A Universidade do Minho tem tido um nível de crescimento e de desenvolvimento notável ao longo dos últimos anos, impulsionado pela procura crescente dos seus projetos de graduação, de pósgraduação, de investigação e outros de caráter diversificado, ao qual está associado um assinalável crescimento das suas infraestruturas.
Considerando que o património edificado da Universidade do Minho reúne condições ideais à realização de eventos, proporcionando ambientes versáteis e respondendo a solicitações diversas;
Considerando a crescente procura por parte de entidades internas e externas, de espaços e instalações para a realização de eventos;
Considerando que este número crescente de iniciativas é também acompanhado da diversificação da sua natureza, exigindo respostas cada vez mais eficazes, um acompanhamento permanente e sistemático e uma gestão eficiente de espaços e instalações;
Considerando ainda a complexidade dos meios e dos recursos que é necessário garantir e articular, torna-se premente segmentar competências dos serviços da Universidade, garantindo um adequado planeamento e otimização dos mesmos, orientandoos para o resultado final dos eventos a realizar;
Considerando a necessidade de se proceder a uma revisão do Regulamento de Utilização dos Espaços para Eventos na Universidade do Minho (Despacho RT-15/2008, de 30 de setembro), tendo presente o exponencial número de eventos internos e externos que se realizam ao longo de todo o ano, a experiência entretanto acumulada nesta área e as alterações organizacionais internas, entretanto ocorridas;
Considerando, ainda, que nos termos da alínea r) do n.º 1 do artigo 37.º dos Estatutos da Universidade do Minho, compete ao Reitor aprovar os regulamentos e os documentos orientadores necessários ao adequado funcionamento da Universidade;
Ouvido o Conselho de Gestão, aprovo o Projeto de Regulamento de Utilização dos Espaços da Universidade do Minho, que é publicado em anexo ao presente despacho, dele fazendo parte integrante, e submeto-o, nos termos do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo e do artigo 110.º, n.º 3, do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, a consulta pública, para recolha de sugestões, pelo prazo de 30 dias úteis, a contar da data da publicação no Diário da República.
Os interessados deverão enviar as suas contribuições para o Gabinete do Administrador, utilizando o endereço eletrónico sec-adm@ reitoria.uminho.pt 4 de novembro de 2016. - O Reitor, António M. Cunha.
Projeto de Regulamento de Utilização de Espaços da Universidade do Minho
Artigo 1.º
Princípios Gerais
1 - O presente regulamento fixa as condições em que a Universidade do Minho (UMinho) pode ceder, para atividades de extensão académica, pedagógica, científica, cultural e comercial, as áreas e espaços elencados no anexo I do presente Regulamento.
2 - Os espaços identificados no anexo I são destinados à realização de eventos e cerimónias da Reitoria e das Unidades da UMinho, bem como de entidades externas, em regime de aluguer, sempre que solicitados e desde que cumpram as condições estipuladas neste regulamento.
3 - Para efeitos do número anterior, entende-se por evento, ações de formação, conferências, congressos, seminários, jornadas, encontros, workshops, convenções, espetáculos, debates, exposições, cerimónias, concertos e outras atividades académicas, artísticas, científicas, culturais, desportivas e lúdicas, cujas características e objetivos se coadunem com a missão, a imagem e o prestígio da UMinho.
4 - Os espaços considerados no anexo I não poderão ser cedidos para a realização de atividades que prejudiquem o normal funcionamento da UMinho, que não se coadunem com a sua missão, com o respeito pelos princípios que norteiam a sua atividade ou que sejam consideradas inadequadas às estruturas disponíveis ou coloquem em risco a conservação das instalações e dos materiais.
5 - Os espaços constantes do anexo I estão encerrados durante o mês de agosto, podendo ainda estar parcialmente encerrados ou indisponíveis por deliberação do Administrador.
Artigo 2.º
Tipologia das Atividades e dos Eventos
A cedência de espaços e instalações da UMinho observa diferentes trâmites em função da tipologia das atividades e dos eventos a realizar. Assim, para os efeitos previstos no presente regulamento, consideram-se:
a) Atividades letivas - aquelas que decorrem do normal funcionamento dos cursos em vigor na UMinho, tais como, cursos de licenciatura, mestrado, doutoramento e outros que possam vir a ser criados, no âmbito da missão da Universidade;
b) Eventos internos - as iniciativas promovidas pela Reitoria e Unidades da UMinho, desde que isentos de qualquer colaboração externa ou fonte de financiamento, incluindo taxas de inscrição ou patrocínio;
c) Eventos mistos - todas as iniciativas promovidas por entidades diretamente afetas à UMinho que têm acesso a apoios externos ou outra fonte de financiamento, incluindo taxa de inscrição ou patrocínio;
d) Eventos externos - todas as iniciativas organizadas por entidades que não possuam ligação institucional à UMinho.
Artigo 3.º
Âmbito de Aplicação
1 - A cedência dos espaços (identificados no anexo I) para eventos internos, mistos ou externos requer autorização do Gabinete do Administrador. 2 - A marcação de salas, para atividades letivas, nomeadamente aquelas que constam na alínea a), do n.º 1, do artigo 2.º, é da responsabilidade do Gabinete de Apoio ao Ensino (GAE).
3 - A preparação do ponto de vista técnico dos espaços cedido para eventos é da responsabilidade do Gabinete do Administrador mediante as necessidades expressas aquando da submissão do pedido de reserva do espaço em causa.
4 - Outros espaços da UMinho que não estejam contemplados no anexo I e estejam afetos, com caráter de uso autorizado, a qualquer uma das unidades orgânicas, podem ser cedidos para a realização de eventos, em regime de aluguer, para a realização de atividades de natureza científica e/ou culturais, desde que não prejudiquem o normal funcionamento da Universidade e se coadunem com a sua missão.
5 - A cedência dos espaços referidos no número anterior é da responsabilidade das respetivas Unidades Orgânicas, responsáveis pelo seu uso regular, a quem cabe a elaboração de regras próprias para esse efeito, que não podem contrariar os princípios orientadores definidos no presente regulamento e que devem ter por base os recursos humanos e materiais disponíveis nessas Unidades para uso regular desses espaços.
Artigo 4.º
Condições Gerais de Utilização
1 - Os espaços são cedidos e autorizados, exclusivamente, para uso da entidade requisitante, não podendo esta autorização ser transmitida a terceiros.
2 - Para os fins previstos neste regulamento, o período normal de utilização dos espaços rege-se pelo calendário escolar definido anualmente. A utilização dos espaços para além do referido calendário, pode originar custos adicionais a suportar pela entidade requerente. É o caso de períodos de interrupções letivas e horários extraordinários, compreendidos entre as 17h30 e as 09h00, sábados, domingos e feriados.
3 - Os espaços e os equipamentos colocados à disposição dos requerentes devem ser utilizados de forma correta e responsável, nunca colocando em causa o seu funcionamento e a sobriedade dos mesmos. 4 - As paredes, portas, envidraçados ou caixilhos existentes nos espaços não poderão ser utilizados para suporte de objetos.
5 - Não é autorizada a realização de qualquer fixação por furação de materiais ou equipamentos ao pavimento destes espaços. A colagem é autorizada, desde que previamente comunicada e a respetiva descolagem, da responsabilidade da entidade requerente, seja possível, sem que fiquem danos na base de fixação (pavimento).
6 - O requerente deve assegurar que todos os equipamentos elétricos, que venha a interligar à rede da UMinho, previamente comunicados e autorizados, estão em boas condições e não colocam em risco as instalações e/ou os seus ocupantes.
7 - O requerente é ainda responsável pela manutenção da ordem nos espaços requisitados, sendo expressamente proibido fumar, comer e beber dentro das instalações.
8 - No que se refere aos eventos promovidos pela Reitoria, a preparação e arrumação dos espaços é da responsabilidade dos respetivos secretariados ou dos serviços que organizam o evento, devendo cumprir as normas estabelecidas no presente regulamento.
9 - Para efeitos de eventual representação institucional, os organizadores dos eventos que incluam a presença de entidades oficiais, deverão comunicar, para o Gabinete do Administrador as presenças confirmadas, com cinco dias úteis de antecedência em relação à data de início do evento.
10 - Por razões de segurança, a UMinho, através dos vigilantes ou pessoal em serviço, poderá limitar a entrada de participantes, devidamente inscritos num evento, sempre que ultrapassem a capacidade do espaço cedido ou alugado, que estejam a perturbar a organização e desenvolvimento do evento, independentemente do motivo.
11 - Cabe à entidade organizadora do evento a responsabilidade pela observância destas regras, por todos os intervenientes no evento.
Artigo 5.º
Reserva de Espaços para Eventos
1 - Os pedidos de reserva de espaços elencados no anexo I efetuam-se mediante o preenchimento do formulário Reserva de Espaços (anexo II), através do correio eletrónico reservas.espacos@reitoria.uminho.pt, dirigidos ao Gabinete do Administrador.
2 - O formulário Reserva de Espaços mencionado no ponto anterior deverá ser rececionado, com uma antecedência mínima de dez dias úteis, relativamente à data de início do evento.
3 - Os serviços de apoio à gestão de eventos e espaços acompanharão a entidade requerente na visita às instalações cedidas, para verificação das condições das mesmas, sempre que solicitado.
4 - No formulário Reserva de Espaços deverá constar toda a informação sobre os equipamentos e serviços solicitados para o evento.
5 - Para efeitos de controlo de acessos, o requerente deverá, atempadamente, facultar a identificação dos elementos da organização do evento e respetiva movimentação (horários de entradas e saídas).
6 - Todas e quaisquer alterações ao pedido inicialmente autorizado, devem ser solicitadas através do correio eletrónico, reservas.espacos@ reitoria.uminho.pt, ao Gabinete do Administrador.
7 - As alterações referidas no número anterior devem adequar-se aos princípios do presente Regulamento e serão avaliadas mediante os respetivos custos e disponibilidade para serem levadas a cabo em tempo útil, sem prejuízo da garantia do desenvolvimento eficaz e qualitativo do evento.
Artigo 6.º
Custos de Utilização
1 - Os custos de utilização dos espaços identificados no anexo I, constam de tabela própria aprovada pelo Conselho de Gestão.
2 - A tabela referida no ponto anterior é atualizada anualmente, sendo os custos de utilização dos espaços aqueles que estiverem em vigor, na data de autorização da reserva em causa.
3 - Os custos relativos a equipamentos e/ou serviços complementares, sempre que solicitados, serão adicionados ao custo do aluguer do espaço.
4 - O custo de utilização dos espaços é reduzido em 50 % no caso de reservas para meiodia. 5 - De acordo com a Lei, sempre que os eventos sejam pagos por entidades externas à UMinho, aos valores indicados nas tabelas acresce o valor do IVA à taxa em vigor.
6 - Os eventos que sejam organizados por entidades internas à UMinho, mas que não possuam gestão financeira do evento na UMinho, através da existência de dimensão própria para registo de despesa e receita, são considerados eventos externos, nos termos do artigo 2.º, do presente regulamento.
Artigo 7.º
Procedimentos para Pagamento
1 - A cedência será efetiva mediante o pagamento antecipado, no caso de eventos externos, do valor do somatório do custo de cedência do(s) espaço(s) e de outros custos adicionais. A transferência bancária deverá ser efetuada até 48 (quarenta e oito) horas antes do início do evento, sob pena de não ser possível utilizar o espaço solicitado. O comprovativo do pagamento em causa deve ser enviado para o Gabinete do Administrador, através do correio eletrónico reservas.espacos@reitoria. uminho.pt, com cópia para dfp@adm.uminho.pt.
2 - Os pagamentos da utilização dos espaços por requerentes internos, diretamente afetos à UMinho, deverão ser efetuados até cinco dias úteis, após a realização do evento, para dimensão a indicar no ato de confirmação da reserva.
Artigo 8.º
Isenções e Reduções do Custo de Utilização
1 - Em casos específicos, e em que o interesse da UMinho o justifique, o pagamento pode ser dispensado ou reduzido, por autorização do Administrador.
2 - O pedido de isenção e/ou redução deve ser remetido através do correio eletrónico reservas.espacos@reitoria.uminho.pt, sendo todos os custos inerentes aos serviços adicionais ou contratados especificamente para o evento suportados pela entidade requerente, independentemente da autorização referida no ponto anterior.
3 - Todos os eventos considerados internos, nos termos do artigo 2.º, do presente regulamento, estão isentos exclusivamente do custo de cedência do(s) espaço(s).
4 - Em resultado do preceituado em protocolos e acordos específicos celebrados entre a UMinho e entidades terceiras, no âmbito de cedência de espaços, e nos exatos termos aí consignados, podem os custos de cedência do(s) espaço(s) e instalações ser objeto de redução ou mesmo de isenção total.
5 - O aluguer continuado de espaços e instalações por parte de uma entidade externa, poderá ser objeto de um protocolo específico que também contemple uma redução do custo de cedência.
Artigo 9.º
Responsabilidade
1 - A UMinho não se responsabiliza por furtos a pessoas e bens, ocorridos no âmbito da organização e realização dos eventos.
2 - Todos os danos provocados nos espaços e/ou nos equipa mentos, durante o período de utilização, são da inteira responsabilidade da entidade requisitante.
3 - Os regimes de vigilância e segurança, abertura e fecho das portas exteriores dos edifícios que integram os espaços nos quais ocorre o evento, enquadram-se no regime geral aplicado a todos os edifícios e instalações da UMinho.
4 - O regime de limpeza e higiene destes espaços enquadra-se no regime geral de limpeza e higiene de todos os edifícios e instalações da UMinho, que se realiza no horário de trabalho estipulado para esta atividade:
final de cada dia útil.
5 - A UMinho poderá, em determinadas situações, exigir a apre-sentação de caução que nunca poderá ser superior a 5 % do valor do aluguer do espaço.
6 - A caução será devolvida após o término do evento e assim que se verificarem as boas condições do espaço utilizado.
Artigo 10.º
Cancelamento de Reservas de Espaços
1 - O cancelamento de uma reserva pode ser feito sem qualquer encargo, desde que comunicado por escrito, com uma antecedência mínima de cinco dias úteis relativamente à data da realização do evento.
2 - Sempre que uma entidade externa comunique o cancelamento do evento, com uma antecedência inferior a cinco dias úteis relativamente ao seu início, a UMinho reserva-se o direito de exigir o pagamento de uma penalidade, correspondente a 50 % do valor da cedência do espaço, por impossibilidade da sua utilização para outros eventos.
Artigo 11.º
Incumprimento
A verificação de desvios entre a atividade que tiver sido autorizada e a efetivamente desenvolvida, constitui incumprimento deste regulamento conferindo à UMinho o direito de resolução imediata, e sem préaviso, podendo proceder à suspensão do evento e imputação dos custos adicionais ao requerente entretanto ocorridos.
Artigo 12.ª Exposições
1 - Os espaço e instalações da UMinho podem ser cedidos, para exposições, independentemente de estarem associadas ou não a um evento, desde que se insiram nas condições do presente regulamento e mediante autorização para a sua realização pelo Gabinete do Administrador. 2 - A entidade responsável pela exposição deverá proceder à re-serva do espaço solicitado, nos termos do artigo 5.º deste regulamento, mencionando o tema, o tipo de materiais a utilizar, a forma como os materiais irão ser expostos, o período de tempo em que a exposição ficará patente ao público, dias e horas de montagem e de desmontagem e outros pormenores que considera relevantes.
3 - Os organizadores das exposições são responsáveis pela montagem e desmontagem de todo o material, devendo deixar o espaço que utilizaram tal como o encontraram.
4 - Os organizadores das exposições não podem, em caso algum, ceder o direito de ocupação, promover ou permitir a promoção de artigos ou atividades que não tenham sido previamente autorizadas. Não é permitido pintar, colar ou afixar publicidade nas paredes ou painéis instalados nos espaços da UMinho.
5 - Sempre que um evento inclua a realização de uma exposição paralela, desde que diretamente relacionada com o evento, com a entidade organizadora ou com o universo académico, o requerente deverá também solicitar autorização para a realização da mesma e preencher o formulário de Reserva de Espaços (anexo II), de acordo com esta pretensão. Para a afixação de materiais podem ser cedidos biombos, mediante a sua requisição através do preenchimento do formulário Reserva de Espaços (anexo II). Não está autorizada a afixação de materiais nas demais paredes ou outros elementos estruturais existentes nestes espaços.
6 - A colocação de cartazes e outro tipo de informação de divulgação é da responsabilidade da entidade organizadora do evento, devendo a sua afixação ser solicitada pelo requerente no formulário de Reserva de Espaços.
7 - A afixação de cartazes ou outros meios de divulgação de informação é autorizada apenas nos locais indicados no anexo V e a sua colocação não pode deteriorar os elementos de apoio e/ou fixação utilizados.
8 - A criação de zonas de acolhimento dos participantes ou de refeições nos espaços adjacentes aos espaços ocupados por parte das entidades requerentes carece de autorização do Administrador e está condicionada aos espaços que para o efeito forem indicados, em função da organização interna, segurança e livre circulação das pessoas.
9 - A exposição de viaturas ou outros equipamentos de grandes dimensões, com fins comerciais, nos espaços dos campi da Universidade do Minho carece de autorização expressa do Administrador.
Artigo 13.º
Equipamentos e Serviços Complementares
1 - Para além dos equipamentos existentes em cada espaço (ane-xo VI) podem, ainda, ser partilhados e afetos à utilização das instalações reservadas, os equipamentos indicados no anexo III, desde que solicitados no formulário de Reserva de Espaços (anexo II), sujeito a confirmação de disponibilidade.
2 - Caso o requerente pretenda incluir na cedência de instalações e equipamentos, outros serviços complementares e específicos para o evento a realizar (anexo IV), deverá assinalar estas solicitações no formulário Reserva de Espaços. Ao custo de reserva de espaço será adicionado o custo relativo a estes serviços.
3 - O requerente poderá ainda contratar externamente a prestação complementar de serviços nomeadamente, catering, streaming, videoconferência, devendo, para o efeito dar conhecimento através do respetivo registo no formulário Reserva de Espaços (anexo II).
4 - Não está autorizado o serviço de refeições (almoços, jantares ou qualquer serviço que inclua a necessidade de utilização de mesas e cadeiras) no espaço reservado para a realização do evento.
Artigo 14.º
Equipamentos de Som
1 - A caracterização do equipamento de som existente em cada espaço encontra-se especificada no anexo VI.
2 - O requerente deverá assinalar o equipamento necessário, aquando do preenchimento do formulário Reserva de Espaços (anexo II).
3 - O custo associado à reserva de cada espaço inclui a utilização do respetivo equipamento, bem como a assistência técnica a prestar por um funcionário, no horário de trabalho fixado para o pessoal não docente da UMinho.
4 - A gravação dos eventos ou espetáculos que tenham lugar nestes espaços da UMinho poderá ser efetuada pelo requerente a expensas suas, mediante prévia autorização.
5 - Quando pretendido, a gravação dos eventos, tal como streaming e videoconferência, deverão ser assinalados pelo requerente no formulário de Reserva de Espaços. O pagamento destes serviços é da responsabilidade do requerente, independentemente da tipologia do evento autorizado (artigos 2.º e 8.º).
6 - Os espaços da UMinho referidos no anexo I não estão equipados com sistema próprio para espetáculos em que seja necessária uma potência elétrica elevada, quer para iluminação, quer para som, excetuando o Auditório Nobre no campus de Azurém.
Artigo 15.º
Ligação à Internet
1 - Os espaços da UMinho disponíveis para cedência estão equipados com ligação à internet, com ou sem fios.
2 - A utilização deste serviço é requerida no ato de preenchimento do formulário de Reserva de Espaços que, depois de autorizado, é validado pelos Serviços de Comunicações da UMinho (SCOM).
3 - O custo de utilização deste serviço consta de tabela própria e acresce ao custo de aluguer dos espaços.
Artigo 16.º
Estacionamento
1 - Os espaços constantes do anexo I, com exceção do Salão Medieval e do Salão Nobre no Largo do Paço e os espaços inseridos no Edifício dos Congregados, dispõem de uma área de estacionamento próxima.
2 - A entidade requisitante pode, para efeitos de montagem e desmontagem do evento, solicitar a afetação temporária e pontual, mediante disponibilidade, de um lugar de estacionamento para cargas e descargas, devendo informar essa sua intenção no preenchimento do formulário de Reserva de Espaços.
3 - O acesso de viaturas da organização aos campi da UMinho e demais parques de estacionamento é permitido, desde que a identificação das mesmas seja previamente enviada para reservas.espacos@ reitoria.uminho.pt.A entidade requisitante poderá solicitar, ainda, a reserva temporária de lugares de estacionamento nos parques adjacentes aos espaços referidos no anexo I. Estes parques estão assinalados no anexo VII. O custo deste serviço será adicionado ao custo dos espaços alugados.
4 - A reserva temporária de lugares de estacionamento aos sábados, domingos e feriados é reduzida em 50 %.
5 - A UMinho dispõe de regulamento próprio o acesso e estacionamento automóvel nas suas instalações aprovado através do despacho RT-48/2015, de 18 de setembro, que pode ser consultado na intranet.
Artigo 17.º
Dúvidas e Omissões
As dúvidas e omissões resultantes da interpretação do presente regulamento serão resolvidas por despacho do Reitor da Universidade do Minho.
Artigo 18.º
Disposições Finais e Transitórias
1 - O desconhecimento da regulamentação da UMinho não limita a sua plena aplicabilidade.
2 - O presente regulamento entra imediatamente em vigor, após a sua publicação no Diário da República.
ANEXOS
ANEXO I
Identificação dos Espaços ANEXO II Formulário Reserva de Espaços ANEXO III Equipamentos Complementares ANEXO V Identificação dos Espaços e Locais de afixação ANEXO VI Identificação dos Equipamentos existentes nos Espaços e Características Gerais ANEXO VII Plantas dos Parques de Estacionamento (campi de Gualtar e de Azurém 210033667