Portaria 1125/91
de 30 de Outubro
O número de documentos e de processos existentes nos arquivos da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa e o aumento constante do seu volume têm vindo a gerar graves problemas de espaço nas instalações que lhe estão afectas, bem como grandes dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação, quando necessária.
Tal acumulação de documentação, clínica e administrativa, resultou fundamentalmente da inexistência da legislação específica aplicável à Maternidade regulamentando a conservação, a microfilmagem e a destruição da documentação arquivística, e só o recurso a um instrumento legal que lhe permita regular o ciclo de vida da documentação, utilizando tecnologias adequadas, poderá proporcionar um quadro de soluções satisfatório.
Pretende-se, com a presente portaria, dotar a Maternidade do Dr. Alfredo da Costa de um instrumento legal que, para além de regular o ciclo de vida da respectiva documentação, por meio de tabelas de avaliação e selecção, possa enquadrar a criação de sistemas ou programas que, de forma articulada e contínua, permitam aos serviços a gestão aficaz e rentável dos seus documentos no tocante à respectiva avaliação, selecção, microfilmagem, eliminação e remessa para arquivo intermédio e definitivo.
Nesta perspectiva, é ainda de salientar o papel fundamental do Instituto Português de Arquivos, resultante do disposto no Decreto-Lei 152/88, de 29 de Abril, como entidade cuja intervenção é obrigatória em matéria de política arquivística nacional.
Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Saúde e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa, no que se refere a avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação da sua documentação, que consta do anexo a esta portaria e da qual faz parte integrante.
Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Saúde.
Assinada em 4 de Outubro de 1991.
Pelo Ministro da Saúde, Jorge Augusto Pires, Secretário de Estado da Administração da Saúde. - Pelo Secretário de Estado da Cultura, Maria Natália Brito da Silva Correia Guedes, Subsecretária de Estado da Cultura.
Regulamento Arquivístico da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pela Maternidade do Dr. Alfredo da Costa, adiante abreviadamente designada por MAC, no âmbito das suas actividades.
2 - O presente Regulamento aplica-se aos documentos de arquivo, de utilização tanto em fase corrente como intermédia.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação pressupõe o estabelecimento de prazos de conservação administrativa da documentação e a determinação do seu destino final.
2 - É da responsabilidade da MAC a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos seus documentos.
3 - Cabe ao Instituto Português de Arquivos, adiante abreviadamente designado por IPA, a determinação do destino final da documentação, sob proposta da MAC.
Artigo 3.º
Tabelas de avaliação e selecção de documentos
1 - As tabelas de avaliação e selecção de documentos consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.
2 - As tabelas de avaliação e selecção de documentos devem ser sujeitas a revisões quinquenais, de forma a poderem adequar-se às alterações da produção documental.
Artigo 4.º
Selecção
A selecção de documentos, realizada de acordo com o disposto nas tabelas de avaliação e selecção de documentos, é da responsabilidade directa do Gabinete de Avaliação e Selecção de Documentos da MAC, adiante abreviadamente designado por GASD.
Artigo 5.º
Eliminação
1 - A documentação destituída de valor secundário deve ser eliminada após a prescrição dos respectivos prazos de conservação administrativa.
2 - A eliminação de documentos pode ser feita por:
a) Inutilização seguida de venda;
b) Incineração;
c) Maceração.
3 - A MAC reserva-se o direito de optar por qualquer das formas referidas no número anterior, tendo em conta critérios de confidencialidade e racionalidade.
4 - No acto da eliminação de documentos será lavrado auto de eliminação, no qual deve constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, identificadas quanto à sua proveniência.
5 - O auto de eliminação constitui prova jurídica de abate patrimonial.
6 - É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam previstos nas tabelas de avaliação e selecção.
7 - O auto referido nos números anteriores será normalizado de acordo com directrizes definidas pelo IPA.
Artigo 6.º
Remessa de documentos para arquivo intermédio
1 - A documentação com taxas reduzidas de utilização administrativa, de acordo com o estipulado nas tabelas de avaliação e selecção, é remetida para arquivo intermédio.
2 - Os conjuntos documentais remetidos para arquivo intermédio permanecem aí a título de simples depósito e são considerados, para todos os efeitos, propriedade do serviço de origem.
3 - As remessas de documentos dos serviços devem ser feitas com a periodicidade que o GASD vier a estabelecer.
Artigo 7.º
Remessa de documentos para arquivo definitivo
A documentação considerada de conservação permanente deve ser remetida para arquivo definitivo, após prescrição dos prazos de conservação administrativa.
Artigo 8.º
Formalidades das remessas
As remessas referidas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhadas por um auto de entrega que delas fará prova jurídica;
b) Ter em anexo ao auto de entrega uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) Os documentos referidos nas alíneas anteriores serão normalizados de acordo com directrizes definidas pelo IPA.
Artigo 9.º
Acessibilidade e confidencialidade
1 - O acesso aos documentos do arquivo intermédio é facultado aos funcionários devidamente identificados e nos termos que vierem a ser definidos pelo GASD.
2 - O acesso aos documentos do arquivo definitivo deve obedecer a um regulamento interno deste arquivo.
3 - O acesso referido nos números anteriores obedecerá aos critérios de confidencialidade da informação definidos internamente pela MAC.
Artigo 10.º
Substituição de suporte
1 - É autorizada a substituição de suporte de documentos de acordo com critérios de segurança, autenticação e legalidade.
2 - No caso específico da microfilmagem, e para efeitos do presente Regulamento, são os microfilmes classificados nos seguintes termos:
a) Microfilme de substituição - microfilme de documentos originais com interesse administrativo, eliminados por razões de aproveitamento de espaço.
b) Microfilme para uso administrativo - microfilme de documentos originais utilizados para criação e ou uso de arquivos, nomeadamente como auxiliar de referência;
c) Microfilme de complemento - microfilme através do qual se complementam e ou completam unidades arquivísticas a partir de documentos originais conservados noutro local;
d) Microfilme de segurança - microfilme efectuado para preservar e salvaguardar documentos.
3 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável sob selo branco ou de perfuração especial.
4 - A microfilmagem é feita em duplicado, em filmes de sais de prata, devendo conservar-se em locais distintos.
5 - As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm a força probatória do original.
6 - É autorizada a distribuição dos originais após microfilmagem, salvo os documentos considerados de conservação permanente, os quais devem ser mantidos no seu suporte original.
Artigo 11.º
Recursos e estruturas arquivísticas
1 - É criado um Gabinete de Avaliação e Selecção de Documentação para a elaboração e ou revisão das tabelas de avaliação e selecção de documentação, bem como a gestão de documentos, coordenado, preferencialmente, por um técnico superior da carreira de BAD da área de arquivo e constituído por um jurista e por técnicos que possuam conhecimentos sobre a produção e a tramitação documentais.
2 - Ao GASD competirá, designadamente:
a) Apresentar propostas fundamentadas de avaliação de documentos;
b) Discutir e apresentar propostas de regulamento interno parao serviço de arquivo intermédio;
c) Elaborar o regulamento interno sobre gestão de documentos;
d) Coordenar a execução das funções arquivísticas consignadas no presente Regulamento.
Artigo 12.º
Fiscalização
Cabe ao IPA, de acordo com o disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei 152/88, de 29 de Abril, exercer inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos (de conservação)
(ver documento original)
