de 5 de Fevereiro
Os documentos de arquivo são actualmente considerados como uma importante fonte de informação para a vida das organizações, como apoio à gestão aos mais diferentes níveis, quando o seu valor probatório assume relevância face à sua natureza e contexto, enquanto testemunho da sua actividade ao longo dos tempos, tornando-se indispensáveis para a investigação histórica.Nesta óptica, os documentos de arquivo tornam-se um bem patrimonial que as organizações devem gerir e preservar, concebendo e regulamentando o funcionamento de sistemas de arquivo de modo a garantir a integridade, acessibilidade, conservação e gestão dos documentos que, pela sua natureza, devam ser preservados por períodos previamente definidos ou até definitivamente.
Tendo em conta estes aspectos, o Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS, I. P.), considera necessário dispor de um sistema de arquivo coerente que permita a gestão documental de acordo com princípios de rigor e qualidade e de eficácia em termos de custo/benefício, garantindo a transparência das decisões e da própria actividade da Instituição e preservando simultaneamente os factos e os documentos mais relevantes para a sua história.
Assim, a gestão documental implica a determinação do valor arquivístico dos documentos, a sua organização, fixação dos prazos de conservação, bem como a sua avaliação para efeitos de eliminação, conservação permanente e substituição de suportes, aspectos que devem estar em conformidade com a legislação em vigor e integrados numa tabela de avaliação e selecção de documentos e no respectivo plano de classificação que completam o Regulamento Arquivístico adequado à natureza das actividades desenvolvidas pelo IGFSS, I. P. Este instrumento normativo foi concebido em obediência ao modelo e princípios definidos na NP 4438 e assenta num processo de avaliação documental transversal a todo o Instituto.
Nestes termos, e ao abrigo das disposições da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P., que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Pela Ministra do Trabalho e da Solidariedade Social, Pedro Manuel Dias de Jesus Marques, Secretário de Estado da Segurança Social, em 23 de Dezembro de 2009. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 7 de Janeiro de 2010.
Regulamento Arquivístico do Instituto de Gestão Financeira da Segurança
Social, I. P.
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelo Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P., adiante designado por IGFSS, I. P.
2.º
Competências dos arquivos correntes
Compete aos arquivos correntes ou administrativos existentes em cada um dos serviços:a) Preservar toda a documentação em qualquer tipo de suporte e acumulada no respectivo serviço de modo a salvaguardar todos os elementos;
b) Organizar a documentação de forma a facilitar a recuperação de informação, utilizando para tal um plano de classificação aprovado e as regras constantes de um manual de arquivo;
c) Estabelecer contactos periódicos com o arquivo intermédio, e transferir regularmente a documentação, tendo por base o que se encontra definido nos artigos 8.º e 10.º;
d) Respeitar todas as normas estabelecidas no presente Regulamento.
3.º
Competências do arquivo intermédio
O arquivo intermédio do IGFSS, I. P., é a infra-estrutura arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, economia e racionalidade, a documentação em fase semiactiva, devendo também apoiar os arquivos correntes. Deste modo compete-lhe:a) Auxiliar na elaboração e reestruturação de novos impressos, formulários e modelos;
b) Orientar tecnicamente os funcionários que têm a seu cargo os arquivos correntes e apoiar a sua formação e reciclagem;
c) Receber, acondicionar, descrever e preservar convenientemente todas as unidades arquivísticas que forem transferidas para o arquivo intermédio;
d) Colocar toda a informação à disposição dos utilizadores que têm autorização para aceder a esses dados;
e) Supervisionar o processo de transferência/substituição de suporte e garantir a sua validade;
f) Coordenar e supervisionar a globalidade do processo de eliminação da documentação;
g) Transferir a documentação para o arquivo histórico ou definitivo;
h) Desencadear e propor as futuras revisões e actualizações do presente Regulamento de modo a adequá-lo às alterações da produção documental que vierem a verificar-se.
4.º
Competências do arquivo histórico ou definitivo
O arquivo histórico ou definitivo do IGFSS, I. P., gere a documentação com valor secundário ou permanente. Compete-lhe:
a) Recolher, acondicionar e descrever as unidades arquivísticas, uma vez ultrapassados os prazos definidos na tabela de selecção;
b) Divulgar a documentação, nomeadamente através de instrumentos de descrição documental (índices, inventários, catálogos, etc.);
c) Conservar e preservar todos os exemplares e propor o restauro das espécies que necessitem de tratamento;
d) Estabelecer um contacto permanente com o arquivo intermédio de modo a garantir o cumprimento das regras estabelecidas.
5.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do IGFSS, I. P., tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade do IGFSS, I. P., a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo i do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do IGFSS, I. P.
6.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IGFSS, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 13.º
7.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IGFSS, I. P., obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
8.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IGFSS, I. P., vier a determinar.
9.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
10.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam, respectivamente, dos anexos ii e iii ao presente Regulamento.
11.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 13.º 2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 13.º 5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
12.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminação consta do anexo iv ao presente Regulamento.
13.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Standard Organization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação do novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos deverá ser elaborada uma ficha descritiva com vista à avaliação dos pressupostos técnicos que antecedem a eliminação. Esta ficha deverá conter a identificação da documentação microfilmada, o controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte produzido.
7 - As matrizes em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionadas em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
14.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do IGFSS, I. P., atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
15.º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P.
(legenda)
Classificação - localização intelectual das unidades de avaliação. Apresenta-se em dois subcampos:Subdivisão orgânico-funcional - designação das classes e subclasses definidas no plano de classificação que enquadram as séries documentais produzidas.
Código de classificação - código que no plano de classificação é atribuído a cada subdivisão orgânico-funcional e a cada série e subsérie documental.
Número de referência - número de ordem da unidade de avaliação na tabela.
Numeração atribuída sequencialmente às séries e, quando existam, subséries documentais.
Série e ou subsérie documental - designação das unidades de avaliação, isto é, da série e, caso exista, subsérie documental.
Prazo de conservação - período de tempo, geralmente em anos, durante o qual os documentos podem ser necessários ao organismo produtor por imperativos administrativos, legais, financeiros, fiscais, técnicos ou outros.
Este campo subdivide-se em dois subcampos:
Prazo de conservação em fase activa - período de tempo durante o qual os documentos devem ser conservados junto do serviço produtor quer por ainda não ter terminado o seu prazo de prescrição, quer pela frequência com que ainda são utilizados.
Este prazo deve ser contado a partir do momento em que os documentos encerram em termos de procedimentos administrativos e já não podem ser reabertos ou sofrer quaisquer averbamentos. Findo o prazo de conservação em fase activa, os documentos devem ser transferidos para o arquivo intermédio.
Prazo de conservação em fase semiactiva - período de tempo durante o qual os documentos devem ser conservados em arquivo intermédio, por só ocasionalmente serem utilizados. Este prazo será sempre fixado em anos. Findos os prazos de conservação, os documentos devem ser eliminados ou transferidos para arquivo definitivo, consoante o seu destino final seja a eliminação ou a conservação permanente.
Destino final - registar, para cada série ou subsérie documental, uma das seguintes hipóteses:
C - Código para a opção «Conservação Permanente Global», atribuído quando se reconhece à série ou subsérie documental valor secundário e cuja informação não é recuperável noutros documentos;
E - Código para a opção «Eliminação Global», atribuído quando não lhe é reconhecido valor secundário ou, existindo este, a informação que contêm foi já publicada ou é recuperável noutros documentos de conservação permanente;
CP - Código para a opção «Conservação Permanente Parcial», atribuído quando estivermos perante uma série e ou subsérie constituída por processos em que se reconheça aos diferentes documentos um distinto interesse informativo ou probatório e, consequentemente, diferentes prazos de conservação e destino final.
Observações - campo aberto a informações complementares ou esclarecimentos necessários à correcta aplicação da tabela de selecção. As observações deverão ser breves, objectivas e pertinentes. A informação registada nos campos anteriores deve ser seguida de nota de rodapé sempre que haja uma observação que com ela se relacione directamente.
(ver documento original)
