal onde estiver colocado aquando do início da inspeção.
7 - O Conselho dos Oficiais de Justiça pode antecipar ou retardar a inspeção ordinária mediante decisão do presidente do COJ ou a pedido do oficial de justiça, devidamente fundamentado.
8 - Por cada inspeção é elaborado relatório que informa acerca do serviço prestado e do mérito revelado pelo oficial de justiça, propondo a atribuição de uma notação/classificação.
Artigo 4.º
Inspeções extraordinárias
1 - As inspeções extraordinárias podem ter lugar:
a) A requerimento do interessado, cujo mérito não tenha sido apreciado, na mesma categoria, nos últimos três anos, não esteja prevista a realização de inspeção ordinária nos doze meses seguintes aos da apresentação do requerimento e o inspecionando exerça funções naquele serviço há mais de nove meses;
b) Para atualização da classificação dos oficiais de justiça ou quando, por outro motivo, o Conselho entender dever ordená-las e com o âmbito que em cada caso lhe fixar.
2 - Em caso de promoção, o prazo de três anos referido na alínea a) conta-se a partir da data do início de funções.
3 - A inspeção extraordinária será realizada, em regra, pelo inspetor a quem couber a realização da inspeção ordinária.
4 - Quando o inspecionado exerça funções em serviço não abrangido pela inspeção ordinária o inspetor será designado pelo presidente, observado o disposto no artigo 11.º, n.º 2.
5 - A inspeção extraordinária prejudica a realização da subsequente inspeção ordinária que devesse ser incluída no plano anual de inspeções.
Artigo 5.º
Âmbito das inspeções
1 - As inspeções abrangem todo o serviço prestado pelo oficial de justiça no período inspetivo em causa, o qual deve ser sempre subsequente ao período inspetivo abrangido pela última inspeção.
2 - Sem prejuízo do disposto do número anterior, não é relevado o serviço cuja duração seja inferior a nove meses, salvo se o inspetor, após audição ou requerimento do oficial de justiça inspecionado, fundamentadamente entender de modo diverso.
3 - As inspeções ao serviço dos oficiais de justiça devem incluir o serviço prestado em regime de mobilidade noutros organismos se o Conselho dos Oficiais de Justiça dispuser de elementos bastantes, considerando-se atualizada, em caso contrário, a última classificação.
Artigo 6.º
Período mínimo de serviço
O período mínimo de serviço a considerar para efeitos de avaliação é de nove meses de serviço efetivamente prestado, podendo em casos excecionais devidamente fundamentados e atenta a qualidade do trabalho e a produtividade ser considerado período inferior.
Artigo 7.º
Formação e Função Orientadora
1 - Com vista a aperfeiçoar e uniformizar os serviços das Secretarias e do Ministério Público e implementar as práticas processuais e administrativas mais convenientes e eficientes, os serviços de inspeção farão acompanhamento regular dos serviços, nomeadamente nos termos previstos no artigo 11.º, n.º 2 do presente regulamento.
2 - Os inspetores devem sugerir ações de formação específicas, vocacionadas para determinados temas ou área de conhecimento, assim como propor modelos adequados de formação visando determinados núcleos ou Oficiais de Justiça, nomeadamente, os ministrados pelo Centro de Formação.
3 - Os inspetores devem beneficiar de ações de formação organizadas pelo COJ ou pelo Centro de Formação, ou de ações conjuntas.
Artigo 8.º
Constituição e funcionamento
1 - As inspeções são efetuadas por inspetor, cada um deles coadjuvado por um secretário de inspeção.
2 - As inspeções de oficiais de justiça não podem ser realizadas por inspetores de categoria inferior à do inspecionado.
Artigo 9.º
Perfil e seleção dos inspetores
1 - Os inspetores são selecionados de entre secretários de justiça classificados de Muito Bom, sem registo de sancionamento disciplinar, que possuam reconhecidas qualidades de isenção, bom senso, preparação técnica e intelectual, relacionamento humano e capacidade de orientação.
2 - O procedimento de designação é precedido da publicação da abertura de vaga, durante 10 dias, no sítio do Conselho dos Oficiais de Justiça, devendo os interessados apresentar para além do seu curriculum, breve exposição escrita sobre as competências pessoais que considerem reunir para o exercício das funções de inspetor, tendo em vista as finalidades das inspeções.
3 - O Conselho pode, na seleção dos inspetores e para a apreciação do seu desempenho, utilizar, isolada ou conjuntamente, os seguintes métodos:
a) Avaliação curricular;
b) Entrevista, eventualmente com participação de psicólogo;
c) Prova escrita de conhecimentos, versando matérias, tais como o Estatuto dos Funcionários de Justiça, o Regime Geral da Função Pública, o Código do Procedimento Administrativo, Organização Judiciária ou prova prática de conhecimentos sobre aplicações informáticas existentes nos tribunais;
d) Teste psicotécnico.
Artigo 10.º
Perfil e designação dos secretários de inspeção
1 - Os secretários de inspeção são designados de entre oficiais de justiça com categoria igual ou inferior a escrivão de direito ou técnico de justiça principal, com a classificação de Muito bom, sem registo de sancionamento disciplinar, sugeridos pelo respetivo inspetor ou pelo Conselho, em caso de necessidade, ainda que temporária.
2 - Os secretários de inspeção são designados sob proposta do Conselho.
3 - Os secretários de inspeção cessam funções, por sugestão do respetivo inspetor, sob proposta do Conselho ou por sugestão deste, e, ainda, quando cessar a comissão de serviço do inspetor que o indicou.
Artigo 11.º
Distribuição de serviço pelos inspetores
1 - O Presidente, até 30 de setembro de cada ano, ouvidos os inspetores, apresenta proposta do plano anual de inspeções, mediante a elaboração de lista nominativa dos oficiais de justiça que se encontrem sujeitos a inspeção ordinária.
2 - Cada inspetor fica adstrito a uma área inspetiva delimitada, a definir pelos serviços inspetivos do Conselho, em função das necessidades previamente identificadas.
3 - A atribuição e a distribuição de serviço pelos inspetores deve ser feita de forma equitativa, levando em conta preferencialmente os tribunais que os mesmos acompanham.
4 - Por razões que o Presidente considere justificadas, pode ser ordenada inspeção a oficial de justiça por inspetor inserido em área diferente da inicialmente distribuída.
5 - O conselho aprova, por deliberação a tomar no mês de novembro, o plano anual de inspeções a que se refere o n.º 1 do presente artigo.
Artigo 12.º
Reuniões periódicas
1 - Sempre que se justifique, tendo em vista a uniformização de práticas e de critérios, a aferição do cumprimento do plano de inspeção, a adoção de medidas preventivas ou corretivas de anomalias detetadas e, em geral, a análise de tudo o que almeje o aperfeiçoamento dos serviços de inspeção, o Presidente e/ou o Vice-Presidente reúnem com os inspetores.
2 - Sem prejuízo do previsto no número anterior, o Conselho pode reunir com os inspetores, quando entenda por conveniente.
3 - Para estas reuniões podem ser convidados elementos externos ao Conselho, cuja presença, atentas as suas funções e atribuições, se revele conveniente para a discussão dos temas em análise.
Artigo 13.º
Elementos a considerar nas inspeções
1 - As inspeções baseiam-se, entre outros que se mostrem relevantes, nos seguintes elementos:
a) Processo individual do inspecionado;
b) Percurso profissional do inspecionado;
c) Elementos em poder do Conselho dos Oficiais de Justiça a respeito dos tribunais em que o oficial de justiça tenha exercido funções, tendo em consideração os dados disponíveis relativamente ao desempenho de outros oficiais de justiça em idênticas circunstâncias;
d) Os resultados das inspeções anteriores, inquéritos, sindicâncias ou processos disciplinares, relatórios informações e quaisquer elementos complementares, referentes ao tempo e lugar a que a inspeção respeita e estejam em posse do Conselho dos Oficiais de Justiça;
e) Consulta de processos em suporte físico e eletrónico, findos e pendentes, livros e papéis, bem como registos informáticos ou em suporte áudio, na estrita medida do que se mostrar necessário para firmar uma segura convicção sobre o mérito do inspecionado;
f) Entrevistas com o inspecionado, as quais podem ser efetuadas por videoconferência ou por outros meios de comunicação à distância;
g) Esclarecimentos prestados pelo inspecionado ou por pessoas que este indique até ao número de três e os que o inspetor entenda por conveniente solicitar, bem como os documentos pertinentes para este efeito.
2 - Para além dos elementos, acima mencionados, no início de cada inspeção, será solicitado ao juiz presidente, bem como ao magistrado do Ministério Público coordenador, o parecer a que se reporta o artigo 72.º do Estatuto dos Funcionários de Justiça.
3 - Também os secretários de tribunal superior, secretários de justiça, escrivães de direito, técnicos de justiça principais, ou quem os substitua, fornecerão, por escrito, ao inspetor descrição pormenorizada das funções desempenhadas por cada inspecionando seu subordinado imediato, bem como apreciação fundamentada sobre a forma como aquele desempenhou as suas funções, apreciação que será ponderada a par dos elementos e circunstâncias previstos nos números anteriores, que pode ser objeto de ficha própria a aprovar pelo Conselho dos Oficiais de Justiça.
Artigo 14.º
Fatores a considerar
1 - São fatores a tomar em especial consideração na avaliação dos oficiais de justiça:
a) A idoneidade cívica, nomeadamente a dignidade de conduta e a reserva com que o oficial de justiça exerce as funções que lhe forem atribuídas;
b) A qualidade do trabalho e a produtividade, englobando perfeição do trabalho na preparação e execução dos atos processuais, quantidade produzida sem erros ou atrasos relevantes e volume de trabalho produzido;
c) A preparação técnica e intelectual, englobando conhecimentos teóricos e práticos, conhecimento e aproveitamento dos meios técnicos à disposição, preparação para a execução do trabalho que lhe está distribuído, habilitações e formação profissional, unicamente com relevância para o exercício de funções;
d) O espírito de iniciativa e colaboração;
e) A simplificação dos atos processuais;
f) O brio profissional;
g) A urbanidade, designadamente perante os Magistrados, os superiores hierárquicos, os colegas, o público em geral e profissionais das demais profissões judiciárias;
h) A pontualidade e assiduidade, nomeadamente pontualidade à chegada, permanência no posto de trabalho.
2 - Devem ainda ser considerados na avaliação fatores como: colaboração na formação de Oficiais de Justiça, seja através do Centro de Formação, seja através de formação em contexto de trabalho, ordenada pelos superiores hierárquicos; a frequência de ações de formação, especialmente as que tenham relevância no serviço a que está adstrito e com interesse para as funções; o cumprimento dos objetivos estabelecidos e superiormente homologados, seja da Secretaria a que pertence seja da Comarca onde presta funções; a utilização com correção e diligência das ferramentas informáticas ao dispor, nomeadamente a existente para programação das atividades a realizar e movimentação processual eficaz e atempada.
3 - A capacidade de orientação e de organização do serviço é elemento relevante na classificação de funcionário provido em cargo de chefia, além das referidas no n.º 2 anterior.
4 - Deve ser considerado como elemento relevante na classificação a atribuir ao oficial de justiça que assegure o exercício de funções de chefia em regime de substituição, ainda que a classificação a atribuir releve na categoria de origem.
5 - Nas avaliações são sempre ponderadas as circunstâncias em que decorreu o exercício de funções, designadamente as condições de trabalho e o volume de serviço, informações, resultado de inspeções ou processos disciplinares, bem como outros elementos complementares, desde que, em qualquer caso, se reportem ao período abrangido pela inspeção.
Artigo 15.º
Classificação
Os oficiais de justiça são classificados pelo Conselho com as notações de Muito bom, Bom com distinção, Bom, Suficiente e Medíocre.
Artigo 16.º
Critérios e efeitos das classificações
1 - Definição de notações:
a) A classificação de Suficiente equivale ao reconhecimento de que o oficial de justiça possui as condições indispensáveis para o exercício do cargo;
b) A classificação de Bom equivale ao reconhecimento de que o oficial de justiça possui qualidades a merecerem realce para o exercício de funções;
c) A classificação de Bom com distinção equivale ao reconhecimento de um desempenho meritório;
d) A classificação de Muito Bom equivale ao reconhecimento de um desempenho elevadamente meritório.
2 - A classificação de Medíocre implica para os oficiais de justiça a suspensão e a instauração de inquérito por inaptidão para o exercício do cargo.
3 - Salvo casos excecionais, a primeira classificação não deve ser superior a Bom.
4 - Salvo casos excecionais, a melhoria da classificação deve ser gradual, não se subindo mais de um escalão de cada vez.
5 - A classificação de Muito Bom só excecionalmente, em circunstâncias devidamente fundamentadas, pode ser atribuída a oficiais de justiça com menos de cinco anos de serviço efetivo na categoria.
Artigo 17.º
Pendência do processo inspetivo
1 - Quando se encontre pendente processo disciplinar ou de inquérito por factos ocorridos no período sob inspeção e suscetível de ter influência na classificação a atribuir, o Conselho, após audiência do inspecionado, pode sustar o processo inspetivo até à conclusão do processo disciplinar.
2 - O Conselho pode, por iniciativa própria, após audiência do inspecionado ou a requerimento deste, sobrestar a atribuição da classificação quando, por motivo fundado, nomeadamente em caso de dúvida sobre a nota a fixar, decidir ordenar a realização de inspeção complementar ao serviço do oficial de justiça.
3 - Se, no decurso da inspeção, o inspetor verificar quaisquer circunstâncias anómalas que possam ser suscetíveis de influir na classificação a atribuir, pode suspender a inspeção, comunicando previamente tais factos ao vice-presidente do Conselho dos Oficiais de Justiça, em relatório sumário, com proposta da providência a adotar, dando disso conhecimento ao inspecionado.
Artigo 18.º
Relatório
1 - O relatório e proposta a que se refere o artigo 3.º, n.º 8, do presente Regulamento são elaborados no prazo máximo de 30 dias contados do termo da inspeção, não podendo iniciar-se nova inspeção sem que o relatório da anterior se mostre concluído e as propostas notificada ao inspecionado.
2 - Do relatório constará a indicação do inspecionado, serviço e período abrangidos.
3 - O relatório incluirá ainda os elementos referidos nos artigos 13.º e 14.º deste Regulamento.
4 - Quando apreciar o mérito, será referido o tempo efetivo de serviço considerado pela inspeção e a categoria a que pertence o oficial de justiça.
5 - O relatório da inspeção é notificado ao inspecionado, fixando-se o prazo de 10 dias úteis para se pronunciar, querendo, sobre o conteúdo do mesmo.
6 - Após a apresentação da resposta, o inspetor elabora, no prazo de 10 dias úteis, informação final, onde se pronuncia sobre todas as questões suscitadas pelo respondente.
Artigo 19.º
Providências urgentes
1 - Havendo necessidade de propor medidas urgentes, devem os inspetores sugeri-las ao Conselho ou diretamente às entidades que possam tomá-las.
2 - Os elementos necessários ao trabalho de inspeção são solicitados, também diretamente, a quem deva fornecê-los.
Artigo 20.º
Comunicação prévia
Com a necessária antecedência o inspetor dará conhecimento, por ofício, da data provável para o início da inspeção aos órgãos de gestão da comarca ou do tribunal administrativo e fiscal.
Artigo 21.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação, salvo o constante do artigo 11.º, que entra em vigor com a aprovação do plano anual para 2021, aplicando-se às inspeções nele inscritas.
Artigo 22.º
Norma revogatória
1 - Fica revogado o regulamento 22/2001 das Inspeções do Conselho dos Oficiais de Justiça, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 16 de outubro de 2001, alterado pelo Regulamento 26/2005, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 1 de abril de 2005.
2 - Ficam revogados os artigos 16.º e 17.º do Regulamento Interno do Conselho dos Oficiais de Justiça que se referem aos serviços de inspeção.
17 de dezembro de 2020. - A Presidente, Isabel Matos Namora.
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