Portaria 885/91
de 29 de Agosto
Com a publicação do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, ficaram estabelecidas as linhas de orientação a que deverão obedecer as normas de pré-arquivagem de documentação para a administração directa e indirecta do Estado, bem como para outros organismos cuja relevância o justifica.
Dando cumprimento ao previsto no artigo 4.º daquele diploma legal, há agora que proceder à reformulação de portarias que, tendo sido publicadas ao abrigo da legislação anterior, agora se mostram desadequadas aos novos normativos em vigor.
É este o objectivo da presente portaria, cuja publicação irá permitir à RTP, E. P., um aligeiramento dos seus arquivos documentais com suporte em papel - e cujo peso se mostra já excessivo e não consentâneo com a vida actual da empresa -, sem, contudo, deixar de preservar documentos que pelo seu valor histórico, artístico ou pela sua raridade mereçam especiais cautelas.
Assim, ao abrigo do disposto no artigo 4.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Secretários de Estado da Cultura e Adjunto do Ministro Adjunto e da Juventude, o seguinte:
1.º A Radiotelevisão Portuguesa, E. P., poderá utilizar o microfilme como suporte da documentação que deve manter em arquivo, sendo autorizada a destruir os respectivos originais.
2.º Do disposto no número anterior ressalvam-se todos os documentos que possuam valor artístico ou que, por serem únicos, tenham particular interesse documental.
Esta documentação integrará arquivos eruditos, os quais serão mantidos devidamente actualizados.
3.º A destruição dos originais prevista no n.º 1.º só poderá ser efectuada cumpridos que sejam os prazos de manutenção em arquivo documental previstos na tabela anexa.
4.º A Radiotelevisão Portuguesa, E. P., designará o responsável pelas operações de microfilmagem, ao qual caberá velar pelo cumprimento das normas técnicas e de segurança de todo o processo, bem como a catalogação das bobinas de microfilme e a sua manutenção em arquivo.
5.º O processo de microfilmagem obedecerá às seguintes normas:
a) Sucessão ininterrupta de imagem;
b) O início e o termo de cada filme, assim como qualquer ligação intermédia por colagem, ou outra, serão sempre autenticadas com a assinatura do responsável referido no n.º 4.º
6.º Os filmes serão conservados em bobinas devidamente referenciadas e catalogadas.
7.º Todos os filmes arquivados nos termos do número anterior constarão obrigatoriamente de um livro de registos elaborado informaticamente, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, que serão assinados pelo responsável referido no n.º 4.º
8.º A destruição de documentos originais será sempre efectuada na presença do responsável referido no n.º 4.º, lavrando-se o respectivo auto, o qual será assinado por todos os intervenientes.
9.º Tratando-se de documentação de responsabilidade ou confidencial, no processo de destruição intervirão obrigatoriamente três funcionários, sendo a destruição de molde a impedir qualquer possibilidade de leitura.
10.º A reprodução documental dos elementos conservados em microfilme só poderá ser realizada mediante requisição visada pelo responsável do serviço interessado.
11.º Os documentos obtidos a partir do microfilme têm força probatória de originais, desde que contenham a assinatura do responsável referido no n.º 4.º devidamente autenticada com o selo branco em uso.
Presidência do Conselho de Ministros.
Assinada em 9 de Agosto de 1991.
Pelo Secretário de Estado da Cultura, Maria Natália Brito da Silva Correia Guedes, Subsecretária de Estado da Cultura. - O Secretário de Estado Adjunto do Ministro Adjunto e da Juventude, Albino Azevedo Soares.
ANEXO
(ver documento original)
