Portaria 936/83
de 21 de Outubro
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo nas empresas públicas e a subsequente inutilização dos originais correspondentes.
Por outro lado, estabelece-se no n.º 2 do artigo 41.º dos Estatutos da TABAQUEIRA - Empresa Industrial de Tabacos, E. P., aprovados pelo Decreto-Lei 503-G/76, de 30 de Junho, que podem ser microfilmados os documentos que devem conservar-se em arquivo.
O conselho de gerência da TABAQUEIRA, E. P., apresentou uma proposta, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º do citado Decreto-Lei 29/72, com vista à regulamentação do exercício da faculdade legal de microfilmagem.
Assim:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Energia, o seguinte:
1.º
(Prazos de conservação de documentos)
1 - Na TABAQUEIRA - Empresa Industrial de Tabacos, E. P., os documentos, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.
2 - O conselho de gerência da TABAQUEIRA determinará, em regulamentação interna, a duração mínima de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.
2.º
(Documentos que não podem inutilizar-se)
Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, cultural ou outro motivo atendível.
3.º
(Microfilmagem de documentos)
É autorizada a microfilmagem de documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização de originais.
4.º
(Operações de microfilmagem e livros de termos)
1 - A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.
2 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em 2 bobinas devidamente referenciadas, que ficarão guardadas em locais diferentes.
3 - O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia deverão ser autenticados com o selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável indicado no n.º 5.º
4 - Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento.
5 - Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo chefe do respectivo serviço.
6 - O termo de abertura mencionará o início dos filmes e o de encerramento a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.
5.º
(Pessoal responsável pela microfilmagem)
Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro.
6.º
(Força probatória das fotocópias)
As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e com o selo branco.
7.º
(Inutilização de documentos)
1 - A inutilização de documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.
2 - O livro de autos de inutilização de documentos terá termos de abertura e de encerramento e todas as folhas serão rubricadas pelo responsável do serviço.
8.º
(Legislação subsidiária)
Em tudo o que não estiver especialmente regulado neste diploma aplica-se subsidiariamente o disposto no Regulamento aprovado pela Portaria 597/75, de 9 de Outubro.
Ministério da Indústria e Energia.
Assinada em 7 de Outubro de 1983.
Pelo Ministro da Indústria e Energia, João Nuno Boulain de Carvalho Carreira, Secretário de Estado da Indústria.
