Portaria 413/83
de 8 de Abril
Tendo em conta que o Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo nas empresas públicas e subsequente inutilização de originais, e considerando a proposta do conselho de gerência da EPAL - Empresa Pública das Águas Livres, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Habitação, Obras Públicas e Transportes, o seguinte:

1.º
(Prazos de conservação de documentos)
1 - Na EPAL - Empresa Pública das Águas Livres, os documentos, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.

2 - O conselho de gerência da EPAL determinará, em regulamentação interna, a duração mínima de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

2.º
(Documentos que não podem inutilizar-se)
Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para o arquivo histórico da EPAL.

3.º
(Microfilmagem de documentos)
É autorizada a microfilmagem de documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização de originais.

4.º
(Operações de microfilmagem e livros de termos)
1 - A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.
2 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em 2 bobinas devidamente referenciadas, que ficarão guardadas em locais diferentes.

3 - O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia deverão ser autenticados com o selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável indicado no artigo 5.º

4 - Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento.

5 - Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo chefe do respectivo serviço.

6 - O termo de abertura mencionará o início dos filmes e o de encerramento a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

5.º
(Pessoal responsável pela microfilmagem)
Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro.

6.º
(Força probatória das fotocópias)
As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e com o selo branco.

7.º
(Inutilização de documentos)
1 - A inutilização de documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.

2 - O livro de autos de inutilização de documentos terá termos de abertura e de encerramento e todas as folhas serão rubricadas pelo responsável do serviço.

8.º
(Legislação subsidiária)
Em tudo o que não estiver especialmente regulado neste diploma aplica-se subsidiariamente o disposto no regulamento aprovado pela Portaria 597/75, de 9 de Outubro.

9.º
(Resolução de dúvidas)
As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitam à manutenção em arquivo de documentos com interesse administrativo, técnico ou histórico, bem como à definição da natureza deste interesse, serão submetidas a despacho do ministro da tutela

Ministério da Habitação, Obras Públicas e Transportes, 23 de Março de 1983. - O Ministro da Habitação, Obras Públicas e Transportes, José Carlos Pinto Soromenho Viana Baptista.