O Decreto-Lei 276/2007, de 31 de Julho, que estabelece o regime jurídico da actividade de inspecção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração directa e indirecta do Estado, os quais tenham por missão assegurar o exercício de funções de controlo, veio igualmente definir algumas regras sobre procedimentos de inspecção a que estão sujeitas todas as entidades abrangidas, prevendo-se, ainda, que o dirigente máximo de cada serviço elabore um regulamento do procedimento de inspecção, que deve ser aprovado pelo ministro responsável pelo respectivo serviço.
Assim, nos termos e ao abrigo do artigo 9.º do Decreto-Lei 276/2007, de 31 de Julho, aprovo o Regulamento do Procedimento de Inspecção da Inspecção-Geral de Finanças, anexo ao presente despacho, do qual faz parte integrante.
5 de Abril de 2010. - O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos.
ANEXO
Regulamento do Procedimento de Inspecção da Inspecção-Geral de FinançasCAPÍTULO I
Artigo 1.º Objecto
O presente normativo regula o procedimento de inspecção da Inspecção-Geral de Finanças (IGF), nele se incluindo os actos e formalidades, bem como os princípios e regras aplicáveis à sua actividade, sem prejuízo do disposto em legislação especial.
Artigo 2.º Âmbito
1 - O procedimento de inspecção visa definir os aspectos procedimentais e de actuação da IGF no exercício do controlo estratégico da administração financeira do Estado e do apoio técnico especializado aos membros do Governo do Ministério das Finanças e da Administração Pública.2 - Para efeitos do número anterior, o procedimento de inspecção aplica-se às inspecções, inquéritos, sindicâncias, averiguações, auditorias, avaliações, análises de natureza económico-financeira e exames fiscais e outras formas de controlo das entidades, públicas e privadas, abrangidas pela sua intervenção.
3 - O procedimento de inspecção deve, designadamente, observar:
a) As Normas e Boas Práticas da IGF;
b) Os manuais e guiões de auditoria e de avaliação em uso na IGF;
c) Os instrumentos nacionais e internacionais de carácter vinculativo.
Artigo 3.º Direito subsidiário
Aos casos omissos no presente Regulamento aplicam-se, designadamente:a) A lei orgânica da IGF, consagrada no Decreto-Lei 79/2007, de 29 de Março;
b) O regime jurídico da actividade de inspecção, auditoria e fiscalização dos serviços da administração directa e indirecta do Estado, aprovado pelo Decreto-Lei 276/2007, de 31 de Julho;
c) O Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro.
Artigo 4.º Princípios
O procedimento de inspecção da IGF obedece aos princípios previstos na lei, designadamente da autonomia técnica, proporcionalidade, contraditório e cooperação.
Artigo 5.º Princípio do contraditório
Sem prejuízo do disposto em lei especial, as intervenções da IGF regem-se pelo princípio do contraditório, nos termos do presente Regulamento.Artigo 6.º Colaboração com outras entidades 1 - A IGF deve colaborar com os outros serviços de inspecção, designadamente no âmbito do Conselho Coordenador do Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado.
2 - Sem prejuízo do disposto na lei, a colaboração com outras entidades, designadamente com o Tribunal de Contas, com a Direcção-Geral dos Impostos e com a Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo, rege-se de acordo com os respectivos protocolos.
CAPÍTULO II Acções com intervenção de outras entidades
Artigo 7.º Direcção operacional
A direcção operacional das acções que, por determinação superior, tenham a intervenção de outras entidades é sempre assegurada pela IGF, atentas as atribuições que lhe estão cometidas no âmbito do controlo estratégico da administração financeira do Estado.Artigo 8.º Procedimentos de realização Nas acções referidas no artigo anterior devem observar-se, designadamente, os seguintes procedimentos:
a) O planeamento e a execução dos trabalhos seguem os princípios e metodologias adoptadas pela IGF;
b) A direcção e a coordenação dos trabalhos são efectuadas nos termos a determinar pelo inspector-geral de Finanças;
c) A equipa de trabalho é constituída por técnicos, designados pelos dirigentes das respectivas entidades;
d) Os elementos da entidade interveniente devem especialmente assegurar a realização da vertente técnica do sector a que respeita a acção, dependendo funcionalmente da coordenação operacional, sem prejuízo da relação hierárquica que se mantém na entidade a que pertencem.
Artigo 9.º Formalização do relatório final 1 - Sem prejuízo no estabelecido no correspondente plano da acção, o relatório final é assinado por todos os técnicos intervenientes, com os pareceres da direcção operacional.
2 - O inspector-geral de Finanças submete o relatório a decisão do Ministro de Estado e das Finanças, após obtenção de parecer do dirigente máximo da entidade interveniente, salvo nos casos em que, por determinação superior, seja definido outro procedimento.
CAPÍTULO III Planeamento e selecção
Artigo 10.º Lugar do procedimento
O procedimento de inspecção pode considerar-se:a) Interno - quando os actos de intervenção se efectuem exclusivamente nas instalações da IGF, através da análise da documentação enviada;
b) Externo - quando os actos de intervenção se efectuem, total ou parcialmente, em instalações das entidades objecto do procedimento.
Artigo 11.º Horário do procedimento externo Quando os actos de inspecção se efectuem nas instalações das entidades objecto do procedimento, devem estes ocorrer no horário de funcionamento dessas entidades.
Artigo 12.º Plano anual
1 - Sem prejuízo da possibilidade de realização de outras acções, a actuação da IGF obedece a um plano anual de actividades aprovado pelo Ministro de Estado e das Finanças.2 - O plano anual é elaborado tendo em conta a missão da IGF, as obrigações legais de controlo decorrentes de legislação específica, os objectivos estratégicos de controlo da administração financeira do Estado, bem como as áreas de risco previamente definidas.
3 - Na elaboração do plano participam todos os dirigentes da IGF.
Artigo 13.º Selecção
As acções objecto do procedimento decorrem:a) Do plano anual aprovado pelo Ministro de Estado e das Finanças;
b) De determinação do Ministro de Estado e das Finanças ou de outro membro do Governo do Ministério das Finanças e da Administração Pública;
c) De determinação do inspector-geral de Finanças;
d) De legislação específica.
CAPÍTULO IV Do procedimento
Artigo 14.º Início do procedimento de inspecção 1 - O procedimento de inspecção externo deve ser objecto de comunicação prévia pelo inspector-geral, com a antecedência mínima de cinco dias, preferencialmente por via electrónica.2 - Da comunicação dirigida às entidades objecto do procedimento deve constar o tipo de acção a realizar, os seus objectivos gerais, a data prevista para o seu início e a equipa designada para o efeito.
3 - A comunicação a que se refere o n.º 1, autenticada pela IGF, constitui título bastante para credenciar os inspectores junto das entidades objecto do procedimento.
4 - A competência referida no n.º 1 pode ser delegada.
Artigo 15.º Dispensa de comunicação prévia 1 - Não há lugar a comunicação prévia quando:
a) O procedimento vise apenas a consulta, recolha ou cruzamento de informação, destinados a confirmar a verificação efectuada noutras entidades;
b) O fundamento do procedimento for uma participação ou denúncia deduzida nos termos legais;
c) O conhecimento prévio for susceptível de pôr em causa o objectivo da acção;
d) O procedimento for determinado com carácter de urgência.
2 - Na situação a que se refere a alínea c) do número anterior, a falta de comunicação prévia deve ser devidamente fundamentada, caso seja solicitada.
Artigo 16.º Actos do procedimento
Os actos do procedimento de inspecção devem ser praticados de modo contínuo, só podendo suspender-se em casos excepcionais e inadiáveis devidamente fundamentados e autorizados pelo dirigente responsável pela acção.
Artigo 17.º Recolha de elementos
1 - A recolha de elementos no âmbito do procedimento deve obedecer a critérios objectivos e conter a menção e identificação clara dos documentos e registos contabilísticos.2 - O fornecimento de informação deve, sempre que possível, ser efectuado através de meios electrónicos.
3 - As fotocópias ou extractos devem ser efectuados nas instalações das entidades inspeccionadas.
4 - No caso de inconveniência ou impossibilidade de efectuar fotocópias nos locais referidos no número anterior, podem os documentos ser requisitados, pelo prazo máximo de dois dias úteis, para serem fotocopiados na IGF.
Artigo 18.º Notificação e requisição de testemunhas ou declarantes 1 - Os titulares dos órgãos das entidades ou as pessoas objecto da acção de inspecção, bem como os respectivos colaboradores, podem ser notificados pelo chefe de equipa, ou outro dirigente responsável pela acção, para prestar declarações ou depoimentos que se julguem necessários.
2 - Para efeitos do número anterior, a comparência deve ser requisitada à entidade onde exercem funções.
3 - A notificação para a comparência de quaisquer outras pessoas que se julgue adequada pode ser solicitada às autoridades policiais, observadas as disposições aplicáveis do Código do Processo Penal.
CAPÍTULO V Conclusão do procedimento
Artigo 19.º Projecto de relatório
1 - Concluída a análise dos dados e elementos, é elaborado um projecto de relatório com as asserções, conclusões e recomendações que resultaram da acção em causa.2 - O projecto de relatório é enviado ao dirigente máximo da entidade auditada, ou às pessoas objecto do procedimento, para o exercício do contraditório.
3 - Sempre que possível, a remessa do projecto de relatório deve ser feita em formato electrónico.
Artigo 20.º Contraditório
1 - O contraditório visa dar conhecimento prévio das asserções, conclusões e recomendações provisórias constantes do projecto de relatório, possibilitando, assim, que as entidades auditadas ou visadas, ou os responsáveis, se possam pronunciar sobre elas, confirmando-as ou contestando-as, aduzindo informações, dados novos ou complementares que melhor esclareçam os factos ou os pressupostos em que aquelas assentam ou devam assentar.2 - O procedimento do contraditório pode ser informal ou formal:
a) É informal quando a equipa ou o inspector sujeitam, no decurso da realização do trabalho ou em reunião final agendada para o efeito, as suas asserções, conclusões e recomendações, à apreciação dos seus interlocutores;
b) É formal institucional quando o projecto de relatório é submetido à apreciação do responsável máximo da entidade auditada ou visada para, querendo, pronunciar-se por escrito sobre as asserções, conclusões e recomendações que decorrem do trabalho desenvolvido junto da mesma entidade;
c) É formal pessoal quando os factos ou situações detectados relevam em sede de responsabilidade financeira e devem ser submetidos a apreciação dos alegados autores para, querendo, pronunciar-se por escrito sobre as asserções, conclusões e recomendações que resultam do trabalho desenvolvido junto da mesma entidade.
3 - O procedimento de contraditório formal pode ser dispensado nos casos especialmente previstos na lei e no presente Regulamento, nomeadamente perante factos que indiciariamente revelem situações passíveis de sancionamento em sede criminal e ou que prejudiquem objectivamente a instrução de eventual processo crime e a obtenção da respectiva prova.
4 - O procedimento de contraditório formal pessoal é obrigatório sempre que da acção de controlo resultem indícios da prática de infracções financeiras que devam ser participadas ao Tribunal de Contas.
5 - É preferencialmente utilizado o procedimento de contraditório informal sempre que da acção de controlo não resulte previsivelmente matéria controvertida de especial relevância.
6 - O prazo para o exercício do procedimento de contraditório é fixado entre 10 e 20 dias úteis, em função da dificuldade previsível face à complexidade das situações.
7 - Se do procedimento referido no número anterior resultar a necessidade de prorrogação do prazo fixado, designadamente em função da existência de matéria controvertida, pode a entidade auditada ou visada solicitar a respectiva prorrogação, até ao dobro do prazo inicial.
Artigo 21.º Relatório final
1 - No final de cada acção é elaborado, pela equipa responsável pelo procedimento, um relatório final contendo os resultados do exercício do contraditório e todas as peças que o devam integrar.2 - Por despacho do inspector-geral de Finanças, o relatório final é submetido a decisão do Ministro de Estado e das Finanças, ou do membro do Governo em quem a competência tiver sido delegada.
3 - A competência para a decisão dos relatórios finais pode ser delegada no inspector-geral de Finanças.
4 - Após a decisão dos relatórios finais, a IGF garante o respectivo encaminhamento para os membros do Governo que tutelam ou superintendem as entidades inspeccionadas, bem como, sendo caso disso, para os dirigentes máximos dessas entidades.
Artigo 22.º Acompanhamento dos resultados da acção 1 - Tendo em conta a natureza do procedimento, deve a IGF fazer o acompanhamento dos resultados e impactos da acção, nomeadamente verificando junto da entidade inspeccionada a implementação das recomendações formuladas.
2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, as entidades públicas visadas no procedimento de inspecção devem fornecer à IGF, no prazo de 60 dias contados a partir da data de recepção do relatório final, informações sobre as medidas e decisões entretanto adoptadas na sequência da sua intervenção, podendo ainda pronunciar-se sobre o efeito da acção.
3 - Verificando-se que não foram adoptadas medidas quanto às questões relevantes, deve comunicar-se à entidade que lhes deve dar cumprimento, com indicação do prazo para o efeito.
4 - Esgotado o prazo referido no número anterior e continuando a verificar-se o incumprimento por parte da entidade visada, é enviada informação para a respectiva tutela para que sejam exigidas responsabilidades Artigo 23.º Participação a outras entidades 1 - A IGF participa às entidades competentes, nomeadamente ao Ministério Público, os factos com relevância para o exercício da acção penal e contra-ordenacional, quando existam e na sequência da homologação do relatório pelo Ministro de Estado e das Finanças ou de outro membro do Governo do Ministério das Finanças e da Administração Pública.
2 - Devem ser enviados, após decisão ministerial, ao Tribunal de Contas os relatórios finais das acções que contenham matéria de interesse para a acção daquele Tribunal.
3 - Se da acção resultarem indícios de irregularidades em prejuízo dos orçamentos comunitário e nacional, nomeadamente referente a fundos comunitários ou receita fiscal, são os factos comunicados às entidades competentes, por despacho do inspector-geral de Finanças, sem necessidade de homologação ministerial prévia do relatório final.
4 - A intervenção do Ministro de Estado e das Finanças a que se referem os n.os 1 e 2 é dispensada, caso tenha sido delegada no inspector-geral de Finanças competência para a homologação dos relatórios.
CAPÍTULO VI Do procedimento especial do exame fiscal
Artigo 24.º Âmbito e objecto
1 - O procedimento de inspecção que se materialize num exame fiscal a quaisquer entidades públicas e privadas quando sejam sujeitos de relações financeiras ou tributárias com o Estado ou com a União Europeia e se mostre necessário ao controlo das suas obrigações tributárias ou da acção da administração tributária (AT), observa em especial os procedimentos previstos no presente capítulo.2 - O exame fiscal realizado pela IGF visa aferir a legalidade, regularidade e eficiência da intervenção por acção ou omissão da AT e dos seus agentes relativamente às obrigações, garantias e direitos tributários das entidades referidas no número anterior, bem como contribuir, de acordo com os seus resultados, para a reposição da legalidade e aperfeiçoamento dos regimes de tributação e dos sistemas de prevenção e de combate à fraude e evasão fiscais.
3 - O exame fiscal tem como objecto a verificação das contas, operações financeiras, sistema contabilístico, documentos fiscalmente relevantes e outros, relativamente a um determinado período temporal ou a uma determinada situação tributária.
Artigo 25.º Actos preparatórios
1 - Previamente ao início do exame fiscal, deve ser solicitada à AT informação sobre se a entidade seleccionada já foi objecto de inspecção tributária e qual o seu âmbito e, em caso afirmativo, o envio do respectivo relatório definitivo caso a IGF o entenda necessário.2 - No caso de as entidades já terem sido objecto de acção de inspecção tributária, a IGF sempre que a situação o justifique e de modo a prosseguir os objectivos previstos no artigo anterior, pode solicitar a tais entidades a informação de que necessite e efectuar as verificações que entender adequadas, independentemente de os resultados do exame não terem efeitos em termos tributários na esfera dos contribuintes visados, caso seja de observar o princípio da irrepetibilidade do procedimento de inspecção tributária previsto no n.º 3 do artigo 63.º da lei geral tributária.
3 - Sem prejuízo do princípio da proporcionalidade, o prévio fornecimento de informação com relevância fiscal à AT nos termos da lei não dispensa o dever de prestar tal informação à IGF, sempre que razões de oportunidade, eficiência e de natureza da acção o justifiquem.
Artigo 26.º Início e prazo do exame fiscal 1 - A entidade seleccionada é sempre notificada pela IGF da realização do exame fiscal, devendo esta notificação conter a finalidade e o âmbito do mesmo, bem como a equipa e o prazo em que será realizado.
2 - O prazo de utilização das instalações da entidade inspeccionada para a realização do procedimento do exame fiscal é contínuo e não deve exceder 90 dias a contar do seu início.
3 - O prazo referido no número anterior pode ser prorrogado por mais dois períodos de 60 dias, desde que devidamente fundamentado.
4 - A prorrogação do prazo previsto no número anterior é notificada à entidade visada com a indicação da data previsível da sua conclusão.
Artigo 27.º Conclusão do exame fiscal
1 - No final do exame é realizado o procedimento de contraditório, nos termos do presente Regulamento, devendo o relatório mencionar o tipo de contraditório efectuado e os respectivos resultados.2 - Salvo se existirem razões de fundo que o desaconselhem, o contraditório deve ser formal, tendo em vista assegurar que o respectivo relatório possa ser convertido, sem mais formalidades, em acto preparatório do procedimento tributário a exercer pelos órgãos competentes da AT.
3 - Havendo divergências de entendimento entre a IGF e o órgão competente da AT, são as mesmas dirimidas por decisão superior.
Artigo 28.º
Concluído o exame fiscal realizado pela IGF, devem observar-se os seguintes procedimentos para efeitos da prática dos actos tributários devidos:a) Se resultarem indícios de infracção tributária, o respectivo relatório assume a função de participação de entidade oficial à AT, devendo conter todos os elementos previstos para o auto de notícia, designadamente os factos, agentes, datas, circunstâncias e todos os elementos de prova detectados, enquadramento e a devida qualificação jurídico-tributária, bem como evidenciar o contraditório efectuado nos termos do n.º 1 do artigo 27.º;
b) Se resultarem irregularidades passíveis de alterar a situação tributária do contribuinte, deve o relatório ser enviado ao órgão da AT competente com as respectivas recomendações de correcção fiscal.
CAPÍTULO VII Actos subsequentes
Artigo 29.º Dossier corrente
1 - Devem ser arquivados no dossier corrente das acções de controlo e avaliação todos os elementos que fundamentam e que não devam fazer parte integrante do respectivo relatório, designadamente o plano da acção e demais documentação considerada como papéis de trabalho.2 - A documentação a incluir, adequada às características do universo controlado, deve observar as seguintes regras gerais:
a) Permitir a evidência clara das opiniões expressas em relatório;
b) Conter todos os documentos que suportam as asserções e as conclusões do relatório;
c) Estar devidamente indexada, para poder ser posteriormente consultada por qualquer inspector que não tenha participado na acção ou ser analisada por auditor externo;
d) Conter os suportes informáticos da informação tratada, adoptando-se as necessárias seguranças para evitar a perda da informação;
e) Estar assinada e datada, pelo inspector responsável pela execução do trabalho.
Artigo 30.º Dossier permanente
1 - Considerando o interesse que o tipo de informação obtida numa acção contém para futuras intervenções, devem, sempre que se justifique, ser criados, actualizados e revistos os dossiers permanentes, após a respectiva conclusão.2 - Devem ser arquivados nos dossiers permanentes todos os elementos recolhidos, tais como legislação respeitante à entidade ou actividade desenvolvida, regulamentos internos e contratos.
3 - Sempre que possível, os dossiers permanentes devem ser organizados em formato electrónico.
Artigo 31.º Controlo de qualidade
1 - As acções de controlo, de avaliação e outros produtos da IGF estão sujeitos a avaliação de qualidade, no sentido de promover a sua melhoria contínua, bem como de assegurar que a mesma é efectuada de modo uniforme e consistente, face aos objectivos propostos.2 - A qualidade das acções é avaliada a dois níveis:
a) Nível hierárquico, através da avaliação pelo chefe de equipa e revisão pela estrutura hierárquica;
b) Por um comité de qualidade, que funciona segundo as regras e nos termos previstos no respectivo regulamento.
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