Criação de Subunidades Orgânicas
Considerando a adaptação permanente dos serviços às necessidades de funcionamento e a otimização dos recursos, a adoção de medidas que assegurem a maior eficiência e agilidade no funcionamento dos serviços, assim como a predominante realização de funções de natureza executiva, verifica-se a necessidade da existência de unidades orgânicas flexíveis com o nível de secção, coordenadas por coordenadores técnicos da carreira de assistente técnico.
Desta forma e dentro dos limites fixados na a) n.º 1 do artigo 4.º do Regulamento da Estrutura Orgânica da Câmara Municipal de Loures, publicada no Diário da República, 2.ª série - N.º 235 de 01 de dezembro de 2015 - Despacho 14190/2015, e de acordo com o artigo 8.º do Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro, determino, numa primeira fase, a criação das seguintes Subunidades Orgânicas, conforme o Despacho 317/2016 de 28 de dezembro de 2016:
Na dependência do DPFA
Subunidade de Tesouraria.
Na dependência da DGF
Subunidade de Faturação;
Subunidade de Verificação Processual e Orçamental.
Na dependência da DCA
Subunidade de Compras;
Subunidade de Concursos.
Na dependência do SMPC
Subunidade de Administração e Logística.
I
Subunidade Orgânica de Tesouraria
Compete, designadamente, à Subunidade de Tesouraria:
Proceder ao pagamento das "ordens de pagamento", incluídas em plano de pagamento aprovado e efetuar os respetivos registos;
Efetuar e registar o recebimento das guias de receita;
Efetuar junto dos postos de cobrança o apuramento da receita cobrada e proceder à consolidação do seu registo;
Controlar as importâncias existentes em caixa, nos termos definidos pelo Regulamento de Controlo Interno e proceder diariamente ao depósito bancário das importâncias excedentárias;
Elaborar o diário e balancetes da tesouraria e remetê-los conjuntamente com os documentos de receita e despesa para a Divisão de Gestão Financeira;
Dar cumprimento às normas do Regulamento de Controlo Interno.
II
Subunidade Orgânica de Faturação
Compete, designadamente, à Subunidade de Faturação:
Registar a faturação em receção e conferência, aquando do seu recebimento, em conformidade com normas estabelecidas e com a legislação em vigor;
Efetuar as diligências necessárias à sua confirmação por parte das outras unidades orgânicas;
Efetuar as devidas correções, decorrentes do registo da faturação;
Proceder à conferência e processamento da faturação, após a devida receção dos bens e serviços, instruindo os processos com a devida documentação;
Proceder ao atendimento telefónico e presencial dos fornecedores, relativo à faturação sob a sua responsabilidade;
Analisar e informar relativamente às contas correntes de fornecedores, sempre que exista essa necessidade;
Proceder ao controlo da faturação em receção e conferência, propondo as necessárias medidas de correção;
Controlar, e conferir a faturação dos contratos, articulando com as outras áreas financeiras, com o serviço responsável pelas aquisições e com os serviços responsáveis pela receção dos bens e serviços;
Garantir o registo e movimentação de documentos na aplicação informática de registo documental;
Preparar os processos com faturação associada para pagamento, em conformidade com as normas estabelecidas e legislação em vigor;
Colaborar no controlo dos pagamentos em atraso na parte relativa à faturação de fornecedores;
Aquando da prestação de contas garantir que a faturação está devidamente registada na contabilidade orçamental e informar e diligenciar o registo da restante faturação;
Elaborar o plano de pagamentos de fornecedores;
Conferir ordens de pagamento emitidas em conformidade com o plano de pagamentos aprovado;
Providenciar e controlar os pedidos dos documentos de despesa arquivados para consulta de outros serviços e pela auditoria interna e externa;
Proceder ao arquivo dos documentos de despesa físico e digital;
Preparar os documentos de despesa para posterior envio ao arquivo geral;
Proceder aos pedidos dos documentos de despesa entregues no arquivo geral e respetivo controlo;
Participar na elaboração e execução do QUAR da Divisão.
III
Subunidade Orgânica de Verificação Processual e Orçamental
Compete, designadamente, à Subunidade de Verificação Processual e Orçamental:
Proceder à classificação, registo, cabimentação das despesas de funcionamento e pessoal, compromisso de todas as despesas e verificar o cumprimento dos requisitos legais e internos;
Verificar e controlar os compromissos relativos aos contratos assinados, articulando sempre que necessário com as outras áreas financeiras, com o serviço responsável pelas aquisições e com os serviços responsáveis pela execução;
Analisar, classificar e registar contabilisticamente as receitas municipais, incluindo as operações de tesouraria, verificando o cumprimento dos requisitos legais e internos;
Garantir o atendimento ao público, telefónico e presencial no âmbito da arrecadação das receitas municipais que não sejam responsabilidade dos outros serviços emissores de receita;
Analisar e verificar os documentos de receita relativos à receita arrecadada nos serviços emissores de receita;
Analisar e conciliar os valores arrecadados por multibanco e débito direto, com os valores registados nas diferentes aplicações informáticas de apoio à gestão, nomeadamente Rendas;
Garantir o controlo dos recebimentos em atraso;
Proceder ao arquivo dos documentos de receita emitida e arrecadada nos diversos serviços emissores de receita, para posterior envio ao arquivo geral;
Providenciar e controlar os pedidos dos documentos de receita arquivados para consulta de outros serviços e pela auditoria interna e externa;
Proceder aos pedidos dos documentos de receita entregues no arquivo geral e respetivo controlo;
Proceder ao registo e controlo dos Fundos de Maneio, em conformidade com o Regulamento aprovado;
Apurar os valores a entregar ao Estado e outras entidades, decorrentes das obrigações de natureza contributiva e fiscal do Município, incluindo operações de tesouraria e emitindo os respetivos documentos;
Controlo e registo de cauções prestadas em dinheiro/cheques através de guia de receita;
Verificar os processos de despesa para pagamento, relativos a transferências, subsídios e outros sem faturação associada, em conformidade com as normas estabelecidas e legislação em vigor;
Emitir e conferir ordens de pagamento, em conformidade com o plano de pagamentos aprovado;
Emitir as ordens de pagamento e documentos de receita associados ao processamento dos vencimentos e proceder à sua conferência;
Colaborar no controlo dos Fundos Disponíveis;
Garantir o registo e movimentação de documentos na aplicação informática de registo documental;
Emitir e enviar as declarações de IRS para efeitos fiscais;
Proceder à conferência diária e mensal dos mapas de natureza orçamental da receita e da despesa, bem como dos mapas emitidos pela Tesouraria Municipal;
Participar na elaboração e execução do QUAR da Divisão;
Proceder à prestação de contas da contabilidade orçamental e financeira, apresentando os respetivos mapas de suporte.
IV
Subunidade Orgânica de Compras
Compete, designadamente, à Subunidade de Compras:
Garantir a instrução, gestão e acompanhamento de toda a tramitação dos procedimentos pré-contratuais de contratação pública de bens e serviços: Ajuste Direto Regime Simplificado e Ajuste Direto Regime geral, Contratação Excluída, bem como a contratação através de Acordo Quadro nos termos do artigo 259.º, em consonância com os princípios de economia, eficiência, eficácia e sustentabilidade;
Analisar a conformidade da informação oriunda dos diversos serviços municipais e verificar a sua adequabilidade da inserção nas peças do procedimento e na falta desta, cuidar pela obtenção de informação relevante à elaboração do procedimento em causa;
Elaborar as peças concursais (convite, caderno de encargos, proposta de autorização para início e tipo de procedimento) inerentes às várias tipologias de procedimentos, contemplados no Código dos Contratos Públicos;
Controlar os diversos prazos procedimentais: vigência dos contratos; receção e abertura de propostas; esclarecimentos, erros e omissões; receção dos documentos de habilitação; audiência prévia; publicitação no Basegov.
Verificar o cumprimento das formalidades legais quanto às propostas recebidas dos diversos procedimentos lançados e preparar as mesmas para avaliação do Júri;
Verificar a conformidade dos documentos de habilitação;
Assegurar a tramitação dos procedimentos em plataforma eletrónica de contratação pública;
Elaborar as propostas de esclarecimento e prestação de esclarecimentos aos concorrentes;
Elaborar o Projeto de Decisão de Adjudicação, Relatórios Preliminares de Análise de Propostas e respetivos Relatórios Finais;
Elaborar e assegurar a Notificação da Decisão de Adjudicação e solicitação dos documentos de habilitação;
Elaborar as propostas a submeter à aprovação dos órgãos competentes para o efeito (Presidente e Vereadores com competências subdelegadas);
Emitir de Notas de Encomenda e Notas de Adjudicação;
Publicitar no Portal dos Contratos Públicos designado por BASEGOV os relatórios de formação e execução dos contratos;
Informar os serviços municipais aquando da formalização do contrato e/ou nota de encomenda;
Assegurar o fornecimento regular de bens e serviços indispensáveis ao normal funcionamento dos serviços, isto é, a gestão das compras centralizadas da competência exclusiva desta unidade orgânica;
Verificar os documentos respeitantes à receção e confirmação das prestações de serviços e/ou aquisição de bens;
Participar na elaboração de diversos documentos: Manuais, Regulamentos, QUAR;
Colaborar na contagem física anual de artigos em armazém;
Contacto e receção de fornecedores;
Pesquisa de mercado;
Garantir o registo e movimentação de documentos nas aplicações informáticas Webdoc, Medidata e Vortal.
V
Subunidade Orgânica de Concursos
Compete, designadamente, à Subunidade de Concursos:
Garantir a instrução, gestão e acompanhamento de toda a tramitação dos procedimentos pré-contratuais de contratação pública de bens e serviços: Ajuste Direto (Regime Geral), Concurso Público, Concurso Público internacional, Concurso Público urgente, Concurso Limitado por prévia qualificação, contratação através de Acordo Quadro nos termos do artigo 259.º, em consonância com os princípios de economia, eficiência, eficácia e sustentabilidade;
Garantir a instrução, gestão e acompanhamento de toda a tramitação dos procedimentos pré-contratuais de contratação pública, sob a forma de agrupamento de entidade adjudicantes, tendo em conta que o representante do agrupamento é o Município de Loures;
Analisar a conformidade da informação oriunda dos diversos serviços municipais e verificar a sua adequabilidade da inserção nas peças do procedimento e na falta desta, cuida pela obtenção de informação relevante à elaboração do procedimento em causa;
Elaborar as peças concursais (convite, programa de concurso, caderno de encargos) inerentes às várias tipologias de procedimentos, contemplados no Código dos Contratos Públicos;
Elaborar as peças concursais relativas à contratação em regime de avença, tarefa ou consultadoria técnica;
Elaborar as peças concursais dos procedimentos relativos à alienação de bens móveis, através da venda por Hasta Pública, no quadro legal aplicável;
Controlar os diversos prazos procedimentais: vigência dos contratos; receção e abertura de propostas; esclarecimentos, erros e omissões; receção dos documentos de habilitação; audiência prévia; publicitação no Diário da República, JOUE, Basegov;
Verificar do cumprimento das formalidades legais quanto às propostas recebidas dos diversos procedimentos lançados e preparar as mesmas para avaliação do Júri;
Verificar a conformidade dos documentos de habilitação;
Assegurar a tramitação dos procedimentos em plataforma eletrónica de contratação pública;
Elaborar as propostas de esclarecimento e prestar esclarecimentos aos concorrentes;
Elaborar os Relatórios Preliminares de Análise de Propostas e respetivos Relatórios Finais;
Analisar os pedidos de cessão da posição contratual e elaborar proposta a submeter ao órgão competente para aprovação;
Analisar as situações de incumprimento contratual e elaborar proposta a submeter ao órgão competente para aprovação, com vista, designadamente, à resolução do contrato;
Elaborar as propostas a submeter à aprovação dos órgãos executivo e deliberativo;
Publicitar os procedimentos de contratação pública em conformidade com as diversas disposições legais para o efeito, nomeadamente: publicitação no Diário da República e Jornal Oficial da União Europeia, do lançamento e adjudicação dos concursos; publicitação no Portal dos Contratos Públicos designado por BASEGOV dos relatórios de formação e execução dos contratos;
Informar os serviços municipais aquando da formalização do contrato e/ou nota de encomenda;
Assegurar o fornecimento regular de bens e serviços indispensáveis ao normal funcionamento dos serviços, isto é, a gestão das compras centralizadas da competência exclusiva desta unidade orgânica, através de informação interna a remeter aos serviços mencionando a data do términos dos contratos em vigor, alertando para a necessidade de atempadamente, remeterem a informação indispensável para lançamento de novo procedimento;
Verificar os documentos respeitantes à receção e confirmação das prestações de serviços e/ou aquisição de bens;
Elaborar informações sobre diversos assuntos e pareceres jurídicos de acordo com questões suscitadas e pedidos de esclarecimento;
Participação e elaboração de diversos documentos: Manuais, Regulamentos, QUAR.
VI
Subunidade Orgânica de Administração e Logística
Compete, designadamente, à Subunidade de Concursos:
Apoiar as atividades do serviço em situação corrente e em emergência, sustentando as necessidades logísticas de funcionamento;
Efetuar o inventário de todos os bens alocados ao serviço, mantendo atualizadas as respetivas listagens;
Realizar regularmente os testes de funcionamento aos equipamentos e sistemas afetos ao serviço, estabelecendo os procedimentos e as respetivas rotinas, sustentadas em listas de verificação;
Garantir as operações de manutenção aos equipamentos e sistemas de acordo com os calendários previstos, desenvolvendo os mecanismos internos tendentes à reparação dos mesmos sempre que tal se verificar;
Elaborar e manter atualizados os modelos de fichas necessárias à sustentação das operações de emergência de proteção civil;
Gerir as infraestruturas à responsabilidade do serviço que sejam destinadas a apoios de retaguarda em operações de emergência de proteção civil.
6 de fevereiro de 2017. - O Presidente da Câmara Municipal de Loures, Bernardino Soares.
310284346
