Posteriormente, foram publicadas a Portaria 1274/2009, de 19 de Outubro, que estabeleceu a estrutura nuclear dos serviços e as competências das respectivas unidades orgânicas nucleares, e a Portaria 1278/2009, de 19 de Outubro, que fixou em seis o número máximo de unidades orgânicas flexíveis de que pode dispor a Secretaria-Geral (SG) do Ministério da Defesa Nacional (MDN).
Nos termos do disposto no n.º 5 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, as unidades flexíveis são criadas por despacho do dirigente máximo do serviço, a quem compete também definir as respectivas atribuições e competências, bem como a afectação ou reafectação do pessoal.
Tendo em conta o conjunto de tarefas a que a SG deve dar resposta, considero necessário o início deste processo com a fixação das seguintes unidades flexíveis:
1 - Na Direcção de Serviços de Planeamento e Coordenação são criadas:
i) A Divisão de Organização, Avaliação e Estatística (DOAE), com as seguintes competências:
a) Elaborar planos estratégicos, formular objectivos prioritários, proceder à coordenação da respectiva planificação financeira e identificar as áreas prioritárias para a concentração de recursos;
b) Elaborar os Plano e Relatório Anual de Actividades da SG e apoiar a elaboração dos Plano e Relatório Anual de Actividades e a Organização dos organismos da administração directa e indirecta do Estado na estrutura do MDN e entidades administrativas independentes sob tutela do MDN;
c) Avaliar programas, relatórios de actividades e prestação de contas dos organismos da administração directa e indirecta do Estado na estrutura do MDN e entidades administrativas independentes sob tutela do MDN, com vista à avaliação transversal dos serviços;
d) Assegurar a recolha, tratamento, análise e divulgação da informação de base à produção de estatísticas, indicadores e de outra informação de gestão e a sua divulgação.
ii) A Divisão de Orçamento (DO), com as seguintes competências:
a) Elaborar estudos e apresentar propostas, na óptica financeira e orçamental, que contribuam para a definição e fundamentação das decisões superiores referentes à defesa nacional;
b) Propor superiormente as orientações e a calendarização para a elaboração do Orçamento de Defesa Nacional (ODN);
c) Coordenar a elaboração dos projectos de orçamento de funcionamento dos organismos do MDN e preparar o ODN;
d) Analisar e propor alterações às Grandes Opções do Plano, Proposta de lei do Orçamento de Estado, Relatório do Orçamento de Estado e decreto-lei de Execução Orçamental;
e) Elaborar as propostas de alteração orçamental, necessárias à execução do ODN e acompanhar e relatar a sua execução financeira.
2 - Na Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos é criada a Divisão de Recursos Humanos e Desenvolvimento Profissional (DRHDP), com as seguintes competências:
a) Coordenar e promover a aplicação da política de gestão de recursos humanos no MDN;
b) Gerir o pessoal colocado em situação de mobilidade especial no MDN;
c) Elaborar anualmente o balanço social da SG e dos serviços centrais de suporte do MDN, bem como o balanço social consolidado;
d) Organizar e manter actualizado um sistema de comunicação e informação tendente à caracterização permanente dos recursos humanos no MDN e à elaboração de indicadores de gestão, em coordenação com a DSPC;
e) Coordenar e executar a elaboração dos mapas de pessoal;
f) Propor, desenvolver e coordenar a política de formação profissional, desenvolvimento de competências e gestão do conhecimento;
g) Assegurar a execução de todas as acções relativas à gestão do pessoal, bem como gerir os sistemas de informação de recursos humanos.
3 - Na Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros é criada a Unidade Ministerial de Compras (UMC), com as competências previstas no n.º 3 do artigo 5.º da Portaria 1274/2009, de 19 de Outubro, publicada no DR 2.ª série n.º 209.
4 - No Gabinete de Comunicação e Relações Públicas é criada a Divisão de Documentação e Arquivos (DDA), com as seguintes competências:
a) Assegurar a gestão dos arquivos corrente, intermédio e definitivo ou histórico em conformidade com as disposições legais em vigor;
b) Proceder ao tratamento dos fundos documentais provenientes dos organismos extintos ou fundidos no âmbito da reestruturação do MDN;
c) Garantir o tratamento documental e descrição arquivística, em conformidade com as normas em vigor, e a acessibilidade da informação através das plataformas digitais disponíveis;
d) Assegurar o funcionamento do Arquivo da Defesa Nacional promovendo, conservando e divulgando o seu acervo;
e) Promover boas práticas de gestão documental nos serviços e organismos do Ministério e executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e outros documentos bem como assegurar o funcionamento do Balcão de Atendimento Directo da SG;
f) Gerir a componente operativa de suporte à plataforma informática de gestão documental e workflow;
g) Assegurar a gestão do Centro de Documentação do Ministério, mantendo-o actualizado, disponível e divulgado através das plataformas digitais existentes;
h) Proceder ao tratamento técnico das espécies bibliográficas e promover a aquisição e a distribuição interna de publicações com interesse para a Defesa Nacional;
i) Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais;
5 - Na directa dependência do Secretário-Geral, é criada a Divisão de Coordenação (DC) dos Sistemas de Informação/Tecnologias de Informação e Comunicação (SI/TIC) com as seguintes competências:
a) Elaborar e propor as orientações para a integração de SI/TIC da Defesa Nacional em colaboração com a estrutura das Forças Armadas;
b) Elaborar e propor o plano estratégico e o modelo de governação dos SI/TIC da Defesa Nacional;
c) Assegurar a gestão de informação e a administração de dados, no âmbito das atribuições previstas no modelo de governação dos SI/TIC da Defesa Nacional;
d) Coordenar as actividades de SI/ TIC no universo da Defesa Nacional, garantindo a articulação dos SI/ TIC de gestão com os sistemas de informação de comando e controlo militares, e exercer as competências de entidade de coordenação sectorial;
e) Garantir a normalização, qualidade e segurança dos SI/ TIC de gestão;
f) Dar parecer sobre os projectos de SI/TIC dos vários organismos da Defesa Nacional, no âmbito do modelo de governação dos SI/TIC;
g) Apoiar as entidades competentes na realização de auditorias aos SI/TIC dos serviços e organismos da Defesa Nacional, assegurando a adopção de boas práticas.
6 - O presente despacho produz efeitos a 01 de Janeiro de 2010 Secretaria-Geral do MDN, 30 de Dezembro de 2009. - O
Secretário-Geral, José de Barros.
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