Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro
Regulamento Orgânico e de Funcionamento
Preâmbulo
O projeto de Central de Compras demonstra a atenção que a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro dedica aos processos de mudança e à promoção das melhores práticas que melhorem o nível de respostas a dar às necessidades dos municípios, potenciando a capacidade de agregação de necessidades e a utilização de novas tecnologias.
Desta forma a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro assume a compromisso e o desafio de servir as necessidades das entidades que integram a Central de Compras, de forma eficaz e eficiente, através de soluções com consciência ambiental e responsabilidade social.
O presente Regulamento, que tem a natureza de regulamento interno, e a deliberação que o aprova, representam o ato constitutivo da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e tem como normas habilitantes o artigo 4.º do DL 200/2008, de 9 de outubro.
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro (CC-CIRA).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIRA
1 - A CC-CIRA é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro ao abrigo do disposto nos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo DL 18/2008, de 29 de janeiro, na sua redação atual, e no DL 200/2008, de 9 de outubro.
2 - Organicamente a CC-CIRA é suportada por uma Direção de Projeto da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro.
3 - Para os efeitos previstos no Código dos Contratos Públicos, a CC-CIRA tem a natureza de entidade adjudicante.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIRA orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Adoção de práticas que fomentem e promovam aspetos relacionados com a sustentabilidade ambiental e a economia circular, a inclusão social e a gestão eficiente dos recursos financeiros, das entidades que integram a CC-CIRA;
b) A racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos concursais;
c) Promoção da transparência nos procedimentos concursais e nos demais processos de negociação;
d) Segregação das funções de contratação, de compras e de pagamentos;
e) Utilização de ferramentas de compras eletrónicas com funcionalidades de catálogos eletrónicos;
f) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos;
g) Promoção da concorrência como garantia de melhores condições de compra;
h) Garantia de plena autonomia dos municípios que integram a CC-CIRA.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIRA tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra e de sourcing para as categorias de bens e serviços superiormente determinados, tendo presente políticas de sustentabilidade ambiental, social e económica, promovendo a economia circular;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standardização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIRA;
f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIRA;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações dos Órgãos Executivos;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar as plataformas tecnológicas de negociação existentes.
Artigo 5.º
Âmbito objetivo
1 - A CC-CIRA desenvolverá todas as atividades que a sua natureza jurídica lhe permitir, nomeadamente:
a) A celebração de acordos-quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de empreitada de obras públicas, de locação ou de aquisição de bens móveis ou de aquisição de serviços;
b) A locação ou a aquisição de bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de necessidades;
c) A adjudicação de propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis, locação de bens móveis e de aquisição de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Dinamizar processos de consulta, pedidos de cotação e negociação centralizada.
2 - Na celebração dos acordos-quadro, a CC-CIRA poderá adotar, nos termos da legislação em vigor, as seguintes modalidades:
a) Celebração com uma única entidade;
b) Celebração com várias entidades.
3 - A CC-CIRA poderá ainda encetar a negociação de obras e a aquisição de bens móveis e serviços, nos termos do artigo seguinte.
4 - Desenvolver todas as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho Intermunicipal.
Artigo 6.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIRA encarregar-se da negociação da contratação de obras e da aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por acordos-quadro, ou demais processos negociais previstos na alínea d) do n.º 1 do artigo anterior.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a CC-CIRA e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.
Artigo 7.º
Âmbito subjetivo
1 - Na presente data, a CC-CIRA abrange as entidades:
a) Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro;
b) Município de Águeda;
c) Município de Albergaria-a-Velha;
d) Município da Anadia;
e) Município de Aveiro;
f) Município de Estarreja;
g) Município de Ílhavo;
h) Município de Murtosa;
i) Município de Oliveira do Bairro;
j) Município de Ovar;
k) Município de Sever do Vouga;
l) Município de Vagos.
2 - O recurso, pelas entidades adjudicantes abrangidas, aos acordos-quadro ou demais processos de negociação centralizada dinamizados pela CC-CIRA é facultativo.
3 - Podem ainda ficar abrangidas pelo âmbito objetivo da CC-CIRA as entidades que se achem submetidas ao regime do Código dos Contratos Públicos, nomeadamente as entidades que integram os diversos setores empresariais locais e as freguesias, desde que manifestem a vontade de integração, o que comporta a adesão aos princípios da CC-CIRA e a aceitação do disposto no presente Regulamento e nas normas de execução emanadas pelo Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro.
4 - A adesão à CC-CIRA, após parecer da Comissão de Acompanhamento, carece de aprovação do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro ou do seu membro com competência delegada.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas
As entidades adjudicantes abrangidas têm direito:
a) A indicar um representante efetivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento;
b) A usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do DL 200/2008, de 9 de outubro, das vantagens asseguradas pelos acordos-quadro e celebrados pela CC-CIRA;
c) Indicar representantes para as Comissões Técnicas sempre que entendam pertinente;
d) A fazer cessar a sua adesão à CC-CIRA, mediante notificação dirigida à Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro, efetuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas no âmbito dos acordos-quadro celebrados;
e) Beneficiar e usufruir da atividade desenvolvida pela CC-CIRA, designadamente a prevista no artigo 5.º, sem prejuízo do disposto no n.º 2 do artigo 7.º
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
As entidades adjudicantes abrangidas têm o dever de colaborar com a CC-CIRA, designadamente:
a) Autorizar a publicitar a sua identidade no sítio da Internet da CC-CIRA e nos fóruns onde a CC-CIRA tenha participação;
b) Fornecer informação diversa a acerca das adjudicações a realizar e realizadas, em formato a indicar pela CC-CIRA, com periodicidade por esta definida ou com a prontidão necessária ao bom funcionamento dos serviços;
c) Colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas;
d) Cumprir os prazos definidos e as demais atribuições da sua responsabilidade;
e) Autorizar a CC-CIRA a desempenhar as funções de entidade agregadora, sempre que assim o requeiram, para que esta possa efetuar convites aos cocontratantes dos acordos-quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas ou de várias.
Artigo 10.º
Estrutura da CC-CIRA
A CC-CIRA está suportada pela seguinte estrutura:
a) Direção de Projeto;
b) Comissão de Acompanhamento;
c) Comissão Técnica.
Artigo 11.º
Competências da Direção de Projeto
1 - A Direção de Projeto é assegurada pela CIRA, podendo assessorar-se com recurso externo, competindo propor ao Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro a estratégia da Central de Compras, os objetivos e métricas de desempenho a atingir.
2 - São ainda competências da Direção do Projeto:
a) Assegurar o cumprimento da Estratégia da Central de Compras.
b) Monitorizar o desempenho da CC-CIRA de acordo com os objetivos definidos.
c) Promover a adesão de outras entidades adjudicantes.
d) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada.
e) Elaborar relatórios de atividade para apresentação ao Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro, de acordo com a periodicidade definida por este.
f) Convocar, dirigir e auxiliar as reuniões da Comissão de Acompanhamento e das Comissões Técnicas.
g) Assegurar a gestão, administração e atualização do sítio eletrónico.
h) Executar as demais competências necessárias ao bom funcionamento da CC-CIRA.
Artigo 12.º
Composição e Competências da Comissão de Acompanhamento
1 - A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIRA, correspondendo ao atual Grupo de Trabalho de Central de Compras, até à indicação de outro representante pela entidade adjudicante.
2 - São competências da Comissão de Acompanhamento:
a) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
b) Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;
c) Assegurar a correta implementação do plano estratégico;
d) Proceder, de forma regular, à avaliação das necessidades de compras das entidades adjudicantes que integram a CC-CIRA, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia;
e) Identificar as categorias alvo a integrar em acordos-quadro;
f) Promover a centralização dos processos de consulta e negociação;
g) Analisar os níveis de execução dos contratos;
h) Avaliar a satisfação das entidades adjudicantes relativamente aos contratos celebrados;
i) Definir medidas corretivas e preventivas relativamente aos contratos celebrados ou a celebrar;
j) Designar os membros da Comissão Técnica e dar parecer na adesão de novos membros da CC-CIRA.
Artigo 13.º
Composição e Competências da Comissão Técnica
1 - A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por técnicos municipais especializados nas áreas de interesse ocasional, designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIRA.
2 - São competências da Comissão Técnica:
a) Definir as especificações de bens e serviços;
b) Identificar potenciais fornecedores;
c) Avaliar alternativas e soluções;
d) Emitir pareceres técnicos;
e) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 14.º
Serviços de apoio
O funcionamento da CC-CIRA é assegurado pela Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro.
Artigo 15.º
Financiamento
1 - A CC-CIRA pode obter receitas diretamente relacionadas com a atividade desenvolvida, revertendo esses valores para a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro, designadamente através da remuneração dos serviços prestados nas relações contratuais com terceiros que não sejam entidades adjudicantes.
2 - O valor das receitas a cobrar nos termos do número anterior, é definido pelo Conselho Intermunicipal, relativamente a cada um dos processos desenvolvidos.
Artigo 16.º
Gestão de atividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões eletrónicos, a catalogação eletrónica, agregação eletrónica, contratação eletrónica, e outras ferramentas utilizadas podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida, devendo o terceiro oferecer garantias de idoneidade, qualificação técnica e capacidade financeira adequada à gestão das atividades.
2 - A gestão da atividade pode ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
3 - A seleção do fornecedor externo deve obedecer aos princípios vigentes para os procedimentos de formação dos contratos públicos.
Artigo 17.º
Dependência funcional
A CC-CIRA depende em primeira instância do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro, podendo, no entanto, delegar competências, no seu presidente.
Artigo 18.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada do Conselho Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro.
Artigo 19.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.
Aprovado em reunião da Assembleia Intermunicipal da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro, de 3 de dezembro de 2018.
3 de dezembro de 2018. - O Presidente da Assembleia Intermunicipal, António Maria dos Santos Sousa.
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