Regulamento das comunicações da Ordem e uso do correio e certificado eletrónico
O n.º 3 do artigo 97.º do Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (EOSAE) estipula que a todos os associados efetivos, bem como aos estagiários, é atribuído um endereço de correio eletrónico, bem como um certificado digital de assinatura e autenticação, nos termos e nas condições determinados em regulamento aprovado pela assembleia geral.
O artigo 98.º do EOSAE estabelece, por sua vez, que as comunicações e as notificações de decisões ou deliberações de órgãos da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE) aos seus associados são feitas, preferencialmente, por via eletrónica, nos termos a definir em regulamento aprovado pela assembleia geral, para o endereço de correio eletrónico fornecido pela OSAE.
A competência da assembleia geral para aprovação de regulamentos da Ordem prevista no n.º 3 do artigo 22.º do EOSAE foi delegada, relativamente ao presente regulamento, na assembleia de representantes da OSAE, pela deliberação 1883/2016 alínea a), publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 240, de 16 de dezembro, alterada pela Declaração de Retificação n.º 25/2017, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 7, de 10 de janeiro, da assembleia geral do dia 21 de outubro de 2016, conforme previsto no n.º 4 daquele artigo, bem como no n.º 3 do artigo 97.º e no n.º 1 do artigo 98.º do EOSAE.
Foi promovida a audição pública nos termos do n.º 2 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo. Foi promovida a audição do conselho superior, do conselho fiscal, dos conselhos profissionais dos colégios profissionais e da Comissão para o Acompanhamento dos Auxiliares da Justiça ao abrigo das alíneas b) e c) do n.º 3 do artigo 22.º do EOSAE.
Assim, nos termos do n.º 6 do artigo 3.º da Lei 154/2015, de 14 de setembro, dos n.os 3 e 4 do artigo 22.º, do n.º 3 do artigo 97.º e do n.º 1 do artigo 98.º do Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução é aprovado o seguinte regulamento:
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento estabelece as regras de atribuição, revogação e gestão dos endereços de correio eletrónico sob o domínio "osae.pt", das comunicações da Ordem aos seus associados e do certificado digital para associados inscritos na Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE).
Artigo 2.º
Reserva
O domínio "osae.pt" é pertença exclusiva da OSAE, reservando-se a esta o direito de alterar as regras de atribuição e gestão, sem necessidade de qualquer autorização dos seus utilizadores.
Artigo 3.º
Atribuição de endereços de correio eletrónico
1 - É atribuído um endereço de correio eletrónico a todos os associados efetivos e estagiários da OSAE, bem como às sociedades profissionais.
2 - A atribuição de endereços de correio eletrónico aos órgãos da OSAE ocorre nos termos definidos por deliberação do conselho geral.
3 - O espaço de armazenamento da caixa de correio eletrónico é definido por deliberação do conselho geral, competindo aos associados a sua gestão de forma a não excederem a respetiva capacidade.
4 - O prefixo do endereço de correio eletrónico é limitado a 26 carateres.
5 - O endereço de correio eletrónico é composto pelo nome profissional ou suas abreviaturas seguido do número profissional (0XXXX), aditado de @osae.pt.
6 - O endereço de correio eletrónico das sociedades é composto pela designação abreviada da sociedade, aditada de ".soc@osae.pt".
7 - O endereço de correio eletrónico dos estagiários é composto pelo prefixo de estagiário "estagio" acrescido da designação da especialidade, "sol" ou ae", pelo número de inscrição atribuído, ".0XXXX" e ano, exemplificando: "estagio.sol.0XXXX.2017@osae.pt"; "estagio.ae.0XXXX.2017@osae.pt".
8 - O serviço de correio eletrónico é fornecido ao associado efetivo e ao associado estagiário no ato de inscrição.
9 - A possibilidade de utilização da caixa de correio eletrónico para envio de comunicações é imediatamente suspensa em caso de cancelamento ou suspensão da inscrição, sendo o remetente da mensagem de correio eletrónico informado da ausência de entrega.
10 - Na eventualidade de existir, nos servidores, correio eletrónico destinado à sociedade ou ao associado, a quem foi cancelada ou suspensa a inscrição, a OSAE assegura a sua preservação em ficheiro encriptado pelo prazo de cinco anos.
11 - Os ficheiros referidos no número anterior podem ser entregues à pessoa ou entidade legalmente habilitada, mediante requerimento fundamentado e acautelados os deveres de segredo profissional e as normas de sigilo de correspondência.
Artigo 4.º
Endereços de correio eletrónico adicionais
1 - O associado ou a sociedade profissional pode requerer ao conselho geral a utilização de endereços de correio eletrónico adicionais, a que se acrescentem referências numéricas ou geográficas relacionadas com a sede do domicílio profissional ou escritório secundário (limitadas a um prefixo com 26 carateres).
2 - A taxa devida pelo serviço referido no número anterior é a prevista no respetivo regulamento.
Artigo 5.º
Procedimento
O procedimento de ativação do correio eletrónico é definido por deliberação do conselho geral.
Artigo 6.º
Alteração de palavra-passe
1 - O associado pode alterar a palavra-passe sempre que considerar necessário.
2 - No caso de perda da palavra passe, o associado pode solicitar à OSAE a emissão de uma nova.
Artigo 7.º
Obrigações
1 - O correio eletrónico é destinado ao uso profissional.
2 - As comunicações e as notificações de decisões ou deliberações de órgãos da OSAE, designadamente as convocatórias para as assembleias gerais, regionais ou distritais, consideram-se realizadas através do endereço de correio eletrónico atribuído pela OSAE.
3 - Excetuam-se do disposto no número anterior as notificações relativas a procedimentos disciplinares e as que, por imposição legal, devam ser efetuadas por carta registada.
4 - As comunicações presumem-se realizadas na data do envio.
5 - O associado deve zelar pelo sigilo da sua palavra-passe, garantindo a exclusividade do seu acesso ao sistema e a privacidade das suas comunicações.
6 - O associado deve comunicar imediatamente ao conselho geral da OSAE as suspeitas de uso não autorizado da sua conta.
7 - Ao associado cumpre consultar regularmente a sua caixa de correio eletrónico de forma a poder cumprir as suas obrigações profissionais.
Artigo 8.º
Certificado Digital
1 - O certificado digital é o documento eletrónico que liga os dados de verificação da assinatura digital ao seu titular, confirmando a sua identidade e qualidade profissional.
2 - O certificado digital é emitido aos associados no pleno exercício das suas funções, devendo estes:
a) Garantir que a chave privada é mantida sob seu controlo, tomando as medidas suficientes e necessárias para impedir o seu uso não autorizado;
b) Requerer a imediata suspensão ou revogação do certificado digital sempre que haja suspeitas de quebra de confidencialidade ou de perda da chave privada.
3 - O associado é o único responsável pela utilização do certificado digital, devendo garantir a não utilização por terceiros e a permanente atualização da informação.
Artigo 9.º
Regras de utilização
1 - Compete ao Conselho Geral:
a) Determinar as regras técnicas de utilização do correio eletrónico, das comunicações e do certificado digital e divulgá-las através de circulares;
b) Resolver os casos omissos ou dúvidas de interpretação do presente regulamento.
2 - A OSAE não garante ao associado que o acesso ao correio eletrónico não possa ser interrompido por falhas do sistema ou de conexão.
Artigo 10.º
Norma transitória
Os atuais endereços de correio eletrónico com o sufixo solicitador.net podem ser utilizados até 30/06/2018, data a partir da qual não podem ser usados para o envio de correio eletrónico.
Artigo 11.º
Norma Revogatória
O presente regulamento revoga o Regulamento de Utilização de Correio Eletrónico dos Solicitadores, Regulamento Interno 2/2005, de 3 de maio.
Artigo 12.º
Entrada em Vigor
O presente regulamento entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua publicação.
Aprovado em Assembleia de Representantes da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução de 27 de maio de 2017.
27 de maio de 2017. - O Presidente da mesa da Assembleia de Representantes da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução, Rui Carvalheiro.
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