Despacho 12374/2014

Torna-se público que a Câmara Municipal de Ponta Delgada, em execução da deliberação do órgão deliberativo do Município, tomada em sessão da Assembleia Municipal de 17/12/2012, aprovou na sua reunião de 09/07/2014, a criação da Divisão Administrativa e Financeira dos Serviços Municipalizados da Câmara Municipal de Ponta Delgada, de acordo com o articulado da respetiva orgânica.

1 de outubro de 2014. - O Diretor Delegado, Jorge Ferreira da Silva Nemésio.

Atribuições e competências da divisão administrativa e financeira dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento do Município de Ponta Delgada

Artigo 1.º

Estrutura

1 - A Divisão Administrativa e Financeira compreende as seguintes secções:

a) Secção de Expediente, Documentação e Arquivo;

b) Secção de Pessoal;

c) Secção Comercial;

d) Secção de Contabilidade;

e) Tesouraria;

f) Secção de Aprovisionamento e Património.

Artigo 2.º

Competências

1 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira, garantir o bom funcionamento dos serviços e a eficaz gestão dos recursos humanos e materiais, assegurar a administração financeira e patrimonial e zelar pela manutenção das boas condições de trabalho.

2 - Ao Chefe da Divisão Administrativa e Financeira compete:

a) Dirigir, coordenar e orientar a atividade dos setores sob a sua responsabilidade em conformidade com as deliberações do Conselho de Administração, regulamentos internos e ordens do Presidente e do Diretor-Delegado;

b) Submeter à aprovação superior as instruções, circulares, normas e regulamentos que forem julgados necessários ao correto exercício da sua atividade, bem como propor as medidas julgadas mais adequadas no âmbito do respetivo serviço;

c) Colaborar na elaboração do plano plurianual de investimentos, orçamento e relatório de atividades;

d) Preparar informações e pareceres sobre assuntos que careçam de decisão superior;

e) Assegurar a circulação pelos funcionários que têm de proceder à sua aplicação dos despachos, informações, regulamentos e legislação tida por conveniente;

f) Gerir o pessoal e outros recursos que lhe estejam afetos;

g) Zelar pelo cumprimento do dever de assiduidade e participar as ausências à respetiva Secção de Pessoal;

h) Zelar pelo cumprimento das normas de higiene e segurança no trabalho;

i) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional dos serviços e à racionalização de recursos;

j) Executar tudo o mais que as leis e regulamento lhe cometerem ou que for decorrência lógica do normal desempenho das suas funções.

3 - Ao Chefe da Divisão Administrativa e Financeira compete em especial:

a) Assistir e secretariar as reuniões do Conselho de Administração e redigir e subscrever as respetivas atas;

b) Autenticar e certificar documentos e atos oficiais;

c) Subscrever as ordens de pagamento e as guias de receita.

Artigo 3.º

Secção de Expediente, Documentação e Arquivo

À Secção de Expediente, Documentação e Arquivo compete:

1 - Na área do expediente:

a) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos, dentro dos prazos respetivos;

b) Assegurar o serviço de datilografia aos setores que não disponham de apoio administrativo próprio;

c) Gerir o fundo permanente e o uso do selo branco;

d) Promover a afixação de editais, anúncios, avisos e outros documentos a publicitar nos locais e suportes a esse fim destinados;

e) Assegurar o serviço de reprografia, telecomunicações, portaria, estafeta, de limpeza e guarda das instalações, bem como superintender no pessoal auxiliar;

f) Assegurar a gestão dos stocks de impressos e outros artigos de expediente.

2 - Na área da documentação e arquivo:

a) Arquivar todos os documentos, livros e processos de todos os setores e que hajam sido objeto de decisão final;

b) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;

c) Manter em boa ordem os livros de trabalho de interesse consultivo, bem como revistas técnicas e científicas e outras espécies bibliográficas, com interesse para os serviços;

d) Organizar o ficheiro de legislação aplicável e ou de interesse para os SMAS;

e) Promover a encadernação dos Diário da República e Jornal Oficial da Região, das atas das reuniões do Conselho de Administração, do copiador geral da correspondência expedida e das circulares recebidas.

Artigo 4.º

Secção de Pessoal

Á Secção de Pessoal compete:

a) Assegurar o processamento de vencimentos, subsídios, abonos e outras remunerações e elaborar os mapas e relação dos respetivos descontos;

b) Assegurar e manter organizado o cadastro do pessoal, bem como o registo e controlo da assiduidade;

c) Assegurar o expediente relativo às faltas, férias e licenças e promover a verificação de faltas nos termos legais;

d) Instruir os processos referentes às prestações sociais dos funcionários;

e) Elaborar as listas de antiguidade e de mudança de escalão e proceder à sua afixação;

f) Promover as ações necessárias ao recrutamento, provimento, transferência, substituição e cessação de funções do pessoal;

g) Prestar apoio aos júris dos concursos e aos procedimentos disciplinares e dar andamento aos respetivos processos;

h) Promover a classificação de serviço dos funcionários e organizar o processo de eleição para a eleição da comissão paritária;

i) Recolher e tratar a legislação sobre recursos humanos e manter informados os dirigentes e os trabalhadores;

j) Elaborar o balanço social e preparar as estatísticas relativas a pessoal que se mostrem necessárias para responder a inquéritos solicitados pelas entidades oficiais;

k) Assegurar a recolha e análise de informação e documentação técnica sobre ações de formação e aperfeiçoamento de pessoal, de iniciativa externa, com interesse para os serviços;

l) Divulgar pelos serviços a oferta de formação, proceder à inscrição do pessoal e contabilizar os custos com a formação;

m) Prestar apoio logístico às ações de formação internas;

n) Organizar e acompanhar os processos de acidentes em serviço e promover o recebimento das indemnizações que caibam aos serviços quando se verifique transferência de responsabilidades para seguradoras.

Artigo 5.º

Secção Comercial

À Secção Comercial compete:

1 - Na área do Atendimento e Gestão de Consumidores:

a) Assegurar o atendimento ao público no âmbito dos serviços de contratação, ligações, desligações e cobrança;

b) Auxiliar os utentes na elaboração de exposições, requerimentos ou preenchimento de impressos;

c) Informar e encaminhar os utentes para os serviços adequados, quando for caso disso;

d) Assegurar todo o expediente relativo à elaboração de contratos com os consumidores e à constituição de cauções e promover a atualização dos respetivos ficheiros;

e) Emitir as guias de receita que se relacionem com o serviço de consumidores;

f) Preparar e tratar de todo o processo relativo ao pagamento em prestações autorizadas aos consumidores;

g) Emitir notas de serviço referentes a ligações, desligações e outros serviços técnicos solicitados pelos consumidores e confirmar a sua execução;

h) Analisar as reclamações dos clientes e dar-lhes o encaminhamento devido, com vista à sua rápida resolução;

i) Proceder à recolha das leituras fornecidas pelos consumidores;

j) Enquadrar e apoiar as atividades dos postos de atendimento e cobrança;

k) Organizar o processo de inscrição dos técnicos responsáveis pela execução de instalações interiores de água e de esgotos e manter atualizado o cadastro.

2 - Na área da Faturação:

a) Efetuar o processamento das faturas para cobrança dos consumos de água, aluguer do contador, utilização de saneamento e serviços prestados;

b) Controlar os prazos e os pagamentos de toda a faturação emitida e proceder ao apuramento dos valores que transitam para execução fiscal;

c) Analisar as reclamações de consumidores e utilizadores relacionadas com leituras e cobranças que não possam ser solucionadas pelo atendimento público e propor as respetivas soluções;

d) Fornecer toda a informação necessária ao cabal planeamento das áreas e zonas de leitura/cobrança;

e) Distribuir o serviço aos leitores-cobradores;

f) Coligir todos os elementos estatísticos relativos a consumidores e consumos de água e a utilizadores de saneamento e preencher os mapas e boletins estatísticos.

3 - Na área de Leituras e Cobranças:

a) Proceder à leitura dos contadores e efetuar a cobrança local dos consumos;

b) Proceder à verificação sumária das instalações de água, nomeadamente no que respeita ao contador e torneira de segurança;

c) Verificar se o tipo de utilização corresponde ao que foi contratado;

d) Comunicar superiormente todas as anomalias detetadas;

e) Fornecer toda a informação necessária ao planeamento das áreas e zonas de leitura/cobrança.

4 - Na área da Fiscalização de Consumos:

a) Controlar o serviço dos leitores-cobradores;

b) Proceder à verificação de contadores, anomalias e consumos fraudulentos;

c) Informar sobre reclamações de consumidores;

d) Fornecer a informação necessária ao planeamento de áreas de leitura/cobrança.

Artigo 6.º

Secção de Contabilidade

À Secção de Contabilidade compete:

a) Manter organizada a contabilidade e efetuar todo o movimento e escrituração de acordo com as normas legais aplicáveis;

b) Coligir os elementos necessários à elaboração da conta de gerência, relatório de atividades, plano de atividades e orçamento, incluindo as suas revisões e alterações;

c) Supervisionar a arrecadação das receitas e o pagamento das despesas autorizadas;

d) Conferir diariamente todo o processo relacionado com a liquidação, registo e cobrança de todas as receitas e entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria e de débitos e créditos de valores em documentos efetuados pela tesouraria;

e) Verificar e liquidar os descontos para entrega ao Estado e outras entidades, bem como as contribuições, impostos ou taxas, dentro dos prazos legais;

f) Conferir e promover a regularização dos fundos permanentes nos prazos legais;

g) Colaborar nos balanços periódicos de tesouraria;

h) Manter devidamente organizada toda a documentação de prestação de contas das gerências findas;

i) Organizar e atualizar o inventário permanente das existências em armazém;

j) Determinar preços de custos de materiais e serviços;

k) Facultar à Secção de Aprovisionamento e Património os elementos necessários à atualização do inventário, cadastro ou registo dos bens patrimoniais;

l) Elaborar as estatísticas e os relatórios da secção.

Artigo 7.º

Tesouraria

À Tesouraria compete:

a) Proceder à arrecadação de todas as receitas dos serviços e liquidar os juros de mora devidos nos termos legais;

b) Efetuar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas;

c) Efetuar os depósitos nas instituições bancárias e emitir cheques ou ordens de transferência para pagamentos devidamente autorizados;

d) Assegurar a guarda de fundos e valores em cofre e controlar as contas bancárias;

e) Enviar à Contabilidade balancetes diários de tesouraria, acompanhados dos documentos justificativos dos movimentos, para efeitos de conferência;

f) Elaborar e remeter ao juiz das execuções fiscais certidões de relaxe, em conformidade com a legislação aplicável;

g) Manter devidamente escriturados os livros da tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade dos Serviços Municipalizados.

Artigo 8.º

Secção de Aprovisionamento e Património

À Secção de Aprovisionamento e Património compete:

1 - No âmbito do Setor de Aprovisionamento:

a) Proceder ao estudo de mercado de bens e serviços e organizar os respetivos processos de fornecimento;

b) Elaborar ficheiros atualizados de fornecedores e de preços de materiais;

c) Centralizar propostas dos diversos serviços para aquisição de bens e serviços e submetê-las a autorização prévia;

d) Elaborar as requisições necessárias à aquisição dos bens e materiais necessários ao funcionamento dos diversos serviços, após adequada instrução dos respetivos processos;

e) Providenciar a entrada em armazém contra documentos dos materiais adquiridos;

f) Rececionar as faturas do material recebido e providenciar o seu registo e conferência;

g) Garantir uma correta gestão de stocks através da previsão de aquisições de bens de consumo.

h) Dar execução aos processos relativos a concursos de empreitadas de obras públicas e de aquisição de bens e serviços.

2 - No âmbito do Setor de Armazém:

a) Proceder à receção dos materiais dos fornecedores conferindo a quantidade, qualidade e características dos produtos;

b) Manter atualizado o ficheiro de materiais do armazém;

c) Satisfazer os pedidos de material existente em armazém, após autorização e mediante requisição interna;

d) Zelar pela correta arrumação, conservação e segurança dos materiais armazenados;

e) Conferir periodicamente as existências de material;

f) Propor ao serviço de compras as aquisições necessárias à reposição de stocks;

g) Assegurar a guarda dos materiais considerados incapazes para o serviço, sucata e outros, até ao seu ulterior destino.

3 - No âmbito do Setor de Património:

a) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis;

b) Verificar a boa ordem, estado de conservação e localização dos bens e equipamentos existentes;

c) Organizar e manter atualizado o cadastro de todos os seguros e promover o seguro das novas aquisições;

d) Organizar os processos de legalização de todas as viaturas bem como dos radiotelefones que as equipam;

e) Executar todo o expediente relacionado com a alienação de bens móveis e imóveis;

f) Elaborar participações às seguradoras referentes a acidentes com veículos, responsabilidade civil, equipamentos e edifícios;

g) Organizar e gerir os meios de higiene, proteção e segurança;

h) Promover a assistência técnica dos diversos equipamentos, na falta de atribuição a outro setor.

208128678