No uso das competências que me são conferidas pela lei, homologo o Regulamento Interno dos Serviços Administrativos e Financeiros do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa, publicado em anexo a este despacho.
Este regulamento foi objeto de parecer favorável do Conselho de Supervisão de 25 de outubro de 2017 e homologado pelo Presidente do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa em 06 de novembro de 2017 e entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
ANEXO
Regulamento Interno dos Serviços Administrativos e Financeiros (SAF) do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa (ISEL)
Preâmbulo
Os Estatutos do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa (ISEL) anexos ao Despacho 5576/2010, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 60, de 26 de março, enumeram, no n.º 1 do artigo 78.º, os serviços que integram os Serviços Centrais do ISEL, sendo que a alínea a) prevê a existência dos Serviços Administrativos e Financeiros, cujas competências, organização interna e funcionamento serão objeto de Regulamento Interno, nos termos do n.º 2 do artigo 79.º do mesmo diploma.
Artigo 1.º
Âmbito
1 - O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica e as competências dos Serviços Administrativos e Financeiros do ISEL.
2 - Os Serviços Administrativos e Financeiros (SAF) são serviços centrais do ISEL e compreendem duas áreas: Serviço de Recursos Humanos (SRH) e Serviços Financeiros (SF).
Artigo 2.º
Serviço de Recursos Humanos
1 - O Serviço de Recursos Humanos exerce a sua atividade nos domínios da gestão de pessoal, implementando a política de recursos humanos do ISEL, e compreende três núcleos:
a) Núcleo de Gestão de Pessoal;
b) Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais;
c) Núcleo de Formação, Avaliação e Desenvolvimento.
2 - Os trabalhadores pertencentes ao Serviço de Recursos Humanos estão distribuídos pelos diferentes núcleos, podendo exercer funções em qualquer um deles em caso de necessidade e em conformidade com o mapa de pessoal do ISEL.
Artigo 3.º
Núcleo de Gestão de Pessoal
Ao Núcleo de Gestão de Pessoal compete organizar e manter atualizados todos os processos de caráter administrativo relacionados com os trabalhadores docentes e não docentes, nomeadamente:
a) Organizar os processos relativos ao recrutamento, contratação e rescisão de contratos do pessoal docente e não docente, bem como os respetivos processos individuais;
b) Manter atualizados os mapas de pessoal;
c) Controlar o registo de assiduidade do pessoal docente e não docente;
d) Emitir as certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções do pessoal do ISEL, nos termos da lei;
e) Proceder à reinscrição do pessoal na Caixa Geral de Aposentações, à inscrição ou reinscrição na Segurança Social e na ADSE do pessoal com contrato de trabalho em funções públicas;
f) Proceder à inserção e atualização de dados com vista ao carregamento de informação no SIOE (Sistema de Informação da Organização do Estado), no REBIDES (Registo Biográfico dos Docentes do Ensino Superior) e na plataforma INDEZ;
g) Instruir processos relativos a trabalho extraordinário e deslocações em serviço;
h) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Serviço de Recursos Humanos.
Artigo 4.º
Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais
Ao Núcleo de Vencimentos e Regalias Sociais compete processar toda a documentação relacionada com remunerações e comparticipações sociais, nomeadamente:
a) Processar os vencimentos e demais complementos ou outros, do pessoal docente e não docente, bem como instruir os processos inerentes a prestações pecuniárias, abonos e subsídios e proceder ao seu pagamento;
b) Elaborar o ficheiro DIRTES (Direção do Tesouro) para pagamento dos vencimentos por transferência bancária;
c) Elaborar os suportes digitais ou guias para entrega dos descontos a enviar ao Núcleo de Tesouraria dos Serviços Financeiros para que este proceda ao pagamento às respetivas entidades;
d) Emitir toda a documentação exigida por lei decorrente do processamento dos vencimentos;
e) Preparar os elementos necessários à elaboração da proposta de Orçamento do ISEL e à prestação de contas de gerência no que se refere a dados da gestão de pessoal;
f) Proceder ao tratamento das despesas da ADSE e demais regalias sociais;
g) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Serviço de Recursos Humanos.
Artigo 5.º
Núcleo de Formação, Avaliação e Desenvolvimento
Ao Núcleo de Formação, Avaliação e Desenvolvimento compete a promoção das ações de formação que permitam melhorar o desempenho e a qualidade dos serviços, a motivação profissional dos trabalhadores e o desenvolvimento de novas competências, devendo, nomeadamente:
a) Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional do pessoal não docente;
b) Preparar o plano de formação do pessoal não docente, assegurando todas as fases do ciclo formativo;
c) Assegurar a realização das ações de formação programadas, bem como a sua organização e coordenação;
d) Avaliar o impacto da formação a nível sectorial e organizacional, visando a melhoria dos postos de trabalho e dos processos a eles associados;
e) Gerir os processos relativos ao sistema de avaliação de desempenho do pessoal docente e não docente, bem como exercer as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Serviço de Recursos Humanos.
Artigo 6.º
Serviços Financeiros
1 - Os Serviços Financeiros exercem as suas atribuições nos domínios financeiros e patrimoniais do ISEL compreendendo quatro núcleos:
a) Núcleo de Orçamento e Contabilidade;
b) Núcleo de Aprovisionamento e Património;
c) Núcleo de Tesouraria;
d) Núcleo de Projetos.
2 - Os trabalhadores pertencentes aos Serviços Financeiros estão distribuídos pelos diferentes núcleos, podendo exercer funções em qualquer um deles em caso de necessidade e em conformidade com o mapa de pessoal do ISEL.
Artigo 7.º
Núcleo de Orçamento e Contabilidade
1 - Ao Núcleo de Orçamento e Contabilidade compete assegurar a correta gestão orçamental e o funcionamento do sistema de contabilidade, respeitando as considerações técnicas, os princípios e as regras contabilísticas, de modo a garantir a sua regulamentação e aplicação.
2 - O Núcleo de Orçamento e Contabilidade compreende o Setor de Orçamento e o Setor de Contabilidade.
3 - Ao Setor de Orçamento compete garantir a correta gestão orçamental, nomeadamente:
a) Preparar os elementos necessários para a elaboração do orçamento do ISEL;
b) Preparar os documentos de prestação de contas, a apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;
c) Proceder ao registo de informação orçamental obrigatória nas páginas eletrónicas da Direção Geral do Orçamento e do Tribunal de Contas;
d) Organizar e apresentar, mensalmente, as reconciliações bancárias;
e) Proceder às alterações orçamentais decorrentes do controlo da execução do orçamento;
f) Exercer todas as demais funções respeitantes ao controlo do orçamento do ISEL.
4 - Ao Setor de Contabilidade compete garantir o correto registo e controlo patrimonial da receita e da despesa, nomeadamente:
a) Emitir os documentos de receita, bem como os demais documentos que suportem registos contabilísticos relacionados com receitas;
b) Classificar todos os documentos de receita;
c) Efetuar todos os registos contabilísticos referentes à arrecadação de receitas;
d) Promover a verificação permanente dos documentos de receita e de despesa;
e) Classificar todos os documentos de despesa;
f) Proceder a todos os registos contabilísticos relativos ao pagamento de despesas;
g) Controlar as contas de operações de Tesouraria: registo contabilístico e controlo de entregas periódicas obrigatórias;
h) Exercer todas as demais funções de natureza contabilística.
Artigo 8.º
Núcleo de Núcleo de Aprovisionamento e Património
1 - Ao Núcleo de Aprovisionamento e Património compete assegurar o aprovisionamento e a gestão patrimonial do ISEL.
2 - O Núcleo de Aprovisionamento e Património compreende o Setor de Aprovisionamento e o Setor de Património.
3 - Ao Setor de Aprovisionamento compete garantir a correta gestão das aquisições, nomeadamente:
a) Proceder à aquisição e locação de bens, serviços e empreitadas de obras públicas necessários ao funcionamento do ISEL, organizando os respetivos processos de aquisição e locação, nos termos das disposições legais em vigor;
b) Acompanhar a sua execução financeira dos contratos mencionados na alínea anterior;
c) Assegurar o aprovisionamento, conservação e distribuição do material necessário ao funcionamento do ISEL;
d) Manter as fichas dos artigos em armazém atualizadas, através do registo das saídas de stock e sua imputação aos centros de custo e contas correntes respetivas;
e) Proceder às contagens físicas periódicas de material de consumo corrente;
f) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas no âmbito do Aprovisionamento.
4 - Ao Setor de Património compete proceder à organização e atualização dos ficheiros do património do ISEL, nomeadamente:
a) Proceder ao levantamento dos bens existentes;
b) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis do ISEL, possibilitando o cálculo das amortizações e reintegrações a integrar na contabilidade patrimonial;
c) Preparar e manter atualizado, com as respetivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis propriedade do ISEL;
d) Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património do ISEL no que concerne a bens imóveis;
e) Elaborar todos os mapas patrimoniais necessários para a conta de gerência;
f) Promover do balanço anual do património do ISEL;
g) Realizar auditorias internas aos equipamentos do ISEL e todo o apoio administrativo e técnico, neste âmbito, às unidades orgânicas do Instituto;
h) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas no âmbito do Património.
Artigo 9.º
Núcleo de Tesouraria
1 - Ao Núcleo de Tesouraria compete organizar e manter atualizados os registos de recebimento e pagamento, bem como uma correta gestão de disponibilidades.
2 - O Núcleo de Tesouraria compreende o Setor da Receita Escolar, o Setor de Serviços Gerais e o Setor de Recuperação de Dívida.
3 - Ao Setor da Receita Escolar compete controlar a receita escolar, nomeadamente:
a) Proceder à arrecadação de receita escolar (propinas, taxas e emolumentos) nos termos legais e regulamentares e no respeito das normas e procedimentos dos Serviços Financeiros;
b) Elaborar diariamente as folhas de caixa da receita escolar;
c) Garantir o arquivo permanente dos registos informáticos;
d) Acompanhar e instruir os requerimentos dos alunos;
e) Executar os serviços de atendimento aos alunos e a outros utentes;
f) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
4 - Ao Setor de Serviços Gerais compete a arrecadação das receitas de âmbito não escolar e o pagamento das despesas, nomeadamente:
a) Proceder à arrecadação das receitas e ao pagamento das despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das normas e procedimentos dos Serviços Financeiros;
b) Emitir e controlar os meios de pagamento e as respetivas listas de movimento;
c) Proceder aos registos contabilísticos correspondentes ao pagamento de despesas;
d) Proceder ao depósito diário, em instituições bancárias, dos valores recebidos;
e) Verificar diariamente as folhas de caixa e de depósitos;
f) Elaborar, mensalmente, os balancetes de caixa relativos aos recebimentos e pagamentos efetuados;
g) Elaborar, mensalmente, a solicitação de transferências de fundos;
h) Gerir o Fundo de Maneio da Tesouraria;
i) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
5 - Ao setor de Recuperação de Dívida compete a arrecadação das receitas de âmbito de cobrança de valores em dívida, nomeadamente:
a) Elaborar as informações, as listagens e os mapas necessários ao controlo das dívidas dos alunos;
b) Acompanhar e instruir os requerimentos dos alunos devedores;
c) Elaborar as certidões de dívida e envio para aos serviços competentes, para efeitos de execução fiscal;
d) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
Artigo 10.º
Núcleo de Projetos
Ao Núcleo de Projetos compete assegurar a organização administrativa, contabilística e financeira de projetos do ISEL, nomeadamente:
a) Garantir apoio técnico na elaboração de candidaturas, orçamentos e contratos;
b) Acompanhar a execução financeira dos projetos e orçamentos;
c) Proceder à cabimentação das despesas dos projetos, verificando a sua elegibilidade;
d) Elaborar, organizar e apresentar as contas às entidades financiadoras;
e) Acompanhar as ações de auditoria dos projetos;
f) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
Artigo 11.º
Coordenação
1 - Os Serviços de Recursos Humanos e os Serviços Financeiros são coordenados, cada um, por um Chefe de Divisão, correspondendo este cargo, para todos os efeitos legais, ao de dirigente intermédio de 2.º grau.
2 - Ao Chefe de Divisão compete, para além das competências previstas no Estatuto de Carreira Dirigente, as que lhe vierem a ser delegadas, bem como assegurar o bom funcionamento intersetorial do serviço, promovendo a qualidade do ambiente de trabalho.
3 - Por despacho do presidente do ISEL, podem ser designados outros responsáveis para coordenar áreas ou núcleos de maior complexidade e dimensão, correspondendo este cargo, para todos os efeitos legais, ao de dirigente intermédio de 3.º ou de 4.º grau.
Artigo 12.º
Omissões
As dúvidas ou casos omissos suscitados na interpretação deste regulamento serão resolvidos pelo Presidente do ISEL.
Artigo 13.º
Revogação
São revogadas todas as anteriores disposições normativas na parte em que contrariem as regras estabelecidas no presente regulamento.
Artigo 14.º
Entrada em vigor
Este regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.
6 de novembro de 2017. - O Presidente do Instituto Superior de Engenharia de Lisboa, Professor Coordenador Doutor Jorge Alberto Mendes de Sousa.
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