Sumário: Criação do Projeto Especial de Simplificação e Modernização Administrativa.
O Plano Estratégico da Universidade de Coimbra para o quadriénio 2019/2023 estabeleceu como missão, enquadrada no eixo "qualidade", a consolidação de elevados padrões de qualidade nos mais variados domínios, através da simplificação e modernização de procedimentos e melhoria da eficiência em todos os processos.
O cumprimento desta missão pressupõe, porém, a concretização de dois objetivos definidos no Plano Estratégico: por um lado, a implementação de modelos e ferramentas de monitorização e de avaliação capazes de responder aos novos desafios institucionais; por outro lado, a implementação de projetos de inovação e modernização que contribuam para a simplificação e melhoria dos procedimentos administrativos.
Neste contexto, afigura-se essencial à concretização do plano estratégico definido e, bem assim, à prossecução da missão da Universidade de Coimbra o desenvolvimento das atividades e ações inerentes ao cumprimento de tal desiderato que, revestindo elevada complexidade, pressupõe conhecimentos especializados e transversais a diversas áreas.
Assim, ao abrigo do disposto no artigo 5.º do Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, Regulamento 53/2020, na sua redação atual, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 14, de 21 de janeiro, determino a criação de um Projeto Especial, designado Projeto Especial de Simplificação e Modernização Administrativa, na dependência direta do Vice-Reitor e Administrador, Professor Doutor Luís José Proença de Figueiredo Neves.
1 - Objeto e âmbito da ação:
O objeto e âmbito de ação do Projeto Especial de Simplificação e Modernização Administrativa estão diretamente associados à concretização dos dois objetivos definidos no Plano Estratégico:
a) implementação de modelos e ferramentas de monitorização e de avaliação capazes de responder aos novos desafios institucionais;
b) implementação de projetos de inovação e modernização que contribuam para a simplificação e melhoria dos procedimentos administrativos.
No que concerne ao objetivo identificado na alínea a), pretende-se criar e implementar um sistema de business intelligence como ferramenta de apoio à tomada de decisões estratégicas que permita obter informação em tempo real sobre a atividade da Universidade de Coimbra e os indicadores de desempenho, aos mais variados níveis.
Para o efeito será necessário, em primeiro lugar, proceder à avaliação dos indicadores de desempenho que poderão ser utilizados para o efeito, o que implica uma análise conjunta e integrada com os diversos serviços da Universidade de Coimbra.
Posteriormente, será imprescindível a criação de um instrumento que, através da utilização de tais indicadores, permita a obtenção da informação necessária em tempo real, nas mais variadas vertentes da atividade da Universidade de Coimbra.
Relativamente ao objetivo identificado na alínea b), pretende-se criar e implementar medidas e projetos inovadores que visem promover a modernização administrativa, tendo por base a simplificação, desburocratização e agilização de procedimentos ou a sua descentralização. O cumprimento deste objetivo passa pelo desenvolvimento e implementação de aplicações e meios informáticos que permitam a automatização e a desmaterialização de processos, reduzindo a intervenção humana, permitindo a diminuição de etapas e de tempos e garantindo a manutenção da qualidade (por exemplo, a otimização do sistema de gestão documental, a implementação de assinaturas digitais ou a dinamização do cartão UC).
2 - Composição e coordenação da Equipa de Projeto Especial:
Poderão ser afetos à equipa trabalhadores, bolseiros ou estagiários, em função das necessidades do projeto e dos conhecimentos específicos detidos no âmbito das atividades que constituem o seu objeto.
Em face da exigência e complexidade reconhecidas ao projeto a desenvolver, o Projeto Especial é coordenado pela Técnica Superior Paula João Machado do Canto, integrada no mapa de pessoal da Universidade de Coimbra, que será remunerada por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de quarto grau, nos termos do n.º 3 do artigo 5.º do supra mencionado Regulamento da Administração da Universidade de Coimbra, conjugado com o n.º 2 do artigo 9.º do Regulamento dos Cargos Dirigentes da Universidade de Coimbra, Regulamento 11/2011, publicado na 2.ª série do Diário da República, n.º 5, de 7 de janeiro, na sua atual redação.
3 - Duração do Projeto:
A duração do Projeto Especial de Simplificação e Modernização Administrativa é de 18 meses, com efeitos a 31 de agosto de 2020, eventualmente renovável por período igual ou menor, em função do estado de cumprimento dos objetivos que presidiram à sua criação.
3 de setembro de 2020. - O Reitor, Amílcar Falcão.
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