Deliberação (extrato) n.º 146/2017

Considerando:

1 - A entrada em vigor, em 1 de agosto de 2012, do Decreto-Lei 143/2012, de 11 de julho, que estabeleceu a nova orgânica do Instituto do Emprego e da Formação Profissional, I. P. (IEFP, IP), com a definição da sua missão e atribuições, bem como dos órgãos que o constituem;

2 - A publicação da Portaria 319/2012, de 12 de outubro, alterada pela Portaria 191/2015, de 29 de junho, que aprovou os Estatutos do IEFP, I. P., os quais estabelecem a organização interna dos serviços centrais e dos serviços desconcentrados e operam transformações significativas com vista a racionalizar os recursos e a garantir ganhos de eficácia e eficiência nos diversos níveis de intervenção;

3 - A organização interna dos serviços centrais, constituída por unidades orgânicas operacionais e de suporte, designadas departamentos e direções de serviços, e por unidades orgânicas de apoio especializado, designadas assessoria e gabinete, de acordo com o previsto no n.º 1 do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;

4 - A possibilidade de serem criados núcleos de nível 1 e 2 nas unidades orgânicas dos serviços centrais, até ao limite de 25, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 5, do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P.;

5 - A criação de dezasseis núcleos nos serviços centrais pelo Conselho Diretivo do IEFP, I. P., na sua reunião de 22 de novembro de 2012, consubstanciada na deliberação (extrato) n.º 1877/2012, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 238, de 10 de dezembro de 2012;

6 - A necessidade de assegurar a coerência e a unidade organizacional dos serviços centrais do IEFP, I. P., num quadro de grande exigência e estruturas funcionais mínimas, mas eficazes, que garantam uma atuação ajustada às necessidades, bem como um modelo de gestão flexível, transparente e orientado para os objetivos, que se traduzam, nas diferentes intervenções territoriais, num serviço de qualidade e utilidade para as pessoas desempregadas e para as organizações de empregadores, empresas, associações ou outras instituições no âmbito da economia social.

O Conselho Diretivo, após audição do Conselho de Administração, nos termos do disposto no n.º 5 do artigo 2.º dos Estatutos do IEFP, I. P., na sua reunião de 31 de janeiro de 2017, deliberou criar quatro núcleos nos serviços centrais, com a designação, classificação e competências constantes dos anexos 1 e 2 que fazem parte integrante da presente deliberação.

A presente deliberação produz efeitos a partir de 1 de fevereiro de 2017.

ANEXO 1

Serviços Centrais (SC)

Designação e classificação dos núcleos

(ver documento original)

ANEXO 2

Competências dos núcleos de Unidades Orgânicas dos SC

A - Departamento de Formação Profissional

1 - São competências do Núcleo WorldSkills Portugal:

a) Assegurar a representação de Portugal enquanto membro fundador, nas organizações internacionais da WorldSkills International (WSI) e WorldSkills Europe (WSE), designadamente no âmbito dos comités técnicos e estratégicos das referidas organizações;

b) Coordenar a representação da seleção nacional nas competições internacionais da WSI e da WSE;

c) Apoiar a organização dos campeonatos das profissões, assegurando os normativos técnicos, logísticos e de comunicação de suporte ao seu desenvolvimento;

d) Desenvolver atividades e instrumentos de incremento da qualidade da formação profissional;

e) Promover iniciativas de sensibilização dirigidas a jovens, famílias, empresários e população ativa em geral para a importância da educação/formação;

f) Desenvolver iniciativas de valorização do estatuto social das profissões e da formação profissional, favorecendo o reconhecimento das vias profissionalizantes como formas privilegiadas de inserção na vida ativa;

g) Promover as profissões de base tecnológica e outras de elevada empregabilidade, designadamente associadas à produção de serviços e ou produtos inseridos em áreas de formação prioritárias;

h) Dinamizar o intercâmbio científico e tecnológico, entre os gestores, técnicos, formadores e formandos, operadores de formação, empresas, universidades e outras entidades nacionais ou internacionais;

i) Estimular o ajustamento entre as qualificações e as necessidades do mercado de emprego, proporcionando às empresas a oportunidade de participarem ativamente na formação profissional.

B - Departamento de Planeamento, Gestão e Controlo

1 - São competências do Núcleo de Contabilidade e Apoio à Gestão:

a) Conceber, propor e manter atualizados manuais de procedimentos, normas e orientações técnicas da área financeira e assegurar a sua aplicação a nível nacional, prestando apoio técnico, para o efeito, aos serviços regionais e locais;

b) Garantir a aplicação do princípio da unidade de tesouraria a nível nacional;

c) Gerir o plano de contas do IEFP, I. P. de acordo com as necessidades de informação interna e externa do controlo do património;

d) Gerir a tabela de centros de custo a nível nacional;

e) Conceber a estrutura analítica de acordo com a necessidade de prestação de contas;

f) Definir os princípios de aplicação geral a que devem obedecer os registos contabilísticos do IEFP, I. P. e assegurar o cumprimento das regras de execução orçamental;

g) Apoiar os serviços regionais e locais na vertente da contabilidade orçamental, patrimonial e analítica, numa lógica de serviços partilhados;

h) Adaptar métodos de prestação de contas regional e local às exigências de informação a prestar, com relevância para a conciliação de informação desagregada pelos respetivos módulos e a que consta do balancete analítico. Manter atualizado o sistema de informação, por forma a garantir a extração de dados de acordo com os requisitos exigidos pelas entidades a quem o IEFP, I. P. se obriga;

i) Normalizar e atualizar os serviços a nível nacional no que diz respeito às questões fiscais aplicáveis ao IEFP, I. P. e adaptar o sistema de informação a atualizações daqui decorrentes;

j) Analisar e completar todos os mapas fiscais, bem como prestar informação periódica e pontual às entidades a que o IEFP, I. P. está obrigado, como seja o Tribunal de Contas e a Direção Geral do Orçamento;

k) Analisar os registos contabilísticos a nível nacional e elaborar mensalmente o respetivo mapa de fluxos de caixa;

l) Aplicar o princípio contabilístico da especialização do exercício, especialmente no que diz respeito ao Acréscimo de Proveitos com proveniência comunitária;

m) Analisar o balancete anual, efetuar o apuramento de resultados e elaborar todas as operações contabilísticas a nível nacional de encerramento e reabertura de saldos;

n) Elaborar as demonstrações financeiras e outros mapas de caráter legal no âmbito do encerramento de contas;

o) Elaborar o Anexo ao Balanço e à Demonstração de Resultados, enfatizando o relato em sintonia com o registo;

p) Elaborar a Conta de Gerência do IEFP, I. P. e submissão eletrónica ao Tribunal de Contas;

q) Coordenar e monitorizar projetos críticos ou especiais, numa dupla perspetiva de prevenção de constrangimentos e de partilha de boas práticas com outros serviços e organismos;

r) Proceder ao diagnóstico das necessidades técnicas dos colaboradores afetos à área financeira, a nível nacional, e desenvolver as metodologias, os instrumentos e os modelos de formação com vista à melhoria da qualidade da sua intervenção;

s) Propor e aplicar mecanismos de acompanhamento e avaliação dos modelos e instrumentos de suporte nesta área, designadamente no que se refere ao seu impacte na qualidade das intervenções efetuadas pelos serviços, a nível central, regional e local, numa perspetiva de disseminação de boas práticas;

t) Articular com o Revisor Oficial de Contas, a justificação das políticas contabilísticas aplicadas nos registos contabilísticos;

u) Promover a nível nacional, a mudança da cultura contabilística sempre que as políticas ou normas aplicáveis o justifiquem, designadamente a implementação do SNC-AP nos prazos definidos;

v) A coordenação do processo de conceção e implementação do novo sistema de informação de apoio às áreas orçamental, administrativa e financeira.

C - Assessoria da Qualidade, Jurídica e de Auditoria

1 - São competências do Núcleo de Auditoria

a) Proceder à realização de Auditorias à Gestão Corrente, Auditorias Operacionais e Auditorias de Acompanhamento;

b) Proceder à instrução de processos de Averiguações Técnicas, determinadas pelo Conselho Diretivo, na perspetiva do cumprimento das políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos com vista a serem apuradas as, eventuais, irregularidades praticadas;

c) Analisar e avaliar a conformidade da atividade com os normativos instituídos nas unidades orgânicas/entidades sujeitas ao controlo da Auditoria;

d) Elaborar Relatórios das ações de auditoria, propondo, eventuais, medidas corretivas e a sua execução;

e) Elaborar pareceres sobre as medidas corretivas que melhorem a economia, eficácia e eficiência das unidades orgânicas/ entidades sujeitas ao controlo da Auditoria;

f) Avaliar a adequação e eficiência dos sistemas de controlo interno instituídos;

g) Assegurar que as ações de auditoria sejam programadas, planificadas, dirigidas e registadas de acordo com as normas previstas no Manual de Auditoria e Procedimentos;

h) Examinar e avaliar os procedimentos técnicos, administrativos e financeiros, determinando a materialidade e o significado dos desvios encontrados;

i) Avaliar a utilização económica, eficaz e eficiente dos meios humanos, técnicos e físicos;

j) Examinar e avaliar os procedimentos técnicos, administrativos e financeiros das entidades apoiadas pelo IEFP, I. P., nos termos da Lei;

k) Recomendar e propor a adoção de medidas adequadas à melhoria da eficácia, eficiência do funcionamento dos serviços;

l) Acompanhar a concretização das medidas decorrentes de recomendações formuladas na sequência de processos de auditoria internos e externos, avaliando as melhorias introduzidas e sinalizando eventuais fatores críticos ou condicionantes;

m) Assegurar, no âmbito central, regional e local, o cumprimento de políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos, fornecendo, para o efeito, análises, apreciações, recomendações e informações respeitantes às atividades analisadas.

n) Elaborar o Plano de Atividades da Auditoria do IEFP, I. P.;

o) Elaborar um Relatório Anual da Atividade desenvolvida pela Auditoria do IEFP, I. P.

p) Manter atualizado o manual de auditoria.

2 - São competências do Núcleo de Apoio Jurídico e Contencioso:

a) Exercer o mandato de representação judicial e extrajudicial do IEFP, I. P., nos termos da procuração conferida pelo Conselho Diretivo, em todo o território nacional;

b) Elaborar petições iniciais, contestações, recursos, alegações e contra-alegações, e outras peças processuais necessárias à salvaguarda dos interesses do IEFP, I. P.;

c) Elaborar e analisar contratos e sugerir alterações de cláusulas que possam comprometer no futuro os interesses do IEFP, I. P.;

d) Emitir pareceres sobre todos os ramos do direito;

e) Esclarecer dúvidas e prestar apoio direto aos departamentos dos Serviços Centrais, às Delegações Regionais e Unidades Orgânicas Locais;

f) Elaborar e analisar documentos que visem a vinculação do IEFP.I. P.;

g) Apoiar a elaboração de propostas de diplomas legais, em matérias conexas com a atividade do IEFP, I. P.

2017-02-09. - A Diretora do Departamento de Assessoria da Qualidade, Jurídica e de Auditoria, Paula Susana Aparício Gonçalves Matos Ferreira.

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