de 24 de maio
O crescente número de documentação produzida e recebida pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P. (IVDP, I. P.), ao longo dos últimos anos, no âmbito das suas atribuições e competências, fez surgir a necessidade de virem a ser seguidas as práticas da moderna arquivística, que possibilitam uma melhor gestão da informação e o aumento da eficácia administrativa. Por outro lado, as novas técnicas de arquivo permitirão a manutenção da memória institucional e da história secular do vinho do Porto e da Região Demarcada do Douro.Pelo exposto, procedeu-se à elaboração da presente portaria de gestão documental e da respetiva tabela de seleção de acordo com as regras e procedimentos em vigor, nomeadamente as orientações da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de dezembro:
Manda o Governo, pelo Secretário de Estado da Cultura e pelo Secretário de Estado das Florestas e Desenvolvimento Rural, o seguinte:
1.º
É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P., no que se refere à avaliação, seleção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.O Secretário de Estado da Cultura, Francisco José Viegas, em 9 de maio de 2012. - O Secretário de Estado das Florestas e Desenvolvimento Rural, José Daniel Rosas Campelo da Rocha, em 17 de abril de 2012.
ANEXO
Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto dos Vinhos do
Douro e do Porto, I. P.
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P., adiante designado por IVDP, I. P.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do IVDP, I. P., tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos da respetiva conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa.2 - Os prazos de conservação, cuja responsabilidade é do IVDP, I. P., são os que constam da tabela de seleção, anexo i da presente portaria.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, coleções, registos ou dossiês encerram em termos administrativos.
4 - Cabe à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do IVDP, I. P.
Artigo 3.º
Seleção
1 - A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efetuada pelo IVDP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original.
Artigo 4.º
Tabela de seleção
1 - A tabela de seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de seleção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IVDP, I. P., obter parecer favorável da DGLAB, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de seleção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 6.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo 5.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respetivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii da presente portaria.
Artigo 7.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção.2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e seleção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa da DGLAB.
4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 8.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGLAB para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo iv da presente portaria.
Artigo 9.º
Informação eletrónica
1 - É permitida a conservação da informação gerada em meio eletrónico e com valor arquivístico definido na tabela de seleção desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, segurança, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade, mediante o Plano de Preservação Digital a aprovar pela DGLAB.2 - No prazo de um ano sobre a data da publicação da presente portaria, o IVDP, I. P., deverá elaborar e remeter o referido Plano à DGLAB, de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos eletrónicos desta entidade.
Artigo 10.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade do arquivo do IVDP, I. P., atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 11.º
Fiscalização
Compete à DGLAB a inspeção sobre a execução do disposto na presente portaria.
ANEXO I
Tabela de seleção de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
ANEXO IV
(ver documento original)
