Na sequência da publicação da lei orgânica da Secretaria Geral do Ministério da Economia, através do Decreto-Lei 76/2015, de 12 de maio, a Portaria 287/2015, de 16 de setembro, determinou a estrutura nuclear e estabeleceu o número máximo de unidades flexíveis, as quais vieram a ser aprovadas através do meu Despacho 10834-A/2015, de 29 de setembro.
Posteriormente, por força da consolidação da prestação centralizada de serviços e da centralização dos sistemas de informação, no âmbito do alinhamento estratégico para os mesmos, o meu Despacho 15356/2016, de 15 de dezembro, veio introduzir alterações à estrutura flexível, permitindo a sua adequação à nova realidade e à cabal prossecução das atribuições desta Secretaria-Geral.
Considerando, as alterações entretanto ocorridas, com repercussões nas atribuições desta Secretaria-geral, em especial, na área financeira, consubstanciadas, nomeadamente, no Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), impõe-se, de novo, proceder a alguns ajustamentos funcionais na estrutura flexível vigente.
Assim, determino a extinção da Divisão de Acompanhamento e Controlo Orçamental e criação da Divisão de Gestão Financeira, nos termos das disposições conjugados dos n.os 5 e 6 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de janeiro e da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei 2/2004, de 15 de janeiro, ambos os diplomas na sua redação atual, procedendo, ainda a alguns acertos pontuais nas restantes unidades flexíveis.
Assim, a nova estrutura orgânica flexível, passa a ter a seguinte constituição:
1 - A Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos, abreviadamente designada por DSGRH, a que se refere o artigo 3.º da Portaria 287/2015, de 16 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:
1.1 - A Divisão de Administração de Pessoal, abreviadamente designada por DAP, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:
a) Praticar os atos de administração e assegurar o processamento de remunerações e outros abonos do pessoal, procedendo igualmente à liquidação dos respetivos descontos;
b) Assegurar, nos termos legais, o controlo e registo da assiduidade e do trabalho suplementar dos trabalhadores;
c) Instruir os processos de aposentação e de submissão a junta médica dos trabalhadores;
d) Organizar e manter atualizada a informação relativa aos recursos humanos;
e) Colaborar na elaboração dos orçamentos no âmbito da sua área de competências;
f) Efetuar estudos e pareceres, emitir orientações e prestar apoio técnico sobre recursos humanos;
g) Elaborar o mapa de pessoal da SGE, e colaborar na elaboração e gestão dos mapas de pessoal dos serviços e organismos que integram a PCS.
2 - A Direção de Serviços Financeiros, abreviadamente designada por DSF, a que se refere o artigo 4.º da Portaria 287/2015, de 16 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:
2.1 - A Divisão de Gestão Financeira, abreviadamente designada DGF, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:
a) Preparar os pedidos de libertação de créditos mensais por conta das dotações em crédito nas respetivas estruturas orçamentais e proceder à emissão dos meios de pagamento;
b) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio;
c) Organizar e manter atualizada a contabilidade da despesa e da receita de cada uma das estruturas orçamentais operadas nos sistemas de registo contabilístico disponibilizados, de acordo com as regras da contabilidade pública.
2.2 - A Divisão de Gestão Financeira integra o Núcleo de Gestão de Receitas e Contas Correntes (GRCC) e o Núcleo de Gestão de Cobrança de Receita e Pagamentos (GCRP) aos quais compete, respetivamente:
2.2.1 - Núcleo de Gestão de Receitas e Contas Correntes:
a) Acompanhar e verificar os procedimentos legais de execução orçamental e de realização de despesa pública;
b) Assegurar a validação de faturas ou documentos similares de terceiros e respetivos registos nos sistemas informáticos de suporte junto dos Organismos;
c) Assegurar a interlocução com os operadores económicos, em casos de divergência na faturação;
d) Emitir documentos de receita e Documentos Únicos de Cobrança (DUC) e respetivo registo contabilístico nos sistemas informáticos de suporte;
e) Prestar informação no que respeita à sua atividade, designadamente, no que concerne a relatórios de pagamentos em atraso e unidade de tesouraria e obrigações fiscais;
f) Assegurar a reconciliação bancária, tendo em consideração o princípio da segregação de funções.
2.2.2 - Núcleo de Gestão de Cobrança de Receita e Pagamentos:
a) Acompanhar as contas bancárias de suporte à cobrança de receita, cuja gestão esteja a cargo da SGE, procedendo à identificação da sua natureza e solicitando ao GRCC, a emissão do DUC;
b) Assegurar o processamento e a contabilização das receitas cobradas;
c) Assegurar o pedido de libertação de créditos das dotações do Orçamento do Estado;
d) Verificar a regularidade financeira dos pedidos de autorização de pagamento;
e) Proceder à emissão dos meios de pagamento;
f) Proceder à comunicação dos pagamentos aos operadores económicos;
g) Assegurar o arquivo dos documentos contabilísticos de suporte de receita e despesa;
h) Gerir e controlar os fundos de maneio dos serviços da GAFME e AGME, bem como garantir as suas reconstituições;
i) Assegurar o pagamento dos Documentos Únicos de Cobrança;
j) Assegurar a conclusão da execução dos processos de contratação no Portal Base - Online e no sistema contabilístico de suporte;
k) Assegurar os pedidos de reembolso das viagens.
2.3 - A Direção de Serviços Financeiros integra também o Núcleo de Gestão e Controlo (GC) ao qual compete:
a) Elaborar os projetos anuais de orçamento, atividades e de projetos, em colaboração com os respetivos Organismos, no âmbito da PCS;
b) Iniciar, acompanhar, otimizar e relatar a execução orçamental e financeira dos Organismos, no âmbito da PCS;
c) Acompanhar a evolução dos indicadores de gestão dos Organismos;
d) Preparar, acompanhar e concluir os projetos cofinanciados, no âmbito de sistema de incentivos ou programas de financiamento;
e) Preparar e assegurar os reporte orçamentais e financeiros, solicitados pela Direção Geral do Orçamento e por outros Organismos da AP, designadamente, fundos disponíveis, conta geral do Estado, previsão mensal de execução e quadro plurianual de programação orçamental;
f) Elaborar a prestação anual ou prestações de contas intercalares;
g) Assegurar o registo, acompanhamento e conclusão da execução financeira dos contratos, no Sistema Central de Encargos Plurianuais e nas ferramentas informáticas de suporte.
3 - A Direção de Serviços de Contratação Pública e Património, abreviadamente designada por DSCPP, a que se refere o artigo 6.º da Portaria 287/2015, de 16 de setembro, integra as seguintes unidades orgânicas flexíveis:
3.1 - A Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada UMC, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:
a) Colaborar com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., (ESPAP), na execução da política de compras públicas, de forma a assegurar melhores condições negociais aos serviços e organismos do ministério integrados no Sistema Nacional de Compras Públicas, racionalizando os processos e custos de aquisição;
b) Promover a centralização, ao nível ministerial, da celebração de contratos de aquisição ou locação de bens e serviços e empreitadas de obras públicas no âmbito dos acordos quadro celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., (ESPAP);
c) Desenvolver os procedimentos de contratação relacionados com a aquisição e aluguer da frota automóvel;
d) Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério e implementar e gerir os respetivos sistemas de informação, nos moldes definidos pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., (ESPAP).
3.2 - A Divisão de Gestão de Contratação e Património, abreviadamente designada por (DGCP) à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:
a) Desenvolver os procedimentos para formação de contratos de aquisição ou locação de bens e serviços e empreitadas de obras públicas solicitados pelos serviços e organismos que integram a PCS, não incluídos nos acordos quadro;
b) Coordenar e gerir a frota automóvel, bem como manter atualizado Parque de Veículos do Estado (PVE);
c) Desenvolver os procedimentos inerentes à gestão integral do património imobiliário dos serviços e organismos que integram a PCS;
d) Manter atualizado o Sistema de Informação dos Imóveis do Estado (SIEE);
e) Coordenar e reportar informação sobre a aplicação do princípio da onerosidade e sobre os planos setoriais de ocupação de espaço, conservação e reabilitação de imóveis e atuar junto do Fundo de Reabilitação e Conservação Patrimonial, exercendo as funções de Unidade de Gestão Patrimonial (UGP);
f) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis do Estado.
4 - A Direção de Serviços de Sistemas de Informação, abreviadamente designada por DSSI, a que se refere o artigo 7.º da Portaria 287/2015, de 16 de setembro, integra as seguintes unidades orgânicas flexíveis:
4.1 - A Divisão de Tecnologias de Informação, abreviadamente designada DTI, à qual compete, no âmbito SGE, dos Gabinetes e do Ministério da Economia, nomeadamente:
a) Assegurar a implementação e exploração de sistemas de informação;
b) Implementar políticas de atualização e manutenção dos sistemas existentes, garantindo uma resposta eficaz face às necessidades dos serviços, organismos e outras entidades do Ministério;
c) Assegurar a implementação e operacionalização de aplicações e sistemas, definindo uma arquitetura de informação integrada e consistente, garantindo a necessária articulação com as restantes estruturas e utilizadores;
d) Desenvolver, manter e explorar os sistemas, conteúdos multimédia e aplicações informáticas, assegurando o apoio aos serviços e organismos do Ministério;
e) Assegurar a administração e gestão técnica das plataformas informáticas, audiovisuais e de comunicações, garantindo a sua operacionalidade bem como a disponibilização de serviços estáveis e fiáveis;
f) Definir e assegurar a aplicação de regras e normas de uso dos sistemas de informação existentes, garantindo a segurança, confidencialidade e integridade das aplicações e meios envolvidos.
4.2 - A Divisão de Estruturas de Comunicações e Segurança, abreviadamente designada por DECS, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e do Ministério da Economia, nomeadamente:
a) Gerir e assegurar a operacionalização e controlo das infraestruturas de suporte aos sistemas informáticos do Ministério;
b) Gerir as redes de comunicações entre os vários organismos do Ministério;
c) Propor estudos e soluções de carácter transversal com vista à consolidação, operacionalização e controlo das redes de comunicações e segurança;
d) Assegurar a definição e cumprimento das normas de segurança associados aos sistemas de informação do Ministério;
e) Responder e mitigar eventuais ataques informáticos aos organismos do Ministério;
f) Propor a adoção de boas práticas, relativamente às competências constantes das alíneas d), e), f), g) e h) do artigo 7.º da Portaria 293/2012, de 28 de setembro.
4.3 - A Direção de Serviços de Sistemas de Informação integra também o Núcleo de Operações e Apoio (NOA), ao qual compete, nomeadamente:
4.3.1 - Núcleo de Operações e Apoio (NOA):
a) Assegurar a resolução de pedidos de suporte de utilizadores;
b) Monitorizar e comunicar níveis de serviço de pedidos de suporte;
c) Assegurar as necessidades de microinformática, garantida uma correta articulação com os diferentes serviços;
d) Monitorizar preventivamente todos os sistemas e estruturas de suporte ao funcionamento dos sistemas de informação.
e) Acompanhar e dar suporte às áreas de negócio da DSSI;
f) Garantir conformidade com metodologias e standards;
5 - A Direção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSDCRP, a que se refere o artigo 8.º da Portaria 287/2015, de 16 de setembro, integra o Núcleo de Relações Públicas, o Núcleo de Expediente e Documentação e o Núcleo de Biblioteca e Arquivo Histórico, aos quais compete, respetivamente:
5.1 - Núcleo de Relações Públicas:
a) Colaborar nas atividades de relações públicas e de protocolo, articulando a sua atuação com os gabinetes governamentais;
b) Colaborar no funcionamento do serviço de receção e atendimento ao público, prestando informações relacionadas com as áreas de competência do Ministério, bem como encaminhar as sugestões recebidas;
c) Executar os trabalhos gráficos solicitados, incluindo a edição e distribuição das publicações elaboradas no Ministério;
d) Gerir as salas de reuniões e o auditório da Secretaria-Geral;
e) Promover e apoiar a realização de eventos no âmbito da Secretaria-Geral;
f) Promover ações de apoio a projetos de responsabilidade e solidariedade sociais.
5.2 - Núcleo de Expediente e Documentação:
a) Gerir a documentação recebida e expedida pela Secretaria-Geral, através do sistema de gestão documental, nomeadamente o registo, digitalização e classificação dos documentos conforme a Macroestrutura Funcional (MEF);
b) Articular o sistema da gestão documental e de workflow com as boas práticas no âmbito da qualidade e controlo interno e garantir a sua interoperabilidade com os restantes aderentes à interoperabilidade da Administração Pública;
c) Promover a implementação de planos de classificação documental transversais ao Ministério;
d) Elaborar e atualizar, em colaboração com os serviços e organismos, propostas de portarias de gestão de documentos, ou outros instrumentos reguladores de avaliação documental de arquivo, tendo em vista a seleção e conservação do acervo;
e) Gerir os acervos documentais, correntes e intermédios, nos diversos suportes;
f) Distribuir a documentação protocolada.
5.3 - Núcleo de Biblioteca e Arquivo Histórico:
a) Gerir a Biblioteca e Arquivo Histórico da Economia e restantes acervos custodiados;
b) Catalogar e descrever os acervos, a sua preservação, conservação, digitalização, disponibilização e divulgação;
c) Identificar e gerir os recursos documentais e promover a gestão de um catálogo coletivo do acervo documental existente, assegurando a sua disponibilização;
d) Assegurar a gestão do arquivo histórico do Ministério, garantindo a sua guarda, conservação, tratamento e difusão;
e) Elaborar e atualizar, em colaboração com os serviços e organismos, propostas de implementação de instrumentos normativos, tendo em vista a preservação e conservação dos acervos;
f) Promover a articulação com o órgão coordenador da política arquivística, garantindo a implementação da política nacional de arquivos.
6 - À Equipa Multidisciplinar de Planeamento e Informação de Gestão, abreviadamente designada por EMPIG a funcionar na dependência da Direção compete, nomeadamente:
a) Exercer as funções e garantir a atividade da SGE, enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental do Ministério de Economia;
b) Assegurar que é prestada por todos os serviços, organismos e outras entidades do Ministério, a informação financeira e orçamental, requerida e de reporte obrigatório;
c) Coordenar a elaboração da proposta de Orçamento de Estado para o Ministério, assegurando a fiabilidade, consistência e coerência da informação;
d) Distribuir fundos disponíveis referentes a receitas gerais do programa orçamental, e validação do reporte dos fundos disponíveis efetuado pelos respetivos organismos;
e) Apresentar, mensalmente, a projeção para o conjunto do programa orçamental, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos;
f) Analisar os desvios de execução orçamental, os respetivos riscos para o conjunto do ano, elaborando para o efeito, um relatório mensal de análise do programa;
g) Definir indicadores de economia, eficiência e eficácia do Ministério, nomeadamente, os respetivos objetivos e metas;
h) Avaliar e reportar o grau de cumprimento dos objetivos do Ministério, incluindo as respetivas medidas de política, atividades e projetos;
i) Propor alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do Ministério, tendo em conta as competências definidas na lei;
j) Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrição de projetos;
k) Emitir parecer prévio sobre questões orçamentais que careçam de autorização do membro do governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela;
l) Emitir parecer prévio sobre a assunção de compromissos plurianuais;
m) Produzir relatórios e indicadores de execução orçamental do Ministério;
n) Colaborar com o Ministério das Finanças, com vista à concretização da orçamentação por programas e à definição do Quadro Plurianual;
o) Preparar o documento técnico de apoio ao relatório com os indicadores de resultados respeitantes à execução do programa orçamental;
p) Elaborar e apresentar o contributo do Ministério para a Conta Geral do Estado;
q) Garantir a implementação e execução de medidas globais relacionadas com a informação de gestão, assegurando a articulação com os organismos do Ministério;
r) Adequar os sistemas de informação contabilísticos ao sistema europeu de contas;
s) Implementar políticas progressivas de informação e contabilização numa lógica de contabilidade analítica.
7 - À Divisão de Planeamento e Gestão Estratégica, abreviadamente designada por DPGE, que funcionará na dependência da Direção, compete, nomeadamente:
a) Assegurar a definição e implementação de objetivos estratégicos e operacionais para a Secretaria-Geral;
b) Definir e organizar um sistema integrado de planeamento e indicadores de gestão necessários a uma eficaz e eficiente gestão estratégica;
c) Monitorizar e comunicar a performance das diferentes áreas orgânicas da SGE;
d) Elaborar os instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o Plano e o Relatório de Atividades da SGE;
e) Elaborar o balanço social da SGE e o dos serviços e organismos que integram a PCS;
f) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização de processos, procedimentos e circuitos com vista a promover a eficácia na prestação de serviços;
g) Estudar e aplicar medidas que promovam a inovação, a modernização e a qualidade, assegurando a articulação com entidades ministeriais ou interministeriais nesta área;
h) Assegurar o processo de avaliação do desempenho ao nível do SIADAP 1 da SGE, através da elaboração do respetivo QUAR e relatórios de autoavaliação;
i) Elaborar e manter atualizados os manuais de procedimentos;
j) Monitorizar informação sobre áreas relevantes para os serviços da SGE.
8 - O presente despacho produz efeitos a 1 de junho de 2018, ficando revogado o meu Despacho 15356/2016, de 21 de dezembro.
30 de maio de 2018. - A Secretária-Geral, Maria Ermelinda Paulo Rodrigues da Silva Carrachás.
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