Deliberação 945/2017

Considerando que:

A Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (FLUL) é uma pessoa coletiva de Direito Público, integrada na Universidade de Lisboa, com autonomia estatutária, científica, pedagógica, cultural, administrativa, financeira e patrimonial;

No desenvolvimento das suas atividades, a FLUL dispõe de estruturas de suporte, globalmente designadas por serviços;

O artigo 11.º dos estatutos da FLUL, homologados pelo Despacho 13186-B/2013, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 199, de 15 de outubro de 2013, estabelecem a orgânica dos seus serviços, remetendo para regulamentação posterior a delimitação das suas atribuições, competências e normas de funcionamento;

Decorridos quatro anos da data da última alteração introduzida no regulamento orgânico dos serviços da FLUL é manifesta a necessidade da sua revisão com vista à melhoria global do desempenho dos serviços;

Nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 41.º dos Estatutos da FLUL, sob proposta do Diretor Executivo, e ouvidos os coordenadores de divisão, por deliberação do Conselho de Gestão de 21 de Setembro de 2017, é aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, que constitui anexo e parte integrante da presente deliberação.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

Capítulo I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Estrutura geral dos serviços da FLUL

1 - A estrutura de serviços da FLUL compreende serviços de gestão e serviços de apoio.

2 - São serviços de gestão:

a) A Divisão da Biblioteca (DB);

b) A Divisão de Serviços Administrativos (DSA);

c) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial (DGFP);

d) A Divisão de Serviços Académicos (DSAc);

e) A Divisão de Relações Externas (DRE);

f) A Divisão de Apoio Técnico (DAT).

g) A Divisão de Apoio à Investigação (DAI);

3 - São serviços de apoio:

a) A Assessoria Jurídica (AJ);

b) Gabinete de Estudos e de Planeamento (GEP);

c) Secretariado dos Órgãos (SO).

Artigo 2.º

Diretor Executivo

1 - Os serviços da FLUL são dirigidos por um Diretor Executivo, do qual dependem hierarquicamente, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Compete ao Diretor Executivo, nomeadamente:

a) Orientar e coordenar a atividade das divisões e superintender no seu funcionamento, bem como orientar diretamente os serviços de apoio, garantindo, em todos os casos, a qualidade dos serviços prestados;

b) Dirigir com rigor e eficiência os trabalhadores não docentes e não investigadores e distribuí-los, otimizando os meios que lhe estão afetos e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;

c) Propor a constituição de todos os júris de concursos relativos a pessoal não docente;

d) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão, nomeadamente elaborando ou promovendo a elaboração de estudos, pareceres e informações relativos à gestão da Faculdade;

e) Recolher, sistematizar e divulgar a informação com interesse para o estabelecimento de ensino e informar sobre todos os assuntos que devam ser submetidos à apreciação dos órgãos de gestão da Faculdade;

f) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;

g) Definir os objetivos dos serviços da FLUL, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos pelo Diretor da FLUL;

h) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;

i) Submeter à apreciação do Conselho de Gestão as propostas de alteração à orgânica e à regulamentação dos serviços da FLUL que entenda convenientes.

3 - O Diretor Executivo depende hierarquicamente do Diretor da FLUL.

4 - Em caso de ausência ou impedimento, o Diretor Executivo é substituído por um Coordenador de Divisão por si designado ou, na ausência de designação, pelo Coordenador da Divisão de Serviços Administrativos.

Artigo 3.º

Coordenadores de Divisão

1 - Os Serviços de gestão da FLUL a que se refere o artigo 1.º são dirigidos por Coordenadores de Divisão, que exercem as competências que lhes são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento, e ainda as que lhes forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Compete aos Coordenadores de Divisão, nomeadamente:

a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os respetivos trabalhadores e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como realizando e fomentando os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;

c) Divulgar junto dos respetivos trabalhadores os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelo serviço;

d) Garantir o cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades pelos trabalhadores;

e) Proceder de forma objetiva à avaliação do desempenho dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;

f) Identificar as necessidades de formação específica dos trabalhadores da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;

g) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;

h) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na respetiva divisão, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.

3 - Sempre que tal se torne necessário para garantir a continuidade dos serviços públicos, nomeadamente em casos de ausência ou impedimento de Coordenadores de Divisão, poderão ser atribuídas a qualquer elemento do pessoal administrativo e técnico da FLUL funções de coordenação de serviços ou atividades compatíveis com a sua categoria.

Artigo 4.º

Coordenadores de Nível Intermédio

1 - Os Serviços de gestão e de apoio da FLUL a que se refere o artigo 1.º podem possuir Núcleos.

2 - Os Núcleos podem, nos termos do presente regulamento, ser dirigidos por um dirigente de nível intermédio de 3.º ou 4.º graus, designado por coordenador de núcleo, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento, e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

3 - Sem prejuízo das competências que lhe sejam delegadas ou subdelegadas, no âmbito da gestão geral do respetivo Núcleo e de acordo com as orientações definidas, aos titulares dos cargos de direção intermédia de 3.º e 4.º graus compete, designadamente:

a) Coadjuvar o titular do cargo de direção superior ou intermédia de que dependam hierarquicamente;

b) Coordenar, sendo caso disso, as atividades e gerir os recursos de uma unidade funcional, com uma missão concretamente definida para a prossecução da qual se demonstre indispensável a existência deste nível de direção;

c) Exercer todas as competências específicas que lhes forem conferidas por lei e pelos estatutos ou regulamentos.

Capítulo II

Dos Serviços

Secção I

Da Divisão da Biblioteca

Artigo 5.º

Divisão da Biblioteca

1 - A Divisão da Biblioteca tem a seu cargo a gestão e o tratamento técnico, biblioteconómico e arquivístico do património bibliográfico e documental da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, incluindo o do respetivo Arquivo Histórico, em qualquer suporte, tanto na perspetiva do apoio ao ensino e à investigação como da difusão cultural.

2 - A Divisão da Biblioteca compreende os seguintes Núcleos:

a) Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções

b) Núcleo de Arquivos e Manuscritos

c) Núcleo de Referência, Gestão de Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores

d) Núcleo de Comunicação e Gestão de Atividades Culturais

e) Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso

3 - A direção científico-pedagógica da Biblioteca é assegurada pelo Diretor da Biblioteca, designado nos termos dos Estatutos da FLUL.

4 - A direção técnica e executiva da Biblioteca é assegurada pelo Coordenador da Divisão da Biblioteca.

Artigo 6.º

Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções

1 - Compete ao Núcleo de Aquisições, Tratamento Documental e de Gestão das Coleções, nomeadamente:

a) Garantir e gerir a aquisição, através de compra, oferta, doação e permuta, das espécies bibliográficas e documentais destinadas à Biblioteca;

b) Assegurar a receção, seleção e inventariação das espécies bibliográficas e documentais entradas na Biblioteca;

c) Recolher, processar e gerir os pedidos de aquisições bibliográficas e documentais;

d) Aplicar políticas e normas técnicas de catalogação, classificação, indexação e gestão de coleções, com base em linhas orientadoras e instrumentos normativos nacionais e internacionais;

e) Assegurar a catalogação, classificação, indexação e cotação das espécies bibliográficas e documentais entradas na Biblioteca da FLUL;

f) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico das coleções e garantir a sua conservação e preservação;

g) Garantir a limpeza, expurgo e acondicionamento das coleções existentes e a integrar.

Artigo 7.º

Núcleo de Arquivos e Manuscritos

1 - Compete ao Núcleo de Arquivos e Manuscritos, nomeadamente:

a) Recolher, organizar, preservar e dar acesso à documentação com valor histórico, científico, artístico ou literário, produzida, nomeadamente, por professores e investigadores ou por instituições cujos acervos tenham sido incorporados na Biblioteca da FLUL.

Artigo 8.º

Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso

1 - Compete ao Núcleo de Empréstimos, Atendimento e Acesso, nomeadamente:

a) Assegurar a consulta presencial e o empréstimo domiciliário;

b) Assegurar o empréstimo interbibliotecas a nível nacional e internacional;

c) Assegurar o atendimento aos utilizadores;

d) Assegurar o processo de inscrição de utilizadores;

e) Assegurar as condições adequadas ao funcionamento da sala de leitura.

Artigo 9.º

Núcleo de Comunicação e Gestão de Atividades Culturais

1 - Compete ao Núcleo de Comunicação e Gestão de Atividades Culturais, nomeadamente:

a) Administrar e gerir as plataformas e ferramentas de comunicação da Biblioteca com os utilizadores;

b) Promover, dinamizar e acolher visitas ao espaços e serviços da Biblioteca;

c) Participar e organizar, em colaboração com as unidades orgânicas da FLUL e da ULisboa, bem como com entidades externas, atividades de divulgação da Biblioteca;

d) Organizar atividades culturais, nomeadamente com recurso ao acervo da Biblioteca da FLUL;

e) Apoiar a realização de atividades culturais promovidas pelas unidades orgânicas da FLUL e da ULisboa, bem como por entidades externas;

f) Assegurar a divulgação e o registo, para memória futura, das atividades realizadas nos espaços da Biblioteca.

Artigo 10.º

Núcleo de Referência, Gestão de Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores

1 - Compete ao Núcleo de Referência, Gestão de Conhecimento Científico e Formação de Utilizadores, nomeadamente:

a) Orientar na consulta dos catálogos e obras de referência e no apoio à pesquisa em bases de dados;

b) Definir procedimentos de recuperação e difusão da informação orientadas para as necessidades dos utilizadores;

c) Garantir a administração e o funcionamento das plataformas de gestão do conhecimento científico e pesquisa de informação;

d) Assegurar a gestão da comunidade da FLUL no Repositório da ULisboa;

e) Apoiar os investigadores da FLUL no desenvolvimento de estratégias e na utilização de ferramentas de apoio aos processos de comunicação e organização do trabalho científico, em articulação com a DAI;

f) Aplicar métodos de bibliometria para obtenção de indicadores de avaliação da produção científica da FLUL em articulação com o GEP;

g) Ministrar ações de formação orientadas para a promoção da literacia e exploração dos recursos de informação.

SECÇÃO II

Da Divisão de Serviços Administrativos

Artigo 11.º

Divisão de Serviços Administrativos

1 - A DSA exerce a sua atividade nos domínios da gestão de recursos humanos, expediente e arquivo e atividades auxiliares.

2 - A DSA compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de planeamento e gestão de recursos humanos;

b) Núcleo de expediente e arquivo;

c) Núcleo de atividades auxiliares.

Artigo 12.º

Núcleo de planeamento e gestão de recursos humanos

Compete ao Núcleo de planeamento e gestão de recursos humanos, designadamente:

a) Prestar aos órgãos de Governo da Faculdade as informações e assessoria que lhe forem solicitadas em matéria de planeamento e gestão de recursos humanos;

b) Assegurar os procedimentos necessários ao recrutamento e seleção de pessoal, bem como à criação, gestão, modificação e extinção de relações jurídicas de emprego;

c) Organizar e manter atualizados os processos individuais, bases de dados e toda a informação pertinente;

d) Assegurar a gestão e registo da assiduidade e antiguidade dos recursos humanos;

e) Instruir procedimentos referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais;

f) Emitir certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao planeamento e gestão de recursos humanos;

g) Promover e gerir a formação profissional dos recursos humanos;

h) Promover e organizar os processos de avaliação do desempenho;

i) Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos e proceder à liquidação dos respetivos descontos;

j) Proceder à inscrição e gestão da situação dos recursos humanos junto de entidades externas com competência na matéria, designadamente da Caixa Geral de Aposentações e Segurança Social;

k) Elaborar o balanço social, mapa de pessoal e outros instrumentos de planeamento e de gestão dos Recursos Humanos;

l) Propor metodologias no âmbito da inovação administrativa, estabelecimento de normativos, procedimentos, indicadores de atividade e de desempenho, bem como a construção de instrumentos específicos de avaliação e controlo;

Artigo 13.º

Núcleo de Expediente e Arquivo

Sem prejuízo do dever dos demais serviços organizarem e manterem atualizados os respetivos arquivos e de registarem os documentos neles diretamente recebidos, compete ao Núcleo de Expediente e Arquivo, nomeadamente:

a) Receber, tratar e encaminhar adequadamente, de acordo com as indicações superiores, toda a correspondência e outros documentos recebidos e proceder ao seu registo;

b) Organizar e manter atualizado o arquivo de toda a correspondência e documentos que lhe forem confiados e zelar pela sua segurança;

Artigo 14.º

Núcleo de Atividades Auxiliares

1 - O Núcleo de atividades auxiliares é coordenado preferencialmente por um encarregado operacional e compreende os seguintes serviços:

a) Unidade de apoio administrativo;

b) Unidade de operadores de telecomunicações.

2 - O pessoal adstrito ao apoio administrativo tem a seu cargo assegurar todo o apoio administrativo compatível com a sua categoria que lhe seja solicitado.

3 - Os operadores de telecomunicações têm a seu cargo a gestão de todo o movimento de comunicações da central telefónica da Faculdade, bem como o estabelecimento daquelas que lhe sejam solicitadas pelos órgãos, unidades ou serviços da FLUL e ainda o envio e receção de telecópias.

Secção III

Da Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial

Artigo 15.º

Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial

1 - A DGFP tem a seu cargo as funções de natureza técnica nos domínios da gestão orçamental, financeira, económica e patrimonial da FLUL e coadjuva, de forma geral, o Conselho de Gestão no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas.

2 - A DGFP compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Aprovisionamento;

b) Núcleo de Contabilidade, Orçamento e Contas;

c) Núcleo do Património;

d) Núcleo da Tesouraria.

Artigo 16.º

Núcleo de Aprovisionamento

Compete ao Núcleo de Aprovisionamento, nomeadamente:

a) Instruir, acompanhar e avaliar o processo instrutório de pré-contratação de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, sob proposta e apreciação técnica dos demais serviços/unidades da FLUL, salvaguardando as articulações necessárias;

b) Elaborar, sob a orientação do Conselho de Gestão, o plano anual de aquisições e assegurar a sua execução em tempo útil, atendendo a critérios de ordem legal, técnica, de economia e de oportunidade;

c) Conhecer o mercado e gerir adequadamente a relação com os fornecedores, através de um sistema de avaliação contínuo do serviço prestado;

d) Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial da FLUL, a eficiência e racionalidade da contratação através da centralização e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;

e) Levar a cabo, em articulação com outros serviços, as ações e procedimentos necessários à celebração de contratos de aquisição de bens e de prestação de serviços e empreitadas, de acordo com a legislação em vigor;

f) Manter uma base de dados atualizada desses contratos;

g) Gerir as existências em armazém garantindo em depósito o material de consumo corrente;

h) Registar todas as entradas e saídas do armazém e criar todos os controlos necessários;

i) Fornecer aos serviços, mediante requisição, os consumíveis e outros bens necessários ao seu funcionamento;

j) Rececionar material e controlar a sua quantidade e qualidade;

k) Identificar material de baixa rotação, obsoleto ou danificado de forma irrecuperável, procedendo ao seu abate, quando autorizado.

Artigo 17.º

Núcleo de Contabilidade, Orçamento e Contas

Compete ao Núcleo de Contabilidade, Orçamento e Contas, nomeadamente:

a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica da FLUL;

b) Elaborar o projeto de orçamento da FLUL, os relatórios mensais e trimestrais de controlo orçamental e os instrumentos de gestão previsional;

c) Gerir a execução orçamental da FLUL, reportando a sua evolução, bem como organizar os processos de alteração orçamental, nomeadamente os de reforço e anulação e créditos especiais;

d) Elaborar e tratar a informação solicitada, pelo Conselho de Gestão, nomeadamente estudos técnico-económicos e de índole financeira;

e) Elaborar os documentos de prestação de contas a apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;

f) Elaborar e processar as requisições de fundos respeitantes ao Orçamento de Estado;

g) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do Conselho de Gestão;

h) Informar e verificar os processos de despesa no que respeita à sua legalidade e cabimentação de verba, bem como os relativos à arrecadação de receitas e às aplicações financeiras;

i) Agregar e contabilizar toda a documentação de despesa e receita do orçamento da FLUL, da atividade de ensino, de investigação e de prestação de serviços à sociedade;

j) Instruir os processos relativos às autorizações de pagamento;

k) Analisar e reconciliar as contas bancárias;

l) Cumprir as obrigações fiscais, nomeadamente as respeitantes ao IVA e às retenções de impostos;

m) Cumprir as obrigações perante as entidades de contribuições obrigatórias ou facultativas;

n) Assegurar a emissão dos documentos para a arrecadação e anulação de receitas, nomeadamente faturas, notas de débito e de crédito;

o) Manter atualizado o arquivo contabilístico.

Artigo 18.º

Núcleo de Património

Ao Núcleo do Património compete nomeadamente:

a) Organizar e manter organizado o inventário e cadastro dos bens e imóveis da FLUL, possibilitando o cálculo das amortizações a integrar na contabilidade patrimonial;

b) Assegurar que os serviços/unidades comuniquem as alterações à localização dos bens à sua guarda, designadamente quando ocorram transferências, abates, reparações e beneficiações;

c) Acompanhar os processos de aquisição de bens de forma a garantir o registo, inventário e etiquetagem antes da sua disponibilização aos serviços e/ou unidades da FLUL;

d) Promover os processos de abate ou alienação de bens, assegurando o cumprimento dos requisitos legais.

Artigo 19.º

Núcleo de Tesouraria

Compete ao Núcleo da Tesouraria, nomeadamente:

a) Dar entrada de todas as receitas por que é responsável o Conselho de Gestão e emissão dos respetivos recibos de quitação;

b) Efetuar os pagamentos aprovados e autorizados pelo Conselho de Gestão, no que respeita a fornecedores, outros credores e Estado;

c) Assegurar o fluxo documental diário respeitante aos pagamentos e recebimentos efetuados;

d) Manter rigorosamente atualizadas as folhas de caixa e de depósito de modo a ser possível verificar a qualquer momento a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;

e) Gerir e controlar o fundo de caixa e o fundo de maneio.

Secção IV

Da Divisão de Serviços Académicos

Artigo 20.º

Divisão de Serviços Académicos

1 - A DSAc tem a seu cargo, no âmbito académico, a Gestão técnica e administrativa e o apoio aos órgãos de governo da FLUL, bem como o tratamento e circulação de informação de interesse académico.

2 - A DSAc compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Estudos Graduados;

b) Núcleo de Estudos Pós-Graduados;

c) Núcleo de Acreditação e Avaliação;

d) Núcleo de Gestão Pedagógica;

e) Núcleo de Apoio ao Estudante;

f) Secretariado das Unidades Cientifico-Pedagógicas

Artigo 21.º

Núcleo de Estudos Graduados

1 - Compete ao Núcleo de Estudos Graduados, nomeadamente:

a) Preparar e realizar processos de matrículas e inscrições;

b) Organizar procedimentos relacionados com concursos e regimes especiais de acesso de estudantes, designadamente de "mudança de par instituição/curso", "reingresso", "maiores de 23", "titulares de cursos médios e superiores" e "estudantes internacionais";

c) Instruir e informar requerimentos de estudantes nas áreas académica e pedagógica;

d) Instruir procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;

e) Gerir taxas e emolumentos da área académica;

f) Gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes;

g) Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou título e de suplementos ao diploma;

h) Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, inscrição, frequência, exame e conclusão;

i) Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

j) Prestar informação oficial de âmbito académico, aos órgãos de Governo da FLUL e a entidades externas;

k) Colaborar no procedimento de Distribuição de Serviço Docente;

l) Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre Escolas da Universidade;

m) Garantir a atualização permanente das bases de dados académicas;

n) Supervisionar a resolução de problemas relacionados com a sobrelotação de turmas durante o processo de inscrição dos alunos;

o) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a estudantes de formação inicial.

Artigo 22.º

Núcleo de Estudos Pós-Graduados

Compete ao Núcleo de Estudos Pós-Graduados, nomeadamente:

a) Preparar e realizar processos de matrículas e inscrições;

b) Organizar procedimentos de candidatura aos cursos de estudos pós-graduados;

c) Gerir todos os processos e procedimentos relacionados com provas académicas para atribuição dos graus de mestre e doutor;

d) Instruir procedimentos de equivalência e reconhecimento de habilitações estrangeiras de nível superior;

e) Gerir taxas e emolumentos da área académica;

f) Gerir processos relativos ao percurso académico dos estudantes;

g) Instruir procedimentos tendentes à emissão de certidões de registo de grau, de diplomas conferentes de grau ou título e de suplementos ao diploma;

h) Emitir certidões de âmbito académico, designadamente de matrícula, inscrição, frequência, exame e conclusão;

i) Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

j) Prestar informação oficial de âmbito académico, aos órgãos de Governo da FLUL e a entidades externas;

k) Colaborar no procedimento de Distribuição de Serviço Docente;

l) Gerir os processos associados à mobilidade de estudantes entre Escolas da Universidade;

m) Garantir a atualização permanente das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;

n) Assegurar, em geral, todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a estudantes de pós-graduação.

Artigo 23.º

Núcleo de Acreditação e Avaliação de Cursos

1 - Ao Núcleo de Acreditação e Avaliação de Cursos, compete, nomeadamente:

a) Preparar, acompanhar e prestar apoio logístico aos processos de acreditação e de avaliação interna e externa dos cursos, bem como de avaliação institucional;

b) Proceder ao tratamento, sistematização e divulgação de informação e dados estatísticos no âmbito académico;

c) Elaborar inquéritos pedagógicos e respetivos relatórios, em articulação com o Gabinete de Estudos e Planeamento;

d) Elaborar Relatórios relativos ao sucesso escolar, em articulação com o Gabinete de Estudos e Planeamento.

2 - O Núcleo de Acreditação e Avaliação de Cursos é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

Artigo 24.º

Núcleo de Gestão Pedagógica

Ao Núcleo de Gestão Pedagógica compete, nomeadamente:

a) Elaborar os horários letivos de 1.º Ciclo;

b) Gerir a atribuição de salas para tempos letivos;

c) Assegurar o secretariado e expediente próprios do Conselho Pedagógico;

d) Auxiliar os docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico;

e) Manter atualizada a informação de índole pedagógica na página web;

f) Gerir a atribuição de bolsas ou prémios a estudantes do ensino superior.

Artigo 25.º

Núcleo de Apoio ao Estudante

1 - Ao Núcleo de Apoio ao Estudante compete, nomeadamente:

a) Acolher, informar e acompanhar os estudantes com necessidades educativas especiais e estatuto especial;

b) Gerir programas de voluntariado e programas de apoio social aos estudantes da FLUL;

c) Gerir programas de bolsas de mérito social ou afins;

d) Produzir materiais didáticos em suporte alternativo aos materiais convencionais;

e) Organizar eventos e ações de formação, designadamente na área das necessidades educativas especiais;

f) Dinamizar o acesso a modalidades de apoio psicopedagógico aos estudantes;

g) Gerir, em conjunto com os docentes das Unidades Curriculares, o processo de Mentorado;

2 - O Núcleo de Apoio ao Estudante é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

Artigo 26.º

Secretariado das Unidades Cientifico-Pedagógicas

1 - O Secretariado das Unidades Científico-Pedagógicas compreende os secretariados das Áreas.

2 - O Secretariado das Unidades Científico-Pedagógicas funciona na dependência hierárquica do Coordenador da Divisão de Serviços Académicos.

3 - Compete ao Secretariado das Unidades Cientifico-Pedagógicas, nomeadamente:

a) Assegurar o secretariado e expediente próprios das comissões executivas, científicas, pedagógicas e coordenadores de cursos;

b) Estabelecer o contacto com os restantes serviços da Faculdade;

c) Efetuar o atendimento aos alunos nas áreas académica e pedagógica;

d) Elaborar o calendário de exames dos cursos de 1.º Ciclo;

e) Gerir o arquivo de pautas.

Secção V

Da Divisão de Relações Externas

Artigo 27.º

Divisão de Relações Externas

1 - A DRE tem a seu cargo a gestão administrativa da imagem, comunicação, relações externas, cooperação internacional e orientação de carreira.

2 - A DRE compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas;

b) Núcleo de Cooperação Internacional;

c) Núcleo de Orientação de Carreira.

Artigo 28.º

Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas

Ao Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas compete, nomeadamente:

a) Apoiar a elaboração de protocolos, parcerias e demais formas de relacionamento institucional, ao nível nacional;

b) Coordenar e realizar atividades no âmbito da comunicação, marketing e imagem da FLUL, nomeadamente:

i) Planeamento e desenvolvimento da estratégia de comunicação e marketing da FLUL;

ii) Organização e gestão da participação da FLUL em eventos e atividades de divulgação da sua oferta formativa;

iii) Conceção gráfica e desenvolvimento de suportes de comunicação, físicos e digitais da FLUL;

iv) Criação e manutenção de canais de comunicação da FLUL;

v) Produção e gestão de conteúdos para suportes de comunicação da FLUL;

vi) Difusão de informação no âmbito de eventos e iniciativas realizadas pela FLUL;

vii) Gerir a imagem institucional e a identidade visual da FLUL.

c) Elaborar estudos de apoio ao planeamento de atividades e à gestão estratégica no domínio da DRE.

d) Dinamizar atividades no âmbito do Programa Alumni - Memórias Vivas.

Artigo 29.º

Núcleo de Cooperação Internacional

Ao Núcleo de Cooperação Internacional compete, nomeadamente:

a) Coordenar e/ou apoiar a apresentação de candidaturas a projetos e redes internacionais no domínio da mobilidade de alunos, docentes, técnicos e investigadores;

b) Organizar e coordenar as atividades desenvolvidas pela FLUL no âmbito de programas de mobilidade, nacional e internacional, ao nível do ensino superior;

c) Promover e apoiar ações de mobilidade de alunos, docentes, técnicos e investigadores e gerir os respectivos financiamentos, em articulação com os serviços centrais;

d) Coordenar e apoiar as mobilidades no âmbito de processos de Cotutela;

e) Colaborar com o Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas no âmbito das atividades de promoção da oferta formativa da FLUL ao nível internacional, incluindo a participação em mostras e feiras internacionais de educação;

f) Promover e apoiar a elaboração de protocolos, parcerias e demais formas de relacionamento institucional, ao nível internacional, bem como a sua gestão.

Artigo 30.º

Núcleo de Orientação de Carreira

Ao Núcleo de Orientação de Carreira compete, nomeadamente:

a) Gerir os programas de estágios curriculares de 1.º e 2.º ciclos;

b) Gerir o programa de estágios extracurriculares;

c) Apoiar e coordenar, em colaboração com o Núcleo de Cooperação Internacional, a apresentação de candidaturas e gestão de projetos internacionais no âmbito da promoção da empregabilidade dos alunos e recém-diplomados;

d) Promover outras formas de contato com o mercado de trabalho, através da organização de eventos e iniciativas no âmbito da empregabilidade;

e) Estabelecer parcerias estratégicas com potenciais entidades empregadoras;

f) Facultar a informação e promover o acolhimento e o aconselhamento, visando a integração dos alunos e diplomados na vida ativa e apoiando-os na definição de percursos formativos e profissionais;

g) Recolher e divulgar ofertas de emprego, de estágio e de formação profissional;

h) Dinamizar e coordenar ações de formação que visem promover o desenvolvimento pessoal e social de alunos e diplomados;

i) Apoiar iniciativas que direta ou indiretamente promovam e/ou facilitem a inserção de alunos e diplomados no mercado de trabalho, realizadas por outros serviços da FLUL;

j) Colaborar com o Núcleo de Imagem, Comunicação e Relações Externas no âmbito das atividades de promoção da oferta formativa da FLUL.

Secção VI

Da Divisão de Apoio Técnico

Artigo 31.º

Divisão de Apoio Técnico

1 - À DAT compete o funcionamento e disponibilidade dos meios informáticos e audiovisuais necessários à FLUL e a manutenção e conservação dos edifícios, mobiliário e equipamentos.

2 - A DAT compreende os seguintes núcleos:

a) Informática, Telecomunicações e Meios audiovisuais;

b) Obras e Manutenção.

Artigo 32.º

Núcleo de Informática, Telecomunicações e Meios Audiovisuais

Compete ao Núcleo de Informática, Telecomunicações e Meios Audiovisuais, nomeadamente:

a) Administrar as infraestruturas do sistema informático e garantir os aspetos de segurança do sistema;

b) Disponibilizar e gerir as infraestruturas de comunicação de redes de dados e garantir o seu normal funcionamento;

c) Administrar e assegurar a manutenção dos sistemas informáticos, bases de dados e aplicações informáticas existentes;

d) Assegurar a implementação de regras e políticas de utilização e manutenção;

e) Emitir pareceres e elaborar propostas sobre a aquisição de equipamento informático e software e sobre os meios audiovisuais necessários ao apoio ao ensino e investigação;

f) Prestar apoio às unidades e serviços da FLUL na utilização das infraestruturas informáticas e nas aplicações existentes, bem como aos docentes através da gestão dos meios audiovisuais disponíveis.

Artigo 33.º

Núcleo de Obras e Manutenção

Compete ao Núcleo de Obras e Manutenção, nomeadamente:

a) Assegurar os serviços necessários à conservação, recuperação, edificação e alteração dos edifícios e instalações da FLUL;

b) Verificar o normal funcionamento dos equipamentos estruturais da FLUL, nomeadamente no que se refere a redes elétricas, água, saneamento, gás, climatização e elevadores;

c) Verificar e controlar os diversos serviços contratados a empresas externas, nomeadamente, a segurança e vigilância nas instalações da FLUL, a limpeza, climatização, redes elétrica, água, gás e saneamento, equipamentos elevatórios e outros serviços prestados por terceiros na área da manutenção dos edifícios;

d) Elaborar propostas para aquisições e reparações e acompanhar a respetiva execução;

e) Assegurar as informações técnicas que acompanham os procedimentos legais relativos à adjudicação de empreitadas de obras públicas;

f) Emitir pareceres sobre a aquisição de equipamentos e materiais.

SECÇÃO VII

Da Divisão de Apoio à Investigação

Artigo 34.º

Divisão de Apoio à Investigação

1 - A DAI tem a seu cargo a gestão administrativa e técnica dos financiamentos das unidades e projetos de investigação, a divulgação de oportunidades de financiamento nas áreas científicas da faculdade e o respetivo acompanhamento de candidaturas de membros da sua comunidade científica a concursos competitivos nacionais e internacionais, bem como o apoio à coordenação científica da instituição.

2 - A DAI compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Apoio a Candidaturas;

b) Núcleo de Gestão de Unidades e Projetos;

c) Núcleo de Estratégia e Planeamento.

Artigo 35.º

Núcleo de Apoio a Candidaturas

Ao Núcleo de Apoio a Candidaturas compete, nomeadamente:

a) Divulgar instrumentos e informações técnicas importantes para as candidaturas a financiamento competitivo;

b) Identificar e divulgar oportunidades de financiamento e parcerias no enquadramento das unidades de investigação da faculdade;

c) Apoiar de forma personalizada candidaturas de projetos;

d) Promover ações de esclarecimento e de acompanhamento de programas e concursos considerados de relevância científica para a comunidade científica da instituição.

Artigo 36.º

Núcleo de Gestão de Unidades e Projetos

1 - Ao Núcleo de Gestão de Unidades e Projetos compete, nomeadamente:

a) Gerir administrativa e tecnicamente os financiamentos das unidades e projetos de investigação, designadamente:

Apoiar os docentes e investigadores no acompanhamento da execução das suas atividades;

Preparar relatórios financeiros para as entidades financiadoras;

Acompanhar as fases de negociação de contratos;

Manter atualizados os sistemas de informação no que respeita à execução de atividades de investigação;

b) Acompanhar auditorias financeiras das unidades e dos projetos de investigação, em articulação com a DGFP;

c) Apoiar os procedimentos necessários à aquisição de bens e serviços no âmbito da investigação, nomeadamente na validação técnica de receitas e despesas e na devida classificação dos elementos analíticos, em articulação com a DGFP;

d) Apoiar as contratações de bolseiros, em articulação com a DSA.

2 - O Núcleo de Gestão de Unidades e Projetos é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

Artigo 37.º

Núcleo de Estratégia e Planeamento

Ao Núcleo de Estratégia e Planeamento compete, nomeadamente:

a) Apoiar a delineação da estratégia para a investigação da Faculdade;

b) Apoiar a coordenação administrativa das iniciativas científicas na Faculdade;

c) Coligir dados e responder a inquéritos no âmbito de dados relacionados com a atividade científica, mormente em colaboração com o GEP.

Secção VIII

Dos Serviços de Apoio

Artigo 38.º

Assessoria Jurídica

1 - A Assessoria Jurídica é um serviço com funções no âmbito da consulta e de apoio jurídico aos órgãos de governo, das áreas, das unidades e serviços da FLUL, sob supervisão e orientação do Diretor Executivo.

2 - Compete à Assessoria Jurídica, nomeadamente:

a) Elaboração de pareceres jurídicos, memorandos, informações e propostas;

b) Redação de alterações estatutárias, de regulamentos académicos, de regulamentos de serviços e instruções de serviço;

c) Apoio à elaboração de atas e de deliberações dos órgãos colegiais;

d) Elaboração/revisão de minutas de protocolos, convénios, contratos;

e) Intervenção no âmbito da resolução de litígios emergentes da execução de contratos de que a FLUL seja parte;

f) Instrução, secretariado e acompanhamento jurídico de procedimentos de recrutamento de docentes e de investigadores;

g) Instrução de procedimentos disciplinares, de inquérito e de averiguações;

h) Intervenção em processo gracioso administrativo e tributário;

i) Litigância em contencioso administrativo e tributário;

j) Intervenção no âmbito de recuperação de créditos e apoio pré-contencioso em matéria penal e cível.

3 - A Assessoria Jurídica depende diretamente do Diretor Executivo da FLUL e é coordenada por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

4 - Para efeitos do n.º 1 a Assessoria Jurídica responde às solicitações dos titulares dos órgãos e responsáveis pelos serviços referidos no n.º 1.

Artigo 39.º

Gabinete de Estudos e Planeamento

1 - O Gabinete de Estudos e Planeamento é o Núcleo que exerce as suas competências nos domínios do apoio à definição de estratégias, do planeamento estratégico, operacional e monitorização, competindo-lhe, designadamente:

a) Apoiar o processo de planeamento estratégico e operacional da Faculdade, o alinhamento de objetivos, sua monitorização e reporte de desempenho;

b) Recolher e proceder ao tratamento estatístico de séries temporais e de dados prospetivos, e realizar estudos de planeamento e de gestão estratégica;

c) Recolher e tratar informação sobre a atratividade dos ciclos de estudo, a eficiência formativa, a empregabilidade, as atividades e indicadores da FLUL, em colaboração com os demais órgãos e unidades da FLUL;

d) Colaborar na elaboração e gestão de bases de dados, indicadores de gestão e dados estatísticos relevantes para o acompanhamento das atividades da Faculdade;

e) Realizar estudos de diagnóstico e de situação, identificadores de tendências de desenvolvimento do ensino e investigação a nível geral do ensino superior, designadamente elaborando estudos de bibliometria em articulação com a Divisão da Biblioteca, e recolher a informação necessária para rankings nacionais e internacionais;

f) Elaborar, de acordo com as orientações do Diretor, o plano estratégico da Faculdade, bem como o plano de atividades, o quadro de avaliação e responsabilização, o relatório de atividades e o relatório de gestão;

g) Proceder ao acompanhamento das atividades da Faculdade previstas nos seus documentos de Planeamento;

h) Executar outras atividades que, no domínio do planeamento, gestão e desenvolvimento, lhe sejam cometidas pela Direção.

2 - O Gabinete de Estudos e Planeamento depende diretamente do Diretor Executivo da FLUL.

3 - O Gabinete de Estudos e Planeamento é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

Artigo 40.º

Secretariado dos Órgãos

O Secretariado dos Órgãos é um serviço de apoio administrativo aos órgãos de gestão da FLUL e ao Diretor Executivo, sob cuja dependência direta funciona.

Capítulo III

Disposições Finais e Transitórias

Artigo 41.º

Norma revogatória

É revogada a Deliberação 452/2005, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 64, de 01 de abril de 2005, alterada pela Deliberação 1755/2013, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 187 de 27 de setembro de 2013.

Artigo 42.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

16 de outubro de 2017. - O Diretor, Prof. Doutor Paulo Farmhouse Simões Alberto.

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