Regulamento Orgânico e de Funcionamento da Central de Compras Eletrónicas da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho
Preâmbulo
O presente Regulamento, que tem a natureza de regulamento interno, e a deliberação que o aprova, representam o ato constitutivo da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho e tem como normas habilitantes a alínea d) do artigo 90.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro e o artigo 4.º do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro.
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento tem por objeto definir a estrutura orgânica e o funcionamento da Central de Compras da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho (CC-CIM-AM).
Artigo 2.º
Natureza da CC-CIM-AM
1 - A CC-CIM-AM é uma central de compras instituída pela Comunidade Intermunicipal do Alto Minho, doravante designada CIM Alto Minho, ao abrigo do disposto nos artigos 260.º a 262.º do Código dos Contratos Públicos, aprovado pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro e pelo Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, com as devidas alterações.
2 - Organicamente a CC-CIM-AM fica integrada na Unidade Orgânica Administrativa e Financeira.
Artigo 3.º
Princípios orientadores
A CC-CIM-AM orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Promoção da racionalização dos gastos, desburocratização e simplificação dos procedimentos concursais;
b) Promoção da transparência nos procedimentos concursais e nos demais processos de negociação;
c) Segregação das funções de negociação, de contratação, de compras e de pagamentos;
d) Utilização de ferramentas eletrónicas de suporte à atividade de compras com funcionalidades de catálogos eletrónicos e de encomenda automatizada;
e) Adoção de práticas aquisitivas por via eletrónica baseadas na ação de negociação, com vista à redução de custos de transação;
f) Adoção de práticas que fomentem e promovam aspetos ambientais e sociais, numa lógica global de sustentabilidade das compras, nas entidades adjudicantes que integram a CC-CIM-AM.
g) Promoção da concorrência como garantia de melhor condição de compra;
h) Garantia de plena autonomia das entidades adjudicantes que integram a CIM do Alto Minho.
Artigo 4.º
Missão
A CC-CIM-AM tem como missão:
a) Estabelecer a estratégia e as políticas de compra e de sourcing para as categorias de bens e serviços superiormente determinados;
b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e standarização de especificações de produtos e serviços a adquirir;
c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
e) Monitorizar o desempenho da função compras eletrónicas da CIM do Alto Minho e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela CC-CIM-AM;
f) Promover junto das entidades adjudicantes abrangidas a utilização dos serviços da CC-CIM-AM;
g) Elaborar e promover normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento;
h) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços em articulação com as deliberações do órgão executivo;
i) Apoiar as áreas de aprovisionamento das entidades adjudicantes abrangidas que pretendam desenvolver processos de negociação municipais (não transversais), bem como disponibilizar a plataforma tecnológica para a execução deste tipo de negociação.
Artigo 5.º
Âmbito objetivo
1 - A CC-CIM-AM desenvolverá todas as atividades que a sua natureza lhe permitir, nomeadamente:
a) A celebração de Acordos Quadro, designados por contratos públicos de aprovisionamento, com vista à futura celebração de contratos de locação ou de aquisição de bens móveis, serviços ou contratos de empreitada de obras públicas;
b) A locação ou a aquisição de bens móveis destinados às entidades adjudicantes abrangidas, nomeadamente por forma a promover o agrupamento de encomendas;
c) A adjudicação de propostas de execução de empreitadas de obras públicas, de fornecimento de bens móveis, locação de bens móveis e de aquisição de serviços, a pedido e em representação das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Dinamizar processos de consulta e negociação centralizada de bens e serviços;
e) Desenvolver todas as competências que lhe forem delegadas pelo Conselho Intermunicipal.
2 - Na celebração dos Acordos Quadro, a CC-CIM-AM poderá adotar uma das seguintes modalidades:
a) Celebração com uma única entidade, quando neles estejam suficientemente especificados todos os aspetos da execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos;
b) Celebração com várias entidades, quando neles não estejam totalmente contemplados ou não estejam suficientemente especificados os aspectos de execução dos contratos a celebrar ao seu abrigo que sejam submetidos à concorrência pelo caderno de encargos.
3 - A CC-CIM-AM poderá ainda encetar a negociação de obras e a aquisição de bens móveis e serviços, nos termos do artigo seguinte.
Artigo 6.º
Contratos de mandato administrativo
1 - Mediante a celebração de contrato de mandato administrativo a celebrar entre a Comunidade Intermunicipal do Alto Minho e qualquer das entidades adjudicantes abrangidas, pode a CC-CIM-AM encarregar-se da negociação da contratação de obras e da aquisição de bens móveis e de serviços não abrangidos por Acordos Quadro.
2 - O contrato de mandato administrativo referido no número anterior regula as relações entre a CC-CIM-AM e a entidade adjudicante e define, designadamente, os níveis de serviço nos termos dos quais aquela deve desenvolver, no caso concreto, a sua atividade.
Artigo 7.º
Âmbito subjetivo
1 - Na presente data, a CC-CIM-AM abrange as seguintes entidades:
a) Município de Arcos de Valdevez;
b) Município de Caminha;
c) Município de Melgaço;
d) Município de Monção;
e) Município de Paredes de Coura;
f) Município de Ponte da Barca;
g) Município de Ponte de Lima;
h) Município de Valença;
i) Município de Viana do Castelo;
j) Município de Vila Nova de Cerveira.
2 - O recurso, pelas entidades adjudicantes abrangidas, aos Acordos Quadro negociados pela CC-CIM-AM é facultativo.
3 - Podem ainda ficar abrangidas pelo âmbito objetivo da CC-CIM-AM as entidades que se achem submetidas ao regime do Código dos Contratos Públicos, nomeadamente, os Serviços Municipalizados dos municípios que integram a CIM do Alto Minho, as entidades que integram os diversos setores empresariais locais e as freguesias, associações privadas de solidariedade social e outros, desde que manifestem a vontade de integração na CC-CIM-AM, o que comporta a adesão aos seus princípios e a aceitação do disposto no presente Regulamento e nas normas de execução emanadas pelo Conselho Intermunicipal.
4 - O pedido de adesão à CC-CIM-AM carece de aprovação do Conselho Intermunicipal da CIM do Alto Minho ou do seu membro com competência delegada.
5 - Podem ainda recorrer aos Acordos Quadro celebrados pela CC-CIM-AM as entidades não abrangidas pela contratação centralizada.
Artigo 8.º
Direitos das entidades adjudicantes abrangidas
As entidades adjudicantes abrangidas têm direito:
a) A indicar um representante efetivo e um suplente para a Comissão de Acompanhamento;
b) A usufruir, nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 200/2008, de 9 de outubro, das vantagens asseguradas pelos Acordos Quadro celebrados pela CC-CIM-AM;
c) A beneficiarem das ferramentas eletrónicas, nomeadamente Catalogação Eletrónica; Leilões Eletrónicos; Agregação de Necessidades e outras, nos processos de adjudicação encetadas ao abrigo de Acordos Quadro;
d) Beneficiarem das condições negociadas no âmbito dos processos de negociação centralizada de bens e serviços;
e) Indicar representantes para as Comissões Técnicas sempre que entendam pertinente;
f) A fazer cessar a sua adesão à CC-CIM-AM, mediante notificação dirigida à CIM do Alto Minho, efetuada por carta registada, mantendo-se, no entanto, as obrigações da entidade aderente previstas no âmbito dos Acordos Quadro celebrados.
g) Beneficiar e usufruir da atividade desenvolvida pela CC-CIM-AM.
Artigo 9.º
Deveres das entidades adjudicantes abrangidas
1 - As entidades adjudicantes abrangidas autorizam a CC-CIM-AM a publicitar a sua identidade no sítio da Internet na CC-CIM-AM e nos fóruns onde a CC-CIM-AM tenha participação.
2 - As entidades adjudicantes abrangidas deverão fornecer informação, em formato a disponibilizar pela CC-CIM-AM e com periodicidade proposta pela Comissão de Acompanhamento com a prontidão necessária ao bom funcionamento dos serviços.
3 - Cabe às entidades adjudicantes colaborar na monitorização dos consumos e supervisão das condições negociadas, bem como no cumprimento dos prazos e demais atribuições da sua responsabilidade;
4 - Devem ainda as entidades adjudicantes autorizar a CC-CIM-AM a desempenhar as funções de entidade agregadora, sempre que assim o requeiram, para que esta possa efetuar convites aos cocontratantes dos Acordos Quadro para os efeitos estatuídos no artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos e com eles negociar por qualquer meio legalmente admissível, sempre a pedido e em representação de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas.
Artigo 10.º
Estrutura da CC-CIM-AM
A CC-CIM-AM será integrada na Unidade Orgânica Administrativa e Financeira, e terá a seguinte estrutura:
1 - A Coordenação será efetuada pelo Coordenador da Unidade Orgânica Administrativa e Financeira, coadjuvado nas suas funções por dois técnicos desta unidade.
2 - Unidades consultivas:
a) Comissão de Acompanhamento;
b) Comissão Técnica.
Artigo 11.º
Competências do coordenador da CC-CIM-AM
Compete ao Coordenador da CC-CIM-AM:
a) Propor superiormente a estratégia da Central de Compras;
b) Propor superiormente os objetivos e métricas de desempenho a atingir pela Central de Compras;
c) Monitorizar o desempenho da Central de Compras de acordo com os objetivos definidos superiormente;
d) Promover a adesão de outras entidades adjudicantes;
e) Apoiar na supervisão dos contratos negociados de forma centralizada;
f) Elaborar relatórios de atividade para apresentação superior, de acordo com a periodicidade a definir;
g) Acompanhar a Comissão de Acompanhamento.
Artigo 12.º
Funções Desempenhadas no âmbito da Central de Compras
1 - No âmbito da Gestão de Categorias:
a) Proceder à categorização e standardização dos bens e serviços;
b) Assegurar a agregação das necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas;
c) Proceder ao planeamento das necessidades de compra anuais das entidades adjudicantes abrangidas;
d) Proceder à seleção de fornecedores/ prestadores de serviço;
e) Assegurar a gestão dos processos de negociação.
2 - No âmbito da Supervisão e Controlo de Contratos:
a) Proceder à análise dos níveis de execução dos contratos;
b) Avaliar da satisfação das entidades aderentes relativamente aos contratos estabelecidos;
c) Proceder à identificação e quantificação de aquisições fora de contrato ("Maverick Buying");
d) Definir medidas corretivas/ preventivas.
3 - No âmbito da Gestão da Plataforma Eletrónica:
a) Assegurar a gestão e a administração de ocorrências na plataforma eletrónica;
b) Assegurar a gestão de contrato de disponibilização da plataforma eletrónica (em regime de outsourciong);
c) Monitorizar níveis de desempenho da plataforma, mediante condições contratuais (Service Level Agreement).
d) Assegurar a gestão, administração e atualização do sítio eletrónico da CC-CIM-AM.
Artigo 13.º
Composição da Comissão de Acompanhamento
A Comissão de Acompanhamento é composta por um representante de cada uma das entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIM-AM.
Artigo 14.º
Competências da Comissão de Acompanhamento
Compete à Comissão de Acompanhamento:
a) Assegurar a correta implementação das linhas aprovadas, com base em reuniões periódicas;
b) Participar na definição da estratégia da Central de Compras;
c) Promover a redução/ eliminação de riscos para a execução do plano de compras eletrónicas da CIM do Alto Minho;
d) Propor iniciativas no âmbito da Contratação Pública;
e) Identificar as categorias alvo a integrar em Acordos Quadro, pela CC-CIM-AM;
f) Garantir a homogeneidade dos processos e procedimentos;
g) Promover a centralização dos processos de consulta e negociação.
Artigo 15.º
Composição da Comissão Técnica
A Comissão Técnica tem uma composição variável, em função de necessidades específicas, e é integrada por especialistas na área de economato, consumíveis de informática, consumíveis de higiene e limpeza, papel e outros designados pelas entidades adjudicantes abrangidas pela CC-CIM-AM.
Artigo 16.º
Competências da Comissão Técnica
Compete à Comissão Técnica:
a) Definir as especificações de bens e serviços;
b) Identificar potenciais fornecedores;
c) Avaliar alternativas e soluções;
d) Emitir pareceres técnicos;
e) Prestar aconselhamento periódico em função das necessidades.
Artigo 17.º
Serviços de apoio
O apoio logístico, pessoal, financeiro, jurídico e informático à CC-CIM-AM é assegurado pelas diversas unidades orgânicas da Comunidade Intermunicipal do Alto Minho.
Artigo 18.º
Serviços de apoio e financiamento
1 - O funcionamento da CC-CIM-AM é assegurado pela CIM do Alto Minho.
2 - A CC-CIM-AM pode obter, através de qualquer meio legalmente previsto, receitas, diretamente relacionadas com a atividade desenvolvida, revertendo esses valores para a Comunidade Intermunicipal do Alto Minho, designadamente através da remuneração dos serviços prestados nas relações contratuais com terceiros que não sejam entidades adjudicantes.
3 - O valor da remuneração a cobrar nos termos do número anterior, é definido pelo Conselho Intermunicipal da CIM do Alto Minho, relativamente a cada um dos processos desenvolvidos pela CC-CIM-AM.
4 - As receitas referidas no n.º 2 devem ser aplicadas, na parte considerada necessária, no desenvolvimento da atividade da CC-CIM-AM.
Artigo 19.º
Gestão de atividades por terceiros
1 - A gestão das plataformas eletrónicas sob a qual assentam os leilões eletrónicos, a catalogação eletrónica, agregação eletrónica, contratação eletrónica, e outras ferramentas utilizadas pela CC-CIM-AM podem ser cometidas a um fornecedor externo de serviços, atenta a complexidade técnica exigida.
2 - A gestão da atividade da CC-CIM-AM pode, ainda, por deliberação do Conselho Intermunicipal, ser atribuída a um fornecedor externo de serviços, devendo, no entanto, esta deliberação assentar em critérios de eficiência e economia financeira.
3 - A CIM do Alto Minho pode igualmente recorrer à contratação de serviços a fornecedores externos sempre que se mostre mais vantajoso para o funcionamento da CC-CIM-AM.
4 - A seleção do fornecedor externo deve obedecer aos princípios vigentes para os procedimentos de formação dos contratos públicos.
Artigo 20.º
Avaliação das necessidades
A CC-CIM-AM procederá, de forma regular, a uma avaliação das necessidades das entidades que a integram, como forma de lhes responder com prontidão e eficácia.
Artigo 21.º
Dependência funcional
Na medida em que integra a estrutura de serviços da CIM do Alto Minho, a CC-CIM-AM depende, em primeira instância, do Secretariado Executivo Intermunicipal e em segunda instância do Conselho Intermunicipal.
Artigo 22.º
Casos omissos e dúvidas
Os casos omissos e as dúvidas serão resolvidos por deliberação fundamentada da CIM do Alto Minho.
Artigo 23.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Diário da República.
O presente Regulamento foi aprovado em reunião da Assembleia Intermunicipal, de 28 de novembro de 2014.
13 de janeiro de 2015. - O Primeiro Secretário, Júlio Pereira.
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