António Joaquim Almeida Henriques, Presidente da Câmara Municipal de Viseu, no uso das competências que lhe são atribuídas pelas alíneas b) e t) do n.º 1 do artigo 35.º conjugado com o artigo 56.º, ambos do Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, torna público que foi deliberado pela Câmara Municipal em Reunião Ordinária do dia dezoito de outubro de dois mil e dezoito concordar com a proposta do Projeto de Regulamento do Arquivo do Município de Viseu, e de o submeter a consulta pública, para recolha de sugestões, pelo período de 30 dias úteis a contar da data da publicação do presente aviso, em conformidade com o disposto no artigo 101.º do Decreto-Lei 4/2015 de 07 de janeiro que aprovou o novo Código do Procedimento Administrativo.
O Projeto de Regulamento encontra-se exposto, para efeitos de consulta e recolha de contributos, de todos os interessados, nos serviços de atendimento ao público da Câmara Municipal da Viseu bem como no sítio do Município na Internet (http://www.cm-viseu.pt).
Os respetivos contributos, apresentados por requerimento escrito, em língua portuguesa, devendo, obrigatoriamente, conter nome completo, morada ou sede, profissão, número de identificação fiscal, endereço eletrónico, bem como o consentimento para usar este meio de comunicação, devem ser dirigidos ao Presidente da Câmara Municipal através do correio eletrónico geral@cmviseu.pt ou endereçados, ou entregues pessoalmente, nos Paços do Concelho, Praça da República 3514-501 Viseu.
8 de janeiro de 2019. - O Presidente da Câmara Municipal, António Joaquim Almeida Henriques.
Projeto de Regulamento do Arquivo do Município de Viseu
Nota Justificativa
Considerando que o atual Regulamento da Organização dos Serviços Municipais da Câmara Municipal de Viseu prevê que, no desempenho das suas atribuições e competências, os Serviços Municipais funcionarão subordinados aos princípios de eficácia; planeamento; coordenação e cooperação; controlo e responsabilização; qualidade, inovação e modernização e gestão por objetivos;
Atendendo a que a atual estrutura orgânica prevê o Serviço de Arquivo como uma Unidade Orgânica de 3.º grau, adiante designada por Arquivo;
Tendo em atenção que importa regulamentar, disciplinar e normalizar o funcionamento do Arquivo, assim como criar condições para uma rigorosa gestão e política arquivística;
Reconhecendo-se a necessidade de uniformizar o processo de avaliação, seleção e eliminação da documentação e criar condições para a proteção do património arquivístico do Município;
Reconhecendo-se a necessidade de ter um instrumento que defina e formalize os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à recolha, tratamento, conservação, acesso e comunicação da documentação custodiada;
A Câmara Municipal, com base nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e na alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º e 101.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 4/2015, considerando-se, ainda, o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, o Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, e as disposições da Portaria 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria 1253/2009 de 14 de outubro, elaborou e submete a discussão e aprovação o seguinte projeto de Regulamento do Arquivo.
Capítulo I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Lei habilitante
O presente Regulamento é elaborado nos termos e com fundamento nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º e 101.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 4/2015, considerando-se, ainda, o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, o Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, e as disposições da Portaria 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria 1253/2009 de 14 de outubro.
Artigo 2.º
Âmbito
O presente Regulamento estabelece as normas de funcionamento do Arquivo, o qual é constituído pela documentação de natureza informativa, administrativa e histórica (independentemente do tipo de suporte ou formato) produzida e recebida pela Autarquia, ao longo da sua existência e no âmbito das suas atribuições e competências.
Artigo 3.º
Constituição
O Arquivo mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes Órgãos e Serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal, a qual se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Artigo 4.º
Competências
São competências do Arquivo:
a) Garantir a gestão do Arquivo;
b) Promover o acesso (interno e externo) célere, eficaz, transparente e imparcial à documentação, de acordo com as normas internas existentes e a legislação em vigor;
c) Elaborar instrumentos de descrição e pesquisa para assegurar o acesso e comunicação da documentação;
d) Promover e colaborar na uniformização dos procedimentos nos vários Serviços, nomeadamente no que respeita à definição dos circuitos documentais, na elaboração do plano de classificação e na escolha de materiais de suporte;
e) Colaborar com os responsáveis pela gestão do Sistema de Gestão Documental na elaboração de um plano de preservação digital;
f) Propor a utilização de materiais de suporte, acondicionamento e instalação;
g) Superintender os trabalhos de recolha, tratamento, classificação, guarda e conservação de documentos;
h) Regulamentar o serviço de Arquivo;
i) Promover ações de divulgação;
j) Promover a modernização administrativa no serviço de Arquivo.
Capítulo II
Recolha e remessa de documentos
Artigo 5.º
Deveres dos Órgãos e Serviços Municipais
1 - Decorridos os prazos de conservação administrativa previstos na tabela de seleção do Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, Portaria 412/2001 de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria 1253/2009 de 14 de outubro (adiante designado por RAAL), a documentação com reduzida taxa de utilização e considerada finda deverá ser remetida para o Arquivo, nas condições estipuladas no artigo 7.º do presente Regulamento.
2 - Os prazos de conservação administrativa são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
Artigo 6.º
Integridade documental
1 - As remessas de documentação não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentação deve ser enviada ao Arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 - Os processos devem ser devidamente ordenados, numerados e rubricados, e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respetivo Serviço.
Artigo 7.º
Condições
1 - As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
2 - A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
b) Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
c) No seu suporte original, devidamente acondicionada.
3 - Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
a) Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
b) Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a respetiva capa;
c) Se for retirado algum documento de um processo, em seu lugar será colocada uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo Serviço;
d) Os processos não devem conter agrafos ou clipes;
e) Os processos não deverão ser remetidos ao Arquivo com as respetivas capas degradadas.
4 - Os processos de urbanização e edificação devem ter capas uniformizadas, com as seguintes indicações: número, ano, local, designação da obra e nome do requerente. Não deverão estar rasuradas.
5 - Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 - A apensação de documentos a processos arquivados é da responsabilidade do serviço produtor.
7 - O envio da documentação efetua-se de acordo com um calendário proposto pelo Arquivo.
8 - Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses de julho, agosto e dezembro.
9 - A tramitação das unidades de instalação para o Arquivo deverá ser executada por trabalhadores indicados para o efeito, numa perspetiva interserviços.
Artigo 8.º
Formalidades das remessas
A documentação tem de ser acompanhada de um auto de entrega e de uma guia de remessa, conforme os modelos que constam no RAAL.
Artigo 9.º
Recusa
O Arquivo poderá recusar as remessas de documentação que não cumpram os requisitos estabelecidos nos artigos 7.º e 8.º
Capítulo III
Da avaliação, seleção e eliminação
Artigo 10.º
Comissão Consultiva
1 - O processo de avaliação dos documentos em arquivo tem por objeto a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa.
2 - Com o objetivo de avaliar o interesse da documentação produzida e recebida pela Autarquia será criada uma Comissão Consultiva constituída pelo responsável do Arquivo, por um técnico superior com formação jurídica e pelo responsável de cada unidade orgânica, cuja documentação é objeto de avaliação, designados para o efeito pelo Presidente da Câmara ou pelo Vereador com competência delegada.
Artigo 11.º
Competências da Comissão Consultiva
Compete à Comissão Consultiva definir o interesse administrativo e histórico da documentação que é produzida pela Autarquia, que não esteja abrangida pelo RAAL, ou que, tendo ultrapassado o prazo legal de conservação, se considere necessária a sua preservação ou eliminação.
Artigo 12.º
Seleção
1 - A seleção dos documentos a conservar de forma global e definitiva deve ser efetuada pelo Arquivo, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção (anexo n.º 1 do RAAL).
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
Artigo 13.º
Eliminação
1 - Compete ao Arquivo propor, depois de ouvida a Comissão Consultiva, a eliminação da documentação produzida ou recebida pelos diversos órgãos e serviços municipais, de acordo com as normas previstas no RAAL.
2 - A eliminação da documentação que não esteja contemplada na tabela de seleção carece de autorização da DGLAB.
Artigo 14.º
Processo de Eliminação
1 - A decisão sobre o processo de eliminação deverá atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
2 - A eliminação da documentação será feita de modo que seja impossível a sua leitura e reconstituição.
Artigo 15.º
Formalidades da Eliminação
1 - No ato da eliminação é lavrado um auto do qual constará a lista dos documentos a eliminar e a identificação do serviço de proveniência.
2 - O auto de eliminação é elaborado de acordo com o modelo do anexo n.º 4 do RAAL e dele constam as assinaturas do Presidente da Câmara, do responsável pelo órgão produtor da documentação em causa, e do responsável pelo Arquivo.
Capítulo IV
Tratamento e Instrumentos de Pesquisa
Artigo 16.º
Tratamento Arquivístico
1 - O Arquivo deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diferentes Serviços Municipais, competindo-lhe, ainda, intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 - O Arquivo procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.
Capítulo V
Conservação
Artigo 17.º
Acondicionamento e manutenção das espécies depositadas
1 - Compete, ao Arquivo, zelar pela conservação física dos documentos arquivados, através das seguintes medidas:
a) Responder a imperativos de segurança, salubridade e condições climáticas;
b) Identificar e enviar para restauro e reencadernação as espécies danificadas;
c) Promover a cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
2 - A limpeza dos depósitos de arquivo, das estantes e dos documentos far-se-á de acordo com as seguintes normas:
a) Limpeza dos depósitos de arquivo - não devem ser utilizados detergentes, cera ou outros materiais inflamáveis; deve-se utilizar um pano húmido com um produto neutro e inodoro para limpeza do pavimento; não se deve arrumar no Arquivo outros materiais que a ele não pertençam.
b) Limpeza das estantes - devem ser limpas com um pano húmido com uma mistura de álcool (duas partes de água e uma parte de álcool).
c) Limpeza dos documentos - os documentos devem ser limpos, sistematicamente, através de escovagem e aspiração mecânica com equipamento adequado, sem prejuízo da utilização e adoção de outros métodos e materiais de higienização, consoante a tipologia dos documentos e a evolução técnico-científica.
Capítulo VI
Incorporação de outros fundos
Artigo 18.º
Incorporação de outros fundos
A Câmara Municipal de Viseu, através do Arquivo, pode incorporar, por compra, doação ou depósito, fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o concelho.
Capítulo VII
Direito de Acesso
Artigo 19.º
Informações sobre a disponibilidade do Serviço
O Arquivo tem os seguintes horários:
a) Horário do serviço de atendimento e de consulta: terças, quartas e sextas feiras das 9h00 às 12h00 e das 14h00 às 16.30, segundas e quintas feiras das 14h00 às 16h30.
b) Horário de funcionamento do Arquivo: dias úteis, das 09h00 às 12h30 e das 14h00 às 17h30.
Artigo 20.º
Direito de Acesso
1 - O direito de acesso aos documentos administrativos compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo.
2 - O acesso aos documentos administrativos é regulado pelo Regime Jurídico de Acesso aos Documentos Administrativos, Regulamento Geral de Proteção de Dados e Regime dos Arquivos e do Património Arquivístico.
Artigo 21.º
Forma de Acesso
1 - O acesso aos documentos administrativos exerce-se através dos seguintes meios, conforme opção do requerente:
a) Consulta gratuita, efetuada nos serviços que os detêm;
b) Reprodução por fotocópia;
c) Certidão.
2 - A reprodução de documentos está sujeita ao pagamento das taxas previstas no Regulamento e Tabela de Taxas e Licenças e Outras Receitas do Município de Viseu.
Artigo 22.º
Obrigação dos utilizadores
1 - Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo deverá fornecer, gratuitamente, uma cópia dos respetivos estudos, bem como referenciar neles os documentos consultados.
2 - No Arquivo, é expressamente proibido:
a) Praticar atos que perturbem o normal funcionamento do Serviço;
b) Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever, ou por qualquer modo, danificar os documentos;
c) Fumar dentro das instalações do Arquivo;
d) Comer ou beber na sala de consulta;
e) Fotografar e filmar;
f) Fazer sair, das instalações, qualquer documento do Arquivo.
3 - O utilizador que não cumprir as disposições enumeradas no número anterior, é convidado a sair das instalações do Arquivo e, dependendo da infração, ficará sujeito às sanções previstas na lei.
Artigo 23.º
Requisições internas
1 - As requisições de documentação dos Órgãos ou Serviços Municipais deverão ser feitas em formulário próprio, disponibilizado pelo Serviço, e enviadas através do Sistema de Gestão documental, de modo a facilitar o respetivo controlo.
2 - As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão.
Capítulo VIII
Pessoal - Responsabilidade e Competências
Artigo 24.º
Responsabilidade técnica
Ao técnico responsável pelo Arquivo compete, no âmbito das suas funções:
a) O cumprimento deste regulamento;
b) Apresentar o relatório e o plano anual de atividades;
c) Coordenar o trabalho desenvolvido pelos trabalhadores do Arquivo;
d) Providenciar a segurança, o acesso e a comunicação dos fundos documentais existentes no Arquivo;
e) Promover a elaboração de instrumentos de pesquisa;
f) Orientar a organização documental e o tratamento arquivístico.
Artigo 25.º
Competências dos trabalhadores
Compete aos trabalhadores do Arquivo, consoante a sua formação técnico-profissional e sob orientação do responsável:
a) Receber, conferir, registar, ordenar e arquivar os processos enviados pelos serviços municipais;
b) Manter e atualizar os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários);
c) Zelar pela conservação da documentação;
d) Elaborar pequenos restauros;
e) Executar tarefas relacionadas com os pedidos de anexação, reprodução e consulta de documentação;
f) Superintender o serviço de consulta;
g) Executar outras tarefas inerentes ao serviço de Arquivo.
Capítulo IX
Disposições finais
Artigo 26.º
Casos omissos
As dúvidas ou casos omissos deste Regulamento serão resolvidos, com prévio parecer técnico do Arquivo, pelo Presidente da Câmara ou em quem a competência for delegada.
Artigo 27.º
Revisão
O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo.
Artigo 28.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação na 2.ª série do Diário da República.
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