Determina a criação dos núcleos dos serviços centrais do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P. e designa as suas competências.

Deliberação (extrato) n.º 1877/2012

Considerando:

1 - A entrada em vigor, em 1 de agosto de 2012, do Decreto-Lei 143/2012, de 11 de julho, que estabeleceu a nova orgânica do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P. (IEFP, I. P.), com a definição da sua missão e atribuições, bem como dos órgãos que o constituem;

2 - A publicação da Portaria 319/2012, de 12 de outubro, que aprovou os Estatutos do IEFP, I. P., os quais estabelecem a organização interna dos serviços centrais e dos serviços desconcentrados e operam transformações significativas com vista a racionalizar os recursos e a garantir ganhos de eficácia e eficiência nos diversos níveis de intervenção;

3 - A organização interna dos serviços centrais, constituída por unidades orgânicas operacionais e de suporte, designadas departamentos e direções de serviços, e por unidades orgânicas de apoio especializado, designadas assessoria e gabinete, de acordo com o previsto no n.º 1 do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;

4 - A possibilidade de serem criados núcleos de nível 1 e 2 nas unidades orgânicas dos serviços centrais, até ao limite de 25, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 5, do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;

5 - A necessidade de assegurar a coerência e a unidade organizacional dos serviços centrais do IEFP, I. P., num quadro de grande exigência e estruturas funcionais mínimas mas eficazes, que garantam uma atuação ajustada às necessidades, bem como um modelo de gestão flexível, transparente e orientado para os objetivos, que se traduzam, nas diferentes intervenções territoriais, num serviço de qualidade e utilidade para as pessoas desempregadas e para as organizações de empregadores - empresas, associações ou outras instituições no âmbito da economia social.

O Conselho Diretivo, após audição do Conselho de Administração, nos termos do disposto no n.º 5 do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P., na sua reunião de 22 de novembro de 2012, deliberou criar 16 núcleos nos serviços centrais, com a designação, classificação e competências constante do anexo que faz parte integrante da presente deliberação.

ANEXO 1

Serviços Centrais (SC)

Designação e classificação dos núcleos

(ver documento original)

ANEXO 2

Competências dos núcleos das Unidades Orgânicas dos Serviços

Centrais

Conselho Diretivo

1 - São competências do Núcleo de Apoio ao Conselho Diretivo:

a) Apoiar os membros do Conselho Diretivo, designadamente no acompanhamento de projetos, na análise de propostas e na preparação das decisões;

b) Colaborar, dar parecer, prestar informações e efetuar pesquisas sobre quaisquer assuntos que lhe sejam encaminhados pelo Conselho Diretivo;

c) Preparar a agenda de despacho com a tutela e os atos sociais e protocolares do IEFP, I. P.;

d ) Assistir e coadjuvar a atividade do Conselho de Administração;

e) Assegurar a organização arquivística e a gestão dos suportes documentais relativos à atividade do Conselho Diretivo, no que se refere à informação entrada e por ele emitida, por forma a facilitar a sua rastreabilidade e acesso;

f ) Elaborar as atas das reuniões do Conselho Diretivo e aspetos conexos, assegurando a respetiva atualização em base de dados;

g) Preparar e divulgar deliberações do Conselho Diretivo, orientações e outras instruções de caráter genérico destinadas aos serviços do IEFP, I. P., quando não sejam da competência específica de qualquer um deles;

h) Coordenar a gestão do economato e dos recursos humanos e materiais de suporte ao funcionamento do Conselho Diretivo e do Núcleo;

i) Desenvolver ações potenciadoras da modernização organizacional e da racionalização dos procedimentos de suporte à gestão da informação respeitante à atividade do Conselho Diretivo;

j) Desempenhar outras funções de natureza técnica e administrativa que lhe sejam superiormente atribuídas.

Unidades Orgânicas Operacionais

Na área do emprego:

A. Departamento de emprego

1 - São competências do Núcleo de Sistemas e Apoio à Gestão:

a) Dinamizar dispositivos de promoção da informação sobre as atividades do IEFP, I. P. no âmbito do emprego, bem como a sua avaliação sistemática, e assegurar a colaboração do Departamento na conceção, elaboração, definição e avaliação da política de emprego;

b) Coordenar as atividades do Departamento desenvolvidas com organizações nacionais e internacionais e países estrangeiros, nomeadamente no âmbito da União Europeia, e em especial da rede europeia de serviços públicos de emprego, designadamente atividades de cooperação técnica, medidas e programas, projetos específicos e estudos;

c) Coordenar e acompanhar a participação do IEFP, I. P. em projetos europeus com financiamento comunitário, assegurando as necessárias articulações com outras unidades orgânicas, aos níveis central, regional e local, bem como com outros parceiros envolvidos na execução dos mesmos;

d ) Coordenar a elaboração dos contributos do Departamento para os planos anuais e plurianuais de atividades do IEFP, I. P., as propostas de orçamento e os relatórios e contas;

e) Assegurar a administração do economato e o apoio e coordenação administrativa e logística do Departamento, nomeadamente no âmbito da correspondência e assiduidade;

f ) Estimular a articulação e eficácia das unidades orgânicas do Departamento, dinamizando sinergias, fomentando a circulação de informação e provendo as condições técnicas, humanas e físicas adequadas à realização dos objetivos definidos;

g) Promover e acompanhar a articulação das unidades orgânicas do Departamento com os serviços desconcentrados e respetivas unidades orgânicas locais;

h) Coordenar a articulação com o Gabinete de Comunicação e Relações Externas;

i) Coordenar a gestão dos sistemas informáticos de apoio à área do emprego e apoiar a atividades das unidades orgânicas do Departamento neste âmbito, assegurando o seu desenvolvimento estruturado e harmonioso e a manutenção da sua coerência global, bem como a garantir uma adequada articulação com o Departamento de Instalações e Sistemas de Informação;

j) Agregar, organizar e manter atualizado um repositório das especificações inerentes aos sistemas informáticos de apoio à área do emprego, bem como da documentação sobre as regras de utilização das suas diversas funcionalidades e demais informações e orientações relevantes aos utilizadores internos e externos dos sistemas;

k) Gerir os conteúdos informativos estáticos na área do emprego disponibilizados no portal do IEFP, I. P., e assegurar a sua atualização;

l ) Coordenar e apoiar a atividade das unidades orgânicas do Departamento no âmbito da definição dos conteúdos programáticos e da formação dos utilizadores dos sistemas informáticos de apoio à área do emprego;

m) Gerir o Helpdesk de apoio aos utilizadores dos sistemas informáticos de apoio à área do emprego, nos serviços desconcentrados e respetivas unidades orgânicas locais, através de diversos canais;

n) Assegurar a gestão operacional do Centro de Contacto na área do emprego, em colaboração com as várias entidades e serviços internos e externos envolvidos;

o) Monitorizar a qualidade dos registos residentes nos sistemas informáticos de apoio à área do emprego;

p) Assegurar o desenvolvimento e acompanhamento de interfaces dos sistemas informáticos de apoio à área do emprego com os sistemas de outros organismos da administração pública;

q) Assegurar a gestão técnica da rede de quiosques eletrónicos, em articulação com o Departamento de Instalações e Sistemas de Informação e os serviços desconcentrados, designadamente a definição de novas funcionalidades e a sinalização e resolução de constrangimentos.

B. Direção de Serviços de Promoção do Emprego

2 - São competências do Núcleo de Gestão da Promoção do Emprego:

a) Desenvolver, ao nível operativo, as atividades técnicas da Direção de Serviços, garantindo a coerência e eficácia das respostas ao conjunto de competências legais que lhes estão cometidas;

b) Executar as orientações superiores, prestando serviços de qualidade, dentro dos prazos definidos para as tarefas a desenvolver e no cumprimento de disposições legais e regulamentares aplicáveis;

c) Promover a circulação de informação técnica e estatística em matéria de promoção de emprego;

d ) Desenvolver, conjuntamente com os outros núcleos do Departamento de Emprego, projetos transversais relevantes;

e) Produzir relatórios relativos às atividades da Direção de Serviços;

f ) Manter e atualizar o arquivo e dinamizar bases de dados que facilitem o acesso à informação relevante;

g) Conceber/atualizar os conteúdos informativos relacionados com as atividades da Direção de Serviços/Departamento;

h) Promover a adequação das medidas ativas de emprego às exigências do cofinanciamento comunitário, no âmbito da sua conceção ou revisão, regulamentação e operacionalização, bem como da especificação e desenvolvimento dos respetivos sistemas de informação e gestão e da monitorização regular de dados registados de modo a garantir a sua qualidade;

i) Colaborar com o Departamento de Planeamento, Gestão e Controlo para a concretização do cofinanciamento comunitário, através da prestação de informações e esclarecimentos técnicos no âmbito da contratualização e regulamentação do cofinanciamento, da elaboração e apresentação de candidaturas e de prestações de contas, e do acompanhamento de ações de controlo e avaliação;

j) Assegurar a gestão dos sistemas informáticos de apoio às medidas ativas de emprego, nomeadamente prestando a colaboração ao Departamento de Instalações e Sistemas de Informação na sua especificação, teste, implementação e manutenção evolutiva;

k) Definir os conteúdos programáticos para formação dos utilizadores dos sistemas informáticos de apoio às medidas ativas de emprego;

l ) Monitorizar a qualidade dos registos residentes nos sistemas informáticos de apoio às medidas ativas de emprego.

C. Direção de Serviços de Orientação e Colocação

3 - São competências do Núcleo de Gestão da Orientação e Colocação:

a) Desenvolver, ao nível operativo, as atividades técnicas da Direção de Serviços, garantindo a coerência e eficácia das respostas ao conjunto de competências legais que lhes estão cometidas;

b) Executar as orientações superiores, prestando serviços de qualidade, dentro dos prazos definidos para as tarefas a desenvolver e no cumprimento de disposições legais e regulamentares aplicáveis;

c) Promover a circulação de informação técnica e estatística em matéria de promoção de emprego;

d ) Desenvolver, conjuntamente com os outros núcleos do Departamento de Emprego, projetos transversais relevantes;

e) Produzir relatórios relativos às atividades da Direção de Serviços;

f ) Manter e atualizar o arquivo e dinamizar bases de dados que facilitem o acesso à informação relevante;

g) Conceber/atualizar os conteúdos informativos relacionados com as atividades da Direção de Serviços/Departamento;

h) Assegurar a gestão dos sistemas informáticos de apoio à informação e orientação profissional, à procura e oferta de emprego e ao ajustamento, nomeadamente prestando a colaboração ao Departamento de Instalações e Sistemas de Informação na sua especificação, teste, implementação e manutenção evolutiva;

i) Definir os conteúdos programáticos para formação dos utilizadores dos sistemas informáticos de apoio à informação e orientação profissional, à procura e oferta de emprego e ao ajustamento;

j) Monitorizar a qualidade dos registos residentes nos sistemas informáticos de apoio à informação e orientação profissional e ao tratamento da procura e da oferta de emprego.

Na área da formação profissional:

A. Departamento de Formação Profissional

1 - São competências do Núcleo de Sistemas e Apoio à Gestão:

a) Apoiar na conceção, divulgação e aplicação de documentos normativos, regulamentos e de outros documentos estruturantes para a intervenção do Departamento no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações (SNQ), na perspetiva da sua racionalização e da objetividade e clareza da informação disponibilizada;

b) Definir e implementar estratégias de inovação organizacional que promovam a agilização dos processos e facilitem a articulação horizontal entre as diferentes Direções de Serviço e entre estas e as outras unidades orgânicas a nível central, regional e local, melhorando a qualidade e os tempos de resposta;

c) Elaborar pareceres jurídicos de suporte à tomada de decisão sobre matérias que se enquadrem no âmbito SNQ e apoiar, neste domínio, as outras unidades orgânicas que integram o Departamento;

d ) Produzir, em articulação com as Direções de Serviço, o plano, o orçamento e o relatório de atividades do Departamento e acompanhar do plano e do orçamento anuais;

e) Garantir a qualidade da informação prestada ao exterior, nas áreas de intervenção do Departamento, nomeadamente através da monitorização do trabalho desenvolvido pelo centro de contacto do IEFP, I. P., da gestão do ponto nacional de referência de qualificações e da resposta a pedidos de informação e a reclamações;

f ) Organizar e acompanhar os concursos de formação profissional a nível regional e nacional, bem como a participação de Portugal nos concursos europeu e internacional;

g) Assegurar a atualização permanente dos conteúdos no portal do IEFP, I.

P. nos domínios relativos à qualificação profissional, incluindo o da formação e certificação de formadores e de outros que se enquadrem nas atribuições do Departamento;

h) Colaborar com o Departamento de Instalações e Sistemas de Informação na especificação, desenvolvimento e implementação de sistemas de informação de apoio aos serviços do IEFP, I. P. nos domínios da formação profissional;

i) Colaborar com o Gabinete de Comunicação e Relações Externas na produção de materiais de informação e divulgação de medidas e modalidades de qualificação, na organização de visitas solicitadas por organismos nacionais ou internacionais e de outros eventos nomeadamente feiras e seminários.

B. Direção de Serviços de Qualificação

2 - São competências do Núcleo de Gestão do Centro Nacional de Qualificação de Formadores, abreviadamente designado Centro Nacional de Qualificação de Formadores (CNQF):

a) Promover as condições adequadas de implementação do regime de formação e certificação de competências pedagógicas de formadores e assegurar o respetivo acompanhamento;

b) Garantir a gestão, atualização e melhoria contínuas do portal de informação, formação e certificação de formadores - NetForce e a sua relação com outros sistemas de informação do IEFP, I. P.;

c) Proceder à identificação de necessidades de formação, com vista à realização de ações de formação contínua que promovam a atualização permanente das competências dos formadores, nomeadamente em domínios técnicos, a organizar em parceria com empresas e outras entidades com intervenção e representatividade nas diferentes áreas de formação;

d ) Elaborar, executar e monitorizar o plano de atividades anual, com base nas necessidades identificadas pelas unidades orgânicas locais, pelas entidades formadoras e pelos próprios formadores, num quadro de complementaridade com as ofertas disponibilizadas por outros operadores;

e) Definir e realizar um plano anual de visitas de auditoria às entidades formadoras com cursos aprovados, em articulação com as respetivas Delegações Regionais;

f ) Potenciar a utilização de plataformas eletrónicas e de comunidades de prática na formação de formadores, de modo a favorecer o trabalho colaborativo e empreendedor, os fóruns interativos, o desenvolvimento de conteúdos inovadores e ou de processos e métodos de avaliação aplicados a ações de formação presencial e a distância;

g) Organizar seminários, conferências e ou workshops que favoreçam o debate e o aprofundamento de temas técnicos e pedagógicos associados ao exercício da função de formador;

h) Conceber, produzir e disseminar referenciais de formação inicial e contínua de formadores e de outros profissionais que intervêm no sistema de educação e formação;

i) Promover parcerias com outras organizações públicas e privadas, nomeadamente instituições do ensino superior, nacionais ou estrangeiras, que contribuam para melhorar a qualidade, a inovação e a adequação da formação de formadores e de outros agentes;

j) Promover projetos que fomentem a aquisição de competências empreendedoras no quadro do desenvolvimento das diferentes modalidades de qualificação.

C. Direção de Serviços de Coordenação da Oferta Formativa

3 - São competências do Núcleo de Acompanhamento da Atividade Formativa:

a) Definir os princípios orientadores para a elaboração dos planos de atividades e orçamentos, atendendo às potencialidades dos Centros e às necessidades das pessoas, da economia e das empresas, tendo em vista a empregabilidade e o crescimento económico, em articulação com o Departamento de Planeamento, Gestão e Controlo, e monitorizar a respetiva execução através da criação e disponibilização de indicadores de apoio à gestão e controlo da atividade formativa;

b) Promover e apoiar o funcionamento articulado e a complementaridade das respostas de qualificação dos Centros de gestão direta, de gestão participada e de outras entidades, maximizando a utilização integral dos recursos materiais e humanos existentes e potenciando a capacidade instalada na rede;

c) Prestar apoio técnico aos centros de gestão participada no desenvolvimento da atividade nos domínios técnico-pedagógico e financeiro, em articulação com outros serviços e organismos competentes;

d ) Recolher, tratar e disponibilizar a informação sobre a atividade formativa desenvolvida pelos centros e outras entidades formadoras que colaboram com o IEFP,I. P., nomeadamente a sua execução física, financeira, em articulação com a Direção de Serviços de Estudos, Planeamento e Controlo de Gestão;

e) Apoiar e acompanhar a intervenção dos representantes do IEFP, I. P., nos diferentes órgãos sociais dos centros de gestão participada;

f ) Conceber e implementar mecanismos de monitorização e acompanhamento técnico, pedagógico e financeiro dos centros de gestão direta e de gestão participada, assegurando, designadamente, a realização de ações de acompanhamento, em articulação com a Direção de Serviços de Qualificação e as respetivas Delegações Regionais;

g) Coordenar, acompanhar e avaliar projetos de formação, no âmbito da cooperação com outras entidades nacionais e estrangeiras, designadamente a desenvolvida ao abrigo de Acordos de Cooperação;

h) Colaborar com outras Unidades Orgânicas na definição de critérios técnicos e financeiros a considerar na atribuição dos apoios a conceder nomeadamente através do cofinanciamento comunitário em medidas de promoção da qualificação das pessoas com deficiências e incapacidade, bem como participar nos processos de acompanhamento e avaliação técnica e financeira;

i) Definir as normas de organização e funcionamento, designadamente através da elaboração de regulamentos específicos, de medidas e programas de formação profissional a implementar conjuntamente pela rede de centros e entidades formadoras externas, nos quais o IEFP, I. P. se assuma como entidade responsável pela sua dinamização.

Unidades Orgânicas de Suporte

Na área do planeamento, gestão e controlo:

A. Departamento de Planeamento, Gestão e Controlo

B. Direção de Serviços de Gestão Administrativa e Financeira

1 - São competências do Núcleo de Aquisições e Serviços Gerais:

a) Conceber, propor e manter atualizadas as normas e orientações técnicas sobre aquisições constantes de um manual de procedimentos comuns, e assegurar a sua aplicação a nível nacional, prestando apoio técnico, para o efeito, aos serviços regionais e locais;

b) Organizar, acompanhar e desenvolver todos os processos de aquisição de bens e serviços nos Serviços Centrais e, ao nível nacional, no que concerne a procedimentos desenvolvidos no âmbito de acordos quadro ou por concurso público internacional, numa lógica de serviços partilhados;

c) Conceber, propor e manter atualizadas as normas e orientações técnicas sobre serviços gerais constantes de um manual de procedimentos comuns, e assegurar a sua aplicação a nível nacional, prestando apoio técnico, para o efeito, aos serviços regionais e locais;

d ) Assegurar a gestão do património e da frota automóvel dos serviços centrais, normalizar critérios de imobilização e tratamento contabilístico dos bens, assim como organizar e manter atualizado, em articulação com os restantes serviços competentes, o cadastro dos imóveis integrados no património do IEFP, I. P., ou por este utilizado;

e) Criar, aplicar e monitorizar um sistema de indicadores de atividade e desempenho, bem como de gestão administrativa e patrimonial, assegurando a inventariação e cadastro dos bens do IEFP, I. P.;

f ) Assegurar a gestão de stocks de material administrativo para os Serviços Centrais, garantindo o planeamento e o controlo das quantidades, o aviamento e a sua distribuição, tendo em vista a minimização dos custos versus qualidade do material e a inexistência de equipamento/mobiliário obsoleto;

g) Garantir a gestão e tratamento da correspondência entrada e expedida nos Serviços Centrais, assegurando o acompanhamento dos contratos de gestão da correspondência e a interligação com os respetivos fornecedores, bem como a uniformização de circuitos de distribuição da correspondência no IEFP, I. P.;

h) Propor e aplicar mecanismos de acompanhamento, monitorização e avaliação dos modelos e instrumentos de suporte para toda a área administrativa, designadamente no que se refere ao seu impacte na qualidade das intervenções efetuadas pelos Serviços, a nível central, regional e local, numa perspetiva de disseminação de boas práticas.

i) Conceber, propor e implementar um sistema integrado de gestão administrativa nos serviços centrais, regionais e locais, através de um manual de procedimentos comuns, digital e interativo, assegurando a sua aplicação nos serviços centrais e o apoio técnico, a nível regional e local;

j) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos às atividades inerentes aos serviços gerais e aquisições, a nível nacional, desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação e prestar apoio com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção.

2 - São competências do Núcleo de Contabilidade Financeira e Orçamental:

a) Proceder aos pagamentos das importâncias decorrentes dos compromissos assumidos pelos serviços e coordenar a gestão dos seus fundos permanentes;

b) Gerir as contas bancárias e as respetivas disponibilidades. Elaborar e manter atualizadas as previsões financeiras, tendo em vista a obtenção dos fundos necessários, em tempo oportuno, e a otimização da aplicação dos recursos financeiros à disposição do IEFP, I. P. no desenvolvimento das suas atividades;

c) Garantir a elaboração das conciliações bancárias, das contas bancárias dos serviços centrais, com periodicidade mensal, analisando eventuais movimentos em circulação.

d ) Normalizar, em articulação com o Núcleo de Serviços Gerais, os critérios de imobilização e o seu tratamento contabilístico, contabilizar e validar os registos, de âmbito nacional, decorrentes do processo de amortizações mensal;

e) Garantir o cumprimento dos prazos de pagamento das obrigações do IEFP, I. P. perante terceiros, em articulação com as entidades requisitantes;

f ) Registar em termos orçamentais e extra orçamentais o processo de vencimentos, em estreita articulação com a Direção de Serviços de Pessoal;

g) Garantir o registo da receita, em cumprimento dos princípios orçamentais e patrimoniais, garantindo o acompanhamento e tratamento contabilístico dos recebimentos do POPH, em articulação com a Equipa de Projeto de Acompanhamento de Programas Comunitários;

h) Efetuar o registo dos recebimentos proveniente de reembolsos, gerando o respetivo interface entre os diferentes módulos;

i) Articular com a Assessoria da Qualidade, Jurídica e de Auditoria, situações detetadas de entidades devedoras em situação de contencioso, bem como articular com a Direção de Serviços de Sistemas de Informação, na resolução de questões técnicas e eventuais adaptações ao sistema de informação;

j) Acompanhar as contas correntes de terceiros, quer os que decorram da área de reembolsos, quer de outros devedores e credores;

k) Apurar a nível nacional as retenções na fonte mensais e as liquidações de IVA trimestrais, garantido a coerência dos mesmos e procedendo ao pagamento centralizado dos valores consolidados;

l ) Analisar os registos contabilísticos a nível dos serviços centrais, através da análise ao balancete analítico e orçamental e elaborar mensalmente o respetivo mapa de fluxos de caixa;

m) Garantir a aplicação dos princípios de contabilidade orçamental, geral e analítica, a que devem obedecer os registos contabilísticos do IEFP, I. P., e assegurar o cumprimento das regras de execução orçamental, tendo em atenção os orçamentos aprovados;

n) Prestar apoio aos serviços centrais, regionais e locais na aplicação das normas e na utilização dos sistemas de informação associados a esta área de intervenção, designadamente através da articulação com o serviço responsável pela gestão dos sistemas de informação nas situações em que se verifiquem erros do sistema não passíveis de serem resolvidos a nível funcional;

o) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos a esta área de atividade, a nível nacional, e desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção;

p) Propor e aplicar mecanismos de acompanhamento e avaliação dos modelos e instrumentos de suporte nesta área, designadamente no que se refere ao seu impacto na qualidade das intervenções efetuadas pelos serviços, a nível central.

C. Direção de Serviços de Estudos, Planeamento e Controlo de

Gestão

3 - São competências do Núcleo de Estudos e Avaliação:

a) Assegurar a informação e a análise do mercado de emprego e formação, acompanhando de forma sistemática a evolução registada, com base no movimento observado na rede de centros do IEFP, I. P., e outras fontes relevantes, bem como proceder à elaboração de estudos específicos, nomeadamente, setoriais, regionais ou por profissão;

b) Desenvolver o sistema de informação estatística do IEFP, I. P., nos domínios do emprego e da formação profissional, compreendendo a normalização de conceitos e definições, a adoção de nomenclaturas e a determinação de metodologias de recolha e de tratamento de dados;

c) Promover com caráter regular a informação interna e externa sobre o mercado de emprego e formação profissional, analisando e divulgando, através de publicações ou outros meios adequados, os elementos recolhidos e as análises efetuadas;

d ) Assegurar a articulação com os órgãos dos sistemas estatísticos nacional e comunitário para efeitos de previsão estatística e transmissão de dados;

e) Colaborar com os gestores dos programas comunitários, na análise de candidaturas de investigação e estudos;

f ) Contribuir para a avaliação do impacte das medidas de emprego e formação profissional, através de metodologias adequadas, da auscultação dos agentes e dos beneficiários e da análise dos resultados, tendo em vista a sua adequação às necessidades do mercado de emprego;

g) Acompanhar e coordenar estudos promovidos pelo IEFP, I. P.

h) Apoio técnico ao Júri dos Prémios Agostinho Roseta e Manuel Lopes, assegurando a sua dinamização e a análise e emissão de pareceres para todas as candidaturas (estudos e boas práticas);

i) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos a esta área e desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção.

4 - São competências do Núcleo de Planeamento e Gestão Orçamental:

a) Conceber e implementar um sistema de planeamento interno, de acompanhamento das atividades do IEFP, I. P., e de controlo da gestão, de natureza global, integrada, prospetiva e regionalmente articulada disponibilizando os indicadores de gestão destinados à avaliação da atividade operacional dos serviços;

b) Conceber, propor, implementar e manter atualizado um sistema de indicadores de gestão, bem como recolher e difundir internamente a informação sobre os processos de planeamento macroeconómico e assegurar a participação do IEFP, I. P., na sua implementação;

c) Elaborar propostas de objetivos enquadradores do planeamento das atividades do IEFP, I. P., de natureza estratégica ou operacional, e avaliar o seu nível de cumprimento;

d ) Elaborar os planos de atividades anuais e plurianuais, bem como os orçamentos anuais consolidados e os relatórios de atividades, assegurando o acompanhamento e avaliação da execução, a nível nacional e regional, numa ótica de gestão e de controlo orçamental, bem como o apoio aos serviços de coordenação regionais, em função das respetivas prioridades;

e) Elaborar e acompanhar a execução do orçamento do IEFP, I. P., tanto na ótica de gestão interna como na ótica oficial, procedendo aos respetivos registos nos sistemas informáticos incumbentes, bem como proceder às revisões e transferências orçamentais entre orçamentos parcelares com vista à sua adequação às necessidades manifestadas;

f ) Analisar e controlar a execução orçamental através do controlo e validação das dotações/previsões e respetiva execução com base na emissão de relatórios. Análise de erros de sistema e processuais, análise das contas resumos, regionais e centrais, e análise das contas POCP (Plano Oficial da Contabilidade Pública);

g) Efetuar o tratamento, análise e consolidação da informação referente às medidas ativas de emprego e formação profissional desenvolvidas pelo IEFP, I. P., bem como elaborar relatórios e sínteses mensais da respetiva execução física e orçamental;

h) Assegurar a gestão integrada dos acordos de cooperação celebrados pelo IEFP, I. P., em articulação com os departamentos técnicos;

i) Promover a gestão e a manutenção permanente dos sistemas de informação de suporte à atividade desta área técnica, em articulação com os serviços intervenientes;

j) Assegurar a resposta em tempo útil a pedidos de informação internos ou do exterior, de caráter regular ou pontual;

k) Preparar, em articulação com os serviços centrais e regionais, as linhas de orientação estratégica e os objetivos operacionais para o Quadro de Avaliação e Responsabilização anual e proceder à sua monitorização, através da elaboração de relatórios de acompanhamento e de autoavaliação do IEFP, I. P.;

l ) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos à área de planeamento, gestão e controlo orçamental, a nível nacional, e desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção.

Na área dos recursos humanos:

A. Departamento de Recursos Humanos

B. Direção de Serviços de Pessoal

1 - São competências do Núcleo de Gestão de Pessoal:

a) Proceder ao recrutamento do pessoal atendendo às necessidades dos serviços, de acordo com os planos e procedimentos aprovados;

b) Controlar a assiduidade e processar, pontualmente e pela forma devida, as remunerações fixas e variáveis dos trabalhadores;

c) Organizar e manter atualizados os processos individuais que permitam o conhecimento completo e permanente da situação e da evolução profissional dos trabalhadores, garantindo a confidencialidade dos dados registados;

d ) Participar na elaboração dos regulamentos, normativos e orientações de gestão de pessoal, com base na legislação aplicável, analisando e propondo o adequado encaminhamento dos casos de reclamação;

e) Assegurar o desenvolvimento continuado das aplicações informáticas de suporte à gestão de recursos humanos e o apoio técnico aos utilizadores a nível nacional, bem como a atualização e disponibilização permanentes da informação nelas constantes, de forma a facilitar a tomada de decisão e possibilitar análises de eficiência e eficácia da área de recursos humanos;

f ) Elaborar o balanço social do IEFP, I. P., de acordo com a regulamentação aplicável;

g) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos a esta área de atuação, a nível nacional, e desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção.

C. Direção de Serviços de Desenvolvimento de Competências

2 - São competências do Núcleo de Avaliação de Competências:

a) Promover e coordenar o processo de avaliação do desempenho dos dirigentes e trabalhadores do IEFP, I. P., tendo em vista contribuir para uma gestão integrada dos recursos humanos no quadro da sua missão, nomeadamente em termos de gestão de carreiras, desenvolvimento de competências, promoção, mobilidade interna, recrutamento e seleção;

b) Desenvolver internamente e promover a aplicação de um conjunto coerente de normas, orientações e outros instrumentos de suporte ao processo de avaliação do desempenho adaptados à realidade concreta do IEFP, I. P., com base na legislação do SIADAP, colaborando e prestando apoio técnico a nível nacional a dirigentes e trabalhadores;

c) Assegurar, em articulação com os serviços regionais, o acompanhamento e monitorização da avaliação de desempenho, nomeadamente no que se refere à definição e negociação de objetivos e indicadores de desempenho, bem como na gestão dos processos individuais, a nível nacional;

d ) Prestar apoio aos órgãos que constituem o SIADAP, designadamente o Conselho Coordenador de Avaliação (CCA) e a Comissão Paritária (CP).

Na área das instalações e sistemas de informação:

A. Departamento de Instalações e Sistemas de Informação

B. Direção de Serviços de Instalações

1 - São competências do Núcleo de Gestão e Conservação de Empreendimentos:

a) Elaborar e manter atualizado um Plano Estratégico de Investimentos de curto e médio prazo, incluindo os programas de necessidades detalhados das instalações dos serviços centrais e desconcentrados, e coordenar a contratação e execução de projetos e empreitadas subsequentes;

b) Promover e monitorizar, de forma permanente e sistemática, os empreendimentos necessários à prestação de um serviço público de qualidade nas áreas de intervenção do IEFP, I. P., com base em indicadores de gestão;

c) Coordenar e orientar a atividade das equipas de arquitetura e engenharia, internas e externas, responsáveis pelos diferentes projetos e ou empreendimentos, garantindo o seu rigoroso acompanhamento, a inovação de processos e métodos construtivos, a adequação das soluções ao uso e funcionalidade dos edifícios, o controlo de prazos e custos, bem como o cumprimento dos demais objetivos definidos;

d ) Promover as ações necessárias à contratação de serviços na área das instalações: programa de necessidades, projetos, fiscalização e coordenação de segurança das empreitadas e todos os outros que se revelem necessários neste domínio;

e) Promover a articulação com as Delegações Regionais em matéria de instalações, nomeadamente o apoio técnico à elaboração e execução de planos diretores por unidade orgânica local;

f ) Apoiar os serviços regionais no acompanhamento dos serviços de manutenção contratualizados a entidades externas em matéria de instalações;

g) Elaborar o planeamento, os mapas de execução financeira e os relatórios periódicos com informação dos empreendimentos, incluindo a validação de todos os documentos técnico-financeiros relativos à contratação pública, mapas de medição e revisões de preços;

h) Acompanhar a atividade dos técnicos responsáveis pela exploração das instalações elétricas Tipo B (instalações alimentadas em média/alta tensão) e contribuir ativamente para melhoria do desempenho energético dos edifícios, bem como para a racionalização dos respetivos consumos e custos, no quadro do mercado liberalizado de fornecimento de energia;

i) Promover atuações por forma a privilegiar a qualidade ambiental do ar no interior dos edifícios;

j) Assegurar o acompanhamento dos processos, junto das entidades licenciadoras;

k) Assegurar o cumprimento da normalização, regras e legislação, aplicável aos edifícios;

l ) Prestar apoio técnico na área de instalações às entidades apoiadas financeiramente pelo IEFP, I. P.;

m) Assegurar a atualização do cadastro gráfico digital;

n) Promover as ações necessárias à administração e manutenção das instalações e equipamentos dos serviços centrais e acompanhar, neste domínio, a implementação dos contratos dos diferentes edifícios ocupados pelos serviços do IEFP, I. P., e outros organismos da Tutela.

C. Direção de Serviços de Sistemas de Informação

2 - São competências do Núcleo de Gestão de Projetos e Sistemas de Informação:

a) Conceber a arquitetura das aplicações, dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações, de acordo com padrões de desempenho adequados à missão do IEFP, I. P.;

b) Garantir a gestão, operacionalidade, manutenção, atualização e segurança do equipamento informático e dos suportes lógicos envolvidos;

c) Assegurar a coordenação e operacionalização dos eixos e projetos que norteiam a agenda digital do IEFP, I. P., em matéria de aplicações e sistemas de informação;

d ) Criar as condições técnicas adequadas à presença do IEFP, I. P., em diferentes canais de interação com os utentes e ao funcionamento de serviços digitais, designadamente portais, intranet e extranet, garantindo a sua integridade e facilidade de utilização;

e) Definir, implementar ou assegurar a execução de procedimentos de segurança, confidencialidade e integridade da informação armazenada nos servidores, internos ou externos, ou transportada através das redes de comunicações;

f ) Prestar apoio técnico à exploração, gestão e manutenção de sistemas, nomeadamente, aos utilizadores de equipamentos informáticos e de redes de comunicações e aplicações, com eventual recurso a contratualização de serviços externos (outsourcing);

g) Colaborar na formação dos utilizadores das aplicações em exploração.

Unidade Orgânica de Apoio Especializado

A. Assessoria da Qualidade, Jurídica e de Auditoria

1 - São competências do Núcleo de Gestão da Qualidade:

a) Definir e implementar uma política da qualidade para o IEFP, I. P., alinhada com os seus objetivos estratégicos, privilegiando a desburocratização, a simplificação processual, a orientação para os utentes e a generalização das boas práticas, designadamente na inovação dos produtos e metodologias de atuação aplicáveis no serviço ao cidadão;

b) Conceber e manter atualizado o manual de qualidade, que integre uma matriz de indicadores de gestão da qualidade, garanta a unidade e coerência do sistema normativo do IEFP, I. P., e facilite o acesso a toda a produção normativa realizada pelos serviços, designadamente circulares, regulamentos e documentos afins;

c) Planear e desenvolver um programa de ação que sensibilize os recursos humanos do IEFP, I. P., para as questões da qualidade e contribua para a generalização de uma cultura da qualidade;

d ) Definir critérios para avaliação e implementação de sistemas de gestão da qualidade e melhoria dos serviços prestados;

e) Gerir o sistema de qualidade do IEFP, I. P.;

f ) Garantir a coerência, unidade e clareza da produção normativa interna;

g) Instituir mecanismos de suporte à monitorização sistemática da satisfação dos cidadãos e organizações clientes, designadamente através do tratamento, análise e sistematização das suas sugestões, opiniões e reclamações, tendo em vista a melhoria contínua da qualidade do serviço prestado, por via da inovação, celeridade e eficiência no contacto com os utentes;

h) Promover, definir e implementar projetos que visem a permanente modernização organizacional, prestando apoio técnico às diferentes unidades orgânicas centrais, regionais e locais, na gestão e organização dos respetivos serviços, numa perspetiva de melhoria do desempenho e de otimização dos recursos afetos;

i) Implementar regras e princípios para a agilização da tramitação processual e o desenvolvimento da gestão arquivística do IEFP, I. P., bem como apoiar tecnicamente a sua aplicação e a criação das condições necessárias para uma total desmaterialização dos processos e para um acesso digital aos documentos;

j) Apoiar a definição e implementação de uma política ambiental.

4 de dezembro de 2012. - O Vogal do Conselho Diretivo, Francisco

d'Aguiar.

206574206

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 2012-07-11 - Decreto-Lei 143/2012 - Ministério da Economia e do Emprego

  Aprova a orgânica do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P.

• 2012-10-12 - Portaria 319/2012 - Ministérios das Finanças e da Economia e do Emprego

  Aprova os estatutos do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P.